Как избежать «новогодних» проблем при сдаче 4-ФСС в электронном виде

23 декабря 2010

Отчетность по форме 4-ФСС в электронном виде необходимо сдать не позднее 15 января. Учитывая продолжительность новогодних каникул и некоторые особенности регламента по приему электронной отчетности в ФСС, страхователям для успешной сдачи отчетности лучше принять некоторые меры предосторожности.

Проблема со временем на подготовку и отправку

Во-первых, подготовку и отправку отчета лучше не откладывать на январь, а начать в декабре. Во-вторых, готовить и отправлять форму 4-ФСС лучше не «вручную», а в специальных сервисах, осуществляющих проверку отчета по требованиям ФСС.

О том, когда следует сдать 4-ФСС за четвертый квартал в 2010 года, можно спорить. Согласно новой редакции Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ, отчет необходимо представить не позднее 15 января (это число приходится на субботу, поэтому последний срок сдачи отчета — 17 января). Однако в законе, новая редакция которого вступает в силу с 1 января 2011 года, не сказано, распространяется это правило только на отчетность за 2011 год, или его можно применить и к отчетам за последний квартал 2010 года. ФСС пока не заявил официальной позиции по данному вопросу, поэтому безопаснее считать последним днем сдачи отчетности 14 января.

При этом первым рабочим днем в новом году является 11 января. То есть на подготовку и отправку отчета остается всего 3 дня. Если же вспомнить способ и правила приема электронной отчетности в ФСС, то фактически этот срок сокращается еще на двое суток. Поясним.

Для сдачи отчета страхователь должен загрузить зашифрованный и подписанный ЭЦП файл с отчетом на приемный шлюз ФСС. При этом дату и время отправки расчета фиксирует ФСС. Согласно регламенту, максимальное время обработки отчета составляет 24 часа. Проверяется не только ЭЦП и соответствие форматам, но и правильность заполнения формы. В случае обнаружения ошибки страхователю высылается протокол проверки с указанием ошибок. Необходимо исправить ошибки и выслать файл заново. Если ошибок не обнаружено, отчет считается принятым, и страхователю высылается квитанция о приеме. Дата и время формирования такой квитанции считается временем представления отчета.

Это означает, что отчет лучше начинать загружать минимум за двое суток до крайнего срока, чтобы дать ФСС время на проверку и оставить себя зазор для исправления ошибок и отправки нового отчета. Кроме того, необходимо учитывать, что в этом году количество страхователей, обязанных сдавать 4-ФСС в электронном виде, значительно увеличится. Поэтому в последние дни сдачи отчетности из-за повышенной нагрузки на приемный шлюз отчет может не загрузиться с первой попытки.

Что поможет быстрее сдать отчет

Понятно, что для успешной сдачи электронного отчета в ФСС страхователю необходимо решить две задачи. Первая: подготовить отчет без ошибок. Вторая: как можно быстрее загрузить его в приемный шлюз ФСС и получить квитанцию о приеме или протокол с указанием ошибок. Ускорить решение обеих задач можно с помощью сервисов, созданных федеральной IT-компанией СКБ Контур.

Для решения первой задачи используется веб-сервис для подготовки отчета (реализован в рамках системы «Контур.Экстерн», доступен абоненту только после входа в систему). Сервис помогает готовить отчет и проверяет его с помощью контрольных соотношений, используемых ФСС.

Вторую проблему решает другой сервис, пока не имеющий аналогов на рынке. Он автоматически загружает отчетность в приемный шлюз ФСС. Это происходит так.

Страхователь входит в систему «Контур.Экстерн», формирует отчет (либо прикрепляет отчет, подготовленный в другой программе) и загружает готовый отчет на сервер «Контур.Экстерна».

Далее отчет проходит проверку по тем же критериям, которые используются в ФСС, и система «Контур.Экстерн» автоматически начинает загружать отчет страхователя в приемный шлюз ФСС. Если шлюз из-за повышенной нагрузки работает медленно, то отправленные отчеты не пропадают, а хранятся на сервере «Контур.Экстерна» и ждут своей очереди. Потом, когда очередь доходит до выложенных на сервер «Контур.Экстерн» отчетов, они передаются в приемный шлюз ФСС без каких-либо действий со стороны страхователя.

При этом «Контур.Экстерн» сообщает абоненту о получении квитанции из ФСС (зашифрованная квитанция хранится в системе «Контур.Экстерн», где ее можно посмотреть или скачать). Либо оперативно уведомляет абонента об ошибках, выявленных при обработке отчета.

Проверьте отчет перед отправкой  

Отметим, что сервисы для подготовки и отправки отчетности в ФСС можно использовать как вместе (это оптимальный вариант), так и по отдельности. Сервис по подготовке отчета 4-ФСС доступен только пользователям определенных тарифных планов, зато сервисом по отправке могут воспользоваться все абоненты системы «Контур.Экстерн». Даже если отчет подготовлен в другой программе, лучше воспользоваться данным сервисом, и вот почему.

Во-первых, бухгалтер будет избавлен от необходимости самостоятельно «стучаться» на приемный шлюз ФСС для загрузки отчета или получения документа о его приеме. Во-вторых, сервис по отправке отчетности зафиксирует время прохождения отчета через сервер «Контур.Экстерн». А это может помочь, если вдруг возникнет спор о времени отправки отчета.

Но главное, что при отправке через «Контур.Экстерн» отчет проходит проверку, максимально приближенную к проверке отчета на портале ФСС. То есть у пользователя есть возможность сразу исправить ошибки, а не ждать результатов проверки в ФСС (что при действующем регламенте приема может привести к опозданию со сдачей отчета).

Кто в январе обязан сдать отчет в электронном виде

Вынесенный в подзаголовок вопрос является спорным. Большинство опрошенных нами независимых экспертов считают: согласно Закону 212-ФЗ, сдать в январе 4-ФСС в электронном виде обязаны работодатели, у которых в 2010 году численность сотрудников в прошлом году превышала 50 человек.

Но, как нам стало известно, в Фонде социального страхования считают иначе. Чиновники полагают, что в январе обязанность сдать отчет в электронном виде есть только у работодателей, имеющих более 100 сотрудников. А компании и ИП, у которых трудилось от 50 до 100 работников, обязаны сдавать 4-ФСС в электронном виде начиная с апрельской отчетности (за первый квартал 2011 года). Правда, официальных разъяснений ФСС на этот счет пока нет.

Отсутствие официальных разъяснений — лишний аргумент воспользоваться описанной выше программой для тех клиентов системы «Контур.Экстерн», у которых в 2010 году трудилось от 50 до 100 сотрудников, и которые имеют универсальный сертификат, позволяющий сдать отчет в ФСС. Напомним, что универсальный сертификат есть у тех, кто обновил сертификаты ключей подписи после 1 мая 2010 года или у тех, кто специально приобрел его в течение 2010 года.

Источник: БухОнлайн.ру



Напишите нам

Предложение, пожелание, замечание, просьбу, а может вопрос?

Напишите нам

Сообщение отправлено. Ответим в течение 3-х часов.