Заполняйте РСВ за I квартал 2019 года с помощью удобных инструментов в Экстерне

Импортируйте данные всех сотрудников в раздел 3 за один клик

— Загрузка данных из СЗВ-М

В форме РСВ по каждому работнику заполняется раздел 3, где необходимо указать все его реквизиты: ФИО, ИНН, СНИЛС, дату рождения и пол, а также код страны гражданства и код вида документа, удостоверяющего личность. Количество застрахованных лиц в разделе 1 зависит от количества разделов 3 с признаком «застрахован» в строках 160-180.

В Экстерне появилась возможность не только обновить уже имеющиеся в системе личные данные сотрудников, но и быстро добавить новых сотрудников за весь отчетный период с помощью загрузки файлов СЗВ-М.

Теперь при загрузке сведений по сотрудникам из СЗВ-М будут создаваться анкеты новых сотрудников с указанием их персональных данных — ФИО, СНИЛС, ИНН, если таких сотрудников нет в разделе 3. В то время как раньше только обновлялись существующие данные. Для загрузки используйте ссылку «Из файла СЗВ-М».

Новая возможность особенно актуальна для организаций с высокой текучкой кадров или которые выполняют сезонные работы. Загружать данные новых сотрудников удобно именно на основе СЗВ-М, потому что этот отчет ежемесячный и в нем, как правило, содержатся самые актуальные сведения по сотрудникам.

— Импорт из 2-НДФЛ 5.06

Кроме того, теперь в Экстерне вы можете импортировать в РСВ данные сотрудников из файла 2-НДФЛ формата 5.06, ранее импорт был только из файлов формата 5.04 и 5.05.

Экстерн напомнит об изменениях в порядке заполнения РСВ за I квартал 2019 г.

C 1 января 2019 года отменены пониженные тарифы страховых взносов для ряда плательщиков на упрощенной системе налогообложения и упразднены результаты аттестации рабочих мест. ФНС рекомендует:

• в приложении 1 вместо упраздненных кодов указывать код тарифа плательщика «01»;
• в подразделе 3.2.1 раздела 3 указывать соответствующий код категории застрахованного лица «НР», «ВЖНР», «ВПНР»;
• не применять коды тарифа 08, 09, 12, которые указывались в расчетах в 2017–2018 гг.;
• при заполнении подраздела 1.3.2 приложения 1 к разделу 1 расчета по страховым взносам в поле «002» не применять коды основания для заполнения 2 и 3.

Также с 2019 года не заполняются приложение 6 и приложение 8. Подробнее см. Письмо ФНС РФ от 26.12.2018 № БС-4-11/25633@.

В связи с этими изменениями в Экстерне были исключены указанные тарифы и коды из справочников. Теперь, если в справочнике указать несуществующий тариф или код, Экстерн покажет подсказку с объяснением, почему это ошибка:

При входе в приложения, которые не надо заполнять, вы увидите пояснение:

Если загрузить файл с этими приложениями, то появится ошибка:

Легко заполняйте нулевой РСВ

НК РФ не освобождает от обязанности сдавать РСВ, если организация или ИП не ведут финансово-хозяйственную деятельность (Письмо ФНС от 03.04.2017 № БС-4-11/6174). Представляя расчеты с нулевыми показателями, плательщики тем самым заявляют об отсутствии в конкретном периоде выплат и сумм страховых взносов, подлежащих уплате. Это позволяет налоговым органам отделить плательщиков, не производящих выплат физлицам и не осуществляющих финансово-хозяйственную деятельность, от плательщиков, которые нарушают установленный НК РФ срок представления расчета.

Поэтому, если в отчетном периоде вы не делали отчислений за сотрудников, в Экстерне вы можете подготовить нулевой расчет по страховым взносам. Для этого в редакторе формы в левом нижнем углу перейдите в «… Еще действия» и выберите кнопку «Подготовить нулевой отчет»:

Нажав на кнопку, вы увидите лайтбокс подтверждения. Если подтвердить действие, Экстерн меняет данные в полях, которые должны быть заполнены нулями, на нули. Другие поля остаются без изменения.

Если численность работников у организации (ИП), сдающей нулевой расчет, меньше 25 человек, ей разрешается сдать отчет на бумаге (п. 10 ст. 431 НК РФ). Подготовив РСВ в Экстерне, вы можете распечатать заполненную форму с двумерным штрихкодом, чтобы ФНС могла считать все данные.

Удобная работа с фильтрами и массовые операции по сотрудникам

Теперь в Экстерне вы можете отфильтровать сотрудников сразу по нескольким признакам, а также выбрать, по каким сотрудникам искать: по всем сотрудникам или по выбранным галочкой «Выбраны в отчет».

Также появились новые значения фильтра:

• корректируемые — сотрудники, у которых номер корректировки >0;
• с выплатами и начислениями — сотрудники, у которых есть ненулевые суммы хотя бы в одном из столбцов 210, 220, 230 или 240.

Галочка массового выбора теперь работает по найденным (уже отфильтрованным) сотрудникам. То есть вы можете отфильтровать нужных сотрудников, а затем массово выбрать их галочкой и выполнить массовое действие: проставить номера корректировки, перевести поля в режим авторасчета сумм, поменять код категории, удалить выплаты и взносы.

Примеры массовых действий по выбранными сотрудникам:

1. Если вы загружаете данные из другого отчетного ПО, Экстерн проверит их и покажет, где есть ошибки. Чтобы исправить их, выберите галочками в фильтре сотрудников с ошибками, с предупреждениями и с выплатами по дополнительным тарифам, затем сформируйте файл Excel и сверьте суммы и коды тарифов. В зависимости от причины ошибки в Экстерне можно будет массово выполнить следующие действия по отфильтрованным сотрудникам: «Заменить код дополнительного тарифа», «Перевести все поля в режим авторасчета сумм».
2. Если вам надо проставить номера корректировки у корректируемых сотрудников, отфильтруйте корректируемых сотрудников галочкой массового выбора или отметив галочкой нужных сотрудников самостоятельно, после этого выполните массовое действие «Указать номер корректировки».
3. Чтобы избежать ошибок в расчете, необходимо тщательно проверять СНИЛС, ФИО и суммы по сотрудникам. Для удобства в Экстерне можно отфильтровать сотрудников с одинаковыми СНИЛС. Если в выборку попали сотрудники с одинаковыми СНИЛС, ошибочно внесенные в список, или была допущена ошибка при заполнении, то пользователь может сразу исправить ошибку. Более подробно про подачу корректировок читайте в справке.