Отвечаем на частые вопросы при работе с требованиями

Мы подготовили ответы на вопросы, которые чаще всего возникают у пользователей Экстерна при подготовке ответов на требования ФНС. Используя эти знания, вы намного упростите вашу работу.

Как указать нужный тип документа в ответ на требование?

Проблема: при ответе на требование можно отправить xml-файл или скан-копию документа. Чтобы сформировать опись, для скан-копий нужно указать тип документа. При этом в выпадающем списке в Экстерне может не быть нужного типа документа.

Решение: при подготовке ответа на требование в выпадающем списке вы найдете самые популярные типы документов. Но если в нем нет нужного, введите тип документа вручную. Кроме этого, тип документа можно заполнить автоматически — для этого включите параметр «С помощью распознавания» или «Из имени файла».

Как заполнить «Пункт тр.» («Пункт требования»)?

Проблема: при ответе на требование о представлении документов (информации) не понятно, как заполнить поле «Пункт тр.».

Решение: пункт требования — это порядковый номер документа в требовании, который обязательно нужно заполнить.

Сделать это нужно строго по формату, указав три символа (Приказ ФНС от 18.01.2017 № ММВ-7-6/16@):

• cимвол до точки говорит, к чему относится файл: к документам (тогда надо ставить 1) или к информации (ставим 2);
• после точки надо ввести двухсимвольный порядковый номер документа в требовании (например, 01, 02, 03 и т.д.) Документы в требовании могут быть и не пронумерованы — тогда вам надо самостоятельно посчитать номер документа в перечне и указать его. Или можно указать один номер для всех документов. 

Если вы укажите порядковый номер, не соответствующий формату, Экстерн поправит его или покажет ошибку.

Как оставить комментарий к требованию?

Проблема: не ясно, как оставить комментарий к требованию, чтобы потом он отражался в списке документов.

Решение: чтобы оставить комментарий:

• Зайдите в раздел «ФНС» → «Все требования».
• Наведите на строку с требованием и нажмите «Добавить комментарий».
• Заполните комментарий и нажмите «Сохранить».

После этого комментарий будет отражаться как внутри документооборота, так и в общем списке.

Как отметить, что требование выполнено?

Проблема: нужно отметить, что работа с требованием завершена. 

Решение: чтобы отметить требование, как выполненное:

• Зайдите в документооборот по требованию.
• Поставьте галочку, что требование выполнено.

Как проверить, что на требование отправлен ответ?

Проблема: неудобно просматривать, есть ли ответ на требование, а также отслеживать требования, на которые еще нужно ответить.

Решение: в списке документов есть фильтр, который позволяет выбрать требования по нужному статусу, в частности:

• Без ответа (Экстерн покажет требования, которые не требуют ответа, и требования, на которые не дан ответ).
• Ответ отправлен.

Как заполнить данные для большого количества документов?

Проблема: прежде чем отправить документы в ответ на требование, нужно указать для каждого документа его тип и пункт требования. 

Решение: быстро заполнить данные для большого объема документов помогут массовые действия.  

Чтобы заполнить ответ:

• Выберите все документы из списка, поставив галочку в столбце «Документ». Также можно проставить галочки вручную у нужных документов.
  Или сначала отфильтруйте документы в левой колонке — например, вам нужны только акты или документы, которые «Нужно дополнить», а потом автоматически выберите все документы из списка.

Внизу выберите «Указать пункт требования» или «Указать тип документа».

• Введите данные.

После этого указанный тип документа или пункт требования будет присвоен всем выбранным документам.

Как указать тип документа и пункт требования с помощью переноса между фильтров, читайте в новости.

Как настроить прием требований?

Если вы сменили оператора электронного документооборота, перешли в другую ИФНС, выпустили новый сертификат, вошли в состав обслуживающей бухгалтерии или, наоборот, вышли из нее, нужно обеспечить прием требований от налоговой инспекции. Как настроить прием требований и работать с ними, рассказываем в статье.