Сроки хранения отчетности в организации

Бухгалтерские документы: зачем хранить

Организации и предприниматели ежедневно создают множество бумаг и файлов. Их важно систематизировать и хранить в соответствии с установленными правилами, это делается не только для удобства работы, при этом бумаги имеют разные сроки хранения. Например, годовую бухгалтерскую отчетность нужно хранить постоянно, а правила трудового распорядка — 1 год.

Документы прошлых периодов, даже очень давних, могут помочь:

• защитить свои интересы в суде при разногласиях с контрагентами;
• представить информацию государственным органам о бывших сотрудниках, например, чтобы подтвердить стаж или восстановить трудовую книжку;
• обосновать законность операций, если возникнут вопросы у банка или налоговой.

Если не предоставить отчет по требованию, налоговые инспекторы вправе оштрафовать, а также доначислить налоги и взносы. 

Как подготовиться к хранению документов

Важно определить правила, сроки хранения каждого типа бумаг, затем закрепить положения в локальных актах компании. Если в нормативных актах обозначены разные сроки хранения, безопаснее применять максимальный из них (письма Минфина от 19.01.2018 № 03-03-06/1/2598 и Росархива от 13.03.2020 № 7/693).

Хранение регулируют:

• Закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ».
• Закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
• Налоговый кодекс РФ.
• Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236.
• ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете».

Если в Перечне Росархива срок определен как «до минования надобности», организация сама определяет срок хранения, но он не может быть меньше 12 месяцев (п. 4.6 Инструкции, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 237).

Компании должны обеспечить сохранность всех документов: бумажных и электронных — независимо от способа их создания и вида носителя (ст. 5 Закона 125-ФЗ). Срок хранения не зависит от формы — электронной или бумажной (п. 4.2 Инструкции, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 237).  Хранить их следует в том виде, в котором они были составлены: бумажные  нельзя оцифровать, а электронные распечатать. 

Для бумаг компании понадобятся папки, стеллажи, площади — к помещениям есть особые требования в Правилах, утвержденных приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526. Электронным файлам, подписанным цифровой подписью, тоже нужно обеспечить режим хранения, исключающий утрату или уничтожение информации и перезаписывать данные на новые носители по мере устаревания прежних. 

Как определить начало срока хранения

Для разных типов бумаг и файлов будет отличаться момент, с которого начинается отсчет срока хранения. По общему правилу этот срок отсчитывается с 1 января следующего года, после того как по документам закончилось делопроизводство. Например:

• для отчетности, аудиторских заключений, регистров бухучета отсчитывать срок хранения начинают после отчетного периода  (п. 1 ст. 29 402-ФЗ);
• для учетной политики, стандартов компании, других документов, связанных с организацией и ведением бухучета, а также для средств воспроизведения электронных документов и проверки подлинности электронной подписи срок начинает течь, после того как они в последний раз использовались для составления отчетности (п. 2 ст. 29 402-ФЗ);
• для бумаг по основным средствам, нематериальным активам (акты, ведомости, заключения об определении амортизации и пр.) срок отсчитывается с года, следующего после продажи, списания или выбытия имущества (стр. 323 Перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236);
• для бумаг и файлов по безнадежным долгам контрагентов (договоры, письма, платежки) отсчет идет после периода, когда долги признали безнадежными.

Что делать, когда истек срок хранения документов

Бумаги с истекшим сроком хранения уничтожают. Руководитель создает приказом экспертную комиссию из сотрудников организации, которая отбирает такие бумаги и составляет об этом протокол с повесткой и решением. Протокол подписывают все участники.

Затем составляют акт с перечисление бумаг для уничтожения. Компания может передать их для утилизации специальной организации или уничтожить самостоятельно:

• сжечь;
• обработать химическими веществами;
• измельчить с помощью шредера.

После уничтожения составляют еще один акт о фактическом уничтожении, в нем тоже указывают данные о компании и уничтоженных документах.

Срок хранения первичных документов

Срок хранения первички — 5 лет после отчетного периода, в котором их последний раз использовали (ч. 1 ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, пп. 8 п. 1 ст. 23 НК, стр. 277 Перечня). Такой же срок установлен для оправдательных документов: банковских, кассовых документов и книг, ордеров, табелей, актов о приеме, сдаче, списании имущества и материалов.

После истечения 5 лет первичку можно уничтожить, но только после завершения ее проверки налоговыми и другими контролирующими органами, а также аудиторской проверки (письмо Росархива от 26.03.2020 №7/905). Экспертная комиссия организации не обладает полномочиями по проведению проверок. При разногласиях первичку хранят до разрешения спора. За ее уничтожение без выездной налоговой или аудиторской проверки компании может грозить штраф.

Сколько хранить налоговые документы 

НК РФ не содержит точного перечня налоговых документов, но на практике к ним можно отнести:

• декларации, отчеты, расчеты по всем видам налогов;
• налоговые регистры;
• свидетельства об освобождении от налогов, льготах, отсрочках в уплате или отказе в них;
• книги покупок и продаж;
• сведения о доходах физических лиц;
• расчетно-платежные ведомости;
• кассовые и банковские документы;
• акты выполненных работ, оказанных услуг и др.

Любые бумаги из этого списка налоговые инспекторы могут посчитать необходимыми для расчета и уплаты налогов. А значит они вправе потребовать их при выездных, камеральных, встречных проверках и других мероприятиях налогового контроля.

Бумаги, необходимые для исчисления, удержания, перечисления и уплаты налогов, хранят 5 лет (пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24). Отсчет срока хранения начинается с 1 января после окончания налогового периода, в котором файл или бумагу использовали для составления отчетности и расчета налогов (письмо Минфина от 19.07.17 № 03-07-11/45829).

Документы, подтверждающие убыток организации, хранят в течение всего срока, когда они уменьшают налоговую базу (п. 4 ст. 283, абз. 7 п. 7 ст. 346.18 НК РФ).

Книги покупок и продаж хранят 4 года, отсчет ведут с даты последней записи (п. 24 Правил ведения книги покупок, п. 22 Правил ведения книги продаж, утв. постановлением Правительства от 26.12.11 № 1137).

Срок хранения кадровых документов

Понятия «кадровые документы» в законе нет, но на практике их можно разделить на бумаги по личному составу и положения или приказы, которые распространяются на всех сотрудников. Например, к ним относят:

• трудовые договоры с допсоглашениями;
• график отпусков, график сменности;
• штатное расписание, табель учета рабочего времени;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• положение о персданных работников;
• акты и приказы о полномочиях на подписание документов;
• положение об аттестации рабочих мест;
• положение по охране труда;
• документы по воинскому учету и другие бумаги, связанные с кадровым составом.

Бумаги по личному составу (приказы о приеме на работу, увольнении, трудовые договоры, договоры ГПХ, личные карточки и пр.) хранят согласно ст. 22.1 Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ и Перечня:

• созданные до 2003 — не менее 75 лет;
• созданные после 2003 — не менее 50 лет.

Платежные ведомости, расчетные листки хранят 6 лет, если работодатель ведет лицевые счета сотрудников, а в ином случае — 50 лет.

В течение 5 лет хранят приказы о привлечении сотрудников к работе в выходные и нерабочие дни.

Если сотрудник получил образование за счет организации, свидетельства об этом хранятся по срокам налоговых документов — не менее 5 лет: чтобы списать затраты в расходы, организация должна хранить все подтверждающие обучение документы (п.3 ст. 264 НК РФ). 

В приказе Росархива № 236 перечислены другие бумаги, сгруппированные в зависимости от сферы применения. Например:

• правила трудового распорядка хранят 1 год;
• графики отпусков, должностные инструкции, приказы о дисциплинарных взысканиях — 3 года;
• отчеты о командировках, приказы об отпусках, табели учета рабочего времени — 5 лет;
• а при тяжелых, вредных и опасных условиях труда — 75 лет и т.д.

Сроки хранения отчетности в 2023 году

Отчетность — это вид документации, для нее установлены свои сроки хранения, которые во многом совпадают со сроками для других документов — первичных или кадровых. Сроки хранения бухгалтерской, налоговой отчетности и других бумаг мы привели в сводной таблице.

Таблица сроков хранения бухгалтерских, налоговых и кадровых документов в 2023 году

Срок хранения статистической отчетности

Организации представляют в Росстат статистическую отчетность в форме электронного файла, заверенного усиленной КЭП. У таких документов, как и у бумажных, есть сроки хранения:

• сводные годовые, годовые и с большей периодичностью отчеты должны храниться в организации постоянно;
• полугодовые и квартальные — 5 лет, при отсутствии годовых — постоянно;
• месячные — 1 год, при отсутствии годовых, полугодовых и квартальных — постоянно.

Статистические отчеты и таблицы по вспомогательным направлениям и видам деятельности имеют другие сроки:

• сводные годовые, годовые и с большей периодичностью отчеты, а также полугодовые — 5 лет;
• квартальные — 3 года;
• месячные и единовременные — 1 год.

Свидетельства об итогах деятельности (доклады, аналитические таблицы и справки, статистические бюллетени), отчеты о выполнении грантов организация должна хранить постоянно.

5 летний срок имеют бумаги о выполнении целевых программ, годовые отчеты о работе структурных подразделений, журналы учета передаваемых статистических данных.

1 год — срок хранения индивидуальных отчетов работников, вспомогательных книг по оперативному, статистическому учету и отчетности.

Срок хранения отчетов в ФНС и фонды

Перечень, утвержденный приказом Росархива № 236, содержит информацию по срокам хранения отчетности, представляемой в государственные органы.

Налоговые декларации и расчеты нужно хранить в течение 5 лет (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК; стр. 310 Перечня);

Расчеты по страховым взносам — годовые и квартальные — имеют одинаковый срок хранения (стр. 308 Перечня):

• если они созданы до 2003 — срок не менее 75 лет;
• после 2003 — не менее 50 лет.

Такие же сроки установлены для сведений о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (стр. 450 Перечня).

Карточки индивидуального учета начисленных выплат и страховых взносов нельзя уничтожать 6 лет, а при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы — 50 или 75 лет в зависимости от года их создания (стр. 309 Перечня).

Сведения, представляемые в Пенсионный фонд РФ для индивидуального (персонифицированного) учета, следует хранить 5 лет (стр. 624 Перечня).

Срок хранения отчетности ИП

Индивидуальный предприниматель обязан соблюдать те же самые сроки хранения документов, которые установлены для организаций. Выбранный им налоговый режим не имеет значения.

Перечень, утвержденный приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, обязателен только для организаций. Но в перечне есть строки, напрямую касающиеся ИП. Например, Росархив обязывает предпринимателей хранить:

• налоговые декларации в течение 5 лет (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК; стр. 310 Перечня);
• книги учета доходов и расходов на УСН в течение 5 лет (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК; стр. 318 Перечня).

Бумаги для исчисления и уплаты страховых взносов ИП должен хранить в течение 6 лет (пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ).

Санкции за нарушение порядка хранения документов

За нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов предусмотрена административная ответственность (ст. 13.20 КоАП). Меры ответственности — предупреждение или административный штраф в размере:

• от 1 000 до 3 000 рублей — для ИП;
• от 3 000 до 5 000 рублей — для должностных лиц, например директора или бухгалтера;
• от 5 000 до 10 000 рублей — для юридических лиц.

Для организаций есть ответственность за другие нарушения:

• грубое нарушение требований бухгалтерского учета, в том числе в отношении бухгалтерской (финансовой) отчетности — например отсутствуют первичные учетные документы, регистры бухучета, бухгалтерская отчетность или аудиторское заключение (ст. 15.11 КоАП), регистры налогового учета, счетов-фактур (ст. 120 НК РФ);
• нарушение требований законодательства о хранении и информации, содержащейся в информационных системах (ст. 13.25 КоАП).

За непредставление по требованию налоговой утерянных или досрочно уничтоженных документов размер штрафа зависит от того, для какой проверки запросили документы:

• вне проверок — штраф 5 000 рублей;
• повторное нарушение в течение календарного года — 20 000 рублей (ст. 129.1 НК РФ);
• при камеральной или выездной проверке — 200 рублей за каждый непредставленный документ (ст. 126 НК РФ). 

Как хранятся документы в Контур.Экстерне

Все отправленные через Экстерн отчеты, подтверждения даты отправки, квитанции, извещения и другие созданные файлы бессрочно хранятся на защищенных серверах Контура — оператора электронного документооборота. У абонентов Экстерна всегда есть доступ к ним.

Даже если вы перестанете пользоваться Экстерном, доступ в архив сохранится. Если документы хранятся в Экстерне в зашифрованном виде, потребуется сертификат электронной подписи, которым вы их заверяли.

Всегда доступный архив на компьютере

Еще для абонентов Экстерна есть бесплатная программа Контур.Архив, которая автоматически выгружает из Экстерна и сохраняет копии документов на компьютер.

Контур.Архив скачивает отчеты в ФНС, ПФР, ФСС, Росстат, а также требования, в том числе формализованные ответы на требования и представленные первичные документы к отчетам.

Хранение рабочих документов

В Экстерне можно хранить не только отчеты, но и свои рабочие документы: сканы, договоры, первичку, доверенности. Для этого в системе есть специальный раздел «Файлы». Если вы потеряете бумажные оригиналы или ваш компьютер будет в ремонте, вы сможете легко найти нужный вам файл в Экстерне. Хранилище доступно пользователям тарифных планов: «Оптимальный Плюс», «Максимальный», «Общий» и «Общий Плюс».