Проактивные выплаты в 2022 году: как построить работу с ФСС по‑новому

26 июля 2022 44 01921

В этом году введен режим проактивных выплат, а также действует переходный период, когда можно отправлять информацию в фонд по-старому. Но скоро этой возможности не будет, поэтому самое время готовиться работать с ФСС по новым правилам — через СЭДО.

Статья подготовлена по материалам вебинара Контур.Экстерна «Проактивные выплаты‑2022: взаимодействуем с ФСС по‑новому».

Смотреть в записи

Что такое проактивные выплаты — понятие и нормативка

Проактивный режим — это назначение и выплата пособий ФСС в беззаявительном порядке, без заявления застрахованного. По такой схеме платятся пособия: 

  • по временной нетрудоспособности и по беременности и родам — они назначаются по листку нетрудоспособности;
  • единовременное пособие при рождении ребенка для работающих граждан — его назначают на основании сведений, полученных из органов ЗАГС.

Проактивную выплату пособий ввел Федеральный закон от 30.04.2021 № 126-ФЗ, который внес поправки в Федеральный закон от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании…». В ст. 13 255-ФЗ появилось правило о том, что пособие по нетрудоспособности и по беременности и родам назначается на основании электронных больничных листков, а работодатели должны предоставлять сведения о застрахованных лицах (СоЗЛ) — при приеме на работу, в период работы и при наступлении страхового случая, если сведения не поданы ранее.

Раз внесены поправки в закон, потребовалось изменить и подзаконные акты. Так, были приняты:

  • Постановление Правительства от 23.08.2021 № 1381 «О внесении изменений в постановление Правительства Российской Федерации от 16 декабря 2017 г. № 1567…»;
  • Приказ Минздрава от 23.11.2021 № 1089н «Об утверждении порядка формирования листков нетрудоспособности в форме электронного документа».

И вот теперь, с 2022 года все больничные оформляются электронно. Бумажный листок выдают только лицам, в отношении которых соблюдается гостайна.

Электронные листки размещаются в системе «Соцстрах», а далее ФСС на их основании запрашивает нужную информацию для расчета пособий у работодателей. Правила, по которым фонд получает эту информацию, установлены:

  • Постановлением Правительства от 23.11.2021 № 2010, утвердившим сроки, в течение которых должны предоставляться сведения по запросам, а также порядок взаимодействия между страхователями и ФСС через систему электронного документооборота (СЭДО);
  • Приказом ФСС от 08.04.2022 № 119 — он утвердил восемь форм, которые применяются для представления сведений страхователями. 

Форматы всех электронных документов публикуются на сайте ФСС.

Как устроены проактивные выплаты

Схематично проактивную систему можно изобразить так:

Схема проактивной системы

  • Медицинская организация открывает листок нетрудоспособности и размещает его в системе Соцстраха.
  • Система электронного документооборота по тем данным, которые работодатель представил по форме СоЗЛ, определяет, кто является страхователем данного лица и направляет ему уведомление об открытии электронного листка нетрудоспособности (ЭЛН). Уведомление направляется также при смене статуса электронного листка — продлении, аннулировании, закрытии, передаче на медико-социальную экспертизу.
  • Как только закрывается ЭЛН (в течение суток), ФСС направляет работодателю запрос по недостающим сведениям.
  • В ответ работодатель направляет в фонд необходимые данные.
  • Соцстрах на основании этих сведений назначает пособие и перечисляет деньги работнику тем способом, который он указал в Ответе на запрос.
  • Информация о пособии размещается на Госуслугах или в личном кабинете застрахованного лица в ФСС.

Если сведения о застрахованном лице не поданы, то у ФСС не будет данных о том, кто является работодателем застрахованного лица, и тогда фонд не сможет рассчитать пособие. Не забудьте вовремя передать СоЗЛ по своим сотрудникам.

А что делать, если СоЗЛ по работнику у ФСС нет, а вы точно знаете, что он болел и его больничный закрыт? Необходимо сообщить сведения о работнике в ФСС, но отправлять не реестр, а инициировать выплату пособия через СЭДО. Как это сделать, рассмотрим в следующих разделах статьи.

Как настроить СЭДО в Экстерне

Чтобы подключиться к СЭДО, выберите в меню «Настроить СЭДО», укажите регистрационный номер.

СЭДО

Далее нажмите кнопку «Включить СЭДО», при этом в систему направляется уведомление, что страхователь готов обмениваться документами в электронном виде. После этого начнут приходить документы из фонда.

Обратите внимание! К СЭДО будет подключена только текущая организация. Чтобы настроить документооборот для других организаций, переключайтесь между ними в шапке Экстерна.

Если вы указали не тот регистрационный номер, отключите СЭДО, укажите правильный регномер организации и снова нажмите «Включить СЭДО».

Чтобы создать документ в Экстерне, нажмите верхнюю кнопку «Создать» и выберите в выпадающем меню «Отчет». Далее в списке отчетов найдите тот, который хотите создать.

Создать

extern

Подключитесь к СЭДО, чтобы принимать входящие документы от ФСС и высылать в фонд «Сведения о застрахованном лице» и недостающие данные для расчета пособий. В Экстерне доступен тестовый период на 14 дней.

Как создать и отправить СоЗЛ

В системе Контур.Экстерн можно подать сведения об одном застрахованном лице, обо всех работниках одной компании или даже нескольких компаний одновременно. Выбирайте соответствующий пункт меню.

СоЗЛ

Сведения создадутся автоматически. Данные в них переносятся из справочника сотрудников, который может быть пустым, только если вы еще ни разу не работали с Экстерном. Но если вы хоть раз отправляли форму СЗВ-ТД, из него подтянутся ФИО и СНИЛС.

Сведения

Если вы заполняете текст вручную в редакторе, то после заполнения в левом нижнем углу нажмите кнопку «Проверить». Если ошибок нет, появится кнопка для отправки. А если обнаружены ошибки, их надо исправить. Ошибочное поле подсветится красной рамкой. При наведении на него появится комментарий, объясняющий, что именно неверно.

Проверка

Если вы подготовили сведения в формате хml (по рекомендации ФСС), а не в программе, можете их загрузить в этом формате. Нажмите кнопку «Загрузить», укажите вид пособия, папку, где лежат сведения, подготовленные в этом формате, выберите сами файлы. Одновременно можно загружать файлы сразу по нескольким лицам. Один файл — одно застрахованное лицо.

Как заполнить и отправить сведения о застрахованном лице, мы подробно рассказали здесь.

Инициация выплаты

Если вам не пришло уведомление об ЭЛН, а вы точно знаете, что работник болел, либо если работнику необходимо назначить пособие по рождению ребенка или по уходу за ребенком до 1,5 лет, вы должны инициировать выплату сами.

Инициация выплаты

Для этого нажмите кнопку «Создать», выберите «Отчет», далее — «Инициация выплаты пособия». В зависимости от вида пособия есть разные формы для заполнения:

  • Для больничного пособия или по беременности и родам укажите номер ЭЛН, который сообщил работник, его СНИЛС и ФИО.
  • Единовременное пособие при рождении ребенка должны выплачивать на основании реестра из ЗАГС. Но вы можете инициировать выплату сами. Укажите сведения о работнике и его ребенке, выбрав соответствующий вид пособия в списке.
  • Для ежемесячного пособия по уходу за ребенком до 1,5 лет необходимо указать основание для выплаты (кем приходится ребенку работник), продолжительность отпуска — даты начала и окончания. 

Уведомление о досрочном прекращении отпуска

Если работник вышел досрочно из отпуска по уходу за ребенком, необходимо оформить уведомление по кнопке «Создать» — «Отчет». В списке отчетов выберите «Уведомление о прекращении отпуска». 

Если ранее при назначении пособия вы направляли реестр по старой схеме, укажите номер реестра. Для этого вернитесь на вкладку «Пособия ЭЛН» — «Отправленные реестры», по ФИО найдите реестр работника.

Получатель пособия

Обязательно укажите, по какой причине работник выходит из отпуска, а также данные документа, на основании которого прекращаются отпуск и выплата ежемесячного пособия.

Работа с документами

Документы, которые вы создали или загрузили, но не отправили, отражаются на вкладке «В работе». Это черновики, которые можно редактировать до момента отправки. Есть поиск по фамилии, СНИЛС, номеру ЭЛН, номеру запроса и извещения.
Если с левой стороны навести курсор на документы, то с правой стороны появятся иконки, которые позволяют удалить документ, распечатать, отправить, добавить комментарий.

Отчеты

Можно отфильтровать и отсортировать документы, чтобы на экран выводилась определенная группа. К примеру, только сведения о застрахованном лице или только ответы на запросы. Есть сортировка по ФИО.

Отправка документа

Готовые документы можно отправить. Чтобы передать один документ, наведите на него курсор, и с правой стороны появится кнопка «Проверить и отправить». Если проверка пройдет успешно, станет активной кнопка «Перейти к отправке», нажмите ее. 

На следующем шаге система попросит подписать документ. После выбора сертификата будет еще одна проверка — окончательная. Нажмите кнопку «Подписать и отправить» — и документ уйдет в ФСС.

Ошибок нет

При массовой отправке выберите необходимые документы, пометив их слева галочками. Появится всплывающая кнопка «Отправить». Нажмите ее — и все выбранные документы попадут в ФСС.

Отчеты в работе

В момент отправки происходит еще одна проверка — отправляются только документы, которые не содержат ошибок. Если есть ошибки, система выдаст сообщение, что документ не удалось отправить. Нужно исправить и повторить отправку.

Работа с входящими документами

Документы, которые приходят из фонда, попадают на вкладку «Входящие». По умолчанию они загружаются сами, если включена настройка автоматического получения. 

Если настройка отключена или документы не смогли получить из-за отсутствия подходящего сертификата, станет активна кнопка «Загрузить данные из ФСС».

Входящие документы

Документы можно сортировать по виду, например, оставить на экране только извещения или только запросы недостающих сведений. Есть сортировка по статусу ЭЛН: еще открытые, уже закрытые и т.д.

У входящих документов в графе «Ответ» указана дата, до которой нужно ответить фонду на извещение либо на запрос, а также статус ответа. Если сегодня крайний срок, он будет помечен оранжевым кружочком. А если срок истек — выделен красным.

Запрос недостающих

Ответ на запрос

Чтобы отправить ответ на запрос по недостающим сведениям, на вкладке «Входящие» наведите мышку на соответствующий запрос, кликните на него — откроется форма в формате pdf. Проверьте в ней все предзаполненные фондом данные.

Запрос сведений

Если там ничего не надо дополнять, нажмите кнопку «Ответить». Если необходимо дополнить сведения в учетной системе, где ведется расчет зарплаты, скачайте этот запрос в формате xml, загрузите его в вашу систему, заполните. Потом, так же выгрузив в Экстерн, отправьте в ФСС. 

Если вы отвечаете в системе Контур.Экстерн, вам сразу откроется форма для редактирования, где нужно заполнить недостающие сведения или исправить то, что неверно. И передать запрос обратно.

Ответ на запрос без оплаты больничного

Ответить на запрос необходимо в любом случае — независимо от причины, по которой он поступил. Откройте запрос, в строке «Начислить пособие» выберите вариант «Нет, отказ от получения пособия» и напишите комментарий, по какой причине не нужна оплата.

Ответ на запрос

Например:

  • Работник открыл больничный и продолжал работать удаленно или ходил в офис, но не сообщил, что открыл больничный.
  • Если пришел ошибочный запрос о недостающих сведениях на не вашего работника, в комментарии напишите, что человек не является вашим сотрудником. 
  • Если вы по-старому отправили реестр, и вам пришел запрос о недостающих сведениях, в комментарии отметьте, что пособие назначено, на работника отправлен реестр. И тогда фонд поймет, что по этому запросу никаких действий предпринимать не надо.

Если больничный открыт на срок три дня и менее, нетрудоспособность оплачивает работодатель. При этом запрос о предоставлении недостающих сведений вам не придет, поступит только уведомление об ЭЛН (об открытии и закрытии). Оплатите первые три дня болезни, в ФСС ничего не отправляйте.

Если оплата нужна, выберите «Да», заполните все данные по получателю и сведения для расчета.

Данные для расчета

Если вы оплачиваете не весь срок больничного (к примеру, сотрудник выходил на работу, и ему ставили полные рабочие дни), то в разделе «Расчет пособия» укажите период, за который он должен получить пособие (исключив те дни, за которые он получит зарплату).

Расчет пособия

Расчет по травме или профзаболеванию

Если нетрудоспособность связана с профзаболеванием или производственной травмой, появится вкладка, где надо указать данные соответствующего акта. В запросе может быть не отражено, что пособие назначено в связи с травмой и профзаболеванием, тогда нужно проставить галочку на ЭЛН самостоятельно.

Разделы

Расчет пособия по беременности и родам

На запрос по ЭЛН в связи с отпуском по беременности и родам, в отличие от ЭЛН по нетрудоспособности, не требуется отвечать в течение трех рабочих дней. Нужно ответить в тот момент, когда работница действительно пойдет в отпуск: бывает так, что листок открыт, а женщина продолжает работать, а за несколько дней до родов пишет заявление на отпуск по БиР. Поэтому в запросе укажите дату, когда фактически она пошла в отпуск, — от этой даты и будет рассчитано пособие.

Расчет пособия

Корректировка отправленных данных

Если вам необходимо исправить переданные сведения, отправьте ответ на запрос с признаком исправления. Для этого отправленный ответ скачайте в виде файла, а потом заново загрузите в Экстерн, исправив, например, стаж, сумму заработка за два года или что-то другое. Укажите причину исправления и комментарий — и можно отправить этот ответ еще раз в виде корректировки.

Заработок

Отправленные документы

Переданные документы находятся на вкладке «Отправленные».

Исходящие документы

У всех отправленных документов показываются статусы результата отправки:

  • Значок с часами — документ доставлен, но еще не обработан. 
  • Зеленая галочка — документ отправлен, обработан и принят. 
  • Красный крестик — обнаружены ошибки. 

Чтобы посмотреть ошибки, войдите в документ. С правой стороны будет справка об ошибках. Сделайте исправления и отправьте документ еще раз.

Техническая поддержка

Если у вас возникнут вопросы по проактивным выплатам, можно обратиться к техподдержке или поискать ответы на вкладке, которая так и называется — «Вопросы по проактивным выплатам».

Или перейти в справку Экстерна и почитать о проактивных выплатах, правилах работы с ними.

Отчеты в работе

А чтобы узнать подробнее, как подготовиться к работе с проактивными выплатами, а также получить ответы на частые вопросы, посмотрите вебинар, который провели эксперты Контур.Экстерна.

Главное на почту
Подписаться
Подписываясь, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от группы компаний СКБ Контур.
Получайте новости от наших экспертов дважды в месяцГлавное на почту
Подписаться
Подписываясь, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от группы компаний СКБ Контур.

Статьи по теме

Все статьи
21 комментарий
Добрый день. Скажите, а как можно ответить на вопрос сотрудника: прошел ли оплату ЭЛН после отправки недостающих сведений и принятием его ФСС.Такой информации в контуре нет? Отвечаю,чтоб звонили в ФСС. Благодарю.
\
А
Инна, с помощью электронной подписи можно зайти в личный кабинет ФСС, там есть возможность отслеживать выплату пособий, если необходимо.
https://kontur.ru/extern
Екатерина Слобожанина 11 августа 2022
Сотрудник может проверить оплату больничного в личном кабинете на сайте ФСС России https://lk.fss.ru/recipient/
В Экстерне информация об оплате появится в блидайшие несколько месяцев. В разработке.
О
Добрый день. Нужно ли отправлять в фсс уведомление что закончился отпуск по уходу за ребенком до 3 лет.
https://kontur.ru/extern
Елена Кулакова, эксперт 17 августа 2022
Оксана, добрый день!
Об окончании отпуска по уходу за ребенком при исполнении ему 3-х лет уведомлять ФСС не надо.
Согласно ч.12 ст.13 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ, уведомление требуется направлять только в случае возникновения обстоятельств, влекущих прекращение права застрахованного лица на получение ежемесячного пособия по уходу за ребенком до 1,5 лет. К таким обстоятельствам могут относиться:
прекращения трудовых отношений;
начало (возобновление) работы на условиях полного рабочего времени;
смерть ребенка.
ЮК
Юлия Кузнецова 19 августа 2022
Совершенно некорректная статья. Почему-то опять все сложили на работодателя и забыли Пенсионный фонд указать в цепочке взаимодействия.

Читаем п.6 Правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 23 ноября 2021 г. N 2010
6. Застрахованное лицо представляет страхователю по месту работы (службы, иной деятельности) сведения о себе, необходимые для выплаты пособия (далее - сведения о застрахованном лице), по форме, утверждаемой страховщиком. Сведения о застрахованном лице представляются страхователю при трудоустройстве застрахованного лица ИЛИ в период осуществления им трудовой, служебной и иной деятельности, а также при их изменении.

Т.е. работодатель не обязан до начала страхового случая подавать Сведения по сотруднику, и от факта передачи сведений не зависит придет ли в организацию уведомление об ЭЛН.

Читаем п. 17-19 Правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 23 ноября 2021 г. N 2010
17. После размещения электронного листка нетрудоспособности в информационной системе страховщика оператор информационной системы страховщика обеспечивает, в том числе в автоматизированном режиме, формирование и направление посредством единой системы межведомственного электронного взаимодействия в Пенсионный фонд Российской Федерации запроса с указанием фамилии, имени, отчества (при наличии), даты рождения, страхового номера индивидуального лицевого счета застрахованного лица в системе индивидуального (персонифицированного) учета (СНИЛС) о представлении:

а) сведений о соответствии данных застрахованного лица, содержащихся в запросе, сведениям индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования;

б) сведений о страхователе (страхователях) застрахованного лица, у которого занято застрахованное лицо, в том числе об идентификационном номере налогоплательщика и коде причины постановки на учет.

18. Пенсионный фонд Российской Федерации в срок, не превышающий одного календарного дня со дня получения запроса, указанного в пункте 17 настоящих Правил, обеспечивает направление в информационную систему страховщика:

а) информации о соответствии (несоответствии) данных застрахованного лица, содержащихся в запросе, сведениям индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования;

б) информации о страхователе (страхователях) застрахованного лица, у которого занято застрахованное лицо, включая идентификационный номер налогоплательщика и код причины постановки на учет, либо об отсутствии страхователя.

19. После завершения идентификации застрахованного лица и подтверждения факта его трудоустройства у соответствующего страхователя (соответствующих страхователей) оператор информационной системы страховщика направляет информацию об открытии электронного листка нетрудоспособности страхователю (страхователям) с использованием системы электронного документооборота.

Информация об открытии электронного листка нетрудоспособности направляется также в личный кабинет застрахованного лица на едином портале.
https://kontur.ru/extern
Елена Кулакова, эксперт 22 августа 2022
Юлия Кузнецова, здравствуйте!
В постановлении описан порядок, как должно быть в идеале. На практике же уведомление об ЭЛН и запрос на представление недостающих сведений на работника не придет от ФСС, если не были представлены на него сведения о застрахованном лице.
Возможно , с 1 января 2023 после слияния ПФР и ФСС , когда будет единая база, работодателям не придется представлять сведения о застрахованных до наступления страхового случая.
Добрый день. Пришло сообщение об открытии ЭЛН уволенного давно сотрудника. Можно как то сообщить об этом ФСС, чтобы закрытый ЭЛН нам не присылали?
https://kontur.ru/extern
Елена Кулакова, эксперт 22 августа 2022
Ирина, здравствуйте!
Надо отправить сведения о застрахованном лице с указанием признака и даты увольнения.
Если придет запрос о предоставлении недостающих сведений, то в ответе укажите, что оплата ЭЛН не требуется и в комментарии напишите, что данное лицо не является работником организации.
В
Добрый день. Подскажите как направить перерасчет пособия по временной нетрудоспособности.
Елизавета Кобрина 5 сентября 2022
Валерия, добрый день! Для этого следует инициировать перерасчет. В Экстерне перейдите в раздел ФСС → Создать отчет → Инициация выплаты пособия. В инициации выберите перерасчет, укажите номер реестра и категорию застрахованного лица.
Здравствуйте.Подскажите,пожалуйста.Отправляем больничный и реестр с правильным расчетом.Все горит зеленым.Человек получает деньги по больничному,а через 2 недели ФСС возвращает его с ошибкой-не заполнены поля заработка за 2 предыдущие года.Общий заработок есть и среднедневная есть.а не заполнены окошки 2021 и 2020год.Что делать-игнорировать или заново отправлять?Человек то деньги получил,а у нас висит в неотправленых
Елизавета Кобрина 15 сентября 2022
Ирина, добрый день! С этим вопросом лучше обратиться в ФСС по месту учета. Наше отделение ответило так: если пособие уже выплачено, то отказ или игнорировать.
Г
Здравствуйте ФСС видят что мы получили извещение, но не видят что мы его прочитали. Как настроить чтобы было видно что мы прочитали извещение.
Елизавета Кобрина 15 сентября 2022
Галина, здравствуйте! От страхователя требуется подтвердить получение извещения в течение трех рабочих дней. В Экстерне для этого нужно нажать на соответствующую кнопку.
Добрый день! Пришел запрос сведений на внешнего совместителя. Заработок за два года, исправляем на суммы заработка только в нашей организации? В запросе заработок стоит больше, чем сотрудник получил у нас. И второй вопрос. Стаж тоже исправляем на известный нам?
Н
Наталья 23 ноября 2022
Добрый день. Надо ли отправлять Сведения о застрахованном при наступлении каждого страхового случая, т.е при каждом больничном, или достаточно один раз отправить?
Елизавета Кобрина 24 ноября 2022
Наталья, добрый день! Достаточно отправить один раз, но их нужно обновлять, если меняется информация о застрахованном лице.
Добрый день. Пришел запрос по больничному по уходу за ребенком до семи лет. По этому больничному период 10 дней, но два дня входят в годовой лимит 60 дней, а дальше превышает. Как ответить на запрос: нужно ли контролировать сколько дней оплатить, если да, то где это указать в запросе?
З
Как исправлять ошибки в уведомлении о прекращении отпуска по уходу за ребенком до 1,5 лет? Повторное уведомление не принимают
Е
Екатерина 16 декабря 2022
В декабре 2022 г пришел запрос недостающих сведений в связи с закрытием листка нетрудоспособности. У нас сотрудник работает с октября 2021 года и его заработок составляет 150 т.р. с учетом размера предельной базы за 2021 год, эта же сумма стоит в запросе, за 2020 год значение равно =0. Но его заработок у его предыдущего работодателя за 2020 и 2021 соответствует предельному размеру базы, что подтверждено справкой 182-Н. Необходимо ли нам отредактировать данные о заработке, несмотря на то что источником выплат являлся предыдущий работодатель?