Справки о доходах выдают сотрудникам на руки. Кроме того, информацию о выплатах и начислениях физлицам ежегодно требует ФНС. Раньше работодатели формировали справки 2-НДФЛ, но с 2021 года их упразднили: теперь форму называют справка о доходах и суммах налога физического лица.
Что такое справка о доходах и суммах налога
Справка о доходах и суммах налога физлица — это документ, в котором собрана информация обо всех доходах, налоговых вычетах и начисленном подоходном налоге человека. Справку формируют налоговые агенты: работодатели, которые платят вознаграждение наемным сотрудникам (п. 3 ст. 230 НК РФ).
Справку о доходах все знают как 2-НДФЛ. Но такой формы больше нет. С 2021 года налоговые агенты формируют справки о доходах и суммах налога физического лица (Приказ ФНС от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@).
Для кого делают справку о доходах и суммах налога
Есть две актуальные формы справки — КНД 1175018, которую выдают на руки работнику, и Приложение № 1 к расчету 6-НДФЛ, которое отправляют в ИФНС.
Для работника
Налоговые агенты обязаны выдать справку по запросу сотрудника. Даже если к вам обратился бывший работник, вы не можете ему отказать в выдаче справки (п. 1 ст. 226, п. 3 ст. 230 НК РФ).
Действующая форма справки КНД 1175018 утверждена приказом ФНС № ЕД-7-11/753@ (Приложение № 4 к приказу). Если работник запросил информацию за прошлые периоды, сделайте ему справку по той форме, которая действовала в году запроса.
Работодатели выдают справку по запросу работника. Сроки выдачи различаются в зависимости от ситуации (ч. 1 ст. 62, ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ, п. 3 ст. 230 НК РФ, п. 1, 2 ст. 3, ч. 1 ст. 20 152-ФЗ от 27.07.2006):
- Формирование справки по заявлению действующего или бывшего работника — в течение трех рабочих дней (письмо Минфина от 21.06.2016 № 03-04-05/36096);
- Увольнение работника — в последний рабочий день;
- Выплата дохода другому физлицу — в течение 10 рабочих дней;
- Невозможность удержать НДФЛ из доходов работника — до 1 марта следующего года (п. 5, 6 ст. 226 НК РФ).
Ни в НК РФ, ни в других законах не установлен обязательный способ выдачи. Налоговый агент сам решает, в какой форме выдавать справку работнику — на бумаге или электронно. К примеру, можно выдать справку в электронном виде, заверив электронной подписью (письма ФНС от 16.11.2020 № БС-4-11/18719@, от 02.09.2020 № БС-4-11/14113@).
Для ИФНС
Налоговые агенты ежегодно отчитываются перед ИФНС о суммах налога на доходы физлиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом. Отчет подают по форме 6-НДФЛ (приказ ФНС от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@). А справки о доходах и суммах налога на каждого сотрудника сдают в составе расчета — как приложение к 6-НДФЛ.
Предельный срок сдачи 6-НДФЛ со всеми приложениями — 1 марта следующего года (п. 2 ст. 230 НК РФ). Если дата отчетности выпадает на праздник или выходной, сдайте расчет на следующий рабочий день (п. 7 ст. 6.1 НК РФ).
В каких целях выдают справку работнику
Сотрудники запрашивают справку о доходах в разных ситуациях:
- Для нового работодателя. Справка понадобится, чтобы получать вычеты на новой работе. По правилам, стандартные налоговые вычеты предоставляют каждый месяц календарного года, но как только доходы, облагаемые НДФЛ по ставке 13 %, превысят 350 000 рублей, вычеты прекратятся. Если работник сменил работодателя в течение года, новому агенту понадобится информация о начислениях с предыдущего места работы.
- Для заполнения декларации 3-НДФЛ. Если работник получает вычет не у работодателя, а через ИФНС, ему нужно подать 3-НДФЛ после окончания календарного года. К декларации прикладывают справку о доходах от налогового агента и документы, подтверждающие право на вычет.
- Для подачи по месту требования. Физлицо подает справку для подтверждения доходов. Обычно справка нужна в банке, чтобы получить кредит; в соцзащите, чтобы оформить пособие; в визовом центре, чтобы сделать визу.

Отчитывайтесь легко и без ошибок
Удобный сервис для подготовки и сдачи отчетов через интернет. Дарим доступ в Экстерн на 14 дней!
Справка о доходах для сотрудника не имеет срока действия. Но в некоторых случаях важен период, за который работник получил доход. К примеру, для выдачи кредита в банке требуют справку о доходах за последние шесть месяцев — срок действия документа не превышает месяца с даты выдачи.
Еще один пример срочной справки — для налогового вычета в ИФНС. Физлицо может обратиться за перерасчетом налоговой базы и возвратом излишне уплаченного НДФЛ только в течение трех лет после года, в котором переплатили налог (п. 7 ст. 78 НК РФ).
Получить справку для декларации 3-НДФЛ можно не только у налогового агента, но и через личный кабинет налогоплательщика. ЛК позволяет сформировать справку и сохранить ее в память компьютера. Такая же функция доступна и в личном кабинете на портале госуслуг.
Но справки о доходах можно сформировать только за прошлые периоды и только после 1 марта. То есть после того, как налоговый агент отчитается перед инспекцией (письмо ИФНС № 22 по г. Москве от 12.01.2021 № 07-15/00260).
Как заполнить справку о доходах и суммах налога
Разберем порядок заполнения обоих типов справок о доходах: для сотрудника и для налоговой.
Для сотрудника
Налоговый агент делает для сотрудников справку по форме КНД 1175018. Порядок ее заполнения официально не утвержден. Заполняйте документ построчно, по фактическим показателям начислений и удержаний по конкретному сотруднику.
В справке о доходах и суммах налога все доходы физлица отражают по специальным кодам. Налоговые вычеты тоже кодируются. Актуальные значения для строк «Код дохода» и «Код вычета» смотрите в приказе ФНС от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@ (Приложения № 1, 2 к приказу № ММВ-7-11/387@).
Для доходов с различными ставками заполняют разные справки. К примеру, если работник получал доходы по ставке 13 %, а затем поступления превысили 5 000 000 рублей и стали облагаться НДФЛ по ставке 15 %, сделайте две справки — одну с налогооблагаемой базой в 13 %, другую с базой в 15 %.
В справке укажите:
- Сведения о налоговом агенте. Заполните ОКТМО, ИНН и КПП работодателя, его название и телефон.
- Сведения о налогоплательщике. Напишите ФИО, ИНН и дату рождения физлица. Укажите статус налогоплательщика, его гражданство, код и реквизиты удостоверения личности.
- Виды полученных доходов по конкретной ставке. Перечислите помесячно суммы доходов, которые работник получил у работодателя в отчетном году, и укажите соответствующие коды. В отдельных колонках укажите налоговые вычеты с кодами.
- Виды предоставленных налоговых вычетов. Отдельно укажите суммы стандартных, социальных и имущественных вычетов.
- Общую сумму дохода и налога за налоговый период. Укажите тут сумму дохода, налоговую базу, а по ней рассчитайте исчисленный, удержанный (излишне удержанный) и перечисленный в бюджет НДФЛ.
- Неудержанный налог. Отразите сумму дохода, с которого не смогли удержать НДФЛ, и сумму неудержанного налога.
Справку КНД 1175018 подписывает ответственный сотрудник налогового агента — руководитель, главбух или бухгалтер по зарплате (п. 1, 4 ст. 26, п. 1 ст. 27, п. 3 ст. 29 НК РФ). Полномочия на подписание справок можно предусмотреть в локальном акте работодателя. А вот доверенность на подписание прилагать к справке не нужно.
Печать на справке о доходах и налогах не обязательна, в приказе № ЕД-7-11/753@ нет такого требования. Тем более, наличие печати — это право, а не обязанность организации (п. 5 ст. 2 14-ФЗ от 08.02.1998, п. 7 ст. 2 208-ФЗ от 26.12.1995). А ИП печать вообще не нужна.
Для ИФНС
Справку для ИФНС налоговые агенты сдают ежегодно — в составе расчета 6-НДФЛ за год. Работодатели делают справку на каждого сотрудника. В ней указывают все выплаты, вычеты и начисления, которые агент произвел в пользу налогоплательщика за налоговый период.
Справка о доходах и суммах налога для ИФНС состоит из общей части, четырех разделов и приложения. Заполнять ее нужно в особой последовательности: Общая часть → Раздел 1 → Приложение → Раздел 3 → Раздел 2 →Раздел 4.
Чтобы не запутаться, заполняйте отчетность в Экстерне. В сервисе электронной налоговой отчетности можно заполнить, проверить и сдать расчет 6-НДФЛ. Нужно только ввести данные по сотруднику: программа автоматически заполнит все разделы отчета и проведет арифметический и логический контроли.
Порядок подготовки расчета 6-НДФЛ и приложения к нему закреплен приказом ФНС от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@. Приведем пошаговую инструкцию по заполнению справки о доходах и налогах для ИФНС.
Шаг 1. Заполняем общую часть
Каждой справке присваивается уникальный порядковый номер в отчетном периоде. Если же корректируете или аннулируете сведения, поставьте в приложении номер первичной справки.
В поле «Номер корректировки» при сдаче приложения в первый раз укажите «00», при первой корректировке — «01», и далее по порядку. Если аннулируете сведения, поставьте «09».
Шаг 2. Заполняем раздел 1
Отражаем персональные данные получателя дохода:
- ИНН;
- ФИО — без сокращений, как в паспорте;
- статус налогоплательщика — для резидентов поставьте 1, для нерезидентов 2 (п. 5.4 Порядка заполнения);
- дата рождения;
- гражданство — код страны из справочника ОКСМ, для России ставим 643;
- код удостоверения личности — для российского паспорта отмечаем 21 (Приложение № 5 к Порядку заполнения);
- реквизиты удостоверения личности — серия и номер паспорта, знак № ставить не надо.
Шаг 3. Заполняем приложение к справке о доходах и суммах налога
Для разных ставок НДФЛ нужно заполнять отдельное приложение. В приложении расписывают начисленные и фактически полученные доходы и вычеты по месяцам налогового периода. Учитываются доходы в денежной, натуральной форме. А вот материальную выгоду, полученную в 2021-2023 гг., не отражают: она не облагается подоходным налогом (п. 90 ст. 217 НК РФ).
Стандартные, социальные и имущественные вычеты не отражают в приложении к справке о доходах.
Дальше заполняем так:
- указываем номер справки из общей части;
- отражаем ставку налога и код бюджетной классификации, по которой агент платит НДФЛ в бюджет;
- пишем порядковый номер месяца;
- определяем код и сумму дохода;
- показываем код и сумму вычета.
Сумма вычета не должна превышать сумму дохода.
Шаг 4. Заполняем раздел 3
Здесь показываем стандартные, социальные, имущественные вычеты. Отражаем:
- код вычета (Приложение № 2 к приказу ФНС № ММВ-7-11/387@);
- сумму вычета по каждому коду;
- реквизиты уведомления, подтверждающего право налогоплательщика на вычет — его код, номер, дату выдачи и код налоговой инспекции.
Есть три кода для уведомлений из налоговой. Уведомление с кодом 1 подтверждает право на имущественный вычет, 2 — на социальный вычет. По коду 3 проводят уведомления об уменьшении НДФЛ на фиксированные авансовые платежи.
Шаг 5. Заполняем раздел 2
Если платили НДФЛ по разным ставкам, заполните несколько разделов 2. Эту часть формируют на основании раздела 3 и приложения к справке о доходах и налогах.
В разделе 2 указываем:
- ставку налога, для которой заполняется раздел;
- КБК по подоходному налогу;
- общую сумму дохода по приложению к справке;
- налоговую базу: общую сумму доходов, уменьшенную на сумму вычетов из раздела 3 и приложения к справке;
- исчисленную, удержанную и перечисленную сумму подоходного налога;
- сумму фиксированных авансовых платежей: если налог с иностранца, который работает по патенту, уменьшили на уплаченные им авансы;
- сумму налога на прибыль, которую нужно зачесть: если платили дивиденды российскому резиденту и удержали сумму налога на прибыль;
- излишне удержанную сумму налога: если удержали из доходов физлица больше налога, чем нужно, и не возвратили эту сумму.
Если доход налогоплательщика меньше вычетов, то в поле «Налоговая база» ставим 0.
Шаг 6. Заполняем раздел 4
В этом разделе показываем сумму дохода, с которого не удержали подоходный налог и сумму неудержанного НДФЛ в налоговом периоде.
Что будет, если не предоставить справку о доходах
В НК РФ не предусмотрена ответственность за невыдачу справки о доходах и налогах по запросу сотрудника. Однако за это грозит административная ответственность (постановление Восьмого кассационного суда общей юрисдикции от 04.09.2020 № 16-4426/2020). Штраф по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ составит:
- на должностное лицо — от 1 000 до 5 000 рублей;
- на ИП — от 1 000 до 5 000 рублей;
- на организацию — от 30 000 до 50 000 рублей.
За отказ в предоставлении информации должностное лицо работодателя оштрафуют на 5 000–10 000 рублей (ст. 5.39 КоАП РФ).
А вот непредставление справки в налоговую — это нарушение порядка сдачи расчета 6-НДФЛ, так как справка входит в его состав. Поэтому и штрафы платят по НК РФ. Если не сдать весь 6-НДФЛ, придется заплатить 1 000 рублей за каждый полный или неполный месяц со дня просрочки и до дня фактической сдачи (п. 1, 2 ст. 126 НК РФ). А должностное лицо заплатит и административный штраф — от 300 до 500 рублей (ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).
Когда 6-НДФЛ сдан, но без справок или не со всеми справками, речь идет о недостоверных сведениях в расчете. Взыскание составит 500 рублей (п. 1 ст. 126.1 НК РФ). Если вы сами нашли ошибку, подайте в ИФНС уточненный 6-НДФЛ. Сдача корректировки до того, как ИФНС выявит ошибку, поможет избежать штрафа (п. 2 ст. 126.1 НК РФ).
Налоговые агенты обязаны отчитываться перед налоговой службой и предоставлять сведения по запросу работников. Если к вам обратился получатель дохода, сделайте ему справку о доходах и суммах НДФЛ в течение трех рабочих дней. Воспользуйтесь Контур.Экстерном: в системе можно подготовить справку по той форме, которая действовала в период получения дохода. Искать правильный бланк, нормативный приказ и порядок заполнения не придется. Кроме того, Экстерн напомнит о сроках сдачи отчетности по НДФЛ в налоговую инспекцию.