Затраты на платную парковку служебного автомобиля признаются расходами компании. Они должны быть обоснованными и подтвержденными. Расскажем, как провести их в бухгалтерии, учесть при расчете налогов и какими документами подтвердить.
Содержание
- Виды расходов на стоянку автомобиля
- Как учесть расходы на постоянную стоянку
- Как учесть расходы на разовую парковку
Виды расходов на стоянку автомобиля
Если компания владеет автомобилем и использует его в деятельности, у нее возникают расходы на оплату стоянки. Они бывают двух типов:
- Постоянные — хранение автомобиля на территории платной стоянки. Например, компания владеет легковой машиной, которой ежедневно пользуются сотрудники с разъездным характером работы. Компания заключила договор с частной стоянкой по соседству. Теперь автомобиль можно оставлять на ней в периоды, когда он не нужен — после окончания рабочего дня и на выходные.
- Разовые — за краткосрочную парковку. Например, сотрудник приехал в офис компании-партнера с деловым визитом. Служебный автомобиль он оставил на два часа на платной парковке неподалеку.
Две эти хозяйственные операции различаются по своей сути, способу оплаты и документальному оформлению. Поэтому они будут по-разному отражены в учете.
Как учесть расходы на постоянную стоянку
Постоянную стоянку можно оформить договором возмездного оказания услуг. В конце периода (месяца или квартала) стороны подписывают закрывающий акт с подробным описанием услуг, а также данными об автомобиле. Компания оплачивает стоянку со своего расчетного счета. Расходы подтверждают договор на услуги и акт.
В акте или в приложении к нему должно быть подробно расписано, какие именно услуги оказаны за период и для каких автомобилей, отражены их марки и госномера. Иногда в договор включают пункт об обязательном составлении отчета исполнителя об оказанных услугах, тогда подробности можно расписать в нем.
Бухгалтерский учет
Затраты на оплату стоянки для служебных машин — это расходы по эксплуатации основных средств. В соответствии с п. 7 ПБУ 10/99, они включены в категорию расходов по обычным видам деятельности.
В зависимости от того, какой счет использует компания для отражения операций подобного рода, оплата стоянки с расчетного счета оформляется одной из проводок:
- Дт 60 — Кт 51;
- Дт 76 — Кт 51.
Уплаченная за период сумма отражается такой проводкой: Дт 20 — Кт 60 (или 76). Она означает списание стоимости парковки на расходы, связанные с производством. Вместо счета 20 могут быть указаны другие расходные счета — 23, 25, 26, 44. Это зависит от того, для каких целей используется автомобиль. Например, если для общехозяйственных, то подойдет проводка: Дт 26 — Кт 60 (76).
Момент списания затрат на стоянку в расходы зависит от того, какой метод учета применяет компания:
- если метод начисления, то расходы нужно отразить на дату получения акта;
- если кассовый метод — на дату внесения платы за стоянку.
Сдать всю отчетность через интернет — с подсказками и проверкой на ошибки
Налоговый учет
Должным образом подтвержденные затраты на стоянку признаются расходами и уменьшают налоговую базу.
Если компания применяет ОСНО, она руководствуется пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ. Из него следует, что затраты на платную автостоянку — это прочие расходы по налогу на прибыль, а именно расходы на содержание служебного автотранспорта. При методе начисления они признаются на день получения акта оказанных услуг, при кассовом методе — на день перечисления платы.
При применении УСН «доходы минус расходы» затраты на оплату стоянки также уменьшают налоговую базу. Это расходы на содержание служебного транспорта, что указано в пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ. В состав расходов эта сумма включается в день оплаты.
Как учесть расходы на разовую парковку
Расходы на краткосрочную парковку должны быть подтверждены и четко обоснованы, иначе ИФНС может их не признать. Важно подкрепить документами не только оплату, но и рабочий характер поездки. Минфин в письме от 08.02.2021 № 03-03-06/1/7968 поясняет, что для этого компания должна составить путевой лист. Он подтвердит, что автомобиль на конкретном маршруте использовался в производственных целях.
Разовая оплата парковки вносится разными методами: наличными деньгами, картой, через паркомат. Самый популярный сейчас способ — оплата через мобильное приложение. На виртуальный счет вносится аванс, а когда сеанс парковки завершен, с него списывается стоимость исходя из ее длительности. В письме № 03-03-06/1/7968 Минфин в качестве документа, подтверждающего расходы на парковку, упоминает отчет об операциях по парковочному счету. В нем указывают:
- место парковки;
- дату и время окончания движения автомобиля, то есть постановки на парковочное место;
- дату и время начала движения, то есть отъезда с парковки.
Экстерн помогает сдавать отчетность без ошибок. А если ошибка все же закралась и от налоговой пришел отказ — быстро разобраться, что и как исправить
Таким образом, в зависимости от способа оплаты набор подтверждающих документов будет разным:
- При оплате услуг муниципальной парковки достаточно путевого листа и парковочного чека. ККТ владельцы таких парковок применять не обязаны — им предоставляется освобождение (п. 10 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ).
- При наличной оплате частной парковки выбивают кассовый чек. К нему прикладывается парковочный чек или иной документ — по нему должен быть понятен характер оплаченных услуг, а также идентифицирован автомобиль, которому они были предоставлены. Например, это может быть товарный чек.
- При оплате с виртуального счета должен быть кассовый чек на его пополнение, а также отчет о движении средств по парковочному счету. Из него будет понятно, сколько денег было списано на оплату парковки, а сколько аванса осталось.
В документах, которые прилагаются к чеку, должен быть указан госномер автомобиля. Это нужно для его идентификации.
Бухгалтерский учет
Рассчитывается за краткосрочную парковку, как правило, сотрудник, который использует автомобиль. Деньги на оплату ему следует выдавать под отчет. Для этого составляется распоряжение руководителя компании с указанием подотчетного лица, суммы, которая ему выдается, срока и цели выдачи денег.
Выдача суммы под отчет с расчетного счета проводится в бухгалтерии так: Дт 71 — Кт 51. Если наличные выдаются из кассы, делается проводка: Дт 71 — Кт 50.
Когда средства на парковку использованы, работник сдает авансовый отчет, приложив к нему документы, о которых мы рассказали выше. Сама оплата услуг по парковке отражается проводкой Дт 60 (76) — Кт 71. Затем сумма списывается на расходы проводкой: Дт 20 (23, 25, 26, 44) — Кт 60 (76). При применении метода начисления сделать это нужно в день утверждения авансового отчета, при кассовом методе — не ранее этого дня.
Если у сотрудника остались неиспользованные деньги, он их возвращает. Проводка будет такой: Дт 51 (50) — Кт 71. Если же он потратил больше аванса, ему выплачивают разницу: Дт 71 — Кт 51 (50).
При учете кассовым методом нельзя признать расходы по авансовому отчету, если подотчетное лицо потратило больше выданной ему суммы. Прежде нужно погасить возникшую перед ним задолженность.
Налоговый учет
Краткосрочная парковка имеет те же налоговые последствия, что и стоянка на договорной основе, то есть включается в расходы по налогу. Разница лишь в моменте их отражения.
У организаций на ОСНО при методе начисления расходы в виде стоимости парковки, уплаченной через подотчетное лицо, признаются на дату утверждения авансового отчета.
Если же компания платит налога при УСН или, будучи на ОСНО, применяет кассовый метод, то отразить расходы по налогу она может не ранее даты утверждения авансового отчета. Значит, позже этой даты включить оплату парковки в расходы можно. Это нужно учитывать в ситуации, когда сотрудник не уложился в выданную ему сумму и оплатил парковку из собственного кармана. Как и в бухгалтерском учете, тут действует правило: сначала компания возмещает его затраты, и только после этого списывает выданные суммы в расходы.
