Транспортная накладная с 1 сентября 2022 года: что изменилось

Нормативная база

Электронная транспортная накладная (сокращенно ЭТрН) — документ, предназначенный для оформления перевозки грузов. Она подтверждает факт заключения договора на транспортные услуги и расходы на доставку товаров, а также фиксирует условия перевозки (п. 7, п. 10 Постановления Правительства от 21.12.2020 № 2200). Это аналог бумажной ТН и имеет такую же юридическую силу. 

Для обмена данными между участниками перевозок и для доступа к этим данным госорганов создана Государственная информационная система (ГИС).

Электронный документооборот вводился в России поэтапно. Напомним хронологию событий и регулирующую нормативку:

Дальнейшие планы по внедрению ЭТрН определены Концепцией развития ЭДО (Решение президиума Правительственной комиссии по цифровому развитию, протокол от 25.12.2020 № 34). Согласно Концепции к концу 2024 года будет оформляться 70 % транспортных и товарных накладных.

Можно ли не оформлять электронные транспортные накладные

Применение ЭТрН с 1 сентября 2022 года добровольное: вы можете сами решить, по-прежнему оформлять документы на бумаге или перейти на электронный формат (Письмо Минтранспорта от 14.07.2022 № Д14/59-ПГ). Но в будущем, скорее всего, он будет обязателен. 

Сейчас переход на ЭТрН может быть удобен и выгоден компаниям:

• оказывающим логистические, экспедиторские, транспортные услуги;
• крупным грузоотправителям и грузополучателям;
• организациям, активно применяющим ЭДО.

Электронная накладная не нужна совсем в двух случаях:

• груз доставляет сам продавец, при этом доставка включена в стоимость товара;
• покупатель везет товар своим транспортом.

Но электронная ТН (или бумажная) обязательна, если:

• товар везет транспортная организация, причем не имеет значения, кто заказчик перевозки: продавец или покупатель;
• товар доставляет продавец, при этом стоимость доставки выделена в договоре отдельно.

То есть основания для применения (неприменения) ЭТрН такие же, как и для бумажной накладной.

Система электронных перевозочных документов

Чтобы участники перевозки обменивались данными, а госорганы — оперативно получали сведения, создана Государственная информационная система электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). Использовать данные этой системы могут: Правительство, Минтранс, ФНС, ФСБ, МВД, Ространснадзор, Ростехнадзор, Россельхознадзор, Роспотребнадзор, ФТС, Минздрав, Росстат и другие ведомства.

Участники перевозок — грузоотправитель, перевозчик, грузополучатель, фрахтователь, фрахтовщик — должны работать в ГИС ЭПД не напрямую, а через операторов ЭДО. 

Оператор ЭДО должен быть включен в реестр Минтранса — сейчас в нем несколько компаний, в том числе Контур. Требования к операторам установлены п. 4 ст. 18.1 Устава автотранспорта и Приказом Минтранса от 10.02.2022 № 40.

Как подключиться к ГИС ЭПД

Чтобы начать работу в единой информсистеме электронных перевозочных документов:

Шаг 1. Выберите оператора ЭДО из реестра Минтранса и заключите с ним договор. Контур уже получил статус оператора ИС ЭПД.

Шаг 2. Оформите КЭП уполномоченным сотрудникам — тем, кто будет подписывать ЭТрН (подп. 28 п.1 ст. 2 259-ФЗ, п. 2 Приложения № 1 к Приказу ФНС № ЕД-7-26/1065@). Водителю может быть достаточно простой ЭП или усиленной неквалифицированной ЭП, но только если перевозчик потом подпишет накладную своей УКЭП (п. 110 ПП № 2200).

Шаг 3. Подключитесь к ГИС ЭПД — в этом поможет ваш оператор.

Шаг 4. Заключите с контрагентами соглашение об обмене электронными документами.

Шаг 5. Приобретите для сотрудников технические средства — смартфоны, планшеты. Обеспечьте их мобильным интернетом.

Через ГИС ЭПД участники перевозки обмениваются XML-файлами, у каждого из них свое предназначение.

Состав электронной транспортной накладной

Перечень файлов, из которых состоит ЭТрН, приведен в п. 3 ПП № 931, а этапы и схема обмена файлами — в Приложении 2 к ПП № 931.

Обязательными являются файлы обмена 1–4.

Файлы 5 и 6 формируются, если перевозчик и грузоотправитель договорились документировать изменения финансового состояния в результате исполнения договора перевозки. В этом случае ЭТрН может выполнять функции первичного документа, т. к. в ней будут все необходимые реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Файлы 7 и 8 являются опциональными, то есть формируются при необходимости (подп. «а» ст. 13, подп. «а» ст. 15 Приложения 1 к ПП № 931).

Как обмениваться файлами

Порядок взаимодействия участников перевозки, операторов ЭДО и ГИС подробно описан в п. 5-25 Приложения 1 к ПП № 931. Кратко он выглядит так:

— Грузоотправитель создает исходный файл обмена 1, подписывает его УКЭП и отправляет оператору ЭДО, с которым он заключил договор. При этом документу будет присвоен уникальный номер — идентификатор.

— Оператор ЭДО проверит, соответствует ли полученный файл установленному XML-формату, а также удостоверится, что идентификатор уникален, а КЭП действительна. 
Если обнаружатся ошибки, оператор сообщит о них грузоотправителю, который должен сформировать и отправить новый корректный документ. А если ошибок нет, оператор направит его в ГИС ЭПД.

— ГИС ЭПД сверит сведения из поступившего файла с данными, полученными от других участников документооборота. После того как файл появится в госинформсистеме, он станет доступным всем участникам перевозки.

— Водитель с планшета либо со смартфона подтверждает приемку груза через СМС, пароль и т.д.

— Ответственный сотрудник перевозчика, получив сведения от водителя, подписывает файл обмена 2 своей УКЭП.

— Грузополучатель принимает груз и подписывает УКЭП файл обмена 3.

— Перевозчик передает груз, подписывает файл 4 и завершает документооборот.

На каждом этапе ГИС ЭПД фиксирует подписание электронной накладной участниками перевозки.

Исправление ошибок в ЭТрН

Любой участник перевозки может вносить исправления в подписанную накладную, однако имеются некоторые ограничения (п. 10 ПП № 931). Нельзя изменить по своей инициативе:

• сведения грузоотправителя о передаче груза при приемке его перевозчиком;
• замечания перевозчика при приемке груза;
• сведения о приемке груза грузополучателем от перевозчика;
• замечания перевозчика о выдаче груза.

ГИС ЭПД находит все несоответствия при обработке файлов обмена. Если они будут выявлены, оператор ЭДО направит уведомление. Новые скорректированные файлы необходимо отправить не позже 5 дней с даты получения сообщения об ошибке (п. 9 ПП № 931).

Электронные транспортные накладные — это удобно

ЭТрН выполняет такие же функции, что и бумажная накладная, при этом электронный документ удобнее и безопасней:

• ЭТрН невозможно потерять или не передать контрагенту;
• многоступенчатая система проверки, что минимизирует налоговые риски;
• легко отслеживать перемещение груза, оперативно узнавать об изменении адреса доставки и о проблемах при приемке;
• быстрый обмен данными — это быстрые взаиморасчеты;
• не нужно тратиться на бумагу и хранить кипы документов.

Конечно, все это возможно, только если к ГИС ЭПД подключились все участники перевозки: грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель. Если хотя бы один из них это не сделал, формировать ЭТрН не получится.