Близится конец года, а значит пришло время провести инвентаризацию перед годовой бухотчетностью. Расскажем, что проверяют во время инвентаризации, как к ней подготовиться, какими документами оформить результаты, какие сделать бухгалтерские записи.
В этой статье:
- Нормативное регулирование
- Что проверять
- Что не надо инвентаризировать
- Годовая инвентаризация — пошаговая инструкция
- Шаг 1. Создаем инвентаризационную комиссию
- Шаг 2. Оформляем приказ о проведении инвентаризации
- Шаг 3. Определяем остатки, готовим помещения и оборудование
- Шаг 4. Проводим инвентаризацию
- Шаг 5. Оформляем результаты инвентаризации
- Шаг 6. Принимаем решения
- Бухучет результатов инвентаризации — проводки
- Результаты инвентаризации в налоговом учете
- Будут ли штрафы, если не проводить ревизию
Нормативное регулирование
Инвентаризация — обязательный этап подготовки к годовому отчету для всех компаний, независимо от их организационно-правовой формы и налогового режима. Это следует из:
- п. 3 ст. 11 от 06.12.2011 № 402-ФЗ Федерального закона «О бухгалтерском учете»;
- п. 27 ПБУ, утвержденного Приказом Минфина от 29.07.1998 № 34н (далее — ПБУ).
ИП проводить годовую инвентаризацию не обязаны, но могут это делать по желанию.
Цель инвентаризации — получить достоверные данные в бухучете и бухотчетности (п. 26 ПБУ). Порядок ее проведения закреплен в Методических указаниях, утвержденных Приказом Минфина от 13.06.1995 № 49 (далее — Методические указания).
В 2025 году должен вступить в силу новый ФСБУ «Инвентаризация», который распространяется на все организации, кроме бюджетных. В новом стандарте нет глобальных отличий от сегодняшних правил, скорее конкретизированы отдельные нюансы. Например, уточнен перечень случаев, когда необходима инвентаризация, раскрыто понятие «материально ответственные лица». С проектом ФСБУ можно ознакомиться здесь.
Что проверять
Во время годовой инвентаризации проверяются и документально подтверждаются наличие, состояние и оценка (п. 1-3 ст. 11 402-ФЗ, п. 38 ПБУ 4/99, п. 1.3 Методических указаний):
- всех активов независимо от их местонахождения — основных средств, нематериальных активов, финансовых вложений, запасов, товаров, готовой продукции, денежных средств и других финактивов;
- всех обязательств — кредиторской задолженности, займов, резервов, банковских кредитов.
Проверяются имущество и обязательства, учтенные как на балансовых счетах, так и на забалансовых — например, ТМЦ на ответхранении (п. 3.7 Методических указаний). А еще выявляется имущество, которое фактически есть, но почему-то не учтено на счетах. Все несоответствия, найденные в время инвентаризации, необходимо отразить в бухгалтерском и налоговом учете.
Сроки проведения годовой инвентаризации:
- активов — в четвертом квартале текущего года;
- обязательств — по состоянию на 31 декабря года, за который составляется бухотчетность (раздел II Письма Минфина от 09.01.2013 № 07-02-18/01).
Завершить ревизию необходимо до даты подписания годовой бухотчетности.
Что не надо инвентаризировать
При годовой инвентаризации можно не проверять (п. 1.5 Методических указаний):
- имущество, по которому уже была инвентаризация в текущем году, при условии, что она проведена не ранее 1 октября;
- ОС — их разрешается инвентаризировать раз в три года;
- библиотечный фонд — он проверяется раз в пять лет;
- ТМЦ в компаниях, работающих на Крайнем Севере, при условии, что проведена инвентаризация этих ТМЦ в периоде наименьшего остатка.
Чтобы у проверяющих в дальнейшем не было вопросов, закрепите периодичность инвентаризации в учетной политике.
Годовая инвентаризация — пошаговая инструкция
Инвентаризация состоит из трех основных этапов, а каждый из них включает несколько мероприятий:
- Подготовительный этап — формируем инвентаризационную комиссию, издаем приказ о проведении ревизии.
- Основной этап — проводим ревизию, составляем инвентаризационные описи, сличительные ведомости.
- Завершающий этап — оформляем результаты инвентаризации, обсуждаем ее итоги и принимаем решения.
Пройдемся по шагам и рассмотрим каждое мероприятие.
Шаг 1. Создаем инвентаризационную комиссию
Решите, кто из сотрудников будет заниматься пересчетом. В организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия, а если объем работы большой — несколько рабочих комиссий (п. 2.1-2.2 Методических указаний). В нее входят:
- представители администрации,
- бухгалтеры,
- специалисты (инженеры, юристы, техники),
- сотрудники внутреннего аудита или независимых аудиторских компаний.
Материально ответственные лица (далее — МОЛ) должны присутствовать при проведении ревизии, но включать их в состав комиссии нельзя. Но это в идеале. Например, если в маленькой фирме работает пара человек — директор и бухгалтер-кассир, выполнить это требование невозможно.
Максимальное и минимальное количество членов комиссии нормативка не устанавливает, но на практике это не менее трех человек. Отсутствие на инвентаризации хотя бы одного члена комиссии может привести к тому, что ее результаты признают недействительными.
Состав комиссии утверждает руководитель компании (п. 2.3 Методических указаний). Это можно сделать отдельным приказом, а можно и приказом о проведении инвентаризации.
Шаг 2. Оформляем приказ о проведении инвентаризации
Приказ составляется в свободной форме или на унифицированном бланке ИНВ-22. В нем указывают: сроки инвентаризации, основание проведения (в нашем случае — составление годовой бухотчетности), состав комиссии.
Образец приказа в произвольной форме может выглядеть так:
Изданный приказ зарегистрируйте в специальной книге контроля, например, по форме ИНВ-23 (п. 2.3 Методических указаний).
Шаг 3. Определяем остатки, готовим помещения и оборудование
Перед началом инвентаризации комиссия должна получить последние приходные и расходные документы, отчеты о движении ТМЦ и денежных средств (п. 2.4 Методических указаний). На основании этих документов бухгалтерия определяет остатки имущества к началу инвентаризации по учетным данным.
Кроме того, нужно получить от МОЛ расписки о том, что:
- приходно-расходные документы они сдали в бухгалтерию или передали комиссии;
- ТМЦ, за которые они отвечают, оприходованы;
- выбывшие матценности списаны в расход.
Такие же расписки возьмите с сотрудников, которые брали деньги в подотчет или оформляли доверенности на получение имущества.
На этом же шаге проверяется весовое и измерительное оборудование. А помещения, где будет проходить инвентаризация, опечатываются.
Шаг 4. Проводим инвентаризацию
Это основной и самый трудозатратный шаг, на котором комиссия выявляет, все ли имущество и финансовые обязательства есть у компании на самом деле.
Как инвентаризировать отдельные активы и обязательства, подробно рассказано в разделе 3 Методических указаний.
Основные средства
Особенности проверки (п. 3.1-3.7 Методических рекомендаций, п. 27 ПБУ):
- Инвентаризируйте собственные ОС, а также находящиеся на ответхранении и арендованные;
- осмотрите объекты, проверьте их технические и эксплуатационные характеристики;
- убедитесь, что есть инвентарные карточки, техническая документация, документы о собственности;
- оценку неучтенных объектов проведите с учетом рыночных цен, а износ — по техническому состоянию объекта;
- ОС, расположенные вне местонахождения компании, проинвентаризируйте до момента временного выбытия;
- посмотрите, нет ли признаков обесценения ОС.
Формы инвентаризационных описей и актов: ИНВ-1.
Нематериальные активы
Особенности проверки (п. 3.8 Методических рекомендаций):
- проверьте наличие документов, подтверждающих право на использование НМА;
- корректно и вовремя ли отражены активы в бухучете.
Формы инвентаризационных описей и актов: ИНВ-1а.
Финансовые активы
Особенности проверки (п. 3.9-3.14 Методических рекомендаций):
- проверьте фактические затраты в ценные бумаги и уставные капиталы других компаний, предоставленные займы;
- если вы храните ценные бумаги в организации, инвентаризируйте их одновременно с деньгами в кассе. А если в депозитарии — сверьте остатки сумм на счете 58 с выписками хранилищ;
- убедитесь в правильности оформления ценных бумаг и их сохранности;
- оцените реальную стоимость бумаг, учтенных на балансе;
- посмотрите, правильно ли отражены доходы по ценным бумагам в учете;
- проверьте, что все финвложения и займы подтверждены документами.
Формы инвентаризационных описей и актов: ИНВ-16.
Товарно-материальные ценности
Особенности проверки (п. 3.15-3.26 Методических рекомендаций):
- ТМЦ инвентаризируйте в порядке их расположения в помещении. Если они хранятся в разных местах, то после проверки одного помещения оно опечатывается, и комиссия переходит в другое;
- проверка проводится путем пересчета, перевешивания или перемеривания в присутствии завскладом;
- если в период ревизии поступили новые ТМЦ, они принимаются в присутствии комиссии и приходуются по реестру после инвентаризации;
- если проверка длится долго, то с разрешения главбуха или руководителя ТМЦ можно выдать материально ответственному лицу в присутствии комиссии.
Формы инвентаризационных описей и актов: ИНВ-3, ИНВ-4, ИНВ-5, ИНВ-6.
Незавершенное производство
Особенности проверки (п. 3.27-3.34 Методических рекомендаций):
- проверьте фактическое наличие деталей, узлов, агрегатов и незаконченных изделий, находящихся в производстве. Проверка ведется путем подсчета, взвешивания, перемеривания;
- определите остаток НЗП по аннулированным и приостановленным заказам;
- посмотрите, не числится ли в незавершенном капстроительстве оборудование, переданное в монтаж, но фактически не начатое монтажом;
- проверьте состояние законсервированных и временно прекращенных строительством объектов;
- на законченные объекты, фактически введенные в эксплуатацию, по которым не оформлены документы о приемке и вводе, составьте отдельные описи, указав причины задержки;
- на прекращенное строительство оформите описи с указанием характера выполненных работ, их стоимости, причин прекращения строительства.
Унифицированной формы нет.
Расходы будущих периодов
Особенности проверки перечислены в п. 3.35 Методических рекомендаций: проверьте по документам суммы, обоснованность и документальное подтверждение срока списания РБП.
Формы инвентаризационных описей и актов: ИНВ-11.
Деньги, денежные документы и БСО
Особенности проверки (п. 7 Указаний Банка России от 11.03.2014 № 3210-У, п. 3.39-3.43 Методических рекомендаций):
- проверьте фактическое наличие денег в кассе, ценных бумаг и денежных документов (почтовых марок, путевок в дома отдыха, авиабилетов и др.);
- проверка бланков ведется по их видам, местам хранения и материально ответственным лицам;
- сопоставьте сумму денежных средств в пути, числящихся на счетах бухучета, с квитанциями банка, инкассаторских ведомостей и др.;
- посмотрите, совпадает ли сумма безналичных средств, отраженных на расчетном, валютном и спецсчетах, с суммами, указанными в банковских выписках.
Формы инвентаризационных описей и актов: ИНВ-15, ИНВ-16.
Расчеты
Особенности проверки (п. 3.44-3.48 Методических рекомендаций):
- Проанализируйте все расчеты — с банками, бюджетом, покупателями, поставщиками, подотчетниками, сотрудниками, депонентами, другими дебиторами и кредиторами;
- изучите имеющиеся документы, убедитесь в обоснованности сумм, отраженных на бухсчетах расчетов;
- выявите долги с истекшим сроком исковой давности.
Обратите внимание: с 21 июля 2022 года для проверки взаиморасчетов можно применять электронный акт сверки, утвержденный Приказом ФНС от 13.05.2022 № ЕД-7-26/405@. Это удобно и быстро.
Формы инвентаризационных описей и актов: ИНВ-17.
Резервы
Особенности проверки (п. 3.49-3.55 Методических рекомендаций):
- проверьте, правильно ли рассчитаны и обоснованно ли созданы резервы: на оплату отпусков, на выплату вознаграждений за выслугу лет и по итогам работы, по расходам на ремонт ОС, по сомнительным долгам, а также других резервов, которые есть в компании;
- проанализируйте, создают ли события, произошедшие в компании, оценочные обязательства.
Унифицированной формы нет.
Все полученные сведения об имуществе и обязательствах вносятся в инвентаризационные описи или акты. Их составляют минимум в двух экземплярах (пп. 2.5-2.7 Методических указаний).
Формы инвентаризационных описей и актов вы можете разработать и утвердить самостоятельно. Но многим удобно пользоваться унифицированными — теми, что приведены в таблице. Их можно найти в приложениях к Методическим указаниям и в Постановлении Госкомстата от 18.08.1998 № 88.
Шаг 5. Оформляем результаты инвентаризации
Результаты проведенной инвентаризации обобщаются в специальных ведомостях, за образец можно взять форму ИНВ-26 (п. 5.6 Методических указаний).
В ходе инвентаризации могут быть выявлены:
- Излишки. Они приходуются и учитываются в составе доходов по рыночной стоимости.
- Недостача. В пределах установленных норм она списывается на издержки. Порчу и недостачу сверх норм взыскивают с материально ответственных лиц.
- Пересортица. Зачесть пересортицу можно только тогда, когда недостача (излишек) обнаружены (Письмо УФНС по г. Москве от 17.02.2010 № 16-15/016379):
- за один и тот же проверяемый период;
- у одного и того же проверяемого лица;
- по матценностям одного и того же наименования и в одинаковых количествах.
По недостачам, излишкам или пересортице составляются сличительные ведомости, в которых отражают расхождения между данными инвентаризационных описей и бухучета. Можно использовать унифицированные формы ИНВ-18, ИНВ-19.

Отчитывайтесь легко и без ошибок
Удобный сервис для подготовки и сдачи отчетов через интернет. Дарим доступ в Экстерн на 14 дней!
Шаг 6. Принимаем решения
По итогам инвентаризации проводится заседание инвентаризационной комиссии и оформляется протокол в свободной форме, в котором фиксируются:
- предложения по излишкам и недостачам, возникшим в результате пересортицы;
- пояснения о причинах, по которым недостачи не отнесены на виновников;
- список имущества на списание или уценку;
- решения по результатам проверки состояния складского хозяйства и обеспечения сохранности матценностей;
- суммы оценочных резервов (либо указывается, что резервы не создаются).
Члены инвентаризационной комиссии подписывают протокол и передают его руководителю компании, который принимает окончательное решение. На его основании издается приказ об утверждении результатов инвентаризации (п. 5.4 Методических указаний):
Далее все документы по инвентаризации передаются в бухгалтерию.
Бухучет результатов инвентаризации — проводки
Расхождения, найденные при инвентаризации, должны найти отражение в бухучете. Проводки делают в месяце, в котором закончена ревизия. Результаты инвентаризации за год указываются в годовой бухотчетности (п. 5.5 Методических указаний).
Вот какие могут быть бухгалтерские записи:
Ситуация | Проводка | Содержание записи |
---|---|---|
Выявлены излишки | Дт 08, 10, 41, 43, 50 Кт 91 | Оприходованы матценности, обнаруженные при инвентаризации |
Обнаружена недостача | Дт 94 Кт 10, 41, 43... | Учтена недостача |
Размер недостачи — в пределах норм естественной убыли | Дт 20, 23, 44 Кт 94 | Списана стоимость ТМЦ в пределах норм естественной убыли |
Недостача больше норм естественной убыли (или такие нормы не установлены) | Дт 73 Кт 94 | Недостача отнесена на материально ответственного |
Недостача взыскана с виновного лица | Дт 70 Кт 73 | Недостача удержана из зарплаты матответственного лица |
Недостача возмещена виновником | Дт 41, 50, 51 Кт 73 | Виновник внес деньги деньги для погашения долга или вернул ТМЦ |
Виновник недостачи не обнаружен (или суд не разрешил взыскивать с него деньги) | Дт 91.2 Кт 94 | Списан убыток от недостачи в связи с отсутствием виновника или отказе от взыскания |
Проведен зачет излишков и недостач товара в результате пересортицы | Дт 41 (аналитика «Товар 1») Кт 41 (аналитика «Товар 2») | Отражена пересортица |
Результаты инвентаризации в налоговом учете
Найденные излишки включите во внереализационные доходы по рыночной стоимости (п. 20 ст. 250 НК РФ), а также примите выявленное имущество к налоговому учету по стоимости, равной сумме признанного дохода (п. 2 ст. 254, п. 1 ст. 257 НК РФ).
Недостачу в пределах норм естественной убыли включите в расходы. Сверхнормативные потери, недостачу ценностей, по которым не определены нормы естественной убыли, а также недостачу ОС учитывают так:
- если есть виновник, и он готов возместить ущерб (или есть решение суда о взыскании), сумму возмещения отнесите на внереализационные доходы, а стоимость имущества — на расходы (Письмо Минфина от 27.04.2020 № 03-03-06/1/34033);
- если виновников нет, то списать убыток на расходы можно по документу, подтверждающему отсутствие виновных лиц (Письмо Минфина от 27.04.2020 № 03-03-07/34451).
Если при покупке потерянных активов вы заявляли НДС к вычету, то при их списании НДС можно не восстанавливать (Письмо ФНС от 21.05.2015 № ГД-4-3/8627@, п. 10 Постановления Пленума ВАС от 30.05.2014 № 33).
Обнаруженные в ходе инвентаризации основные средства оприходуйте по рыночной стоимости с одновременным признанием дохода на такую же сумму (п. 20 ст. 250 НК РФ, п. 1 ст. 257 НК РФ). Амортизацию по ним начисляйте как обычно. А вот амортизационная премия к таким ОС не применяется.
Будут ли штрафы, если не проводить ревизию
За не проведение самой инвентаризации ответственности нет, однако могут быть неприятности:
Скидки по административным штрафам для бизнеса и другие смягчения КоАП РФ в 2022 году
- аудиторы не дадут безусловно положительное заключение;
- в бухотчетности могут быть недостоверные данные, а это уже повод для штрафа — накажут и саму компанию, и ее должностных лиц (ст. 120 НК РФ, ст. 15.11 КоАП РФ);
- не исключены ошибки в налоговом учете, что может привести к занижению налогов. За это тоже накажут.
Формы инвентаризационных описей и актов |
---|