Как учитывать расходы на каршеринг в командировке

28 октября 2022

Каршеринг в крупных городах России набирает обороты. Все чаще им пользуются не только для частных поездок, но и для служебных. Особенно удобно это в командировках. Предлагаем разобраться, как учесть такие траты.

Каршеринг — это аренда автомобиля на короткий срок — несколько минут или часов. Стоимость каждой поездки определяется исходя из ее продолжительности и выбранного тарифа. Услуга схожа с такси, только управляет автомобилем сам арендатор.

Чтобы воспользоваться каршерингом, нужно заключить договор с компанией, предоставляющей такие услуги. Когда возникает необходимость, клиент бронирует автомобиль через приложение для смартфона. Деньги за поездку списываются с привязанной банковской карты.

Командировка и каршеринг: что оплачивать

Командировочные расходы перечислены в пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, но перечень их открыт. Это означает, что работодатель вправе самостоятельно решить, какие именно траты в них включить. Компания может оплатить в том числе и каршеринг. Налоговые органы вовсе не против того, чтобы признавать такие расходы — но только если они обоснованы (письмо УФНС по г. Москве от 28.01.2019 № 13-11/011687@, письмо Минфина от 29.11.2010 № 03-03-06/1/742).

Компания должна заранее утвердить порядок оплаты и размеры командировочных расходов. Такие правила вносятся в коллективный договор или утверждаются локальным актом — обычно это Положение о командировках. В нем среди прочего следует прописать:

  • в каких случаях работник вправе воспользоваться каршерингом;
  • какие связанные с этим расходы оплачивает компания, а какие работнику придется нести самому;
  • какие документы подтверждают и обосновывают траты на аренду машины.

Важно! Есть суммы, которые работодатель оплатить обязан — это расходы на поездку (ст. 168 ТК РФ). В законе четко не сказано, что под ними понимается. Также не установлено каких-либо ограничений на выбор вида транспорта. Поэтому если сотрудник воспользовался услугами каршеринга для поездки, например, на вокзал или в аэропорт, откуда отбыл в командировку, то компания должна оплатить эти затраты. Конечно, при условии, что он сможет их подтвердить и обосновать.

В таблице мы собрали разные типы затрат, которые могут ждать пользователя каршеринга, и отметили, какие из них обычно оплачиваются работодателем, а какие — нет.

Расходы на каршеринг и их оплата работодателем

Тип затрат Оплачивается или нет
Бронирование машины и время поездки Оплачивается
Штрафы за нарушение правил арендодателя (курение в салоне, неправильная парковка, оставление авто без бензина и т.д.) Не оплачиваются
Траты на возмещение ущерба каршеринговой компании (за эвакуацию, за повреждение автомобиля и т.д.) Не оплачиваются
Штрафы за нарушение правил дорожного движения Не оплачиваются

Компания не обязана придерживаться правил из таблицы. Можно прописать в ЛНА или коллективном договоре, что работникам возмещаются, например, уплаченные штрафы за нарушение ПДД. Однако списать их в налоговые расходы не выйдет (п. 2 ст. 270 НК РФ).

extern

Отчитывайтесь легко и без ошибок

Удобный сервис для подготовки и сдачи отчетов через интернет. Дарим доступ в Экстерн на 14 дней!

Подтверждающие документы

Расходы на каршеринг должны быть документально подтверждены и обоснованы. Тогда не должно возникнуть сложностей с их признанием. В Налоговом кодексе нет указания на то, какие именно документы нужно собрать для подтверждения трат на каршеринг. Однако из законов следует, что они должны явно показывать понесенные расходы и их связь с деятельностью компании.

Авансовый отчет

Поскольку речь о расходах в командировке, прежде всего работник должен представить авансовый отчет. Остальные документы пойдут в качестве приложения к нему и обоснуют траты.

С конца ноября 2020 года отменено правило, согласно которому авансовый отчет подавался в течение трех дней после окончания командировки (указания Банка России от 05.10.2020 № 5587-У).

Договор

Обычно каршеринговые компании не заключают персональные договоры с каждым клиентом, а размещают на сайте рамочное соглашение. Его частью являются параметры выбранного тарифа. Регистрируясь в системе, человек соглашается с предложенными условиями, и договор между ним и сервисом каршеринга считается заключенным.

Чтобы подтвердить факт регистрации в каршеринге, работник должен представить:

  • текст договора — его можно взять с сайта компании или из личного кабинета;
  • скриншот своего профиля в сервисе.

Платежные документы

Каждая поездка на автомобиле оплачивается отдельно. Каршеринговые компании формируют кассовые чеки и направляют их в электронном виде на e-mail клиентов. Также чек можно распечатать в личном кабинете.

Вместе с чеком целесообразно представить выписку по банковскому счету, с которого списана плата за поездку.

Отчет о поездке

Чек ККТ подтверждает лишь факт оплаты, но не является документом, который показывает экономическую обоснованность затрат. Поэтому нужно подтвердить, что поездка на автомобиле каршеринга имела производственный характер. Это требование актуально и во время командировки, ведь нельзя полностью исключить того, что автомобиль был взят работником в краткосрочную аренду для каких-либо личных дел в месте командирования.

Подтверждающим назначение поездки документом будет отчет, который можно найти в приложении в разделе «История поездок». В него включаются сведения о машине, начальная и конечная точки маршрута, продолжительность и стоимость поездки. Работник может сделать скриншот страницы с этой информацией из личного кабинета. Также можно распечатать документ из файла, если каршеринговая компания рассылает такие отчеты.

Служебная записка

Обычно служебную записку оформляют в случае, когда сотрудник заплатил за услуги каршеринга собственными деньгами, а затем обратился в свою компанию за компенсацией этих расходов. Однако не будет лишним взять с него такой документ и в том случае, если использование каршеринга в командировке было оговорено заранее, а деньги на это выданы под отчет.

В служебной записке работник может обосновать необходимость использования услуг каршеринга. Например: это более оперативное, чем на общественном транспорте, перемещение по местности, куда его командировали. Если же каршеринг использовался для транспортировки до вокзала, аэропорта или обратно, в служебной записке работник может пояснить, почему было необходимо арендовать автомобиль. Например, по той или иной причине (указать, по какой) невозможно было воспользоваться общественным транспортом.

extern

Отчитайтесь легко и без ошибок. Удобный сервис для подготовки и сдачи отчетов через интернет. Дарим доступ на 14 дней в Экстерн!

Налоговые последствия

Компании на ОСНО для целей определения налога на прибыль списывают обоснованные траты на каршеринг в командировке в прочие расходы, связанные с производством и реализацией, на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. На УСН с объектом «доходы минус расходы» эти траты включаются в состав расходов согласно пп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

При учете методом начисления расходы признают на дату утверждения авансового отчета. При учете кассовым методом дата их признания зависит от того, из каких средств они оплачены:

  • Если из средств, выданных под отчет для командировки — расходы признают на дату утверждения авансового отчета.
  • Если из собственных средств работника — расходы признают на дату выплаты ему денег на основании служебной записки. Такие суммы имеют компенсационный характер, поэтому не облагаются НДФЛ. Страховые взносы на них начислять также не нужно.

Важно! Суммы, выплаченные сотруднику в качестве возмещения необоснованных трат, связанных с арендой каршеринга в командировке (например, штрафов ГИБДД), при расчете налога на прибыль, равно как и при расчете налога при УСН, учесть нельзя.

Отражение в бухгалтерском учете

В бухгалтерии траты на каршеринг в командировке отражаются:

  • в расходах по обычным видам деятельности — если командировка связана с производством и реализацией продукции, оказанием услуг, выполнением работ или перепродажей товаров;
  • в прочих расходах — если командировка имела иную цель.

Если компания возмещает сотруднику необоснованные траты на каршеринг, в бухучете их следует отразить в прочих расходах.

Операции, связанные с командировкой и использованием каршеринга, оформляются такими проводками:

  • Дт 71 Кт 51 (50) — перечисление (выдача из кассы) денег подотчетному лицу на расходы в командировке;
  • Дт 76 Кт 71 — отражение суммы, которую подотчетник перечислил каршерингу;
  • Дт 20 (26, 44) Кт 76 — списание суммы затрат на основное производство (общехозяйственные, коммерческие расходы);
  • Дт 51 (50) Кт 71 — работник вернул остаток неиспользованных подотчетных средств;
  • Дт 71 Кт 51 (50) — выплата работнику компенсации, если произошел перерасход подотчетных средств.

Компания может включить траты на каршеринг в состав командировочных расходов — это целесообразно прописать во внутренних нормативных актах. Работник должен приложить к авансовому отчету документы, подтверждающие обоснованность таких трат. В этом случае их можно будет учесть в расходах и тем самым уменьшить базу по налогу на прибыль или по УСН.

Главное на почту
Подписаться
Подписываясь, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от группы компаний СКБ Контур.
Получайте новости от наших экспертов дважды в месяцГлавное на почту
Подписаться
Подписываясь, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от группы компаний СКБ Контур.

Статьи по теме

Все статьи
Написать комментарий