Сотрудник работает из‑за границы: особенности сотрудничества

Как продолжить сотрудничать

У работодателя есть несколько способов сохранить ценного сотрудника. Выбор зависит от того, на какие затраты и риски готова пойти компания.

Вариант 1. Дать работнику отпуск, если он уехал временно

Продолжительность отпуска без сохранения зарплаты ничем не ограничена и определяется соглашением между работником и работодателем (ст. 128 ТК РФ). Ежегодный оплачиваемый отпуск нельзя выдавать «авансом». При этом его максимальная продолжительность, с учетом дополнительных дней от работодателя, также не ограничена (ст. 120 ТК РФ). 

Компания может на время нахождения сотрудника за рубежом оформить ему отпуск, а фактически выполненную работу оплатить затем премиями или материальной помощью. Этот вариант используется некоторыми работодателями, но он противоречит одному из основных принципов трудового законодательства: обеспечение права каждого работника на своевременную и в полном размере выплату справедливой заработной платы (ст. 2 ТК РФ).

Компанию могут привлечь к ответственности за нарушение трудового законодательства, со штрафом до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).

Вариант 2. Оформить длительную зарубежную командировку

Сроки служебной поездки работодатель определяет самостоятельно (ст. 166 ТК РФ). 

Он может оформить работнику длительную зарубежную командировку, пока тот не решит вернуться на постоянное место работы. Вопрос в том, во сколько это обойдется компании.

По Положению об особенностях направления работников в служебные командировки от 13.10.2008 № 749 (п. 12, 23) сотруднику в иностранной командировке возмещаются:

• расходы на проезд и проживание;
• затраты на оформление загранпаспорта, визы и других выездных документов;
• консульские и аэродромные сборы;
• сборы на право въезда и транзита автомобильного транспорта;
• медицинская страховка для визы;
• суточные;
• иные обязательные платежи и сборы.

На время командировки за работником сохраняются место работы и средний заработок (ст. 167 ТК РФ).

И есть один нюанс. Если командированный сотрудник подлежит мобилизации, то при получении повестки на компанию командировку придется досрочно завершить. Поскольку ее сроки напрямую зависят от работодателя, а он обязан обеспечивать явку работающих призывников (ст. 9 Федерального закона от 26.02.97 № 31-ФЗ).

Вариант 3. Перевести работника на «дистанционку»

Это вариант законен, если у сотрудника сохраняется постоянная регистрация в России, и в самом трудовом договоре не будет сделан акцент на том, что работа будет выполняться из другой страны. Например, будет указано «Место выполнения трудовой функции работник определяет самостоятельно».

Минтруд считает, что принять на работу кандидата, проживающего за рубежом, нельзя (письмо Минтруда РФ от 09.09.2022 № 14-2/ООГ-5755). Нормы трудового законодательства действуют только на территории РФ, если иное не установлено в самом законе или международном договоре (ст. 10, 13 ТК РФ). А несоблюдение юрисдикции — это тоже нарушение трудового законодательства, за которое работодатель может получить штраф до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).

Нам неизвестно про случаи привлечения работодателя к ответственности за дистанционные договоры с жителями другой страны, хотя практика может поменяться. И Минфин не считает «дистанционку» из другой страны нарушением, обращая внимание только на особенности налогообложения (письмо Минфина РФ от 18.07.2019 № 03-04-06/53227).

Так что вариант с удаленной работой из-за рубежа вполне жизнеспособен.

Как перевести на дистанционную работу

Работодатель заключает с сотрудником дополнительное соглашение к трудовому договору об удаленном характере работы. Его можно подписать через электронный документооборот, но понадобится усиленная квалифицированная электронная подпись для компании и усиленная неквалифицированная подпись для работника (ст. 312.3 ТК РФ).

Также работодателю придется разработать локальный нормативный акт (ЛНА) с описанием особенностей дистанционной работы:

• порядок взаимодействия работника и компании (ст. 312.3 ТК РФ);
• режим труда и отдыха, предоставление отпусков (ст. 312.4 ТК РФ);
• включение времени взаимодействия с работодателем в рабочее время (ст. 312.4 ТК РФ);
• порядок определения размера и выплаты компенсации за использование личного имущества сотрудника для выполнения трудовой функции (ст. 312.6 ТК РФ);
• гарантии в командировках (ст. 312.6 ТК РФ);
• проведение инструктажей по охране труда, если компания выдала работнику оборудование для работы, например, ноутбук (ст. 312.7 ТК РФ).

Работодатель может не разрабатывать ЛНА, а включить все перечисленные нюансы в трудовой договор сотрудника. Но если удаленщиков несколько, то лучше принять один внутренний документ.

Как рассчитать компенсацию за использование личного имущества

Работодатель должен обеспечить сотрудника всем необходимым для работы: компьютером, программным обеспечением, канцтоварами, интернетом, связью. Если компания не имеет возможности это сделать, то она компенсирует работнику его личные расходы, которые он несет при выполнении трудовой функции (ст. 312.6 ТК РФ).

Работодатель самостоятельно определяет:

• перечень затрат, которые он компенсирует «дистанционщику», в том числе спецификацию оборудования, объем интернет-трафика, услуг связи, амортизацию имущества;
• размеры возмещения и методику расчета;
• перечень документов, подтверждающих расходы работника;
• порядок и сроки выплаты компенсации.

Как выплачивать зарплату

При переводе действующего работника на дистанционную работу размер его зарплаты не должен измениться (ст. 312.5 ТК РФ). Если был установлен районный коэффициент (РК), то при указания места работы в другой стране или «по месту фактического пребывания» он становится равным 0 %. То есть зарплата будет меньше.

В этом случае работодатель устанавливает надбавку, нивелирующую разницу из-за потери РК. Итоговый доход сотрудника остается прежним, и это не нарушает трудовое законодательство.

Работник самостоятельно определяет, в какую кредитную организацию перечислять его средства. В трудовом договоре можно даже предусмотреть условие, что зарплата выдается не самому сотруднику, а, например, его родственнику (ст. 136 ТК РФ).

Если есть проблемы с перечислением денег в банк другой страны, то можно договориться с работником о выплате на карту российского банка. Единственное условие — сотрудник должен письменно предупредить работодателя о смене кредитной организации за 15 дней до ближайшей зарплаты.

Какие есть нюансы по налогообложению

Если указать в трудовом договоре удаленного сотрудника место проживания и выполнения трудовой функции другую страну, то будет считаться, что тот получает доход за пределами РФ (пп. 6 п. 3 ст. 208 НК РФ). Работодатель не начисляет и не удерживает НДФЛ с его зарплаты. Если указывать «место работник выбирает самостоятельно», то компания продолжит удерживать и уплачивать подоходный налог, поскольку не получила от работника документов о смене места проживания.

Пока работник является налоговым резидентом РФ, подоходный налог он уплачивает самостоятельно. Как только он становится нерезидентом, то есть будет проживать за рубежом 183 дня и более в течение 12 месяцев подряд (ст. 207 НК РФ), он уже не будет платить НДФЛ с зарплаты в российской компании. И это одна из причин, почему ФНС с особым вниманием относится к договорам на дистанционную работу из другой страны.

Здесь стоит отметить, что смена резидентства не происходит автоматически. Для этого работник должен:

• заключить дополнительное соглашение к трудовому договору с указанием страны проживания;
• подать заявление о статусе налогового нерезидента, приложив к нему копию загранпаспорта с читаемыми отметками о пересечении границы.
• Точно также не будет автоматической смены резидентства при возвращении работника в Россию. Работник опять же должен уведомить работодателя.

Что учесть по охране труда

Большинство обязанностей работодателя по обеспечению безопасных условий на рабочих местах (ст. 214 ТК РФ) на дистанционную работу не распространяется, кроме трех пунктов:

• страхование удаленного сотрудника от «травматизма» (ст. 5 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ);
• расследование несчастных случаев, микротравм и профессиональных заболеваний;
• выполнение предписаний Роструда и других уполномоченных надзорных органов, рассмотрение представлений профсоюза.

Также работодателю придется проводить работнику инструктажи по безопасному использованию оборудования, если он предоставил его вместо компенсации (ст. 312.7 ТК РФ).

И вот здесь кроется одна из причин, по которой Минтруд отрицательно относится к дистанционным договорам с жителями другой страны. Он считает, что работодатель не сможет выполнять требования охраны труда. Например, провести расследование несчастного случая в другом государстве. Исключение — территория ЕАЭС: Казахстан, Беларусь, Армения, Киргизия.

Как быть с больничными

Дистанционный работник подлежит обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством (Федеральный закон от 16.07.99 № 165-ФЗ). Но для получения выплат по больничному или декрету иностранные медицинские документы придется заменить на российский листок нетрудоспособности, оформленный по требованиям Приказа Минздрава РФ от 23.11.2021 № 1089н.

Больничный от зарубежной клиники нужно будет легализовать, перевести на русский язык с нотариальным заверением перевода и представить на рассмотрение врачебной комиссии российской лицензированной медорганизации. 

Смотрите разъяснения ФСС о замене иностранного листка нетрудоспособности.

Дистанционного работника нужно предупредить, что от него потребуется при заболевании или травме для получения выплат.

Снимать ли с воинского учета

При переводе на дистанционную работу сотрудник не увольняется. Если он переехал в другую страну, то снять его с воинского учета можно только после получения им статуса «постоянно проживающего за пределами РФ» (ст. 8 Федерального закона 28.03.98 № 53-ФЗ).

Если у работника изменилось только место пребывания, то об этом нужно сообщить в военкомат, где работник стоял на учете. Порядок определен в приложении 13 к Методическим рекомендациям по воинскому учету от 11.07.2017:

1. Заполнить и передать работнику любым доступным способом листок сообщения об изменении сведений о гражданах, состоящих на воинском учете. Предполагается, что сотрудник должен сам отнести его в военкомат.
2. Внести изменения в личную карточку по форме № 10 (п. 29 МР).
3. В течение двух недель направить в военкомат сведения об изменениях. Форма приведена в приложении 13 к МР. Если листок сообщения вручить работнику не удалось, то в сведениях указывают причину.

Воинский учет на «дистанционщика» ведется так же, как на любого штатного сотрудника. Единственный нюанс: работодатель не сможет вручать под личную подпись повестки в военкомат. При получении на адрес организации нужно отправить их обратно с сопроводительным письмом. В письме в военкомат указать, что повестку вручить лично работнику невозможно из-за дистанционного характера работы.