Персонифицированные сведения о физических лицах: новый отчет с 2023 года

1 ноября 2022 31

С января 2023 года появится новый отчет по сотрудникам — персонифицированные сведения о физических лицах. По сути, это сокращенный раздел 3 расчета по страховым взносам, который теперь будет подаваться ежемесячно. Разбираемся, что это за отчет и как его заполнять.

Что такое персонифицированные сведения о физических лицах

Персонифицированные сведения о физлицах — это новый ежемесячный отчет в ФНС. Его форма, формат и порядок заполнения утверждены приказом ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@. Номер по КНД — 1151162.

Важно! Форма персонифицированных сведений — это сокращенный раздел 3 расчета по страховым взносам, который страхователи теперь будут сдавать ежемесячно. При этом из РСВ персонифицированные сведения тоже не исчезнут, их нужно будет по-прежнему представлять в составе ежеквартального отчета.

Кто должен представлять новый отчет в ФНС

Сдавать персонифицированные сведения должны плательщики страховых взносов, производящие выплаты и иные вознаграждения физлицам:

  • организации, в том числе иностранные, которые работают в России, и их обособленные подразделения;
  • предприниматели; 
  • адвокаты, частные детективы, нотариусы и другие специалисты частной практики;
  • главы КФХ;
  • физлица без статуса ИП.

В отчете нужно будет показывать персональные данные всех застрахованных лиц и суммы выплат, начисленные в пользу каждого из них в отчетном месяце.

В отчет включают следующих физлиц:

  • сотрудники по трудовым договорам;
  • исполнители по гражданско-правовым договорам на оказание услуг, выполнение работ;
  • исполнители по договорам авторского заказа;
  • авторы произведений по договорам об отчуждении исключительного права на результаты интеллектуальной деятельности, издательским лицензионным договорам, лицензионным договорам о предоставлении права использования результатов интеллектуальной деятельности.

Если ИП не выплачивает доходы другим физлицам, отчет можно не сдавать.

Включить человека в отчет нужно, даже если в отчетном периоде в его пользу не начисляли выплаты и вознаграждения. В этом случае строка 070 в электронном отчете остается пустой, а в бумажном заполняется прочерком.

extern

Отчитывайтесь по сотрудникам через Экстерн. В сервисе всегда актуальные формы и встроенные проверки

Когда сдавать персонифицированные сведения

Новый отчет нужно подавать ежемесячно. Впервые его сдают по итогам января 2023 года. Срок сдачи — 25 число месяца, следующего за отчетным. 

Стандартное правило о переносе срока сдачи при его совпадении с выходным или праздником продолжает действовать. С учетом этого в 2023 году крайние сроки будут такие:

  • за январь — 27 февраля;
  • за февраль — 27 марта;
  • за март — 25 апреля;
  • за апрель — 25 мая;
  • за май — 26 июня;
  • за июнь — 25 июля;
  • за июль — 25 августа;
  • за август — 25 сентября;
  • за сентябрь — 25 октября;
  • за октябрь — 27 ноября;
  • за ноябрь — 25 декабря.

При реорганизации и ликвидации сроки те же.

Куда и как подавать новый отчет

Отчет представьте в налоговый орган:

  • Организации — по месту своего нахождения и по месту нахождения обособленных подразделений, которые имеют счет в банке и сами платят физлицам.
  • ИП и физлица — по месту жительства.

Важно! Если обособленное подразделение, по которому раньше сдавали отчет, будет закрыто или потеряет полномочия по выплатам физлицам, сдать сведения за периоды, в которых подразделение работало, нужно будет в налоговую по месту нахождения организации.

Форма сдачи определяется по тем же правилам, что и для РСВ: если численность получателей выплат за отчетный период превышает 10 человек, то сдать сведения нужно электронно. Если получателей 10 или меньше, можно отчитываться на бумаге.

Как заполнить форму персонифицированных сведений о физлицах

Отчет состоит из титульного листа и части с персональными данными физлиц и сведениями о их доходах. Порядок его заполнения утвержден приказом ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@.

Титульный лист

Титульный лист формы выглядит так:

Титульный лист

Правила его заполнения абсолютно стандартные:

  1. Укажите ИНН и КПП в соответствии со свидетельством о постановке на учет. Предприниматели КПП не указывают.
  2. Для первичных сведений проставьте код «0–», для корректировок «1–», «2–» и так далее по порядку.
  3. Период, за который представляется отчет, заполняется кодом из приложения № 3 к порядку. В стандартном случае это просто номер месяца, но для реорганизации, ликвидации и снятия с учета ИП (главы КФХ) коды отличаются.
  4. Укажите отчетный год — 2023.
  5. Укажите код налогового органа, в который подаете отчет.
  6. В поле «По месту нахождения (учета)» укажите код из приложения № 4 к порядку.
  7. Впишите наименование вашей организации, обособленного подразделения (при наличии) или ФИО физлица.
  8. Впишите ОГРНИП — это поле предусмотрено только для ИП/главы КФХ. Узнать код можно по листу записи в ЕГРИП.
  9. Если в отчетном периоде организация была реорганизована, ликвидирована или ее обособленное подразделение было закрыто или лишено полномочий, заполните соответствующую строку, указав код из приложения № 2 к порядку.
  10. Укажите номер телефона и количество страниц в форме, а также количество листов подтверждающих документов.
  11. В разделе «Достоверность и полноту сведений, указанных в настоящих сведениях, подтверждаю» укажите код «1», если сведения представляет плательщик, и код «2» — если их подает уполномоченный представитель. Далее впишите ФИО, поставьте подпись и дату.

В Экстерне титульный лист почти полностью заполняется в автоматическом режиме из реквизитов налогоплательщика, сохраненных в сервисе. Остается только проверить и внести изменения при необходимости.

Персональные данные и сведения о выплатах

Этот раздел нужно заполнить на каждое застрахованное лицо, которое числилось в отчетном периоде. По нему указывают ИНН, ФИО, СНИЛС и сумму выплат, начисленных в его пользу в отчетном месяце.

В Экстерне заполнить персональные данные сотрудников можно будет автоматически из справочника. Достаточно отметить галочками нужных людей.

Персональные данные

В строке 070 указывается сумма выплат и иных вознаграждений, начисленных в пользу лица за отчетный месяц. Впишите сумму в рублях и копейках.

В строку включаются все суммы выплат и вознаграждений, которые входят в объект обложения страховыми взносами, а не база для исчисления страховых взносов, то есть порядок заполнения строки 070 аналогичен порядку заполнения строки 140 раздела 3 РСВ. Обратите внимание, что указывать доходы нужно в сумме до удержания НДФЛ.

extern

Отчитывайтесь легко и без ошибок

Удобный сервис для подготовки и сдачи отчетов через интернет. Дарим доступ в Экстерн на 14 дней!

Как исправить ошибку в персонифицированных сведениях

Уточненные Сведения можно подать до момента сдачи РСВ за отчетный период, в который попадает соответствующий месяц.

В уточненку включайте только тех физлиц, данные по которым нужно изменить. Не забудьте поставить номер корректировки на титульном листе.

В основной части для исправления или отмены поданных данных предусмотрена строка 010 «Признак аннулирования сведений о физлице»:

  • Если вы хотите аннулировать сведения (подали по ошибке), поставьте «1» в строке 010 и прочерки в строке 070.
  • Если ошибка допущена в ФИО/СНИЛС, то дополнительно к разделу с аннулированными сведениями заполните на это лицо раздел с верными сведениями по строкам 020–070.

Если надо исправить только сумму выплат, включите в корректировочный отчет сведения по физлицу и укажите верную сумму в строке 070. Строка 010 при этом не заполняется.

Главное на почту
Подписаться
Подписываясь, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от группы компаний СКБ Контур.
Получайте новости от наших экспертов дважды в месяцГлавное на почту
Подписаться
Подписываясь, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от группы компаний СКБ Контур.

Статьи по теме

Все статьи
31 комментарий
И
Директор ООО и единственный учредитель без трудового договора и без выплат , тоже нужно подавать на него новый отчёт ежемесячно. Выплаты раньше не производились. В Рсв сведения подаются
Елизавета Кобрина 9 ноября
Ира, добрый день! Это очень хороший вопрос, но контролирующие органы пока разъяснений не дали. Если проводить аналогию с СЗВ-М и РСВ, то подавать данные будет нужно.
Л
Добрый день. Если ООО платит физ. лицам аренду авто или помещения. Эти доходы тоже включать в новый отчет или нет? Раньше данные доходы попадали только в Расчет 6-НДФЛ.
Лидия, В строке 070 указывается сумма выплат и иных вознаграждений, начисленных в пользу лица за отчетный месяц. Заполняйте строку в рублях и копейках. Причем в порядке заполнения не отмечено, что сюда нужно включать только доходы, облагаемые страховыми взносами, так что включайте все, которые начисляли. Обратите внимание, что указывать доходы нужно в сумме до удержания НДФЛ.
Елизавета Кобрина 11 ноября
Лидия, здравствуйте! Выплаты по аренде не являются объектом для обложения страховыми взносами, поэтому не отражаются в РСВ. А перс. сведения должны совпадать с данными в разделе 3 РСВ. Следовательно, в форму перс. сведений эти выплаты включать не надо. А если это не работники , то они не являются застрахованными лицами и вообще не включаются в отчет.
Елизавета Кобрина Изменен 11 ноября
Ав, здравствуйте! В статье речь о том, что в форму перс. сведений включаются все суммы выплат и вознаграждений, которые входят в объект обложения страховыми взносами, а не база для исчисления страховых взносов. Правила заполнения строки 070 те же, что и для строки 140 раздела 3 РСВ.

Я уточню формулировку, чтобы не было разночтений.
Т
Татьяна 10 ноября
Добрый день. Платим ЗП за текущий месяц(бюджетники), поэтому в следующем много перерасчетов, значит постоянно корректировки сдавать?
Елизавета Кобрина 11 ноября
Татьяна, здравствуйте! Если корректировку перс. сведений не представить своевременно, то на лицевом счете суммы выплат заменятся при передаче РСВ данными из раздела 3.
А
Елизавета Кобрина, получается, главное перс.сведения отправить в принципе, не обязательно точно - а корректировку подавать не нужно? Или их будут с РСВ сверять и присылать запросы?
Каждый месяц будем подавать подробные сведения по каждому сотруднику. Зачем в квартальном отчете еще перс.сведения по каждому работнику??
Елизавета Кобрина 11 ноября
Наталья, добрый день! Этот ежемесячный отчет заменит СЗВ-М. Налоговая будет передавать сведения из него в фонд и органы соцзащиты.
А в квартальном РСВ в разделе 3 иная информация, более подробная.
И
Добрый день. В строке 070 указывается сумма выплат и иных вознаграждений, начисленных в пользу лица за отчетный месяц. Как же быть, например с б/л на которые не начисляются взносы? до 25 числа мы должны отразить всю сумму начислений, 28 числа ФНС должна списать сумму взносов с начислений, но на б/л нет взносов, следовательно ФНС спишет больше, пока не увидит сведения в квартальном, где отразятся начисления на которые не начисляются взносы?
Елизавета Кобрина 11 ноября
Ирина, добрый день! ФНС ничего не будет списывать на основании этого отчета, так как он не заменяет уведомление об исчисленных суммах налогов, взносов, авансов и пр.
И
и ещё один вопрос о сроках за декабрь 2023г, его в таблице нет (есть только январь-ноябрь)
Елизавета Кобрина 11 ноября
Ирина, этот отчет первый раз надо сдать по итогам января. За декабрь 2022 он не подается.
Елизавета Кобрина 11 ноября
Ирина, а, прошу прощения. За декабрь 2023 года надо сдавать до 25 января 2024, если ничего не изменится. У нас в списке только сроки сдачи в 2023 году даны.
Е
Объясните, как может отличаться сумма выплат, облагаемая взносами и база для начисления взносов. Почему это не одно и то же?
Елизавета Кобрина 14 ноября
Елена, здравствуйте! Вы, наверное, путаете объект обложения взносами и облагаемую сумму выплат. О том, что относится к объекту, написано в ст. 420 НК РФ. О том, что из этого объекта исключается при расчете базы для начисления, говорится в статье 422 НК РФ.
Например, пособия по нетрудоспособности входят в объект обложения взносами, так как относятся к выплатам в рамках трудовых договоров. Но в базу для начисления они не включены.
В расчете по страховым взносам в разделе 3 такая выплата будет учтена в строке 140, но исключена из строки 150. Соответственно, в форме перссведений ее тоже нужно будет учитывать в строке 070.
Мы подчеркиваем, что речь идет об объекте обложения, чтобы не было вопросов по поводу договоров аренды и т.п.
Н
Наталия 16 ноября
Сотрудник принят 09.01.2023 какие отчеты и в какие сроки теперь необходимо подать?
Елизавета Кобрина 25 ноября
Наталия, добрый день! При трудоустройстве сотрудника в 2023 году нужно будет подавать подраздел 1.1 формы ЕФС-1 — это аналог прежнего СЗВ-ТД.
Н
Наталия 25 ноября
Елизавета Кобрина, т.е. не позднее 10.01.2023 необходимо предоставить подр. 1.1 ?
Елизавета Кобрина 25 ноября
Наталия, да, верно.
В
Работник был уволен 04.2023.
В период 07.2023 была выплачена премия. СВ рассчитываются в период.
Должны ли мы включать данного работника в отчет за период 07.2023? С одной стороны работник уже не является застрахованным лицом, с другой стороны есть суммы, которые должны быть уплачены в фонд
Елизавета Кобрина 25 ноября
Вадим, добрый день! Есть разъяснения для заполнения РСВ по аналогичному вопросу: «Если в последние 3 месяца отчетного периода, за который представляется РСВ, начислялись выплаты и иные вознаграждения в рамках трудовых отношений и гражданско-правовых договоров, в том числе в пользу уволенных физических лиц в предыдущем отчетном периоде, то сведения о них включаются в состав представляемого расчета» (письмо ФНС от 05.12.2018 N БС-4-11/23628@).
Так как Персонифицированные сведения о физлицах представляются в ФНС и в будущем корректируются на представленные РСВ, считаю, что в перссведениях информацию о таких бывших сотрудниках и выплатах в их пользу указывать нужно. Но актуальных официальных разъяснений по этому вопросу еще нет.
Ю
физлица без статуса ИП- что это за категория ?
Елизавета Кобрина Вчера
Юлия, добрый день! Это физлица, которые не регистрировали ИП. Они тоже могут быть работодателями, например, нанимать помощников для ведения домашнего хозяйства. Собственно, РСВ эта категория работодателей тоже всегда была обязана сдавать.
Е
Что делать общественной ветеранской организации? Нет ни сотрудников, ни доходов, ни налогов, В ИФНС сдаем нулевую отчетность, председатель застрахован в своей организации, где работает.
Елизавета Кобрина Вчера
Елена, добрый день! Если сотрудников нет, то этот отчет сдавать не надо.
В
Виктория Вчера
Подскажите пожалуйста,а зарплату начислять до 22 числа? а с 23 по 22 следующего месяца другая з/пл?
Елизавета Кобрина Вчера
Виктория, добрый день! Сроки выплаты заработной платы должны быть прописаны в документах работодателя. Вы тут приводите периоды удержания НДФЛ, исходя из которых определяют дату подачи уведомления и уплаты налога. Но сроки выплаты не менялись.
Н
Наталия Вчера
Теперь в налоговую мы сдаем два отчета:новый и РСВ?