Персонифицированные сведения о физических лицах: новый отчет с 2023 года

7 декабря 2022 674 871 342

С января 2023 года появится новый отчет по сотрудникам — персонифицированные сведения о физических лицах. По сути, это сокращенный раздел 3 расчета по страховым взносам, который теперь будет подаваться ежемесячно. Разбираемся, что это за отчет и как его заполнять.

extern

Будем на связи

Следите за новостями Экстерна, первыми узнавайте о новых разъяснениях от экспертов и общайтесь с коллегами в соцсетях

Что такое персонифицированные сведения о физических лицах

Персонифицированные сведения о физлицах — это новый ежемесячный отчет в ФНС. Его форма, формат и порядок заполнения утверждены приказом ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@. Номер по КНД — 1151162.

Важно! Форма персонифицированных сведений — это сокращенный раздел 3 расчета по страховым взносам, который страхователи теперь будут сдавать ежемесячно. При этом из РСВ персонифицированные сведения тоже не исчезнут, их нужно будет по-прежнему представлять в составе ежеквартального отчета.

Кто должен представлять новый отчет в ФНС

Сдавать персонифицированные сведения должны плательщики страховых взносов, производящие выплаты и иные вознаграждения физлицам:

  • организации, в том числе иностранные, которые работают в России, и их обособленные подразделения;
  • предприниматели; 
  • адвокаты, частные детективы, нотариусы и другие специалисты частной практики;
  • главы КФХ;
  • физлица без статуса ИП.

В отчете нужно будет показывать персональные данные всех застрахованных лиц и суммы выплат, начисленные в пользу каждого из них в отчетном месяце.

В отчет включают следующих физлиц:

  • сотрудники по трудовым договорам;
  • исполнители по гражданско-правовым договорам на оказание услуг, выполнение работ;
  • исполнители по договорам авторского заказа;
  • авторы произведений по договорам об отчуждении исключительного права на результаты интеллектуальной деятельности, издательским лицензионным договорам, лицензионным договорам о предоставлении права использования результатов интеллектуальной деятельности.

Если ИП не выплачивает доходы другим физлицам, отчет можно не сдавать.

Включить человека в отчет нужно, даже если в отчетном периоде в его пользу не начисляли выплаты и вознаграждения. В этом случае строка 070 в электронном отчете остается пустой, а в бумажном заполняется прочерком.

extern

Отчитывайтесь по сотрудникам через Экстерн. В сервисе всегда актуальные формы и встроенные проверки

Когда сдавать персонифицированные сведения

Новый отчет нужно подавать ежемесячно. Впервые его сдают по итогам января 2023 года. Срок сдачи — 25 число месяца, следующего за отчетным. 

Стандартное правило о переносе срока сдачи при его совпадении с выходным или праздником продолжает действовать. С учетом этого в 2023 году крайние сроки будут такие:

  • за январь — 27 февраля;
  • за февраль — 27 марта;
  • за март — 25 апреля;
  • за апрель — 25 мая;
  • за май — 26 июня;
  • за июнь — 25 июля;
  • за июль — 25 августа;
  • за август — 25 сентября;
  • за сентябрь — 25 октября;
  • за октябрь — 27 ноября;
  • за ноябрь — 25 декабря.

При реорганизации и ликвидации сроки те же.

Куда и как подавать новый отчет

Отчет представьте в налоговый орган:

  • Организации — по месту своего нахождения и по месту нахождения обособленных подразделений, которые имеют счет в банке и сами платят физлицам.
  • ИП и физлица — по месту жительства.

Важно! Если обособленное подразделение, по которому раньше сдавали отчет, будет закрыто или потеряет полномочия по выплатам физлицам, сдать сведения за периоды, в которых подразделение работало, нужно будет в налоговую по месту нахождения организации.

Форма сдачи определяется по тем же правилам, что и для РСВ: если численность получателей выплат за отчетный период превышает 10 человек, то сдать сведения нужно электронно. Если получателей 10 или меньше, можно отчитываться на бумаге.

Как заполнить форму персонифицированных сведений о физлицах

Отчет состоит из титульного листа и части с персональными данными физлиц и сведениями о их доходах. Порядок его заполнения утвержден приказом ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@.

Титульный лист

Титульный лист формы выглядит так:

Титульный лист

Правила его заполнения абсолютно стандартные:

  1. Укажите ИНН и КПП в соответствии со свидетельством о постановке на учет. Предприниматели КПП не указывают.
  2. Для первичных сведений проставьте код «0–», для корректировок «1–», «2–» и так далее по порядку.
  3. Период, за который представляется отчет, заполняется кодом из приложения № 3 к порядку. В стандартном случае это просто номер месяца, но для реорганизации, ликвидации и снятия с учета ИП (главы КФХ) коды отличаются.
  4. Укажите отчетный год — 2023.
  5. Укажите код налогового органа, в который подаете отчет.
  6. В поле «По месту нахождения (учета)» укажите код из приложения № 4 к порядку.
  7. Впишите наименование вашей организации, обособленного подразделения (при наличии) или ФИО физлица.
  8. Впишите ОГРНИП — это поле предусмотрено только для ИП/главы КФХ. Узнать код можно по листу записи в ЕГРИП.
  9. Если в отчетном периоде организация была реорганизована, ликвидирована или ее обособленное подразделение было закрыто или лишено полномочий, заполните соответствующую строку, указав код из приложения № 2 к порядку.
  10. Укажите номер телефона и количество страниц в форме, а также количество листов подтверждающих документов.
  11. В разделе «Достоверность и полноту сведений, указанных в настоящих сведениях, подтверждаю» укажите код «1», если сведения представляет плательщик, и код «2» — если их подает уполномоченный представитель. Далее впишите ФИО, поставьте подпись и дату.

В Экстерне титульный лист почти полностью заполняется в автоматическом режиме из реквизитов налогоплательщика, сохраненных в сервисе. Остается только проверить и внести изменения при необходимости.

Персональные данные и сведения о выплатах

Этот раздел нужно заполнить на каждое застрахованное лицо, которое числилось в отчетном периоде. По нему указывают ИНН, ФИО, СНИЛС и сумму выплат, начисленных в его пользу в отчетном месяце.

В Экстерне заполнить персональные данные сотрудников можно будет автоматически из справочника. Достаточно отметить галочками нужных людей.

Персональные данные

В строке 070 указывается сумма выплат и иных вознаграждений, начисленных в пользу лица за отчетный месяц. Впишите сумму в рублях и копейках.

В строку включаются все суммы выплат и вознаграждений, которые входят в объект обложения страховыми взносами, а не база для исчисления страховых взносов, то есть порядок заполнения строки 070 аналогичен порядку заполнения строки 140 раздела 3 РСВ. Обратите внимание, что указывать доходы нужно в сумме до удержания НДФЛ.

extern

Отчитывайтесь легко и без ошибок

Удобный сервис для подготовки и сдачи отчетов через интернет. Дарим доступ в Экстерн на 14 дней!

Как исправить ошибку в персонифицированных сведениях

Уточненные Сведения можно подать до момента сдачи РСВ за отчетный период, в который попадает соответствующий месяц.

В уточненку включайте только тех физлиц, данные по которым нужно изменить. Не забудьте поставить номер корректировки на титульном листе.

В основной части для исправления или отмены поданных данных предусмотрена строка 010 «Признак аннулирования сведений о физлице»:

  • Если вы хотите аннулировать сведения (подали по ошибке), поставьте «1» в строке 010 и прочерки в строке 070.
  • Если ошибка допущена в ФИО/СНИЛС, то дополнительно к разделу с аннулированными сведениями заполните на это лицо раздел с верными сведениями по строкам 020–070.

Если надо исправить только сумму выплат, включите в корректировочный отчет сведения по физлицу и укажите верную сумму в строке 070. Строка 010 при этом не заполняется.

Нужно ли сдавать нулевые персонифицированные сведения, если не было начислений

Нулевой формы персонифицированных сведений не существует. Это значит, что в отчете в любом случае должны быть данные застрахованных лиц, даже если в отчетном месяце у организации не было начислений или сотрудников. Заполнение отчета зависит от причины отсутствия сведений:

  • У организации есть застрахованные лица, но нет начислений в их пользу. Персональные данные всех застрахованных лиц включаются в отчет, но в строке 070 проставляется прочерк, если форма печатная, и «0», если она электронная.
  • У организации нет застрахованных лиц. В общем случае такая ситуация невозможна. В организации есть хотя бы один сотрудник — директор-единственный учредитель. Именно его данные включаются в отчет. Если выплат не было, в строке 070 проставляется прочерк, если форма печатная, и «0», если она электронная.

В прочих случаях отсутствия сведений отчет по форме вовсе не представляется. К примеру, не отчитываются ИП без работников.

Штрафы за непредставление персонифицированных сведений

Отдельный штраф за непредставление или за несвоевременное представление Персонифицированных сведений о физлицах в НК не предусмотрен. Поэтому могут применяться общие штрафы:

  • Непредставление в установленный срок документов и иных сведений, предусмотренных НК РФ и иными актами законодательства о налогах и сборах — штраф в размере 200 рублей за каждый непредставленный документ (п. 1 ст. 126 НК РФ).
  • Непредставление в установленный срок либо отказ от представления в налоговые органы оформленных в установленном порядке документов и (или) иных сведений, необходимых для осуществления налогового контроля, а равно представление таких сведений в неполном объеме или в искаженном виде — административный штраф на граждан в размере от ста до трехсот рублей; на должностных лиц — от трехсот до пятисот рублей (ст. 15.6 КоАП РФ).
Главное на почту — и памятка по расчету выплат, налогов и взносов в подарок
Подписаться
Подписываясь, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от группы компаний СКБ Контур.
Главное на почту — и памятка по расчету выплат, налогов и взносов в подарок
Подписаться
Подписываясь, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от группы компаний СКБ Контур.

Статьи по теме

Все статьи
342 комментария
Т
И
Л
ПС
З
О
МА
Ж
Ю
К
Р
Т
МВ
ИМ
K
ИП
Р
Радуга 3 марта
Добрый день. Отчет предоставляется не с нарастающим итогом? если человек уволился в январе,в феврале его же не надо указывать?
Н
Наталья 18 апреля
Радуга, в феврале уже не указываете.
С
Светлана 3 марта
Здравствуйте. подскажите, пожалуйста, что грозит за несвоевременную сдачу отчета ПСВ ?
Н
Наталья 6 марта
Добрый день! Надо ли в Перс сведения вкючать сотрудника иностранца высококвалифицированного специалиста(ВКС) временно пребывающего в РФ. С таких сотрудников не уплачиваются взносы в СФР и до 01.01.20253 в форму СЗВ-М их не включали, так же как и в РСВ.
Наталья, мне с налоговой отчетили, что на ВКС подавать перссведения не нужно, так как он не застрахован в нашей системе страхования
Е
Екатерина 7 марта
Здравствуйте! Подскажите, должен ли попадать в отчет о персонифицированных сведениях больничный лист, начисленный после увольнения сотрудника? У нас почему-то не попадает.
Л
Лариса 15 марта
Екатерина, тоже актуально. У меня не попадают сотрудники с оплаченными после увольнения больниками. Ответ нигде не могу найти.
С
Г
Н
Л
Любовь 17 марта
Добрый день. Если человек находится в отпуске по уходу за ребенком, мы ее не включаем в ПСВ?
С
Светлана 5 апреля
Любовь, включаете. Доход ставите 0
Е
Екатерина 22 марта
Подскажите пожалуйста, если не работающему (бывшему) сотруднику выплатили материальную помощь которая не облагается налогами, должен ли этот сотрудник попадать Персонифицированные сведения?
Дарья Изотова, техподдержка 12 апреля
Екатерина, добрый день! Персонифицированные сведения подаются только на тех застрахованных лиц, которым были начислены выплаты в рамках трудовых отношений и гражданско-правовых договоров.
Если сотрудник уже уволен, то включать его в Сведения не нужно.
К
Н
Наталья 27 марта
Скажите пожалуйста, какую сумму ставить в персонифицированных сведениях в графе Справочно ?
Дарья Изотова, техподдержка 14 апреля
Наталья, добрый день! Подскажите, пожалуйста, где именно вы увидели данную графу?
По шаблону и порядку заполнения такая графа в персонифицированных сведениях отсутствует.
Н
Добрый день! Подскажите если сотруднику начислили зарплату за декабрь 2022г. в феврале 2023г. нужно ли указывать его в отчете персонифицированные сведения о застрахованных лицах?
Александр, техподдержка 6 апреля
Нора, добрый день! Уточните, пожалуйста, данный сотрудник у вас являлся застрахованным лицом в феврале?
Н
Добрый день!. Нет в феврале он не работал.
Александр, техподдержка 18 апреля
Нора, добрый день. Если имеется ввиду, что он был уволен, то есть не было с ним трудового договора или договора ГПХ в феврале, то и в этом отчете за февраль он не должен быть.
М
Марина 7 апреля
сдают ли персонифицированные сведения организации на АУСН?
Александр, техподдержка 19 апреля
Марина, по закону нет, не сдают.
Е
если забыли сотрудника сдать в перс.сведениях , в уточненную подаем только забытого сотрудника или всех остальных тоже
Н
Наталья 18 апреля
Елена, только на забытого сотрудника
Александр, техподдержка 20 апреля
Елена, Наталья выше ответила верно. Единственное, хочу обратить внимание, что исправить сведения можно до момента сдачи РСВ за отчетный период, в который попадает соответствующий месяц.
Г
Гиляна 13 апреля
Добрый день.
Если уточненные сведения (исправление суммы выплат) не подали до момента сдачи РСВ. Затрут ли Корректные данные из РСВ данные в персонке?
Александр, техподдержка 20 апреля
Гиляна, добрый день. В статье выше об этом нет информации. По мнению на бухгалтерском портале «Главная книга», цитирую: «Подавать уточненный отчет ПС после сдачи РСВ бессмысленно, поскольку ИФНС получит все необходимые сведения из РСВ».
Г
Л
Е
Нужно ли включать в отчет ПС мобилизованных, если договор приостановлен, начислений нет?
Александр, техподдержка 21 апреля
Елена, мобилизованный сотрудник, трудовой договор с которым приостановлен, по-прежнему состоит с работодателем в трудовых отношениях и остается застрахованным лицом. Об этом мы написали в другой статье. При этом включать человека в отчет ПС нужно, даже если в отчетном периоде в его пользу не начисляли выплаты и вознаграждения. В этом случае строки 070 у таких людей заполните нулями.
О
Нужно ли включать в отчет ПС суточные сверх нормы при командировке в строку 070?
Александр, техподдержка 25 апреля
Ольга, в строке 070 нужно указывать сумму всех выплат в пользу ФЛ , которые являются объектом обложения страховыми взносами, как облагаемых, так и необлагаемых до удержания НДФЛ .
Суточные являются объектом обложения страховыми взносами, поэтому их указываем в строке 070.
В
Валентина 21 апреля
Нужно ли включать в ПСВ сумму начисленную по больничному листу - 3 дня за счет работодателя?
Дарья Изотова, техподдержка 27 апреля
Валентина, добрый день! Согласно порядку заполнения в форме указывается сумма выплат и иных вознаграждений, начисленная в пользу сотрудника за период, за который предоставляются сведения.
Исключений здесь нет, так что, да, выплаты по больничному листу тоже включаем.
Добрый день! Можно ли сдать персонифицированные сведения за апрель - 24 апреля?
Дарья Изотова, техподдержка 28 апреля
Ольга, добрый день! Крайний срок подачи сведений — 25 число месяца, следующего за отчётным. Начало приёма нигде прямо не указано, каких-либо запретов от законодательства тоже нет, поэтому, в теории, подать можно.
Однако важно оценить риски: в большинстве случаев отчётность в ФНС регистрируется благополучно, тем не менее может прийти отказ с ошибкой «Нарушение установленного порядка представления сведений» или могут измениться форма/формат отчётности.
О
Оксана 24 апреля
У ИП нет сотрудников, нужно ли сдавать отчет
Дарья Изотова, техподдержка 28 апреля
Оксана, добрый день! Если сотрудников нет, то подавать сведения не нужно.
Н
Наталия 29 апреля
Добрый день.
Можно ли сзв-м подписать укэп физ лица (директора организации)?
Дарья Изотова, техподдержка 2 мая
Наталия, добрый день! Полагаю, вы имеете ввиду форму «Персонифицированные сведения». Если так, то технически это возможно, однако может прийти отказ из-за отсутствия ИНН юридического лица (ЮЛ) в сертификате.
Мы рекомендуем работать с сертификатом ЮЛ от УЦ ФНС, Федерального Казначейства или ЦБ РФ.
Р
Регина 16 мая
Подскажите пожалуйста, приемные родители пенсионеры по ним не начисляются страховые взносы, указывать их в персонифицированные сведения отчет
Дарья Изотова, техподдержка 17 мая
Регина, добрый день! Согласно порядку заполнения формы в отчёт включаются все застрахованные лица, в том числе те, которым были начислены выплаты в рамках трудовых отношений и гражданско-правовых договоров.
Если указанные сотрудники являются таковыми, то их нужно включить в отчёт.
Р
Регина 17 мая
Ответ на мой вопрос
Е
Екатерина 17 мая
Добрый день, пожскажите, пожалуйста, если на конец месяца у сотрудника образовался долг перед предприятием из-за перерасчета, необходимо указывать в ПСВ минусовую сумму?
Дарья Изотова, техподдержка 17 мая
Екатерина, добрый день! Согласно порядку заполнения в форме указываются только выплаты и иные вознаграждения, начисленные в пользу сотрудника, то есть отрицательных сумм не должно быть.
Е
Елена 18 мая
Добрый день.Скажите,если мы заключили договор ГПХ с белорусом работающим в Минске на удаленке,т.е. не на территории РФ,должны ли мы на него подавать персонифицированные сведения? Ведь налоги мы за него не платим,кроме несч.случаев.
Дарья Изотова, техподдержка 19 мая
Елена, добрый день! Согласно порядку заполнения формы в отчёт включаются все застрахованные лица, в том числе те, которым были начислены выплаты в рамках трудовых отношений и гражданско-правовых договоров.
Если сотрудник не является таковым, то включать сведения по нему не нужно.
В
Варвара 23 мая
Добрый день! Скажите, пожалуйста, нужно ли подавать персонифицированные сведения на ликвидатора? Раньше он был учредителем в этой фирме. Сотрудников в фирме нет.
Дарья Изотова, техподдержка 23 мая
Варвара, добрый день! Так как с ликвидатором заключается трудовой договор или договор ГПХ, то подать сведения нужно, согласно Приказу ФНС от 29.09.2022 N ЕД-7-11/878@.
А
Анастасия 23 мая
Добрый день, в отчетах за январь-март по сотруднику не указывался ИНН. Если в РСВ за 1 квартал указан ИНН, надо ли сдавать корректировку ПСВ или уже нет необходимости?
Дарья Изотова, техподдержка 24 мая
Анастасия, добрый день! После подачи РСВ не нужно корректировать ранее направленные Уведомления, согласно п. 1.2 Приложения 4 к Приказу ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@.
Всю необходимую информацию ФНС возьмёт из расчёта.
О
Ольга 24 мая
Сотрудник был уволен в марте. В апреле он заболел и больничный (3 дня за счет работодателя) ему были начислены в течении 30 дней после увольнения. Нужно ли этот доход и этого сотрудника включать в отчет «Персонифицированные сведения» за апрель?
Дарья Изотова, техподдержка 24 мая
Ольга, добрый день! Да, включить нужно. Подробнее об этом рассказал эксперт в статье, посмотрите, пожалуйста.
О
Ольга 24 мая