С января 2023 года появится новый отчет по сотрудникам — персонифицированные сведения о физических лицах. По сути, это сокращенный раздел 3 расчета по страховым взносам, который теперь будет подаваться ежемесячно. Разбираемся, что это за отчет и как его заполнять.
Содержание
- Что такое персонифицированные сведения о физических лицах
- Кто должен представлять новый отчет в ФНС
- Когда сдавать персонифицированные сведения
- Куда и как подавать новый отчет
- Как заполнить форму персонифицированных сведений о физлицах
- Персональные данные и сведения о выплатах
- Как исправить ошибку в персонифицированных сведениях
- Нужно ли сдавать нулевые персонифицированные сведения, если не было начислений
- Штрафы за непредставление персонифицированных сведений

Будем на связи
Следите за новостями Экстерна, первыми узнавайте о новых разъяснениях от экспертов и общайтесь с коллегами в соцсетях
Что такое персонифицированные сведения о физических лицах
Персонифицированные сведения о физлицах — это новый ежемесячный отчет в ФНС. Его форма, формат и порядок заполнения утверждены приказом ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@. Номер по КНД — 1151162.
Важно! Форма персонифицированных сведений — это сокращенный раздел 3 расчета по страховым взносам, который страхователи теперь будут сдавать ежемесячно. При этом из РСВ персонифицированные сведения тоже не исчезнут, их нужно будет по-прежнему представлять в составе ежеквартального отчета.
Кто должен представлять новый отчет в ФНС
Сдавать персонифицированные сведения должны плательщики страховых взносов, производящие выплаты и иные вознаграждения физлицам:
- организации, в том числе иностранные, которые работают в России, и их обособленные подразделения;
- предприниматели;
- адвокаты, частные детективы, нотариусы и другие специалисты частной практики;
- главы КФХ;
- физлица без статуса ИП.
В отчете нужно будет показывать персональные данные всех застрахованных лиц и суммы выплат, начисленные в пользу каждого из них в отчетном месяце.
В отчет включают следующих физлиц:
- сотрудники по трудовым договорам;
- исполнители по гражданско-правовым договорам на оказание услуг, выполнение работ;
- исполнители по договорам авторского заказа;
- авторы произведений по договорам об отчуждении исключительного права на результаты интеллектуальной деятельности, издательским лицензионным договорам, лицензионным договорам о предоставлении права использования результатов интеллектуальной деятельности.
Если ИП не выплачивает доходы другим физлицам, отчет можно не сдавать.
Включить человека в отчет нужно, даже если в отчетном периоде в его пользу не начисляли выплаты и вознаграждения. В этом случае строка 070 в электронном отчете остается пустой, а в бумажном заполняется прочерком.
Отчитывайтесь по сотрудникам через Экстерн. В сервисе всегда актуальные формы и встроенные проверки
Когда сдавать персонифицированные сведения
Новый отчет нужно подавать ежемесячно. Впервые его сдают по итогам января 2023 года. Срок сдачи — 25 число месяца, следующего за отчетным.
Стандартное правило о переносе срока сдачи при его совпадении с выходным или праздником продолжает действовать. С учетом этого в 2023 году крайние сроки будут такие:
- за январь — 27 февраля;
- за февраль — 27 марта;
- за март — 25 апреля;
- за апрель — 25 мая;
- за май — 26 июня;
- за июнь — 25 июля;
- за июль — 25 августа;
- за август — 25 сентября;
- за сентябрь — 25 октября;
- за октябрь — 27 ноября;
- за ноябрь — 25 декабря.
При реорганизации и ликвидации сроки те же.
Куда и как подавать новый отчет
Отчет представьте в налоговый орган:
- Организации — по месту своего нахождения и по месту нахождения обособленных подразделений, которые имеют счет в банке и сами платят физлицам.
- ИП и физлица — по месту жительства.
Важно! Если обособленное подразделение, по которому раньше сдавали отчет, будет закрыто или потеряет полномочия по выплатам физлицам, сдать сведения за периоды, в которых подразделение работало, нужно будет в налоговую по месту нахождения организации.
Форма сдачи определяется по тем же правилам, что и для РСВ: если численность получателей выплат за отчетный период превышает 10 человек, то сдать сведения нужно электронно. Если получателей 10 или меньше, можно отчитываться на бумаге.
Как заполнить форму персонифицированных сведений о физлицах
Отчет состоит из титульного листа и части с персональными данными физлиц и сведениями о их доходах. Порядок его заполнения утвержден приказом ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@.
Титульный лист
Титульный лист формы выглядит так:
Правила его заполнения абсолютно стандартные:
- Укажите ИНН и КПП в соответствии со свидетельством о постановке на учет. Предприниматели КПП не указывают.
- Для первичных сведений проставьте код «0–», для корректировок «1–», «2–» и так далее по порядку.
- Период, за который представляется отчет, заполняется кодом из приложения № 3 к порядку. В стандартном случае это просто номер месяца, но для реорганизации, ликвидации и снятия с учета ИП (главы КФХ) коды отличаются.
- Укажите отчетный год — 2023.
- Укажите код налогового органа, в который подаете отчет.
- В поле «По месту нахождения (учета)» укажите код из приложения № 4 к порядку.
- Впишите наименование вашей организации, обособленного подразделения (при наличии) или ФИО физлица.
- Впишите ОГРНИП — это поле предусмотрено только для ИП/главы КФХ. Узнать код можно по листу записи в ЕГРИП.
- Если в отчетном периоде организация была реорганизована, ликвидирована или ее обособленное подразделение было закрыто или лишено полномочий, заполните соответствующую строку, указав код из приложения № 2 к порядку.
- Укажите номер телефона и количество страниц в форме, а также количество листов подтверждающих документов.
- В разделе «Достоверность и полноту сведений, указанных в настоящих сведениях, подтверждаю» укажите код «1», если сведения представляет плательщик, и код «2» — если их подает уполномоченный представитель. Далее впишите ФИО, поставьте подпись и дату.
В Экстерне титульный лист почти полностью заполняется в автоматическом режиме из реквизитов налогоплательщика, сохраненных в сервисе. Остается только проверить и внести изменения при необходимости.
Персональные данные и сведения о выплатах
Этот раздел нужно заполнить на каждое застрахованное лицо, которое числилось в отчетном периоде. По нему указывают ИНН, ФИО, СНИЛС и сумму выплат, начисленных в его пользу в отчетном месяце.
В Экстерне заполнить персональные данные сотрудников можно будет автоматически из справочника. Достаточно отметить галочками нужных людей.
В строке 070 указывается сумма выплат и иных вознаграждений, начисленных в пользу лица за отчетный месяц. Впишите сумму в рублях и копейках.
В строку включаются все суммы выплат и вознаграждений, которые входят в объект обложения страховыми взносами, а не база для исчисления страховых взносов, то есть порядок заполнения строки 070 аналогичен порядку заполнения строки 140 раздела 3 РСВ. Обратите внимание, что указывать доходы нужно в сумме до удержания НДФЛ.

Отчитывайтесь легко и без ошибок
Удобный сервис для подготовки и сдачи отчетов через интернет. Дарим доступ в Экстерн на 14 дней!
Как исправить ошибку в персонифицированных сведениях
Уточненные Сведения можно подать до момента сдачи РСВ за отчетный период, в который попадает соответствующий месяц.
В уточненку включайте только тех физлиц, данные по которым нужно изменить. Не забудьте поставить номер корректировки на титульном листе.
В основной части для исправления или отмены поданных данных предусмотрена строка 010 «Признак аннулирования сведений о физлице»:
- Если вы хотите аннулировать сведения (подали по ошибке), поставьте «1» в строке 010 и прочерки в строке 070.
- Если ошибка допущена в ФИО/СНИЛС, то дополнительно к разделу с аннулированными сведениями заполните на это лицо раздел с верными сведениями по строкам 020–070.
Если надо исправить только сумму выплат, включите в корректировочный отчет сведения по физлицу и укажите верную сумму в строке 070. Строка 010 при этом не заполняется.
Нужно ли сдавать нулевые персонифицированные сведения, если не было начислений
Нулевой формы персонифицированных сведений не существует. Это значит, что в отчете в любом случае должны быть данные застрахованных лиц, даже если в отчетном месяце у организации не было начислений или сотрудников. Заполнение отчета зависит от причины отсутствия сведений:
- У организации есть застрахованные лица, но нет начислений в их пользу. Персональные данные всех застрахованных лиц включаются в отчет, но в строке 070 проставляется прочерк, если форма печатная, и «0», если она электронная.
- У организации нет застрахованных лиц. В общем случае такая ситуация невозможна. В организации есть хотя бы один сотрудник — директор-единственный учредитель. Именно его данные включаются в отчет. Если выплат не было, в строке 070 проставляется прочерк, если форма печатная, и «0», если она электронная.
В прочих случаях отсутствия сведений отчет по форме вовсе не представляется. К примеру, не отчитываются ИП без работников.
Штрафы за непредставление персонифицированных сведений
Отдельный штраф за непредставление или за несвоевременное представление Персонифицированных сведений о физлицах в НК не предусмотрен. Поэтому могут применяться общие штрафы:
- Непредставление в установленный срок документов и иных сведений, предусмотренных НК РФ и иными актами законодательства о налогах и сборах — штраф в размере 200 рублей за каждый непредставленный документ (п. 1 ст. 126 НК РФ).
- Непредставление в установленный срок либо отказ от представления в налоговые органы оформленных в установленном порядке документов и (или) иных сведений, необходимых для осуществления налогового контроля, а равно представление таких сведений в неполном объеме или в искаженном виде — административный штраф на граждан в размере от ста до трехсот рублей; на должностных лиц — от трехсот до пятисот рублей (ст. 15.6 КоАП РФ).
Я уточню формулировку, чтобы не было разночтений.
В строку включаются все суммы выплат и вознаграждений, которые входят в объект обложения страховыми взносами, а не база для исчисления страховых взносов, то есть порядок заполнения строки 070 аналогичен порядку заполнения строки 140 раздела 3 РСВ. Обратите внимание, что указывать доходы нужно в сумме до удержания НДФЛ.
А в квартальном РСВ в разделе 3 иная информация, более подробная.
Например, пособия по нетрудоспособности входят в объект обложения взносами, так как относятся к выплатам в рамках трудовых договоров. Но в базу для начисления они не включены.
В расчете по страховым взносам в разделе 3 такая выплата будет учтена в строке 140, но исключена из строки 150. Соответственно, в форме перссведений ее тоже нужно будет учитывать в строке 070.
Мы подчеркиваем, что речь идет об объекте обложения, чтобы не было вопросов по поводу договоров аренды и т.п.
Нужно ли отправлять тогда "сведения о застрахованном лице" (как раньше отправляли в ФСС для ЭЛН). Или отчета ЕФС-1 будет достаточно
В период 07.2023 была выплачена премия. СВ рассчитываются в период.
Должны ли мы включать данного работника в отчет за период 07.2023? С одной стороны работник уже не является застрахованным лицом, с другой стороны есть суммы, которые должны быть уплачены в фонд
Так как Персонифицированные сведения о физлицах представляются в ФНС и в будущем корректируются на представленные РСВ, считаю, что в перссведениях информацию о таких бывших сотрудниках и выплатах в их пользу указывать нужно. Но актуальных официальных разъяснений по этому вопросу еще нет.
Выплаты не производились. Других сотрудников нет. СЗВ-М не подавался. РСВ и 4-ФСС подавались ежеквартально нулевыми. Нужно ли будет подавать ежемесячно нулевой персонифицированный ...?
В СЗВ-М мы указывали сотрудников без указания начислений, а как теперь быть? Не отражать сотрудника ,если по нему нет начислений?
При этом мы будем подавать корректировку расчёта страховых взносов за 1 квартал.
Нужно ли подавать в этом случае корректировку Персониф.сведений ЗЛ?
Или кор. Расчёт автоматически перекрывает эти суммы?
Например, если человек уволился 31 января, а ден.комп.ему начислили и выплатили 21 февраля (например, увольнялся за прогулы).
Получается, что если по аналогии с СЗВ-М - если мы предоставим Перс.сведения за февраль ради суммы выплаты - ему не будет проиндексирована пенсия.
Или, все-таки, если в феврале он уже не является застрахованным лицом, то на него не надо предоставлять Перс. сведения?
Примечание: А в РСВ его подавать надо, в соответствии с порядком.
Отправляете уведомление на НДФЛ с этих начислений - до 25го.
В соответствии, с этим уведомлением, до 28 перечисляете удержанный НДФЛ с начислений за период с 1 по 22 января.
Следующий период отсекаете - все начисления с 23 января по 22 февраля, сюда и войдет Ваша з/п, начисленная 31го.
В одном уведомлении - все виды налогов по этому же принципу. Кроме тех, за которые Вы до 25го в текущем месяце сдадите Расчёты. Например, страховые взносы - расчёт сдадите до 25.01, в уведомлении до 25.01 их показывать не надо. А за январь в феврале Расчёт СВ не сдаете, поэтому СВ в уведомлении до 25.02 - показываете. И так далее.
за весь январь начисленный доход до 27.02.23?
Подскажите пожалуйста, з/п за декабрь, которую выплатили в январе. Сюда попадает? Так как в 6 ндфл за 2022 ее отображать не надо, а надо в 1 квартале 2023 года.
Подскажите, а если в январе не было выплат зарплаты сотруднику. То в отчете ставим 0, выплаты за январь у нас идут в феврале. Начисления за январь есть, но выплаты за январь идут в феврале.
отчет подается в след. месяце за предыдущий, поэтому в феврале вы будите знать сколько вы начислили сотруднику за январь
Стала читать комментарии и поняла, что совсем запуталась... Получается, в ПСВ мы вносим суммы не то, что начислено за январь, как раньше, а то, что было выплачено в январе? Или все-таки начисления за январь?
Дивиденды выплачивались до 20 января, после утверждения бухотчета за 2022год.
Включить человека в отчет нужно, даже если в отчетном периоде в его пользу не начисляли выплаты и вознаграждения. В этом случае строка 070 в электронном отчете остается пустой, а в бумажном заполняется прочерком.
В строку включаются все суммы выплат и вознаграждений, которые входят в объект обложения страховыми взносами, а не база для исчисления страховых взносов, то есть порядок заполнения строки 070 аналогичен порядку заполнения строки 140 раздела 3 РСВ. Обратите внимание, что указывать доходы нужно в сумме до удержания НДФЛ.
Поэтому я думаю, надо все суммы писать. Иначе потом квартальный не пойдет
Отчёт не отправляется без работников
Подскажите, если по договорам ГПХ, заключенным в декабре 2022 прошли выплаты уже 13 января 2023, то их включать в ПСВ?
Иностранных работников нужно включать в отчет, если они признаются застрахованными лицами, то есть за них платятся страховые взносы. Это могут быть постоянно и временно проживающие, временно пребывающие в РФ. К таким не относятся временно пребывающие высококвалифицированные специалисты, не из ЕАЭС. Они не являются застрахованными лицами.
Условно это раздел 3 РСВ, только мы его сдаем каждый месяц теперь
Налоговой отчет принят успешно!
В РСВ эти выплаты не отражаются.
И с какого года командировочные надо отражать... ?
от 24 ноября 2017 г. N ГД-4-11/23829@ и письмо Минфина
от 28 марта 2019 г. N 03-15-06/21254. В РСВ указывается не доход, а "суммы выплат и иных вознаграждений...", видимо это и стало ключевым при разъяснениях Минфина. В любом случае, несмотря на наше согласие или нет, официальная позиция на данный момент такова.
Это не нормативные документы, а вольное трактование бестолковых чиновников, возможно уже и не работающих в этих организациях.
Хотя бы приказ по ФНС или Минфину был бы, а так глупость, которой уже шестой год пошел.
Командировочные и другие суммы, выданные под отчет, это никак не выплаты работнику, относящиеся к оплате ему за труд и иным вознаграждениям.
В отличии от суточных сверх установленных норм... , которые можно, наверное, считать вознаграждением.
Согласно позиции Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации, работающие безвозмездно в некоммерческих, общественных организациях сотрудники, а также лица, осуществляющие руководящие функции, в отношении которых не начисляются страховые взносы на обязательное пенсионное страхование, относятся к неработающим лицам.
На основании вышеизложенного, страхователи данной категории с сентября 2020 г. не представляют в территориальные органы ПФР сведения по форме СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ, а ошибочно представленные сведения с данного периода подлежат отмене.
Соответственно, в случае если в конкретном месяце в отношении указанных лиц произведено начисление страховых взносов на обязательное пенсионное страхование, такие лица признаются работающими и страхователи обязаны представлять форму СЗВ-М за данный период и СЗВ-СТАЖ годовую (представляется с 1 января по 1 марта года, следующего за отчетным).
"Департамент налоговой политики в связи с письмом ФНС России от 02.03.2023 № БС-4-11/2477@ о непредставлении в налоговые органы персонифицированных сведений о физических лицах некоммерческими организациями (далее – НКО), руководители (председатели) которых не получают заработную плату, сообщает следующее.
.....
Налоговым кодексом не предусмотрено освобождение от исполнения обязанности плательщика страховых взносов по представлению персонифицированных сведений о физических лицах в случае отсутствия выплат физическим лицам по договорам, указанным в пункте 1 статьи 420 Налогового кодекса.
В соответствии с пунктом 3.2. Раздела III Порядка заполнения формы персонифицированных сведений о физических лицах, утвержденного Приказом ФНС России от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@... в случае отсутствия у НКО выплат в пользу физических
лиц, такие организации обязаны представить в установленный срок в налоговые органы персонифицированные сведения о физических лицах с прочерками.
Учитывая изложенное, позицию ФНС России необходимо привести в соответствие с настоящими разъяснениями."
"Непредставление в установленный срок налогоплательщиком (плательщиком сбора, плательщиком страховых взносов, налоговым агентом) в налоговые органы документов и (или) иных сведений, предусмотренных настоящим Кодексом и иными актами законодательства о налогах и сборах, если такое деяние не содержит признаков налоговых правонарушений, предусмотренных статьями 119, 129.4, 129.6, 129.9 - 129.11 настоящего Кодекса, а также пунктами 1.1 и 1.2 настоящей статьи, (в ред. Федеральных законов от 24.11.2014 N 376-ФЗ, от 02.05.2015 N 113-ФЗ, от 03.07.2016 N 243-ФЗ, от 27.11.2017 N 340-ФЗ)
влечет взыскание штрафа в размере 200 рублей за каждый непредставленный документ."
Если сотрудник уже уволен, то включать его в Сведения не нужно.
Если в феврале сотруднику была начислена сумма по больничному листу, то в отчете «Персонифицированные сведения о физических лицах» (ПС) её нужно было указывать.
Корректировать ПС можно только до отправки квартального РСВ, потом все корректировки направляются через форму РСВ. В данном случае достаточно в РСВ указать корректные суммы.
По шаблону и порядку заполнения такая графа в персонифицированных сведениях отсутствует.
Если уточненные сведения (исправление суммы выплат) не подали до момента сдачи РСВ. Затрут ли Корректные данные из РСВ данные в персонке?
Если забыли включить сотрудника и в ПСВ, и в РСВ, то направьте только корректировку по РСВ по инструкции, блок «Если забыли включить сотрудника в исходный отчет».
Суточные являются объектом обложения страховыми взносами, поэтому их указываем в строке 070.
Исключений здесь нет, так что, да, выплаты по больничному листу тоже включаем.
Однако важно оценить риски: в большинстве случаев отчётность в ФНС регистрируется благополучно, тем не менее может прийти отказ с ошибкой «Нарушение установленного порядка представления сведений» или могут измениться форма/формат отчётности.
Можно ли сзв-м подписать укэп физ лица (директора организации)?
Мы рекомендуем работать с сертификатом ЮЛ от УЦ ФНС, Федерального Казначейства или ЦБ РФ.
Если указанные сотрудники являются таковыми, то их нужно включить в отчёт.
Если сотрудник не является таковым, то включать сведения по нему не нужно.
Всю необходимую информацию ФНС возьмёт из расчёта.