Новые бланки трудовых книжек с 1 января 2023 года: что нужно знать работодателю

14 ноября 2022 2

С 1 января 2020 года работники получили право перейти на электронные трудовые книжки вместо бумажных, но воспользоваться им не спешат. По данным ПФР к началу 2021 года из 47 миллионов работающих россиян цифровой формат выбрали всего 6 миллионов. И это одна из причин, по которой Минтруд России в 2021 году решил обновить бланки бумажных трудовых книжек. Формы нового образца будут использоваться с 1 января 2023 года.

Что изменилось в бланке

Форма трудовой книжки нового образца утверждена Приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н, который действует с 1 сентября 2021 года. Однако она будет применяться только с 1 января 2023 года (п. 3 Постановления Правительства РФ от 24.07.2021 № 1250). Такой перерыв связан с тем, что в 2021 году еще не был определен порядок обеспечения работодателей измененными бланками.

Минтруд в новой форме трудовой книжки исключил некоторые двойственные положения и несоответствия действующему законодательству.

  1. С титульного листа исчезли сведения о незаконченном высшем или среднем образовании. Теперь соответствующие графы нужно будет заполнять в соответствии со ст. 10 Федерального закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ. Это значит по уровням общего и профессионального образования. Например, высшее образование — бакалавриат.
  2. Также с титульного листа исчез особый формат даты заполнения. Напомним, что это  “___” ______ __ г. В новом бланке пустые графы используются и для даты рождения работника, и для даты заполнения трудовой.
  3. На титульном листе появилась отметка «при наличии» для места печати. Это отвечает действующим нормам, по которым компания может не иметь своей печати.
  4. Увеличено число разворотов для заполнения сведений о работе. Их стало 14 вместо 10. Для сведений о награждениях предусмотрено всего 7 разворотов. И это логично, поскольку человек может менять место работы чаще, чем получать поощрения и почетные грамоты.

Вкладыш в трудовую книжку изготавливается по утвержденной форме трудовой. Только для него предусмотрено меньшее количество разворотов: 12 для сведений о работе и 5 — для награждений.

С 1 января 2023 года перестает действовать Приказ Минфина РФ от 22.12.2003 № 117н «О трудовых книжках». Работодатели могут использовать утвержденные им бланки без ограничения срока, если они уже приобретены (п. 3 Постановления № 1250). То есть теоретически компании могут сделать запас пустых трудовых книжек и вкладышей на несколько лет вперед.

Как заполнять форму трудовой книжки

Для всех сотрудников, которые устраиваются на работу впервые после 31 декабря 2020 года, работодатель по умолчанию ведет электронные сведения о трудовой деятельности (ч. 8 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ). 

extern

Подключитесь к электронному документообороту с ПФР и ведите электронные трудовые книжки

Бумажные трудовые книжки заполняются на тех, кто решил их сохранить или не подал заявление о переходе на цифровой формат. Порядок их ведения установлен Приказом Минтруда № 320н и применяется с 1 сентября 2021 года. Напомним основные моменты.

Общие правила

Документ разрешено заполнять световодостойкими чернилами черного, синего или фиолетового цвета. Также работодатель может использовать готовые штампы (п. 3 Порядка № 320н). Например, для часто повторяющихся записей: об увольнении, о приеме на работу, о переводе. Так снижается вероятность ошибок.

При заполнении трудовой книжки не допускается использовать сокращения, например, «пр.» вместо «приказ». Все даты записываются арабскими цифрами: двузначными числами для дня и месяца, четырехзначными — для года.

В трудовую книжку вносят сведения:

  • о работнике;
  • выполняемой им работе;
  • постоянном переводе;
  • об увольнении и основаниях прекращения трудового договора;
  • о награждениях.

Основанием служат оригиналы соответствующих документов — например, паспорта, дипломы, приказа работодателя.

Записи в трудовую книжку в процессе работы сотрудника вносятся не позднее пяти рабочих дней после наступления соответствующего кадрового события, то есть издания приказа работодателя (п. 9 Порядка № 320н). Исключений два. Запись о приеме на работу вносится на шестой рабочий день (ст. 66 ТК РФ), об увольнении — в день увольнения (п. 9 Порядка № 320н).

В разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях» нельзя ничего зачеркивать (п. 12 Порядка № 320н). Вместо этого неточная запись признается недействительной, и в трудовую книжку вносятся верные данные. В Порядке № 320н это точно не прописано, но такие правила действуют уже сейчас и рекомендованы Рострудом на сайте «Онлайнинспекция.рф».

Трудовые книжки для отдельных категорий сотрудников

Для дистанционного работника бумажная трудовая книжка в процессе работы заполняется только в том случае, если он сам этого пожелал и предоставил ее работодателю (п. 2 Порядка № 320н).

Для совместителей сведения о трудовой деятельности вносит основной работодатель на основании документа, подтверждающего работу по совместительству. Как правило, трудового договора. Это распространяется и на случаи, когда на основную работу сотрудник был принят позже, чем начал работать совместителем (п. 11 Порядка № 320н).

Для этой категории работников записи о приеме, переводе и увольнении можно вносить в хронологическом порядке или блоками — одновременно о приеме и увольнении, после каждого увольнения.

Если работник уже нигде не работает, то заполнить трудовую книжку по его запросу может второй работодатель, у которого он работал по совместительству.

extern

Отчитывайтесь по сотрудникам через Экстерн. В сервисе всегда актуальные формы и встроенные проверки

Где компании взять новые бланки

С 1 января 2023 года начнет действовать Приказ Минфина России от 11.04.2022 № 55н «Об утверждении Порядка изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей». Что в нем изменилось по сравнению с Приказом № 117н:

  1. Бланки трудовых книжек отнесены к защищенной полиграфической продукции (ЗПП) уровня защиты «В». Они изготавливаются только на территории Российской Федерации и с учетом технических требований к ЗПП (Приказ Минфина России от 29.09.2020 № 217н).
  2. Все готовые бланки трудовых книжек учитываются у изготовителя как защищенная полиграфическая продукция (Приказ Минфина России от 28.08.2020 № 178н).
  3. В Приказе № 55н нет упоминания, что производством трудовых книжек занимается ГОСЗНАК. То есть бланки может выпускать любая компания, у которой есть лицензия на производство и реализацию ЗПП уровня защиты «В» (Постановление Правительства РФ от 05.11.2020 № 1788). Выдачей таких разрешений занимается ФНС России, и она же ведет их реестр

Работодатель может приобрести новые бланки трудовых книжек у изготовителей либо у распространителей — ИП и компаний, у которых есть договор с изготовителем (п. 6 Приказа № 55н). Информация о них размещается на официальном сайте производителя.

Алгоритм будет следующий:

  • выбрать изготовителя из реестра ФНС;
  • убедиться, что он выпускает ЗПП уровня «В»;
  • найти на его официальном сайте список распространителей;
  • заказать трудовые книжки.

Купить бланки нового образца можно будет после 1 января 2023 года, когда начнет действовать Приказ № 55н. Повторим, что старые формы также можно будет использовать.

Работодатель ведет учет бланков трудовых книжек и вкладышей в соответствующих книгах или журналах (п. 39 Порядка № 320н). Их форму он разрабатывает самостоятельно. Требований о том, что книги должны быть сброшюрованы и скреплены печатью, в Порядке № 320н нет. 

Когда использовать новые бланки

Заполненные трудовые книжки старого образца продолжают действовать и обмену на новые не подлежат (п. 3 Постановления № 1250). Для впервые принимаемых на работу сотрудников ведут электронные сведения о трудовой деятельности.

Получается, что новые бланки будут нужны работодателям только для выдачи дубликатов трудовых книжек:

  • при утере или порче старого документа (ст. 65 ТК РФ, п. 27 и 31 Порядка № 320н);
  • по требованию работника, если в трудовой книжке есть запись об увольнении или переводе, признанная недействительной (п. 30 Порядка № 320н).

Это не самые распространенные ситуации. Тем не менее, работодатель должен иметь запас бланков трудовых книжек и вкладышей (п. 44 Порядка № 320н). «Неснижаемый остаток» он определяет самостоятельно в локальных актах.

Бланки хранятся как документы строгой отчетности. Ежемесячно кадровик, ответственный за их ведение, обязан сдавать в бухгалтерию отчет об их наличии и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки (п. 41 Порядка № 320н).

Главное на почту
Подписаться
Подписываясь, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от группы компаний СКБ Контур.
Получайте новости от наших экспертов дважды в месяцГлавное на почту
Подписаться
Подписываясь, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от группы компаний СКБ Контур.

Статьи по теме

Все статьи
2 комментария
Н
Наталья 2 дня назад
Скажите, зачем нужны новые бланки? Кому их оформлять, если у кого первое место работы, так у них электронные тк по умолчанию. А у остальных работников уже заведены трудовые книжки с давних времен!!
М
Наталья, например, если трудовая книжка работника была утеряна