Действие сертификатов сотрудников юрлица продлили до 1 сентября 2024 года. Еще год можно работать по старым правилам. Но если вы уже получили сертификат физлица и сделали машиночитаемую доверенность (МЧД), работайте по-новому. Рассказываем об актуальных правилах работы с сертификатами и МЧД подробнее.
Законодательное регулирование электронной подписи
Использование электронных подписей регулирует Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Все изменения в работе с ЭП обусловлены изменением 63-ФЗ. По новым правилам:
- Сертификаты руководителям компаний и индивидуальным предпринимателям выдают удостоверяющий центр ФНС или его доверенные лица;
- Сотрудники компаний подписывают документы для контролирующих органов сертификатами физических лиц;
- Для подписания рабочих документов применяются машиночитаемые доверенности;
- Сертификаты юрлиц, выданные сотрудникам, будут действовать до 31.08.2024. После этой даты подписанные ими документы не будут иметь юридической силы. В обязательном порядке понадобится сертификат физлица в паре с МЧД;
- С 1 сентября 2023 года перестанут выдавать сертификаты сотрудника юрлица. Работник сможет получить только сертификат физлица.
Важно! Действие сертификатов сотрудников окончится 31.08.2024. После этой даты, чтобы подписывать документы от имени организации, работникам понадобится сертификат физического лица и машиночитаемая доверенность от руководителя.
Сертификаты сотрудника выдают только до 1 сентября 2023 года. Он будет действовать до конца своего срока, но не позже 31 августа 2024 года. Сертификат сотрудника по-прежнему можно будет использовать для входа в Экстерн (если он уже привязан) до окончания срока действия.
Сертификаты физических лиц отличаются от сертификатов сотрудников тем, что там нет никаких сведений об организации. В личном сертификате приводятся только данные физического лица, что позволяет владельцу пользоваться одним сертификатом сразу в нескольких организациях. Если сотрудник решит уволиться, то при увольнении он заберет свой сертификат физлица, организация не имеет права отозвать его.
Как продлить сертификат сотрудника и физлица
Если отчетность сдают от имени уполномоченного лица, документ подписывают сертификатом ответственного представителя. Таким представителем может быть не только сотрудник организации, но и привлеченный специалист. В сертификате сотрудника указывают данные организации и владельца-физлица.
Сертификаты сотрудников выпускали и в середине 2022 года, и выпускают до сих пор. Но нужно учесть, что владелец платит за сертификат на год, а документы, подписанные им, будут иметь силу только если подпись проставлена до 31 августа 2024 года. А с 1 сентября 2023 года УЦ перестанут выпускать сертификаты сотрудников юрлиц.
Важно! У компаний и работников есть выбор — переходить на новый формат работы уже сейчас или работать с сертификатами сотрудников, пока не закончится срок их действия.
Контур идет навстречу своим клиентам, которые выпускают сертификаты сотрудникам в Экстерне и других продуктах. Удостоверяющий центр предоставляет возможность выпустить дополнительный бесплатный сертификат на физическое лицо в рамках выпуска сертификата на сотрудника.
Обратите внимание, что для работы с несколькими организациями достаточно одного сертификата физического лица. Выпускать для каждой компании свой сертификат не нужно, это только создаст путаницу в момент подписания и расшифровки отчетности, ведь сертификаты будут отличаться друг от друга только датой выпуска. Главное, чтобы директор каждой организации оформил на имя сотрудника машиночитаемую доверенность.
Руководитель может подписать отчет дистанционно
Бухгалтер прямо из Экстерна отправляет отчет на подпись. Руководитель заходит в ограниченную версию Экстерна и подписывает отчет своим сертификатом.
Как работать с сертификатами в Экстерне
Разбираемся в актуальных правилах работы с сертификатами в Экстерне.
Вход в Экстерн с действующим сертификатом
В сертификате физического лица нет данных об организации, ИНН и КПП, поэтому автоматическая привязка сертификата для входа в Экстерн может не сработать. На такой случай мы рекомендуем настроить альтернативный способ входа, чтобы не потерять доступ к сервису.
В систему можно войти как по сертификату электронной подписи, так и дополнительным способом:
- по почте — связка логин/пароль;
- по номеру телефона;
- по ссылке, которая придет на адрес электронной почты.
Дополнительный вход нужен и для того, чтобы заходить в систему с любого компьютера, даже если на ПК нет вашего сертификата, а также для доступа к мобильному приложению Экстерна.
Уведомление о настройке входа по логину и паролю
Если у вас не заданы альтернативные способы входа в Экстерн, система будет об этом напоминать. К примеру, при авторизации сервис предложит привязать почту для входа.
Настройка дополнительного способа входа
Чтобы настроить дополнительный способ входа, кликните на ФИО пользователя прямо в Экстерне. В открывшемся личном кабинете можно указать или поменять почту, телефон, дополнительные сертификаты для входа.
Если же вам нужно что-то поменять, к примеру, у вас указана неактуальная почта, пароль от которой вы не помните, обратитесь в техподдержку. У Контура есть специальные бланки для таких обращений. Подайте запрос через чат или центр помощи. В чате вышлют бланк, который нужно заполнить и подписать у руководителя. После этого вам изменят основные реквизиты.
Вход в Экстерн с сертификатом физлица
При попытке войти по сертификату физлица мы подскажем, что нужно сделать. Достаточно следовать всем инструкциям, и вы сможете привязать сертификаты к учетной записи.
Например, пользователь выбирает сертификат и его спрашивают, его ли это учетная запись. Доступ к учетной записи надо подтвердить кодом из электронной почты — так в Контуре будут уверены, что вы действительно имеете доступ в эту учетную запись.
Нужно привязать электронную почту заранее.
Если же почта не привязана, а новый сертификат принадлежит не руководителю, а сотруднику, ничего страшного в этом нет. Обратитесь в техподдержку, запросите бланк, заполните, подпишите подписью руководителя организации и отправьте его. Так вы подтвердите, что действительно имеете право доступа к учетной записи организации по сертификату физлица.
Настройки подписания при переходе на новый сертификат
После установки сертификата надо настроить подписание. При входе Контур предложит обновить настройки подписания отчетности на новый сертификат. Если пользователь откажется это делать при входе в систему, то потом сможет сделать это самостоятельно в «Реквизитах и настройках» организации в Экстерне.
Вы можете изменить настройки подписания в «Реквизитах плательщика». В графе «Кто подписывает отчеты» можно выбрать руководителя или любого сотрудника организации. Если выберете сотрудника, Экстерн дополнительно предложит оформить на него доверенность.
У обслуживающих бухгалтерий в разделе «Организации» отображается весь список организаций. Из списка организаций можно перейти в «Реквизиты плательщика» каждого из клиентов. В графе «Кто подписывает отчеты» можно выбрать сотрудника обслуживающей организации. При выборе любого лица, кроме руководителя, система предложит оформить доверенность — бумажную или электронную.
Что нужно знать о машиночитаемой доверенности
Учитывайте ряд особенностей при работе с МЧД:
- Электронную доверенность оформляют перед отправкой документов в контролирующие органы. Электронную доверенность отправляют только один раз — до начала сдачи отчетности. Сначала нужно подготовить и отправить доверенность, дождаться, что ее примут, и только потом передавать отчет в ФНС, СФР и другие контролирующие органы. Придерживайтесь этих правил, даже если отчитываетесь в последний день сдачи отчета.
- МЧД подписывается квалифицированной электронной подписью руководителя или законного представителя. Лучше оформить доверенность на большой срок. Срок действия сертификата руководителя никак не влияет на срок действия МЧД.
- Руководитель или законный представитель могут отозвать МЧД. Чтобы отозвать машиночитаемую доверенность, нужно оформить отдельный документ на отзыв и подписать его сертификатом руководителя. Машиночитаемая доверенность перестанет действовать после того, как контролирующий орган примет отзыв.
Машиночитаемая доверенность нужна для сдачи отчетов в контролирующие органы. Работать с МЧД довольно просто и удобно, но есть и нюансы. До сих пор нет единого формата и порядка работы с электронной доверенностью. У каждого ведомства — свои правила и формы МЧД.
Машиночитаемая доверенность для ФНС
ФНС сейчас принимает и доверенности на бумаге, и МЧД в электронном виде.
Электронную доверенность для ФНС разработали раньше других контролирующих органов.
Но есть важный нюанс: сейчас в электронной доверенности ФНС нет функции передоверия — сотрудник не сможет выпустить электронную доверенность от имени руководителя. Передоверие возможно только для бумажной доверенности. Если руководителю компании надо передоверить полномочия, проверьте сроки сертификатов сотрудников и обновите их до 1 сентября 2023 года. Так вы сможете работать с сертификатом в режиме передоверия в 2024 году.
С 1 сентября 2024 года в паре с сертификатом физического лица необходима строго машиночитаемая доверенность. Если же документы подписаны сертификатом руководителя и при этом есть оформленные бумажные доверенности на сотрудников, то они имеют законную силу.
Электронная доверенность формируется прямо в Экстерне. Читайте инструкцию.
Машиночитаемая доверенность для СФР
В СФР тоже есть машиночитаемая доверенность, которая раньше была машиночитаемой доверенностью ФСС для социального электронного документооборота (СЭДО).
Для всей отчетности в СФР машиночитаемой доверенности нет, но есть иной механизм для сдачи отчетности представителем. Для взаимодействия с СФР по отчетности понадобятся:
- ЗПЭД — заявление о подключении к ЭДО;
- УПУП — уведомление о предоставлении полномочий уполномоченному представителю;
- УПУП необходим, только если отчетность будет подписывать уполномоченный представитель.
Заявление и уведомление подписывает руководитель. Если у директора нет сертификата, ЗПЭД и УПУП можно подавать в СФР на бумаге. Если же для работы используют сертификат сотрудника с ИНН и КПП организации, то УПУП оформлять не надо, просто подписывайте и отправляйте отчетность.
Важно! Для некоторых отделений СФР помимо УПУП необходимо представить оригинал бумажной доверенности. Уточните в отделении Соцфонда вашей организации.
Машиночитаемая доверенность для Росстата
Для Росстата пока не разработан формат МЧД и схема отправки отчетности по доверенности. Отправляйте статистическую отчетность по старым правилам.
Но доверенность все же надо подготовить. Рекомендуем оформить бумажную доверенность и отправить ее скан в Росстат через сервис «Письма». Оригинальный документ предоставьте по запросу статистического ведомства.
Отчитайтесь легко и без ошибок. Удобный сервис для подготовки и сдачи отчётов через интернет. Дарим доступ на 14 дней в Экстерн!
Возможности электронной доверенности в Экстерне
Пользователи уже активно оформляют в Экстерне электронные доверенности для ФНС и СФР. Принцип одинаков для всех контролирующих органов.
Оформление МЧД для ФНС
Чтобы оформить машиночитаемую доверенность для ФНС в Экстерне, перейдите в раздел «Реквизиты» и следуйте инструкции.
Важно! Машиночитаемую доверенность можно подписать только сертификатом руководителя. Если сертификата нет на руках, запросите подпись по почте — укажите e-mail руководителя, чтобы Экстерн направил ему письмо со ссылкой.
Подписанную доверенность отправьте в налоговую.
После того, как в ФНС примут доверенность, вы увидите у нее статус «Принято» и срок действия. Теперь можно подписывать документы для налоговой своим сертификатом, данные которого соответствуют тем, что указаны в машиночитаемой доверенности.
Отзыв МЧД ФНС
Отзыв — это такой же документ, как и оформление машиночитаемой доверенности. Информация о доверенности будет сохранятся в налоговой, пока ее не отзовут.
Обычно МЧД отзывают, когда сотрудник покидает организацию. А если учетом и отчетностью занимается обслуживающая бухгалтерия, где много бухгалтеров и у каждого свой сертификат и своя МЧД, надо обязательно отозвать доверенность уволенного сотрудника. Особенно если он работает на разные организации и подписывает все одним сертификатом.
Для отзыва МЧД в Контуре нажмите на кнопку «Отозвать» рядом с доверенностью. В отзыве указывают причину отмены и период, с которого перестает действовать доверенность. После заполнения нужно нажать кнопку «Подписать и отправить».
Отзыв доверенности тоже подписывают электронной подписью руководителя.
Машиночитаемая доверенность СФР для СЭДО
Для СФР можно подготовить и бумажную, и электронную доверенность. Бумажная доверенность подгружается на портал Соцфонда. Электронную доверенность можно сформировать в программном обеспечении, которое предоставляет СФР, или же заполнить и отправить МЧД через Экстерн.
Машиночитаемую доверенность для СФР оформляют так же, как и для ФНС. Но МЧД для Социального фонда можно пока подписывать только в Экстерне. Пока не реализована возможность запросить подпись руководителя отдельным письмом.
Если вы оформляете МЧД, а руководитель вашей организации находится в другом городе, стране или работает удаленно, надо подключиться к его компьютеру, зайти в Экстерн и подписать электронную доверенность. Для входа в систему можно использовать Контур.Доступ.
Подготовила Александра Задорожнева, копирайтер
Откройте КриптоПро CSP-> Сервис -> Посмотреть сертификаты в контейнере -> Обзор (выбрать нужный) -> Свойства -> Состав -> Ограниченная лицензия ( если она есть, то в этой строке будет указана информация)
1. Отправляем МЧД в налоговую на этого сотрудника , т. к ранее была предоставлена бумажная доверенность. Новый сертификат на сотрудника не делаем , работаем со старым сертификатом до марта.
2. Отправляем МЧД в налоговую , делаем новый сертификат на сотрудника .
3. Не отправляем МЧД в налоговую , работаем со старым сертификатом .
Нужно выпустить сертификат на сотрудника, чтобы была возможность отправлять отчетность вместо директора. Какую ЭП выпускать: на физ. лицо или на сотрудника?
В тесте статьи указано "Действие сертификатов сотрудников хотят продлить до 31.08.2023. Но официально такой законопроект пока не утвердили."
В итоге где точно узнать продлили или нет?
Подскажите, в декабре 2021 через контур продлевали сертификат руководителю. Срок действия сертификата декабрь 2021-март 2023. С 01.01.2023 сертификат еще будет действителен, выданный контур или нужно выпускать по форме ФНС?
еще один вопрос есть, в декабре 2021 через контур продлевали сертификат руководителю. Срок действия сертификата декабрь 2021-март 2023. С 01.01.2023 сертификат еще будет действителен, выданный контур или нужно выпускать по форме ФНС?
1) На некоторых бумажных доверенностях ставится подпись сотрудника. Надо ли аналогично ставить электронную подпись в МЧД работника или МЧД подписывается единолично УКЭП ФЛ Руководителя организации?
2) Для работников кредитной организации есть требование, что какие-то сертификаты надо получать в УЦ ЦБ, другие в УЦ ФНС, например, или можно все получить в АУЦ Контур? Если есть такое требование, какие критерии выбора УЦ в зависимости от системы?
3) Организация подключена к электронному документообороту пока что исключительно для кадровых документов, работникам выдана простая ЭП. Действительно ли Руководитель может подписывать МЧД работников как Работодатель? Т.е. ограничения на подписание кадровых документов здесь не будут на это распространятся, т.к. Руководитель подписывает не как сотрудник, а как Работодатель?
2. В УЦ Контура можно получить сертификаты на ФЛ и Сотрудников, но так же в офисах Контура можно получить сертификат УЦ ФНС через УЦ Основание , это возможно благодаря нашему партнерству.
В УЦ ЦБ довольно четкие критерии, познакомиться можно тут https://www.cbr.ru/certification_center_br/
3. Не совсем понял вопрос, если речь про КЭДО, а не отчетность в КО, то о каком типе МЧД идет речь? сейчас МЧД четко разграничена по информационным системам, МЧД ФНС, ФСС и отдельно для b2b сегмента. В любом случае, МЧД ФНС оформляется от организации на ФЛ, подписывается руководителем организации, просто на данный момент допускается использование сертификатом сотрудников для подписания отчетности. А вот в МЧД ФСС есть критерий выбора, кому выдается доверенность ФЛ или сотруднику организации.
Подскажите каким образом организовать в 2023 году обмен информацией с СФР, в случае если отчётность подписывает на основании доверенности главный бухгалтер. ЭЦП Юридического лица становится не возможна для уполномоченного сотрудника, примет ли СФР и Росстат отчёты п подписью должностного лица ?
Подскажите, может ди юридическая организация подписывать договора со своей стороны электронной подписью директора, как физического лица?
И не говорю о передоверии мчд.
Я веду речь о создании мчд от аутсорсинга к физическим лицам.
Т.е. заведении мчд не от клиента к физ.лицам, а через юр.лицо с правом передоверия .
Я знаю, что несколько ваших крупных клиентов уже работают так, вопрос в корректности настройки контура
Доверитель – Лицо за кого будет предоставляться отчетность.
Представитель – Обслуживающая бухгалтерия, или сотрудник доверителя, кто будет отправлять отчетность.
Представитель – выпускает сертификат ФЛ и подписывает документы им. До 31.08.2023 года можно использовать сертификат с ОГРН/ОГРНИП. МЧД без передоверия оформляется от доверителя к представителю. В Экстерне представитель может быть как сотрудник организации на обслуживании, так и сотрудник обслуживающей бухгалтерии. Та схема, которую вы описываете клиент-аутсорсинг-физлицо, это схема с 2 представителями, т.е. речь идет о передоверии.
Процесс оформления подробно описан в инструкции: https://support.kontur.ru/pages/viewpage.action?pageId=93171123
- ON_DOV_7807_7807_7807190024780701001_20230619_6e445e5d-cf9a-4afe-b482-71486d753c1d:
- 0100500001: Отсутствуют сведения о доверенности в налоговом органе (Нет данных об
уполномоченном представителе на основании бумажного варианта доверенности)
Подскажите пожалуйста существует ли какой либо алгоритм для получения КЭП в этом случае?
1. паспорт иностранного гражданина или иной документ, удостоверяющий личность (ДУЛ):
a. вид на жительство – документ, выданный иностранному гражданину в подтверждение его права на постоянное проживание в РФ, а также его права на свободный выезд из РФ и въезд в РФ;
b. иностранное удостоверение личности;
c. разрешение на работу иностранному гражданину или лицу без гражданства – официальный документ, выдаваемый временно пребывающим иностранным гражданам на территории РФ, и предназначенный для подтверждения их права осуществлять трудовую деятельность;
2. скан-копия нотариального перевода паспорта иностранного гражданина или иного документа, удостоверяющего личность.
3. СНИЛС или его номер.
4. ИНН физического лица.
Если СНИЛС и ИНН нет, то их необходимо получить, т.к. это обязательные атрибуты КЭП.
Наш СЦ находится на новых территориях. На данный момент 90% наших клиентов приобретающих ЭЦП на сотрудника не имеют КЭП руководителя в связи с тем ,что уставные документы ООО не приведены в соответствие законодательству РФ. На данный момент мы выпускаем сертификаты на сотрудников, и ФНС принимает бумажные доверенности.
Т.е. они не смогут сделать МЧД.
Можем ли мы как-то подать доверенность в ФНС в бумажном варианте на сертификат физ. лица?
Или как объяснить клиентам почему при приобретении ЭЦП сроком на 12 месяцев они смогли воспользоваться им только 6.
1. Наши медицинские работники оформляют справки, направления в электронном виде. В списке полномочий для МЧД, которые опубликованы не можем найти подходящие. Какие всё-таки полномочия необходимо указывать в МЧД для медицинских работников?
2. Может ли уполномоченное лицо (не генеральный директор) по доверенности оформлять МЧД для медицинских работников? Если да, то у кого можно оформить подобную доверенность?
По второму вопросу, вы описываете сценарий оформления МЧД с передоверием, такая возможность появиться позже, но надо понимать о какой именно области применения МЧД идёт речь. В статье описана информация по взаимодействию с основными контролирующими органами.
Информации от ФТС о работе с МЧД в стороннем ПО для таможенного декларирования пока нет, ожидаем разъяснений.
Подскажите, пож-ста, нужно ли оформлять МЧД на кадрового сотрудника, подписывающего кадровые документы в системе кадрового электронного документооборота (не Контур КЭДО)?
МЧД отправлена в ФНС по ТКС и принята.
Поступает отказ из-за отсутствия сообщения о доверенности
Нам нужно будет только продлить данный сертификат, или оформлять до 01.09.23 вот это МЧД на руководителя ( по уставу имеет право подписи без доверенности)?
P.S. Не хочет оформлять ЭЦП на физ.лицо, потому что боится, что его подпись может попасть к кому-то другому (потерял и др.)