Электронная подпись и МЧД в 2023 году: изменения и возможности

23 ноября 2022 20

В 2022 году порядок работы с электронной подписью существенно изменился. Теперь руководители компаний и ИП получают сертификаты в ФНС. А работники могут подписывать документы электронной подписью сотрудника или ЭП физлица без привязки к организации. Но для личной подписи физлица нужна МЧД — машиночитаемая доверенность.

bs

Статья подготовлена по материалам вебинара «Электронная подпись и МЧД в 2023 году: изменения и возможности»

Законодательное регулирование электронной подписи

Использование электронных подписей регулирует Федеральный закон от 06.04.2011  № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Все изменения в работе с ЭП обусловлены изменением 63-ФЗ. По новым правилам:

  • сертификаты руководителям компаний и индивидуальным предпринимателям выдают удостоверяющий центр ФНС или его доверенные лица;
  • сотрудники компаний подписывают документы для контролирующих органов сертификатами физических лиц;
  • для подписания рабочих документов применяются машиночитаемые доверенности;
  • выданные ранее сертификаты сотрудников будут действовать до 31.12.2022, затем их заменят сертификатами физических лиц.

Важно! Действие сертификатов сотрудников хотят продлить до 31.08.2023. Но официально такой законопроект пока не утвердили. Если закон примут, то перенесут сроки не только по сертификатам сотрудников, но и по сертификатам руководителей. Если руководитель выпустил свой сертификат в аккредитованном удостоверяющем центре в декабре 2021 года, он будет действителен до срока своего окончания.

Сертификаты физических лиц отличаются от сертификатов сотрудников тем, что там нет никаких сведений об организации. В личном сертификате приводятся только данные физического лица, что позволяет владельцу пользоваться одним сертификатом сразу в нескольких организациях.

Где получить сертификат руководителя

О получении сертификата руководителя и ИП лучше задуматься заранее. В конце года традиционно большие очереди — есть риск не успеть получить сертификат до сдачи отчетности. 

Сертификат можно оформить в:

  • Налоговой инспекции или доверенных удостоверяющих центрах (ДУЦ) ФНС— руководителям коммерческих компаний и НКО, предпринимателям, нотариусам;
  • Удостоверяющем центре ЦБ РФ — руководителям кредитных, некредитных финансовых организаций и ИП, которые занимаются определенной деятельностью (ч. 1 ст. 76.1 86-ФЗ от 10.07.2002);
  • Удостоверяющем центре Федерального казначейства — руководителям бюджетных учреждений, организаций в федеральном подчинении, организаций с основной долей бюджетных средств.  

Важно! Поскольку УЦ ФНС не всегда справляется с нагрузкой из-за большого объема клиентов, они частично передали полномочия по выдаче сертификатов доверенным центрам. Актуальный список доверенных центров опубликован на сайте ФНС: сейчас их четыре, но перечень постоянно меняется. АО «Аналитический центр» — один из ДУЦ ФНС. Напоминаем, что УЦ Контура сотрудничает с Аналитическим центром, поэтому сертификат можно получить и в наших офисах. Адреса уточняйте на сайте, поскольку количество офисов постоянно растет.

Когда получать сертификат руководителя

Раньше для руководителей выпускали сертификаты двух типов:

  • на 15 месяцев — основной сертификат;
  • на 12 месяцев — дополнительный или сертификат в рамках многопользовательского режима.

Поскольку новые сертификаты удостоверяющего центра ФНС некопируемые, в конце прошлого года многие руководители и ИП старались продлевать свои сертификаты в аккредитованных удостоверяющих центрах, например в Контуре. У тех, кто выпускал сертификаты на 15 месяцев в октябре, ноябре и декабре, срок продления выпадает на декабрь 2022 года. А это означает, что в конце 2022 года владельцы будут продлевать огромное количество сертификатов, и нагрузка на удостоверяющие центры значительно увеличится.

extern

Сдать всю отчетность через интернет — с подсказками и проверкой на ошибки

Проверьте, когда у вас заканчивается сертификат, и продлите его заблаговременно. Сертификатом руководителя подписывают машиночитаемую доверенность — несвоевременная замена грозит просрочкой отчетности. А если вы постоянно работаете с сертификатом и не успеете его продлить, текущая работа встанет. 

Выпуск сертификата руководителей и ИП от ФНС бесплатный. Купите новый носитель или отформатируйте старый и используйте его для получения ЭП в налоговой. Отдельно покупать Криптопро не нужно, программа с лицензией встроена в сертификат УЦ ФНС.

Ключ электронной подписи руководителя существует в единственном экземпляре, его нельзя копировать. Если вы попробуете выпустить новый сертификат для своего директора, вам придется сначала отозвать предыдущий. Поэтому уточните у руководителя, выпускал ли он новый сертификат в ФНС или от своего банка, и заранее спланируйте поход в налоговую или в офисы Контура.

Как продлить сертификат сотрудника и физлица

Если отчетность сдают от имени уполномоченного лица, документ подписывают сертификатом ответственного представителя. Таким представителем может быть не только сотрудник организации, но и привлеченный специалист. В сертификате сотрудника указывают данные организации и владельца-физлица.
 
Сертификаты сотрудников выпускали и в середине 2022 года, и выпускают до сих пор. Но нужно учесть, что владелец платит за сертификат на год, а он будет действовать или до конца 2022 года, или до 31 августа 2023 года, если примут законопроект об отсрочке. 

Важно! Сертификатов сотрудников больше не будет, на смену им приходят сертификаты физических лиц. 

Контур идет навстречу своим клиентам, которые выпускают сертификаты сотрудникам в Экстерне и других продуктах. Удостоверяющий центр предоставляет возможность выпустить дополнительный бесплатный сертификат на физическое лицо в рамках выпуска сертификата на сотрудника. При выпуске сертификата сотрудника в личном кабинете УЦ Контура владелец увидит черную табличку, которая предлагает выпустить сертификат на физлицо. 

Сертификатов на физлицо может быть много, и УЦ их не контролирует. Вы должны сами понимать, нужны ли они вам или нет. По функциональности сертификаты физлиц отличаются от сертификатов сотрудников тем, что на одного человека можно выпустить один сертификат и работать по нему для нескольких организаций, а не выпускать для каждой организации отдельный сертификат сотрудника.
 
Каждый сертификат имеет свой отпечаток и свою структуру. Когда вы работаете в продукте, например, в Экстерне, и подписываете отчеты одним сертификатом, а потом пытаетесь расшифровать документы другим своим сертификатом, этого сделать не получится. Поэтому лучше не выпускать дубли сертификатов. Вы сможете выпустить сертификаты для физлиц и после 1 января 2023 года.

extern

Отчитывайтесь легко и без ошибок

Удобный сервис для подготовки и сдачи отчетов через интернет. Дарим доступ в Экстерн на 14 дней!

Как работать с сертификатами в Экстерне

Вместе с изменениями в 63-ФЗ изменился и порядок работы с сертификатами в Экстерне. Разбираемся в новых правилах. 

Вход в Экстерн с действующим сертификатом

Раньше пользователи не замечали различия в назначении сертификатов. Их использовали и для входа, и для подписания документов. Если клиент выпускал сертификат в Контуре, ему автоматически привязывали ЭП и для входа, и для подписания отчетов.

Сейчас пользователь может получить электронную подпись в УЦ ФНС, и такой сертификат мы не сможем привязать для входа в систему Экстерн автоматически. 

У пользователя должен быть дополнительный вход в Экстерн, чтобы не потерять к сервису доступ, когда закончится сертификат. В систему можно войти как по сертификату электронной подписи, так и дополнительным способом:

  • по почте — связка логин/пароль;
  • по номеру телефона;
  • по смс-коду.

Дополнительный вход нужен и для того, чтобы заходить в систему с любого компьютера, даже если на ПК нет вашего сертификата, а также для доступа к мобильному приложению Экстерна.

Уведомление о настройке входа по логину и паролю

Если у вас не заданы альтернативные способы входа в Экстерн, система будет об этом напоминать. К примеру, после отправки отчета пользователя, у которого нет альтернативного способа входа, Контур попросит привязать телефон и задать логин и пароль с привязкой к электронной почте.

Настройка дополнительного способа входа

Чтобы настроить дополнительный способ входа, кликните на ФИО пользователя прямо в Экстерне. В открывшемся личном кабинете можно указать почту, телефон, дополнительные сертификаты для входа.

Если же вам нужно что-то поменять, к примеру, у вас указана неактуальная почта, пароль от которой вы не помните, обратитесь в техподдержку. У Контура есть специальные бланки для таких обращений. Подайте запрос через чат или центр помощи. В чате вышлют бланк, который нужно заполнить и подписать у руководителя. После этого вам изменят основные реквизиты.

Вход в Экстерн с сертификатом руководителя или ИП

Если вы не привязали ни почту, ни телефон, а сертификат закончился, необходимо получить новый сертификат руководителя или ИП. После получения такой сертификат надо привязать.

Вот как это сделать:

  1. Сначала попытайтесь войти в Экстерн с помощью этого сертификата.
  2. В открывшемся окне выберите новый сертификат и нажмите на него.
  3. Если по сертификату найдется соответствующая учетная запись Экстерна, то вы получите доступ в нее, а сертификат и дальше можно будет использовать для входа. 

Вход в Экстерн с сертификатом физлица

Если входите по новому сертификату сотрудника (не руководителя), специалисты Контура запросят информацию, чтобы вы без дополнительных обращений смогли привязать сертификат и получить доступ к нужной учетной записи. 

Например, пользователь выбирает сертификат и его спрашивают, его ли это учетная запись. Доступ к учетной записи надо подтвердить кодом из электронной почты — так в Контуре будут уверены, что вы действительно имеете доступ в эту учетную запись. 

Нужно привязать электронную почту заранее. 

Если же почта не привязана, а новый сертификат принадлежит не руководителю, а сотруднику, ничего страшного в этом нет. Обратитесь в техподдержку, запросите бланк, заполните, подпишите подписью руководителя организации и отправьте его. Так вы подтвердите, что действительно имеете право доступа к учетной записи организации по сертификату физлица. 

При попытке войти по сертификату физлица мы подскажем, что нужно сделать. Достаточно следовать всем инструкциям, и вы сможете привязать сертификаты к учетной записи.

Настройки подписания при переходе на новый сертификат

После установки сертификата надо настроить подписание. При входе Контур предложит обновить настройки подписания отчетности на новый сертификат. Если пользователь откажется это делать при входе в систему, то потом сможет сделать это самостоятельно в «Реквизитах и настройках» организации в Экстерне

Вы можете изменить настройки подписания в «Реквизитах плательщика».

В «Организациях» отображается весь список организаций. Туда переходят пользователи, у которых собраны групповые учетные записи или тарифные планы обслуживающей (уполномоченной) бухгалтерии. Из списка организаций можно перейти в «Реквизиты плательщика» каждого из клиентов. 

В графе «Кто подписывает отчеты» указывают сотрудника или руководителя. А если это режим обслуживающей бухгалтерии, то можно выбрать сотрудника обслуживающей организации. При выборе любого лица, кроме руководителя, система предложит оформить доверенность — бумажную или электронную. 

Вы попадете в реквизиты с отдельными блоками настроек — для ФНС, ФСС, ПФР и Росстата. 

Что нужно знать о машиночитаемой доверенности

Учитывайте ряд особенностей при работе с МЧД:

  1. Электронную доверенность оформляют перед отправкой документов в контролирующие органы. Электронную доверенность отправляют только один раз — до начала сдачи отчетности. Сначала нужно подготовить и отправить доверенность, дождаться, что ее примут, и только потом передавать отчет в ФНС, ФСС и другие контролирующие органы. Придерживайтесь этих правил, даже если отчитываетесь в последний день сдачи отчета.
  2. МЧД подписывается квалифицированной электронной подписью руководителя или законного представителя. Лучше оформить доверенность на большой срок. Срок действия сертификата руководителя никак не влияет на срок действия МЧД.
  3. Руководитель или законный представитель могут отозвать МЧД. Чтобы отозвать машиночитаемую доверенность, нужно оформить отдельный документ на отзыв и подписать его сертификатом руководителя. Машиночитаемая доверенность перестанет действовать после того, как контролирующий орган примет отзыв.

Машиночитаемая доверенность нужна для сдачи отчетов в контролирующие органы. Работать с МЧД довольно просто и удобно, но есть и нюансы. До сих пор нет единого формата и порядка работы с электронной доверенностью. У каждого ведомства — свои правила и формы МЧД.

Машиночитаемая доверенность для ФНС

ФНС сейчас принимает и доверенности на бумаге, и МЧД в электронном виде. 
Электронную доверенность для ФНС разработали раньше других контролирующих органов.

До конца 2022 года возможны оба варианта — и электронная, и бумажная доверенность. Если оформляете доверенность на бумаге, передайте оригинал в ФНС, а в Экстерне укажите реквизиты доверенности. После этого можно отправлять отчетность в налоговую.

Электронная доверенность формируется прямо в Экстерне. Читайте инструкцию.

Машиночитаемая доверенность для ФСС

В ФСС тоже появилась машиночитаемая доверенность. Если у вас возникла необходимость оформить МЧД, а возможность пока не включена в Экстерне, обратитесь в техподдержку. 

Важно! С Соцстрахом можно работать и по бумажной доверенности. Но ее надо зарегистрировать на портале ФСС.

Машиночитаемая доверенность для ПФР

МЧД для ПФР нет, но есть иной механизм для сдачи отчетности представителем. Для взаимодействия с ПФР понадобятся: 

  • ЗПЭД — заявление о подключении к ЭДО;
  • УПУП — уведомление о предоставлении полномочий уполномоченному представителю;
  • УПУП необходим, только если отчетность будет подписывать уполномоченный представитель.

Заявление и уведомление подписывает руководитель. Если у директора нет сертификата, ЗПЭД и УПУП можно подавать в ПФР на бумаге. Если же для работы используют сертификат сотрудника с ИНН и КПП организации, то УПУП оформлять не надо, просто подписывайте и отправляйте отчетность.
 

Важно! Для некоторых отделений ПФР помимо УПУП необходимо представить оригинал бумажной доверенности. Уточните в отделении Пенсионного фонда вашей организации.

Машиночитаемая доверенность для Росстата

Для Росстата пока не разработан формат МЧД и схема отправки отчетности по доверенности. Отправляйте статистическую отчетность по старым правилам. 

Но доверенность все же надо подготовить. Рекомендуем оформить бумажную доверенность и отправить ее скан в Росстат через сервис «Письма». Оригинальный документ предоставьте по запросу статистического ведомства.

Возможности электронной доверенности в Экстерне

Пользователи уже активно оформляют в Экстерне электронные доверенности для ФНС и ФСС. Принцип одинаков для всех контролирующих органов.

Оформление МЧД для ФНС

Чтобы оформить машиночитаемую доверенность для ФНС в Экстерне, перейдите в раздел «Реквизиты» и следуйте инструкции.
 

Важно! Машиночитаемую доверенность можно подписать только сертификатом руководителя. Если сертификата нет на руках, запросите подпись по почте — укажите e-mail руководителя, чтобы Экстерн направил ему письмо со ссылкой.

Подписанную доверенность отправьте в налоговую.

После того, как в ФНС примут доверенность, вы увидите у нее статус «Принято» и срок действия. Теперь можно подписывать документы для налоговой своим сертификатом, данные которого соответствуют тем, что указаны в машиночитаемой доверенности.

Отзыв МЧД ФНС

Отзыв — это такой же документ, как и оформление машиночитаемой доверенности. Информация о доверенности будет сохранятся в налоговой, пока ее не отзовут. 

Обычно МЧД отзывают, когда сотрудник покидает организацию. А если учетом и отчетностью занимается обслуживающая бухгалтерия, где много бухгалтеров и у каждого свой сертификат и своя МЧД, надо обязательно отозвать доверенность уволенного сотрудника. Особенно если он работает на разные организации и подписывает все одним сертификатом. 

Для отзыва МЧД в Контуре нажмите на кнопку «Отозвать» рядом с доверенностью. В отзыве указывают причину отмены и период, с которого перестает действовать доверенность. После заполнения нужно нажать кнопку «Подписать и отправить».

Отзыв доверенности тоже подписывают электронной подписью руководителя.

Машиночитаемая доверенность ФСС

Для ФСС можно подготовить и бумажную, и электронную доверенность. Бумажная доверенность подгружается на портал ФСС. Электронную доверенность можно сформировать в программном обеспечении, которое предоставляет ФСС, или же заполнить и отправить МЧД через Экстерн.

Машиночитаемую доверенность для ФСС оформляют так же, как и для ФНС. Но МЧД для Соцстраха можно пока подписывать только в Экстерне. Пока не реализована возможность запросить подпись руководителя отдельным письмом. 

Если вы оформляете МЧД, а руководитель вашей организации находится в другом городе, стране или работает удаленно, надо подключиться к его компьютеру, зайти в Экстерн и подписать электронную доверенность. Для входа в систему используйте Контур.Доступ, «Тимвьювер» или любой другой сервис.

Подготовила Александра Задорожнева, копирайтер

Главное на почту
Подписаться
Подписываясь, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от группы компаний СКБ Контур.
Получайте новости от наших экспертов дважды в месяцГлавное на почту
Подписаться
Подписываясь, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от группы компаний СКБ Контур.

Статьи по теме

Все статьи
20 комментариев
А
Подскажите пжл: в ФСС по МЧД можно сдавать все отчеты - или только ответы по проактивным выплатам? И будет ли МЧД, зарегистрированная в ФСС, работать после объединения ПФР и ФСС?
Вячеслав Гулин 24 ноября
Анна, в первое время наблюдались проблемы с отправкой 4-ФСС с МЧД, на данный момент ФСС внесли правки на своей стороне и теперь можно направлять отчеты 4-ФСС и документы СЭДО, что касается принятых доверенностей, они продолжат действовать, т.к. сам СЭДО никуда не денется после объединения фондов, скорее всего в будущем появится МЧД СФР
А
Относительно этого утверждения: "Отдельно покупать Криптопро не нужно, программа с лицензией встроена в сертификат УЦ ФНС" - это действительно так? Даже если ЭП получена непосредственно в ИФНС, а не в Контуре?
Вячеслав Гулин 24 ноября
Анна, в порядке эксперимента с 14 апреля 2022 года все КЭП, выданные УЦ ФНС России, содержат встроенную бесплатную лицензию на КриптоПро, этот эксперимент закончился в конце октября, длился 6 месяцев, что будет дальше пока не ясно, но по сообщением клиентов ФНС продолжает выдавать сертификаты с возможностью получить бесплатную лицензию. Следим за ситуацией
А
Вячеслав Гулин, спасибо. А как можно убедиться, что КЭП ФНС имеет встроенную лицензию КриптоПро?
Вячеслав Гулин 24 ноября
Анна, В сертификате открытого ключа на вкладке состав есть поле «Ограниченная лицензия КриптоПро CSP»
Откройте КриптоПро CSP-> Сервис -> Посмотреть сертификаты в контейнере -> Обзор (выбрать нужный) -> Свойства -> Состав -> Ограниченная лицензия ( если она есть, то в этой строке будет указана информация)
В
Виолла 24 ноября
Здравствуйте,действующей эцп для ип нет.Можно ли получить в УЦ подпись как на физлицо для сдачи отчетности ИП?
Вячеслав Гулин 24 ноября
Виолла, на данный момент ФНС принимает отчеты от ИП подписанные сертификатом ФЛ, где ИНН ФЛ=ИНН ИП.
В
Виолла 24 ноября
Вячеслав Гулин, благодарю за ответ. Можете подсказать в 2023 году не ожидаются изменения?Колеблюсь то ли сразу на ип получать,но с этим заморочек много,или на физлицо.В ИФНС сказали,что не уверенны,что можно подпись физлица использовать,пробуйте
Вячеслав Гулин Изменен 24 ноября
Виолла, сложно сказать, с ФНС возможно все так и сохраниться, так как есть адвокаты, нотариусы и прочие физлица занимающиеся частной практикой, они не ИП и подписывают отчетность сертификатами ФЛ, что существенно усложняет внедрение подобных проверок. В любом случае, мы рекомендуем иметь сертификат УЦ ФНС на ИП и работать по возможности с ним. А вообще, никто не запрещает иметь сертификат физлица от АУЦ, например УЦ Контура и сертификат ИП от УЦ ФНС, главное, что бы вы сами не запутались где какой сертифкат.
Р
Подскажите пожалуйста. Сейчас в контуре подписываю отчеты по МЧД сертификатом Фирма-ФЛ сотрудник. Если я сменю сертификат на ФЛ без привязки к фирме, МЧД новая нужна или нет?
Вячеслав Гулин Изменен 30 ноября
Роман, Если речь о МЧД ФНС, то переоформлять ничего не придется, технически связка Фирма-ФЛ сотрудник сохранится, но при этом не потребуется использовать именно такой сертификат, т.е. ФНС примет данные подписанные сертификатом ФЛ при наличии такой МЧД.
И
Здравствуйте , сегодня получили сертификат на Ген. директора . Раньше отчеты в ФНС , ФСС , ПФ подписывали сертификатом Фирма-ФЛ сотрудник ( бумажная доверенность ). МЧД делать на ФЛ или можно на Фирму-ФЛ , как правильно будет для работы в 2023 году?
Вячеслав Гулин 30 ноября
Ирина, в 2023 году, как минимум до 31.08 можно будет работать с сертификатами Фирма-ФЛ, надо учесть, что в МЧД ФНС, нет разницы, какой при этом сертификат используется для подписания документов ФЛ или Фирма-Фл, а вот для ФСС есть разница и очень даже большая, так как в МЧД ФСС поменяется тип представителя с ЮЛ на ФЛ. Но учитывая процесс оформления МЧД, можно поработать остаток переходного периода с сертификатами Фирма-ФЛ, плюс ко всему для отчетов ЕФС-1 в СФР будет использоваться приемный комплекс ПРФа ЭДОК, который работает не с МЧД, а с ЗПЕД и УПУП, работая с сертификатом в котором есть данные организации УПУП оформлять представителю не надо.
И
В
Здравствуйте. Подскажите, пожалуйста, организация может оплатить за ЭП физ.лица, которая будет использоваться для сдачи отчетности с привязкой по МЧД? И как этот расход учесть в НУ?
Вячеслав Гулин 5 дней назад
Венера, технически все реализовано, организация может оплатить счет, конечным получателем сертификата которого будет будет являться физлицо, но вот с точки зрения налогового учета этот вопрос до сих пор не решен регуляторами. На данный момент, ответа на этот вопрос нет. Возможно, мои коллеги дополнят ответ.