Налогоплательщик, получивший из ИФНС требование о представлении документов или информации, должен не только оперативно подготовить запрошенные сведения, но и правильно их оформить и передать в инспекцию. Иначе ему грозят весьма внушительные штрафы.
Когда налоговая имеет право требовать документы и что делать, если запрос инспекции нарушает закон?
Срок ответа на требование налоговой
Срок, в течение которого налогоплательщик должен предоставить инспекторам запрашиваемые документы или информацию, зависит от того, что и почему требует инспекция.
Камеральная проверка
Проверяемый налогоплательщик. ИФНС может истребовать пояснения, уточненную декларацию или документы. На представление пояснений и уточненки отводится 5 рабочих дней (п. 3 ст. 88 НК РФ), на подготовку документов — 10 рабочих дней (п. 3 ст. 93 НК РФ).
Контрагент или иное связанное лицо. В этом случае сроки меньше: требование о представлении документов или информации нужно исполнить в течение 5 рабочих дней (абз. 1 п. 5 ст. 93.1 НК РФ).
Выездная проверка
Проверяемый налогоплательщик. ИФНС может истребовать документы. На их представление отводится 10 рабочих дней (п. 3 ст. 93 НК РФ).
Контрагент или иное связанное лицо. Требование о представлении документов или информации нужно исполнить в течение 5 рабочих дней (абз. 1 п. 5 ст. 93.1 НК РФ).
Вне проверки
Документы и информацию по сделке налоговая может истребовать у любого лица. Исполнить требование нужно будет в течение 10 рабочих дней (абз. 2 п. 5 ст. 93.1 НК РФ).
Срок отсчитывается с дня, следующего за датой получения требования. Она зависит от способа, которым его вручили:
- лично в налоговой инспекции — день вручения требования;
- по почте заказным письмом — шестой рабочий день со дня отправки заказного письма, но если известен день получения, то считать будут от него (Определение ВАС РФ от 24.05.2013 N ВАС-6232/13 по делу № А03-13959/2012);
- по ТКС — день отправки квитанции о приеме;
- в личном кабинете налогоплательщика — день, следующий за днем размещения документа в личном кабинете.
Если подготовить ответ в установленные НК РФ сроки невозможно, об этом следует письменно сообщить в ИФНС с указанием причин и времени, которое требуется для сбора данных. На основании этого сообщения инспекторы могут продлить срок (п. 3 ст. 93, п. 5 ст. 93.1 НК РФ).
В Экстерне уведомление о невозможности предоставить документы можно подать со страницы поступшего требования → Ответить на требование → Уведомить о невозможности предоставить документы. При этом по части документов можно отправить Уведомление, а часть документов представить обычным способом в ФНС.
Такая возможность не распространяется на пояснения и уточненные декларации, на подачу которых всегда отводится 5 рабочих дней (п. 3 и 6 ст. 88 НК РФ).
Как подать документы в ИФНС
Порядок ответа на требование и передачи в инспекцию соответствующих документов, пояснений или информации регулирует Налоговый кодекс. По общему правилу, ответ в ИФНС можно направить на бумаге или по ТКС (по утвержденному формату).
Исключение — налогоплательщики НДС, обязанные отчитываться по этому налогу в электронной форме. Они должны сдавать пояснения к декларации исключительно по ТКС и только по утвержденному формату (п. 3 ст. 88 НК РФ).
Заметим, что это исключение не касается всех остальных ситуаций, когда в рамках камеральной НДС-проверки налогоплательщик должен представить по требованию инспекторов те или иные сведения. В частности, на бумаге можно сдать документы, подтверждающие право на заявленные в декларации льготы (п. 6 ст. 88 НК РФ), или правомерность вычетов (п. 8 ст. 88 НК РФ). Более того, если ИФНС запросила пояснения не в связи с выявленными противоречиями, а по заявленным в декларации льготам, то их тоже можно сдать на бумаге (п. 6 ст. 88 НК РФ). Заметим также, что в этом случае в качестве пояснений может использоваться электронный реестр подтверждающих документов по формату, утв. Приказом ФНС от 24.05.2021 № ЕД-7-15/513@. Подробнее о подтверждении льгот читайте в статье «Льготы по НДС в 2022 году: кому положены и как подтвердить».
Контролируйте отчеты и требования по всем организациям, общайтесь с клиентами без звонков и встреч
Передать в бумажном виде
Если решили передать документы в ИФНС на бумажном носителе, снимите с них копии и заверьте. Для этого проставьте на копии надпись или штамп «Верно» с указанием даты заверения, должности, ФИО и подписи заверившего лица. Такая отметка ставится внизу документа после подписи (письмо Минфина России от 07.08.2014 № 03-02-РЗ/39142).
В многостраничных документах листы нужно пронумеровать и сшить. При этом должна сохраниться возможность не только прочитать каждый лист, но и свободно изготовить с него копии. При этом сшивка не должна разрушаться (п. 2 ст. 93 и п. 5 ст. 93.1 НК РФ, п. 2 Требований, утв. Приказом ФНС России от 07.11.2018 № ММВ-7-2/628@). Заметим также, что отметку о верности копии в этом случае можно проставлять не на каждом документе, а только на сшивке с дополнительным указанием количества заверяемых листов (письмо Минфина России от 07.08.2014 № 03-02-РЗ/39142).
Направляемые инспекторам документы можно объединять в тома, но чтобы количество листов в каждом из них не превышало 150 штук. Исключение — документы, в которых изначально более 150 листов. Нумерация листов в каждом томе начинается заново.
ФНС настаивает на том, чтобы к бумажным документам налогоплательщики прикладывали сопроводительное письмо. В нем должны быть указаны реквизиты требования, в ответ на которое подаются документы, а также приведена их опись и указание на общее количество передаваемых листов (п. 6 Приложения № 18 к Приказу ФНС от 07.11.2018 № ММВ-7-2/628@). Заметим, что штрафа за отсутствие сопроводительного письма не предусмотрено. Но его составление полезно и для налогоплательщика — в случае спора письмо поможет подтвердить факт передачи документов в ИФНС.
Отправить по ТКС
Отправить документы по ТКС можно двумя способами:
Перевести бумажные документы в электронный вид (.jpg,.tiff) путем сканирования и передать в инспекцию через ТКС, заверив УКЭП.
Для этого налоговой службой также утверждены соответствующие форматы. Например, таковые есть для акта о приемке выполненных работ (Приказ ФНС от 28.07.2022 № ЕД-7-26/691@), акта сверки расчетов (Приказ ФНС России от 13.05.2022 № ЕД-7-26/405@), прочих договорных документов (Приказ ФНС от 24.03.2022 № ЕД-7-26/236@).
Изначально составить документы по утвержденным форматам — обычная отправка по ТКС с заверением УКЭП (п. 2 ст. 93 и п. 5 ст. 93.1 НК РФ). Заметим, что документы в электронной форме, которые изначально составлены сторонами не по утвержденному ФНС формату, передавать нужно в виде заверенной бумажной копии с отметкой о подписании документа электронной подписью (письма ФНС России от 06.12.2019 № ЕД-4-15/25049 и Минфина России от 01.10.2018 № 03-02-07/1/70444).
Отправить в ФНС документы в электронном виде можно и через Экстерн. Это возможно в двух случаях:
- абоненту пришло требование о представлении документов в электронном виде и на это требование отправлена Квитанция;
- абонент отправляет налоговую декларацию и на нее получена квитанция о приеме.
Смотрите подробную инструкцию по загрузке документов в сервис и формированию описи.
Упростите работу с требованиями ФНС. Удобно отслеживать, можно выбирать способ ответа и прикреплять подтверждающие документы в любом формате
Ответственность за невыполнение требования
Невыполнение или несвоевременное выполнение полученного из ИФНС запроса обернется для плательщика и его должностных лиц штрафами. Размер зависит от того, что именно запрашивала инспекция.
| Что запрашивалось | Штраф для плательщика | Примечание |
|---|---|---|
| Пояснения | 5 000 руб. на основании п. 1 ст. 129.1 НК РФ | Штраф в размере 2 000-4 000 руб. на основании ч. 1 ст. 19.4 КоАП РФ за данное нарушение не применяется (п. 2.3 письма ФНС России от 17.07.2013 № АС-4-2/12837) |
| Уточненная декларация | 200 руб. на основании п. 1 ст. 126 НК РФ | — |
| Документы | Одному лицу за непредставление одних и тех же документов нельзя назначить штраф по п. 1 и п. 2 ст. 126 НК РФ одновременно (п. 2 ст. 108 НК РФ) | |
| Информация | 5 000 руб. на основании п. 1 ст. 129.1 НК РФ | Может быть назначено два штрафа, если не исполнено требование, в котором запрошены как документы, так и информация (письмо Минфина России от 01.06.2022 № 03-02-07/51429, постановление АС Восточно-Сибирского округа от 12.11.2018 № Ф02-5065/2018) |
Во всех случаях на должностное лицо может быть наложен административный штраф 300-500 руб. на основании ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ. Он не применяется в отношении ИП (примечание к ст. 15.3 КоАП)
