Сведения о трудовой деятельности в ЕФС‑1: порядок заполнения и сдачи

Узнайте больше о заполнении других отчетов, которые входят в состав формы ЕФС-1

Читать →

Кто должен сдавать

Подраздел 1.1 формы ЕФС-1 подавайте в территориальный орган Социального фонда России (СФР) по месту учета.

Отчитаться обязаны все работодатели, у которых есть наемные работники, включая совместителей и дистанционных сотрудников, с которыми заключены или прекращены трудовые отношения в соответствии с ТК РФ и иными ФЗ, или в отношении которых произошли другие кадровые изменения.

Также подраздел 1.1 подавайте на застрахованных лиц, заключивших с вами договоры ГПХ, на вознаграждение по которым начисляются страховые взносы:

• договоры о выполнении работ (оказании услуг);
• договоры авторского заказа;
• договоры об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства;
• издательские лицензионные договоры;
• лицензионные договоры о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства, в том числе договоры о передаче полномочий по управлению правами, заключенные с организацией по управлению правами на коллективной основе.

Подать отчет в электронном виде должны работодатели, у которых численность застрахованных лиц, включая исполнителей на ГПД, превышает 10 человек. Остальные имеют право сами решать, как отчитываться: по ТКС или на бумаге.

Сроки сдачи

Отправьте ЕФС-1 с заполненным подразделом 1.1 не позднее рабочего дня, следующего за днем оформления соответствующего документа-основания. Это касается кадровых мероприятий:

• прием на работу;
• увольнение;
• приостановление или возобновление действия трудового договора;
• заключение или прекращение договора ГПХ.

Не позднее 25 числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошло кадровое событие, подраздел 1.1 подается в следующих случаях:

• перевод на другую постоянную работу;
• установление новой профессии (квалификации);
• переименование работодателя;
• запрет занимать должность;
• подача заявления о продолжении ведения трудовой книжки или предоставлении сведений о трудовой деятельности.

Если срок сдачи совпадает с выходным или праздником, отчитаться можно в ближайший следующий рабочий день.

Важно! СЗВ-ТД по кадровым мероприятиям декабря 2022 года подается по прежней форме в срок не позднее 16 января 2023 года.

Порядок заполнения

При сдаче сведений о трудовой деятельности в форме ЕФС-1 нужно заполнить:

• титульный лист, 
• подраздел 1 раздела 1,
• подраздел 1.1 раздела 1. 

Остальные разделы можно не подавать одновременно с ними.

Подраздел 1. Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате зарегистрированного лица

Заполните анкетные данные работника в Подразделе 1. Кроме уже привычных для персонифицированных сведений ФИО, СНИЛС, ИНН и даты рождения, нужно указать статус зарегистрированного лица и гражданство в соответствии с классификаторами.

Статус зарегистрированного лица может принимать одно из значений:

• ГРФ — граждане РФ;
• ПЖИГ — постоянно проживающие на территории РФ иностранные граждане или лица без гражданства;
• ВЖИГ — временно проживающие на территории РФ иностранные граждане или лица без гражданства, а также временно пребывающие на территории РФ лица, которым предоставлено временное убежище;
• ВПИГ — временно пребывающие на территории РФ иностранные граждане или лица без гражданства (за исключением высококвалифицированных специалистов);
• ВКС — высококвалифицированные специалисты, временно пребывающие на территории РФ.

В поле «Гражданство» указывайте цифровой код страны в соответствии с Общероссийским классификатором стран мира. Например, код 643 — для граждан России.

Для лиц без гражданства указывается код «000» (п. 3.7 Порядка). Обратите внимание, при заполнении раздела 3 в РСВ в аналогичной ситуации указывается код страны, выдавшей документ, удостоверяющий личность.

Подраздел 1.1. Сведения о трудовой (иной) деятельности

Этот подраздел — аналог формы СЗВ-ТД. При его заполнении преимущественно применяется тот же порядок, но есть и отличия. Разберем заполнение подраздела по графам.

Заявление по трудовой книжке. При подаче работником заявления о продолжении ведения трудовой книжки либо о предоставлении сведений о трудовой деятельности укажите в соответствующей строке дату подачи заявления.

Если надо исправить дату подачи заявления в уже принятых сведениях, то представьте подраздел 1.1, где укажите новую дату подачи заявления.

А если надо отменить ранее представленные сведения о подаче заявления, проставьте ранее указанную дату и в поле «Признак отмены» поставьте знак «X».

Графа 1 — номер записи. Номера присваиваются каждому мероприятию, указывайте их в порядке возрастания без пропусков и повторений.

Графа 2 — дата кадрового мероприятия. Для договоров ГПХ указывайте дату начала договора, если иное не предусмотрено текстом договора, дату окончания работ по договору ГПХ либо дату расторжения договора (если один из участников договора не выполнил свои обязательства).

Графа 3 — вид мероприятия из классификатора. В связи с тем, что введена обязанность сообщать Фонду о заключении и прекращении договоров ГПХ, перечень мероприятий дополнен новыми позициями:

Графа 4 — код территориальных условий работы. Выберите один из двух:

• РКС — работа в районах Крайнего Севера, в том числе по договорам ГПХ;
• МКС — работа в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера.

Если сотрудник не работает в таких локациях, графу не заполняйте.

Графа 5 — наименование должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации, конкретный вид поручаемой работы и наименование структурного подразделения (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор) в соответствии со штатным расписанием. 

Здесь же укажите, что работа выполняется по совместительству, если работник является совместителем.

Для государственных и муниципальных служащих указывайте ещё и код должности по соответствующему реестру должностей.

Для мероприятия «УСТАНОВЛЕНИЕ (ПРИСВОЕНИЕ)» новую должность, профессию или квалификацию указывайте с разрядами, классами или иными категориями этой профессии, специальности или уровня квалификации (ранг, классный чин и т.п.).

Если организация сменила название, то представляются сведения с мероприятием «ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ», где в графе 5 указывается, с какого числа старое наименование изменено на новое.

В случае заключения договора ГПХ графа 5 не заполняется.

Графа 6 — код выполняемой функции. Код по ОКЗ состоит из пяти цифровых знаков в формате «XXXX.X», где:

• первые четыре знака — код наименования группы занятий в Общероссийском классификаторе занятий (ОКЗ) ОК 010-2014 (МСКЗ-08);
• пятый знак — контрольное число.

А для договоров ГПХ выбирайте еще и один из ниже приведенных кодов:

Графу 6 «Код выполняемой функции» обязательно заполнять, если вид мероприятия принимает значение «ПРИЕМ», «ПЕРЕВОД», «УВОЛЬНЕНИЕ», «ПРИОСТАНОВЛЕНИЕ», «ВОЗОБНОВЛЕНИЕ», «НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ» или «ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ» (п. 4.7 Порядка).

Графа 7 — причина увольнения. Укажите код из классификатора, прилагаемого к Порядку заполнения. В классификаторе приведены все возможные причины увольнения из ТК РФ и Федеральных законов.

Например,

• увольнение по инициативе работника (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ) — код причины п3ч1с77тк.
• расторжение договора из-за применения административного наказания в виде дисквалификации в соответствии п. 4 ч. 1 ст. 19 Федерального закона от 02.03.2007 № 25-ФЗ -—  код причины п4ч1с19фз25.

Если не нашли в классификаторе нужный код, укажите вместо кода «иное», и обязательно введите реквизиты нормативного правового акта, а также пункт, часть статьи, статью, являющиеся основанием для увольнения.

Причину прекращения трудового договора указывайте в соответствии с положениями ТК РФ или иного федерального закона без каких-либо сокращений.

Для мероприятия «ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ» графа 7 не заполняется.

Графы 8–10 — реквизиты документа, подтверждающего оформление (прекращение) трудовых отношений, перевода, приостановления, возобновления и так далее:

• В графе 8 — наименование документа работодателя (приказ, распоряжение, решение, протокол и прочее) или наименование договора ГПХ.
• В графе 9 — дату документа, подтверждающего кадровое мероприятие, дату заключения договора ГПХ, дату окончания договора ГПХ.
• В графе 10 — номер приказа (распоряжения), иного документа или номер договора ГПХ. Номер указывайте без знака «№». 

Образец заполнения подраздела 1.1 ЕФС-1

С временно пребывающим в РФ гражданином Узбекистана 10 января 2023 года заключен договор ГПХ о возмездном оказании услуг по охране частной территории. Не позднее 11.01.23 в СФР надо представить форму ЕФС-1 с подразделом 1.1, заполненным по образцу:

Как корректировать сведения о трудовой деятельности

Если после приема Фондом сведений о трудовой деятельности требуется отменить запись о мероприятии по работнику, то надо представить форму ЕФС-1 с подразделом 1.1, заполненным в полном соответствии с первоначальными сведениями, которые требуется отменить, и в графе 11 «Признак отмены записи» проставить знак «X».

Когда требуется скорректировать (исправить) ранее представленные сведения, заполняйте две строки:

1. отмена ранее представленных сведений, как описано выше;
2. скорректированные (исправленные) сведения.