Зарубежная удаленка: разбираемся с нюансами налогообложения и оформления

Подключите тариф «Кадровая отчётность» в Экстерне

Если вы пользователь Экстерна, то возможности тарифа уже входят в вашу поставку

Узнать больше

НДФЛ с доходов работников

В отношении обычных сотрудников, не входящих в органы управления компании, вопрос с НДФЛ при работе за пределами РФ решается просто. Вне зависимости от статуса работника — резидент или нерезидент — организация не должна удерживать НДФЛ с его вознаграждения ровно с того момента, как он начал выполнять обязанности за пределами РФ. И вот почему.

Налоговые резиденты платят НДФЛ со всех своих доходов (ст. 207 НК РФ). При этом механизм уплаты налога отличается в зависимости от того, где получен доход:

• по доходам от российских источников НДФЛ удерживает налоговый агент;
• по доходам от зарубежных источников физлицо платит налог самостоятельно по окончании года на основании декларации (подп. 3 п. 1 ст. 228 НК РФ). 

У нерезидентов НДФЛ и вовсе возникает только по доходам, полученным в РФ.

Как бы парадоксально ни звучало, но по правилам гл. 23 НК РФ доходы, которые российские компании и ИП выплачивают своим работникам, выполняющим обязанности за границей, считаются полученными от источников за пределами РФ.

В отношении зарплаты по трудовому договору и вознаграждений по ГПД определяющее значение имеет местонахождения не плательщика (работодателя, заказчика), а самого работника в то время, когда он выполняет рабочие обязанности (подп. 6 п. 1, подп. 6 п. 3 ст. 208 НК РФ).

Вот и получается: если сотрудник, уехавший за границу, статус резидента уже утратил, то его вознаграждение за работу за рубежом НДФЛ не облагается в принципе (п. 1 ст. 207 НК РФ). А если статус резидента у такого работника еще сохранен, то НДФЛ по доходам от выполнения обязанностей за пределами России он должен заплатить самостоятельно (Письмо Минфина от 11.11.2022 № 03-04-05/109842).

Это значит, что с того момента, как сотрудник уедет из РФ и начнет выполнять свои обязанности за границей, у работодателя (заказчика) пропадают обязанности налогового агента по НДФЛ. И это никак не связано с налоговым статусом работника. Удержанный с этого момента НДФЛ следует признать удержанным излишне и вернуть уехавшему (ст. 231 НК РФ).

Резидентство: важные моменты

НДФЛ с доходов руководителей и учредителей

Несколько иначе обстоит дело с «высокопоставленными» сотрудниками, которые входят в органы управления организацией, — руководителями, членами совета директоров. А также с учредителями и участниками, имеющими право на дивиденды. На них не распространяется правило об определении источника вознаграждения в зависимости от местонахождения получателя, а все зависит от места нахождения организации-плательщика. 

Это правило действует как в отношении зарплаты, иных вознаграждений директоров и членов других органов управления компании, так и в отношении дивидендов. Если их выплачивает российская компания, они считаются доходом из РФ вне зависимости от того, в какой стране находится руководитель или учредитель (подп. 1, подп. 6 п. 1 ст. 208 НК РФ).

Статус резидента или нерезидента РФ имеет значение для применения налоговой ставки, а также положений международных соглашений об избежании двойного налогообложения. А вот обязанность налогового агента за организацией сохраняется в любом случае.

Так, если получатель вознаграждения или дивидендов — налоговый резидент РФ, то НДФЛ начисляется по общим правилам с применением ставки 13 (15) % и удерживается из выплаты. А если учредитель или директор статус резидента утратил, его доходы облагаются по ставкам из п. 3 ст. 224 НК РФ: 15 % — для дивидендов, 30 % — для зарплаты и прочих вознаграждений, вне зависимости от их совокупного размера, если иное не предусмотрено международным соглашением (п. 1 ст. 7 НК РФ). Но и в этом случае российская компания признается налоговым агентом и обязана исчислить, удержать и перечислить в бюджет НДФЛ (п. 1, п. 2 ст. 226 НК РФ).

Экстерн переносит справки о доходах из предыдущего периода, подбирает ставки и коды доходов и выполняет расчеты по введенным данным

Страховые взносы

Еще проще решается вопрос со страховыми взносами. Заплатить их с вознаграждения уехавшего сотрудника придется вне зависимости от его налогового статуса, занимаемой должности и времени, проведенного за пределами страны.

Дело в том, что п. 5 ст. 420 НК РФ в подобной ситуации освобождает от страховых взносов только выплаты и иные вознаграждения в пользу физлиц-иностранных граждан. Аналогичного положения в отношении граждан РФ гл. 34 НК РФ не содержит.

Следовательно, до тех пор, пока уехавший сотрудник остается гражданином РФ, выплачиваемое ему вознаграждение облагается страховыми взносами.

Заполняйте и сдавайте РСВ через Экстерн: импортируйте данные всех сотрудников в раздел 3 за один клик, используйте фильтры и массовые операции.

Попробовать

Трудовые отношения

Минтруд настаивает на том, что если человек находится за пределами РФ, заключать с ним трудовой договор о дистанционной или надомной работе нельзя. Это связано с тем, что в рамках таких договоров работодатель не сможет обеспечить выполнение всех правил и норм охраны труда, которые в некоторых случаях предусматривают очное присутствие госинспекторов на рабочем месте сотрудника.

Поэтому если работы выполняются за рубежом, придется переводить сотрудников на договоры ГПХ (письма Минтруда от 15.04.2016 № 17-3/ООГ-578, от 09.09.2022 № 14-2/ООГ-5755). Иначе компании может грозить ответственность вплоть до дисквалификации руководителя и приостановки деятельности (ст. 5.27, ст. 5.27.1, ст. 15.34 КоАП РФ).

А можно ли принудительно уволить удаленщика, выехавшего для работы за пределы РФ, если он откажется переоформляться на ГПД? Можно, но не всегда. 

Изменение работником местности выполнения трудовой функции — одно из дополнительных оснований расторжения договора с дистанционщиками (ч. 2 ст. 312.8 ТК РФ). Именно его в подобных ситуациях рекомендуют использовать специалисты Роструда. Однако увольнение по ч. 2 ст. 312.8 ТК РФ возможно, только если после выезда за рубеж работник не сможет выполнять обязанности по договору на прежних условиях. Поэтому применить это основание для увольнения можно лишь, когда условие о работе на территории РФ включено в трудовой договор.

Если такого условия нет, то невозможность выполнения обязанностей по трудовому договору возникает исключительно у работодателя: именно он не сможет обеспечить требования охраны труда. Поэтому если в договоре территория нахождения сотрудника не оговорена, не стоит увольнять его по ч. 2 ст. 312.8 ТК РФ. Но можно рассмотреть другие варианты оформления зарубежной работы. Либо искать компромиссы для увольнения по соглашению сторон, а то и полностью прекращать сотрудничество, проводя мероприятия по оптимизации штата (п. 2 ст. 81 ТК РФ).