На сайте «Онлайнинспекция.рф» много обращений от граждан на схожую тематику: работодатель при трудоустройстве требует написать заявление об увольнение по собственному желанию с «открытой» датой или оформляет приказы о дисциплинарном взыскании, увольнении «задним числом». Между тем документ с неверной датой не имеет юридической силы. Разбираемся, какая ответственность может грозить руководителю и кадровику за его оформление.
Отчитывайтесь по сотрудникам через Экстерн. В сервисе всегда актуальные формы и встроенные проверки
Какие правила нарушают документы «задним числом»
Дата — необходимый реквизит кадрового документа: приказа, заявления, трудового договора, акта. Она подтверждает юридически значимые факты, например:
- начало трудовых отношений — в трудовом договоре;
- ознакомление работника с локальным нормативным актом;
- уведомление сотрудника о сокращении;
- намерение работника уволиться по собственному желанию.
Для кадровых процедур в трудовом законодательстве установлены определенные сроки. Например, работник имеет право отозвать свое заявление об увольнении по собственному желанию в любое время до истечения двухнедельного периода отработки (ст. 80 ТК РФ). Или сотрудника по общему правилу можно привлечь к работе в выходной день только с его письменного согласия и на основании письменного распоряжения работодателя (ст. 113 ТК РФ). Оформлены такие документы должны быть до факта выхода на рабочее место в субботу или воскресенье.
Часто приказы или заявления «задним числом» прямо нарушают права работника. Тот может обратиться в трудовую инспекцию, прокуратуру или суд за защитой, и тогда работодателя привлекут к ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ. А это предупреждение или штраф для компании от 30 000 рублей.
Второй момент, почему опасно оформлять документы «задним числом», связан с использованием их в качестве доказательства. Например, работодатель представит в суд заявление работника об увольнении, в котором дата была поставлена позже написания самого документа. Если экспертиза докажет, что документ сфальсифицирован, то должностному лицу будет грозить уголовная ответственность (ст. 292, ст. 303 УК РФ).
Тем не менее работодатели часто прибегают к исправлению дат в приказах и заявлениях. Не каждый работник будет защищать свои права в суде, и часто трудно доказать личную заинтересованность и корысть должностного лица. Поэтому недобросовестные руководители и кадровики избегают административной или уголовной ответственности за фальсифицированные приказы или акты. Но могут быть другие неприятные последствия.
Документ, оформленный «задним числом» — подложный. Дата в нем не подтверждает реальную ситуацию, поэтому его нельзя принимать для учета. Расходы по фальсифицированным документам не будут считаться экономически обоснованными, и налоговая может их не принять. Например, работодатель рискует не обосновать оплату труда в выходные дни, если согласие работника и приказ сфальсифицированы.
Какие кадровые документы часто оформляют «задним числом»
Рассмотрим частые ситуации, когда в делопроизводстве ставится неверная дата, и как это можно обнаружить.
Трудовой договор
Вопрос с сайта «Онлайнинспекция.рф». При приеме сотрудника на работу директора не было на рабочем месте. Трудовой договор был подписан «задним числом». Правильно ли это?
Если сотрудник фактически приступил к работе и выполняет трудовую функцию, трудовой договор с ним нужно подписать в течение трех рабочих дней (ч. 2 ст. 67 ТК РФ). И неважно, принят сотрудник на испытательный срок или без него. Условие об испытании при приеме на работу — тоже часть соглашения с работником (ст. 70 ТК РФ).
Один подписанный экземпляр трудового договора выдается на руки сотруднику, и это подтверждается его подписью на экземпляре договора, который остается у работодателя. Это сделано, в том числе для защиты от подмены листов в заключенном соглашении.
Уклонение от подписания трудового договора — нарушение закона. На компанию могут наложить штраф от 50 до 100 тыс. рублей (ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ).
На практике бывает, что работники трудятся без письменного оформления и без своего экземпляра трудового договора. А перед надзорной проверкой или при жалобе кого-то из сотрудников в трудовую инспекцию работодатель решает их легализовать «задним числом». Обнаружить подлог в такой ситуации легко, например, по таким данным:
- у работника нет на руках экземпляра трудового договора;
- прием на работу не отражен в отчетности.
В этой ситуации нарушения прав работника не будет, если трудовой договор с неверной датой содержит те условия, о которых работник и договаривался с руководителем.
Но неприятные последствия все равно возникнут. Претензии может предъявить Социальный фонд, если компания вовремя не подала сведения в систему индивидуального персонифицированного учета о приеме нового сотрудника (ст. 11 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ). Кадровик или иное должностное лицо заплатят штраф в размере от 300 до 500 рублей (ст. 17 Закона № 27-ФЗ, ч. 2 ст. 15.33.2 КоАП РФ).
Ситуация будет хуже, если оформленный «задним числом» трудовой договор не учитывался при расчете страховых взносов. Налоговая инспекция начислит неуплаченную сумму и взыщет штраф до 30 % от нее, но не менее 1 000 рублей (ст. 119 НК РФ).
И совсем плохо, если трудовой договор содержит не те условия, на которых трудится работник. Это уже нарушение прав сотрудника. Если оно будет доказано, работодателя ждут более серьезные финансовые санкции.
Должностная инструкция
Этот документ разрабатывается по решению работодателя — в ТК РФ нет обязанности составлять его для сотрудника. Первичен все-таки трудовой договор. И поэтому довольно часто кадровики не видят ничего страшного в том, чтобы сделать должностную инструкцию «задним числом» или «дописать» в нее работнику трудовые функции, о которых тот не знает. Как правило, такие ситуации случаются при подготовке к проверке со стороны вышестоящей организации или ГИТ.
Это тоже нарушение трудового законодательства. Должностная инструкция — это локальный нормативный акт. Он вступает в силу после утверждения работодателем и применяется к отношениям, возникшим с даты введения его в действие (ст. 12 ТК РФ). Кроме того, локальные нормативные акты принимаются с учетом мотивированного мнения профсоюза (ст. 8 ТК РФ).
«Дописывание» в должностную инструкцию дополнительных функциональных обязанностей без письменного согласия работника нарушает его права (ст. 72 ТК РФ). Сотрудник сам оспорит такой документ с помощью трудовой инспекции или прокуратуры, если будет не согласен с его содержанием.
За доказанные нарушения трудового законодательства работодатель заплатит штраф от 30 до 50 тыс. рублей (ч. 1 ст. 5.27.1 КоАП РФ).
Сдавайте ЕФС-1 через Экстерн. В сервисе всегда актуальные формы и встроенные проверки
Протокол проверки знаний
Пример из практики автора. В энергосистеме произошел несчастный случай со смертельным исходом. Пострадавший — электромонтер ОВБ с функциями рабочего люльки. Работодатель оформил протокол проверки знаний комиссией предприятия на погибшего «задним числом». Комиссия по расследованию несчастного случая не приняла документ как доказательство, поскольку не было свидетельств предварительного обучения пострадавшего в учебном центре.
Для допуска к самостоятельной работе работник должен пройти обучение по охране труда (ст. 214 ТК РФ). Кому-то из сотрудников достаточно вводного инструктажа и периодических инструктажей на рабочем месте. Для допуска к работам повышенной опасности, например, на высоте, нужно обучение по специальным программам и аттестация в комиссии по проверке знаний.
Невыполнение работодателем обязанности по подготовке сотрудников в области охраны труда — нарушение требований охраны труда. В этом случае штраф для юрлица составит от 110 до 130 тыс. рублей за каждого необученного сотрудника (ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП РФ).
Выполнение работ повышенной опасности без обучения угрожает не только жизни и здоровью работника, но и безопасности окружающих лиц. Надзорные органы трактуют это как нарушения с тяжелыми последствиями.
Факт того, что работник был допущен к работе без подготовки, часто всплывает при расследовании аварий или несчастных случаев. Скрыть его трудно, поскольку выяснением всех обстоятельств занимается специальная комиссия.
К расследованию несчастных случаев со смертельным исходом или причинением тяжкого вреда здоровью подключаются следственные органы. Выдача им протоколов о проверке знаний, оформленных «задним числом», грозит уголовной ответственностью для руководителя (ст. 303, ст. 292 УК РФ, п. 35 Постановления Пленума ВС РФ от 09.07.2013 № 24).
Отчитывайтесь по сотрудникам через Экстерн. В сервисе всегда актуальные формы и встроенные проверки
Какие последствия влечет фальсификация документов
Подведем краткий итог. Кадровый документ, подписанный «задним числом», не имеет юридической силы. Ответственность за его изготовление может различаться в зависимости от того, в каких целях он издан и где будет использоваться.
Если кадровый документ не нарушает права работника, не угрожает безопасности окружающих или не отражается на финансовых результатах компании, работодатель, скорее всего, избежит ответственности. Могут наказать кадровика или бухгалтера, как за несданную вовремя отчетность.
Подложный кадровый документ, нарушающий права работника, может быть оспорен. Работодателю вынесут предупреждение или назначат административный штраф.
Если фиктивный документ представлен как доказательство в гражданском или административном деле, то его не примут, а виновное должностное лицо могут привлечь к уголовной ответственности по ст. 303 УК РФ за фальсификацию доказательств:
- штраф от 100 до 300 тыс. рублей или в размере заработной платы за период от 1 года до 2 лет;
- либо обязательные работы до 480 часов;
- либо исправительные работы на срок до двух лет;
- либо арест до четырех месяцев.
Фальсификация доказательств по уголовному делу, повлекшая тяжкие последствия, наказывается лишением свободы на срок до 7 лет с дисквалификацией на срок до 3 лет. Тяжкие последствия — это когда, например, из-за подделки осудили невиновного.
Служебный подлог или внесение ложных сведений в официальный документ, например, протокол проверки знаний, в корыстных целях или из личной заинтересованности наказывается по ст. 292 УК РФ. В том числе лишением свободы на срок до двух лет.
Таким образом риск, связанный с оформлением кадровых документов «задним числом», есть всегда. И часто он не оправдан.
