Как заполнить сведения о зарплате госработников в ЕФС‑1

Подраздел 1.3 раздела 1 формы ЕФС-1 — это «Сведения о заработной плате и условиях осуществления деятельности работников государственных (муниципальных) учреждений». Расскажем, кто должен его подавать в СФР и как его заполнить.

Елена Кулакова Эксперт по страховым взносам и персучету

Сдавайте отчетность за сотрудников. Экстерн дарит вам 14 дней бесплатно!

Попробовать бесплатно

Кто представляет подраздел 1.3 ЕФС-1

Подраздел 1.3 ЕФС-1 заполняют государственные (муниципальные) учреждения, которые ведут определенные виды деятельности и подают следующие виды статотчетности:

Конкретные виды деятельности (Коды ОКВЭД2) перечислены в Приказе Минтруда от 28.12.2023 № 900Н.

Как отчитаться о зарплате сотрудников госучреждений, читайте в статье.

Сроки подачи

Ежемесячно — не позднее 25 числа каждого месяца, следующего за прошедшим. Первый раз предстоит подать подраздел 1.3 за январь 2024 года — не позднее 26 февраля, так как 25 февраля выпадает на воскресенье. Далее (с учетом переноса на ближайший рабочий день):

• за февраль — до 25 марта;
• за март — до 25 апреля;
• за апрель — до 27 мая;
• за май — до 25 июня;
• за июнь — до 25 июля;
• за июль — до 26 августа;
• за август — до 25 сентября;
• за сентябрь — до 25 октября;
• за октябрь — до 25 ноября;
• за ноябрь — до 25 декабря;
• за декабрь — до 27 января 2025 года.

Что отражается в подразделе 1.3

Здесь отражаются суммы выплат сотрудникам учреждений, а также сведения об условиях трудовой деятельности, на основании которых определяется размер этих выплат.

В сведения о зарплате (денежной и натуральной) включаются данные о размерах:

• тарифной ставки, оклада (должностного оклада);
• доплат и надбавок компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных;
• стимулирующих доплат и надбавок;
• премий и других поощрительных выплат;
• выплат соцхарактера.

На основе этих данных будут вести мониторинг системы оплаты труда в бюджетной сфере.

Заполняя сведения в подразделе 1.3, соблюдайте порядок, утвержденный Приказом СФР от 17.11.2023 № 2281 и правила проверки, предъявляемые к форме в электронном виде из Приказа СФР от 23.11.2023 № 2315.

Заполняем вводную часть подраздела 1.3 ЕФС-1

Перед тем как приступить к заполнению основной таблицы, пройдемся по полям, находящимся перед ней.

Поле «Отчетный период»

Укажите месяц и год, за который представляются сведения: 01 — январь, 02 — февраль, 03 — март, 04 — апрель, 05 — май, 06 — июнь, 07 — июль, 08 — август, 09 — сентябрь, 10 — октябрь, 11 — ноябрь, 12 — декабрь.

Поле «Тип сведений»

Знаком «X» отметьте тип представляемых сведений: «Исходная», «Корректирующая» или «Отменяющая».

Тип «Корректирующая» заполняется, если надо изменить сведения, учтенные на индивидуальном лицевом счете (ИЛС) работника на основании ранее представленного подраздела 1.3 с типом «Исходная».

Если хотите отменить данные, учтенные на ИЛС на основании формы ЕФС-1, подайте тип сведений «Отменяющая».

При представлении формы с типом сведений «Отменяющая» заполняется титульный лист, подраздел 1 раздела 1 (сведения о застрахованном лице), поле «Корректируемый (отменяемый) период» и реквизиты учреждения (КТО организации, идентификационный номер ТОСП (если ТОСП), OID медицинской организации).

Сведения «Корректирующая» или «Отменяющая» могут быть представлены только за период, данные по которому уже учтены на ИЛС на основании форм «Исходная» или «Корректирующая».

В одной форме ЕФС-1 на одно и то же зарегистрированное лицо за один и тот же отчетный период не могут быть представлены подразделы 1.3 с разным типом сведений (например, «Исходная» и «Корректирующая»).

Поле «Корректируемый (отменяемый) период»

Укажите месяц и год, за который корректируются или отменяются сведения, если в поле «Тип сведений» выбран вариант «Корректирующая» или «Отменяющая». Год корректируемого периода не может быть меньше 2023.

Поле «КТО организации» 

Укажите код типа вашей организации в соответствии с разделом «Коды типа организации,…» Классификатора, прилагаемого к порядку заполнения. Например: 1.03 — театры, 3.1.4 — образовательные организации высшего образования, 4.1.05 — Родильный дом и так далее.

Этот раздел Классификатора сформирован на основе перечней типов учреждений, в отношении которых предусмотрены мероприятия по повышению средней заработной платы в соответствии с Указом Президента от 07.05.2012 № 597.

Поле «Идентификационный номер ТОСП (если ТОСП)»

Проставьте цифровой код из 14 цифр, если ваша организация является территориально обособленным структурным подразделением. В ином случае поле оставьте пустым.

Код вводите только цифрами без других символов, например, без пробела или переноса.

Поле «ОID организации»

Заполняется только медицинскими организациями. Укажите номер OID, который соответствует уникальному идентификатору в федеральном регистре мед организаций (ФРМО).

Заполняем таблицу «Сведения об условиях занятости и заработной плате»

Это основная часть подраздела 1.3 раздела 1. Обратите внимание: графы таблицы заполняются на лиц, состоящих с учреждением в трудовых отношениях. Если исполнитель работает только по договору ГПХ, сведения о его выплатах не заполняются.

Графа 1 «№ п/п»

Заполняется сквозной нумерацией. Номер присваивается строке, если надо отразить несколько периодов работы работника в отчетном месяце. Номера указывайте в порядке возрастания без пропусков и повторений.

Подраздел «Период работы в отчетном месяце»

Здесь указываются:

• в графе 2 «Дата начала» — дата начала периода работы в отчетном месяце;
• в графе 3 «Дата окончания» — дата окончания периода работы в отчетном месяце.

Календарные даты указывайте в формате «ДД.ММ.ГГ», в котором ДД — число, ММ — месяц, ГГ — две последние цифры года.

Графа 4 «Работники, не включаемые в расчет среднесписочной численности» 

Указывается значение «1», если работник в отчетном периоде относился или начал относиться к одной из следующих категорий:

• женщины, находившиеся в отпусках по беременности и родам, лица, находившиеся в отпусках в связи с усыновлением ребенка со дня рождения усыновленного ребенка, а также в отпусках по уходу за ребенком (кроме работающих на условиях неполного рабочего времени или на дому с сохранением права на получение пособия);
• работники, обучающиеся в организациях, осуществляющих образовательную деятельность, и находившиеся в дополнительном отпуске без сохранения заработной платы, а также поступающие в организации, осуществляющие образовательную деятельность, находившиеся в отпуске без сохранения заработной платы для сдачи вступительных экзаменов в соответствии с законодательством Российской Федерации;
• работники, призванные по мобилизации, и добровольцы на весь период прохождения военной службы или оказания добровольного содействия Вооруженным Силам Российской Федерации.

Если работник в отчетном периоде не относился к вышеуказанным категориям, то в данной графе указывается ноль (0).

Если работник в отчетном периоде (не с начала периода) начал или перестал относиться к одной из вышеуказанных категорий, то в таком случае в подразделе необходимо разделить сведения о выплатах на несколько строк с указанием в графах 2 и 3 периодов «до» начала отнесения к категориям, периодов отнесения и периодов «после» окончания отнесения к категориям.

Графа 5 «Наименование структурного подразделения; OID»

Укажите полное наименование структурного подразделения, в котором трудится работник по должности. А если вы медицинская организация, через знак «;» дополнительно укажите номер OID (уникальный идентификатор структурного подразделения). Он должен точно соответствовать полю федерального регистра медорганизаций (ФРМО). Немедицинские организации OID не заполняют.

Графа 6 «Код наименования должности (профессии)» 

Укажите код в соответствии с разделом «Коды наименования должности (профессии)…» Классификатора к порядку заполнения. Если наименования должности по штатному расписанию нет в этом разделе Классификатора, укажите код наиболее подходящего обобщенного наименования должности.

Графа 7 «Код категории персонала» 

Поставьте трехзначный цифровой код категории персонала, к которой относится должность (профессия), в соответствии с разделом «Коды категорий персонала…» Классификатора. Перечень кодов в этом разделе сформирован на основе указаний по заполнению статистических форм ЗП-здрав, ЗП-культура, ЗП-образование, ЗП-наука, ЗП-соц, утвержденных Приказом Росстата № 366.

Если занимаемой должности присвоено два или более кодов категории персонала, укажите код, соответствующий максимальному уровню разукрупнения (неагрегирующий). Например, в соответствии с формой ЗП-здрав научным сотрудникам присваивается два кода — «301» (научные работники) и «311» (из них научные сотрудники). Для научного сотрудника поставьте код «311».

Графа 8 «Звание (степень)»

Через знак «;» укажите:

• ученую степень работника (одно из следующих значений в соответствии с ученой степенью работника: «КН» — кандидат наук, «ДН» — доктор наук;
• ученое звание работника в соответствии с кодом, указанным в разделе «Справочник ученых званий…» Классификатора;
• почетное звание работника в соответствии с кодом, указанным в разделе «Справочник почетных званий…» Классификатора.

Если у работника нет званий и ученых степеней, в графе 8 поставьте ноль (0).

Графы 9 «Код» и 10 «Значение»

В графах 9 и 10 подраздела «Специальные (отраслевые) условия занятости» медорганизации указывают следующие значения кодов условий занятости работников:

Для работников других отраслей бюджетной сферы в графах 9 и 10 подраздела «Специальные (отраслевые) условия занятости» укажите ноль (0).

Подраздел «Информация о договоре»

В графе 11 «Вид» укажите в зависимости от вида трудового договора:

• «1» — основная работа;
• «2» — внутреннее совместительство;
• «3» — внешнее совместительство (у работника основное место работы в другой организации).

В графе 12 «Срок» проставьте в соответствии со сроком договора:

• «1» — трудовой договор на неопределенный срок;
• «2» — срочный трудовой договор.

Вводите только цифры без других символов, в том числе без пробела или переноса.

Если в течение месяца вид заключенного с работником договора или его существенные условия труда, перечисленные в ст. 57 ТК РФ, изменились, то сведения о начисленных выплатах заполните по каждому варианту договора в разных строках таблицы. При этом в графах 2 — 3 подраздела «Период работы в отчетном месяце» укажите даты соответствующего периода работы в течение отчетного месяца.

Например, с 16 января для внешнего совместителя работа стала основной:

Графа 13 «Профессиональная квалификационная группа» и графа 14 «Квалификационный уровень»

Укажите код профессиональной квалификационной группы, к которой относится должность (профессия), и соответствующий ей квалификационный уровень в соответствии с разделом «Справочник профессиональных квалификационных групп и квалификационных уровней (КУ)…» Классификатора.

Если должность (профессия), указанная в графе 6, не включена в профессиональные квалификационные группы, в графах 13 и 14 указывается ноль (0). Для должностей (профессий), включенных в профессиональную квалификационную группу, но для которых не определен квалификационный уровень, в графе 14 указывается ноль (0).

Графа 15 «Класс (подкласс) условий труда по степени вредности и (или) опасности»

Укажите класс (подкласс) условий труда на рабочем месте, установленный по итогам проведения СОУТ. Допустимые коды приведены в разделе «Коды специальной оценки условий труда…» Классификатора.

Если информация о присвоенном классе (подклассе) условий труда отсутствует (СОУТ не проводилась), в графе 15 указывается ноль (0).

Автоматизируйте работу с сотрудниками: рассчитывайте зарплату, НДФЛ, взносы, оформляйте кадровые документы прямо в Экстерне

Попробовать

Графа 16 «Квалификационная категория, присвоенная по итогам аттестации»

Укажите код квалификационной категории по специальности (должности), присвоенной (установленной) работнику по итогам аттестации:

• «1» — вторая квалификационная категория;
• «2» — первая квалификационная категория;
• «3» — высшая квалификационная категория.

Если у работника квалификационная категория отсутствует, в графе 16 поставьте ноль (0).

Графа 17 «Число занятых штатных единиц (по должности (профессии)»

Проставьте число штатных единиц, занятых работником по должности (профессии), указанной в графе 6, в соответствии с условиями трудового договора. Число должно быть с тремя знаками после запятой:

• 1,000 (максимально допустимое значение) — при работе на условиях полной занятости (на полную ставку), в том числе при сокращенной продолжительности рабочего времени, установленной в соответствии с законодательством РФ;
• 0,750 или 0,500 или 0,250 или 0,125 и т.д. (доля ставки) — для неполного рабочего времени (неполной занятости).

Если в течение месяца менялось число штатных единиц, занятых работником, заполните сведения о начисленных выплатах в отношении каждого числа штатных единиц в разных строках таблицы. При этом в графах 2 — 3 подраздела «Период работы в отчетном месяце» должны быть указаны даты начала и конца соответствующего периода работы в течение отчетного месяца.

При работе по основному месту работы и совместительству данные заполните отдельными строками по каждому трудовому договору.

Например, работа по совместительству на ¼ ставки стала основной на полную ставку:

Графа 18 «Система оплаты труда» 

Укажите код, соответствующий системе оплаты труда работника по трудовому договору:

• «1» — сдельная;
• «2» — повременная (работнику установлен оклад, должностной оклад, месячная ставка);
• «3» — повременная (работнику установлена часовая ставка);
• «4» — иная.

Графа 19 «Размер фиксированной части в соответствии с трудовым договором…» 

Впишите нормативный размер выплаты в зависимости от системы оплаты труда: оклад, сдельная расценка за единицу выработки, часовая тарифная ставка, размер разовой концертной ставки.

Если система оплаты труда сдельная («1» в графе 18) и работнику установлено несколько сдельных расценок за единицу выработки, сведения о начисленных выплатах заполните для каждой сдельной расценки за единицу выработки в отдельных строках.

Подраздел «Количество рабочих часов (выступлений, постановок) в отчетном месяце»

Здесь укажите:

В графе 20 «Норма» — норму рабочих часов (выступлений, постановок) в отчетном месяце в соответствии с установленным режимом рабочего времени.

В графе 21 «Факт» — количество фактически отработанных рабочих часов (выступлений, постановок) в отчетном месяце.

Подраздел «Количество специальных часов работы»

В графу 22 «Код специальных часов работы» впишите один из кодов:

В графе 23 «Количество часов» — количество часов, соответствующих коду, указанному в графе 22.

При отсутствии у работника в течение отчетного месяца специальных часов работы в графах 22 и 23 указывается ноль (0).

Подраздел «Сведения о заработной плате»

В графе 24 «Код выплаты» проставьте код выплаты в соответствии с разделом «Классификатор выплат…» Классификатора. Коды основных выплат (выплат с префиксом ОВ) должны соответствовать значениям графы 18 «Система оплаты труда»:

Вознаграждения по договорам ГПХ, заключенным учреждением c работниками списочного состава, отражаются по коду выплаты «ПВ-02».

В графе 25 «Сумма» указывается фактический размер выплаты, соответствующей коду из графы 24. Проставьте сумму с двумя знаками после запятой, начисленную работнику как в отчетном месяце, так и за предыдущие периоды: например, премия за квартал или за год, доначисление по приказу о повышении оклада, подписанному задним числом.

В графе 25 не может быть отрицательных значений, которые образовались из-за неотражения или неполноты отражения сведений, а также из-за ошибок, приводящих к занижению зарплаты.

Если отрицательное значение возникло при перерасчете, скорректируйте данные за отчетный период, в котором выплата начислена первоначально.

Отражение нулевой (0,00) суммы допускается для случая, когда есть действующий трудовой договор, но в отчетном месяце выплат не было. Например, если работница в отпуске по беременности и родам.

В графе 26 «Итого» укажите общую сумму всех выплат для каждой уникальной комбинации характеристик условий работы. Значение рассчитывается как сумма строк по всем кодам выплат, относящихся к каждой комбинации, с двумя знаками после запятой.

Легко сдавайте ЕФС‑1 и другие отчеты

В Контур.Экстерне вы можете автоматически сформировать электронный ЕФС-1 и быстро его отправить, если до этого вели учет по сотрудникам в системе.

Попробовать бесплатно

Особенности заполнения формы ЕФС-1 с подразделом 1.3

Если вы заполняете подраздел 1.3, обратите внимание на несколько нюансов.

Во-первых, на титульном листе должны быть указаны:

Код ОКФС — цифровой код в соответствии с Общероссийским классификатором форм собственности, который состоит из двух цифр. Возможные варианты для государственных (муниципальных) учреждений:

• 12 — Федеральная собственность; 
• 13 — Собственность субъектов РФ;
• 14 — Муниципальная собственность.

Код ОКОГУ — цифровой код, присвоенный организации в соответствии с Общероссийским классификатором органов государственной власти и управления, состоящий из 7 цифр.

Код ОКПО — цифровой код, присвоенный организации в соответствии с Общероссийским классификатором предприятий и организаций, состоящий из 8 цифр. Территориально обособленное структурное подразделение указывает ОКПО «головы». Узнать ОКПО по ИНН или ОГРН можно с помощью сервиса Росстата.

Во-вторых, в подразделе 1.3 не может быть полного дубликата комбинации значений, являющейся идентификатором трудового договора для работника. То есть не должно быть строк с одинаковыми значениями в графах:

• 2 и 3 — «Дата начала» и «Дата окончания» подраздела «Период работы в отчетном месяце»;
• 4 — «Работники, не включаемые в расчет среднесписочной численности»;
• 5 — «Наименование структурного подразделения; OID»;
• 6 — «Код наименования должности (профессии)»;
• 9 и 10 — «Код» и «Значение» подраздела «Специальные (отраслевые) условия занятости»;
• 11 и 12 — «Вид» и «Срок» подраздела «Информация о договоре»;
• 13 — «Профессиональная квалификационная группа»;
• 14 — «Квалификационный уровень»;
• 17 — «Число занятых штатных единиц по должности (профессии)»;
• 19 — «Размер фиксированной части».

Хотя бы в одной из перечисленных граф значения в строках должны отличаться.

Если по работнику в рамках отчетного периода указано несколько строк со значением «1» (основная работа) в графе «Вид» подраздела «Информация о договоре», то даты начала и конца периодов работы по этим договорам не должны пересекаться. При этом сумма периодов договоров не может быть больше, чем продолжительность месяца, за который подаются сведения.

Больше экспертных материалов о том, как работать с Единой формой сведений, читайте в рубрике «ЕФС-1».