Как сдавать отчетность в Центр занятости в 2023 году

В январе 2023 года Минтруд разъяснил, что работодатель может вести кадровый электронный документооборот одновременно с помощью портала «Работа России» (Единой цифровой платформы, ЕЦП) и собственной информационной системы (письмо № 14-6/ООГ-303 от 20.01.2023). Это важно, поскольку компании используют ЕЦП для сдачи отчетности в центры занятости населения (ЦЗН). 

Кто сдает отчеты в ЦЗН через портал «Работа в России»

Сведения в центр занятости направляют все компании и ИП, у которых есть хотя бы один работник по трудовому договору (ст. 25 Закона РФ от 19.04.91 № 1032-I). Но состав отчетности, а также порядок ее подачи могут зависеть от размера организации и формы собственности.

Точные сроки представления сведений в ЦЗН могут различаться в разных регионах. По некоторым отчетам они нормативно не установлены. Поэтому лучше всегда уточнять в местном центре занятости, в какие даты им подавать информацию.

Для взаимодействия с ЦЗН используется Единая цифровая платформа. На ней обязаны размещать сведения следующие категории работодателей (п. 3.2 ст. 25 Закона РФ № 1032-I):

• ИП и юридические лица, среднесписочная численность работников у которых больше 25 человек;
• государственные и муниципальные учреждения, ГУП и МУП;
• органы государственной власти и местного самоуправления;
• компании с участием в уставном капитале РФ, субъекта РФ или муниципального образования.

Прочие ИП и компании могут направлять отчёты в ЦЗН через платформу «Работа России» или сдавать их в бумажном виде — через Почту России, с описью вложения (письмо Минтруда от 29.04.2022 № ПГ/09700-4-3).

Какие отчеты в ЦЗН нужно сдавать с 1 января 2023 года

Работодатели сообщают в ЦЗН:

• о принятии решения о ликвидации компании, прекращении деятельности ИП, сокращении штата или численности (приложение 1 к приказу Минтруда России от 26.01.2022 № 24; п. 2 ст. 25 Закона РФ № 1032-I);
• введении режима неполного рабочего времени (приложение 2 к приказу № 24; п. 2 ст. 25 Закона РФ № 1032-I);
• введении режима простоя и приостановке производства — с 1 января 2023 года (приложение 3 к приказу № 24; п. 2 ст. 25 Закона РФ № 1032-I);
• организации дистанционной работы — с 1 января 2023 года (приложение 4 к приказу № 24);
• отпусках без сохранения заработной платы — с 1 января 2023 года  (приложение 5 к приказу № 24);
• применении процедуры банкротства (приложение 6 к приказу № 24; п. 3 ст. 25 Закона РФ № 1032-I);
• квотировании рабочих мест для инвалидов и создании специально оборудованных рабочих мест (приложение 7 и приложение 8 к приказу № 24; п. 3 ст. 25 Закона РФ № 1032-I);
• трудоустройстве гражданина, направленного от ЦЗН (п. 5 ст. 25 Закона РФ № 1032-I; приложение 6 к приказу Минтруда России от 20.10.2021 № 738н).

Как сдать сведения в ЦЗН

Инструкции по заполнению сведений по приказу Минтруда № 24 есть в самом приказе (приложения 10-17). Поэтому приведем только общие сведения, которые важно помнить кадровику.

Отчет о ликвидации, сокращении штата или численности

Сведения направляют все работодатели, которые приняли решение:

• о ликвидации юридического лица или прекращении деятельности ИП;
• о сокращении штата или численности.

Компании направляют данные по форме приложения 1 к приказу № 24 за два месяца до начала соответствующих мероприятий, а при массовом увольнении — за три месяца (п. 2 ст. 25 Закона РФ № 1032-I). ИП предоставляют сведения за 14 календарных дней.

Отчет направляется в центр занятости того населенного пункта, в котором работают увольняемые сотрудники.

Отчет о введении неполного рабочего времени

Сведения нужно направить в случае, если такой режим вводится по инициативе работодателя из-за изменения организационных или технологических условий труда (ст. 74 ТК РФ). Если неполное рабочее время устанавливается по соглашению с работником, например, с матерью ребенка до трех лет, то сообщать в ЦЗН об этом не нужно.

Отчет сдают не позднее трех рабочих дней после принятия соответствующего решения, то есть издания приказа работодателя (п. 2 ст. 25 Закона РФ № 1032-I). Сведения направляются в ЦЗН по месту работы сотрудника с режимом неполного рабочего времени.

Отчет о простое

Сведения передают в ЦЗН компании и ИП, которые приостановили производство по любой причине (п. 2 ст. 25 Закона РФ № 1032-I). Например, к предприятию применена такая мера как административное наказание.

Информацию нужно подать не позднее трех рабочих дней в центр занятости по месту простоя после принятия решения о приостановке.

Отчет об организации дистанционной работы

Работодатели сообщают в местный ЦЗН обо всех случаях перевода на удаленную работу. В отчете отдельно указывается число сотрудников, для которых введена «дистанционка» в исключительных случаях: по причине чрезвычайной ситуации, аварии, несчастного случая.

Сроки подачи сведений нормативно не урегулированы. 

Отчет об отпусках без сохранения заработной платы

С 2023 года нужно сообщать в местный ЦЗН об оформлении работникам неоплачиваемых отпусков. Даже если сотрудник решил отдохнуть за свой счет один день.

Срок сдачи отчета не установлен. Направляют сведения в ЦЗН по месту работы «отпускника».

Отчет о банкротстве

Сведения направляют все работодатели, в отношении которых суд ввел банкротство (п. 3 ст. 25 Закона РФ № 1032-I). Отчет сдают ежемесячно, с начала до окончания процедуры.

Информацию направляют в центр занятости по месту нахождения компании или месту проживания ИП-работодателя.

Информация о квотировании и создании специально оборудованных рабочих мест

Работодатели, у которых среднесписочная численность превышает 100 человек, обязаны выделять специальные рабочие места для инвалидов (п. 1 ст. 13.2 Закона РФ № 1032-I). Для предприятий со штатом 35-100 человек квота устанавливается законом субъекта РФ.

Такие работодатели ежемесячно отчитываются в ЦЗН по месту своего нахождения (месту нахождения филиала):

• О наличии созданных или выделенных рабочих местах для трудоустройства инвалидов в соответствии с установленной квотой, в том числе о выполнении квоты (приложение 7 к приказу № 24). Отчет сдается до 10 числа месяца, следующего за отчетным (п. 4 приказа Минтруда России от 16.12.2022 № 786).
• О деятельности по профессиональной реабилитации и содействию занятости инвалидов (приложение 8 к приказу № 24).

Все отчеты по приказу № 24 направляются через ЕЦП или в бумажном виде через Почту России.

Сведения о трудоустройстве кандидата от ЦЗН

Центры занятости могут направлять к работодателям, разместившим вакансии, безработных граждан для собеседования. Компании и ИП в течение пяти дней должны сообщить в ЦЗН о приеме таких кандидатов на работу (п. 5 ст. 25 Закона РФ № 1032-I). При отказе в трудоустройстве надо проинформировать Центр занятости о причинах отказа.

Информацию можно направить двумя способами:

• заполнить электронное уведомление на ЕЦП;
• направить в ЦЗН оформленную отрывную часть к направлению на трудоустройство (приложение 6 к приказу № 738н).

Как накажут работодателя за несдачу отчетов в ЦЗН

За непредставление или нарушение сроков отчетности в центры занятости предусмотрена административная ответственность. Это предупреждение или штраф:

• для должностных лиц — 300-500 рублей;
• на компанию — 3 000-5 000 рублей (ст. 19.7 КоАП РФ).

О такой ответственности работодателей предупредил Роструд на сайте «Онлайнинспекция.рф».