С 1 марта 2023 года действует Приказ Минтруда России от 20.09.2022 № 578н о единых требованиях к электронным документам, оформляемым без дублирования на бумажном носителе. Выполнять его должны те работодатели, кто ведет кадровое делопроизводство в КЭДО. Разбираемся, как применять новые требования к цифровым документам.
Для чего нужны единые форматы по Приказу № 578н
В ноябре 2021 года в Трудовой Кодекс были внесены поправки, разрешающие вести кадровое делопроизводство в электронном виде (Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ). С этого времени работодатель мог уже не дублировать на бумажном носителе, а оформлять в «цифре»:
- приказы о переводе, служебной командировке;
- трудовые и ученические договоры;
- расчетные листки по зарплате;
- уведомления работников;
- ознакомление сотрудников с локальными нормативными актами и другие кадровые документы.
Закон разрешает работодателю использовать для кадрового электронного документооборота (КЭДО) собственную информационную систему или бесплатную платформу «Работа России» (ст. 22.1 ТК РФ). Минтруд России указал, что можно также применять одновременно оба этих варианта (письмо Минтруда России от 20.01.2023 № 14-6/ООГ-303).
Работодатель может вести КЭДО в собственной информационной системе, если та позволяет (ст. 22.1 ТК РФ):
- обеспечить подписание документа сторонами электронной цифровой подписью (ЭЦП), отвечающей требованиям Трудового кодекса (ст. 22.3 ТК РФ);
- зафиксировать его получение сторонами;
- хранить кадровый электронный документ (КЭД).
До 1 марта 2023 года требований к форматам КЭД не предъявлялось. Кадровик мог работать с файлами docx, pdf, jpg, xml и другими, которые поддерживала выбранная информационная система.
При этом из-за использования разных версий программного обеспечения иногда было невозможно прочесть цифровой документ на другом компьютере. Дело в том, что при конвертации файла в поддерживаемый формат часть информации, в том числе связь с электронными таблицами и базами данных, может теряться. Например, такое возможно при переводе текстового документа в rtf. Это влияет не только на внешний вид КЭД, но и на полноту и достоверность содержащихся в нем сведений. То есть конвертированный файл потенциально может утратить юридическую значимость.
С 1 марта 2023 года вступили в силу требования о применении единых требований к составу и форматам кадровых электронных документов (абз. 13 п. 1 ст. 1 Закона № 377-ФЗ, Приказ Минтруда России от 20.09.2022 № 578н). С этой даты КЭД должен оформляться по формализованным правилам, чтобы иметь силу для суда или трудовой инспекции.
Цифровые кадровые записи, оформленные до 1 марта 2023 года, переделывать под новые форматы не нужно. Нормы трудового права обратной силы не имеют, если иное не установлено в содержащем их нормативном акте (ст. 12 ТК РФ). Это же подтвердил Минтруд на своем официальном сайте в ответах на частые вопросы по внедрению КЭДО.
На какие документы распространяются Единые требования
Трудовой кодекс запрещает формировать в КЭДО только четыре категории записей (ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ):
- трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности;
- акты о расследовании несчастных случаев на производстве;
- приказы об увольнении;
- записи о проведении инструктажей по охране труда.
Для этих документов действуют свои правила, установленные соответствующими нормативными документами. Например, записи об инструктажах ведут в соответствии с Правилами обучения и проверки знания охраны труда (Постановление Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464).
Все остальные документы, связанные с работой, можно оформлять в электронном виде, без дублирования на бумажном носителе, с соблюдением требований к КЭД. Работодатель сам решает, какие кадровые записи он будет переводить в цифровой вид (ст. 22.2 ТК РФ).
В Приказе № 578н приведен список из 123 видов КЭД с кодами и указанием конкретной статьи ТК РФ, где упомянут этот документ (приложение к перечню структурных элементов). Записи в нем сгруппированы по ситуациям, например:
- прием на работу;
- оплата труда;
- материальная ответственность;
- персональные данные.
Работодателю не обязательно переводить в цифровой формат и применять все 123 документа из перечня в Приказе № 578н. Он использует только те виды записей, которые выбрал самостоятельно для ведения в КЭДО.

Подключите тариф «Кадровая отчётность» в Экстерне
Если вы пользователь Экстерна, то возможности тарифа уже входят в вашу поставку
Из чего состоит кадровый электронный документ
Структурные элементы КЭД:
-
Основная часть — файл в формате PDF/A-1A. Обязательный элемент любого кадрового цифрового документа.
-
Приложения, если они есть, в форматах для текста, таблиц или изображений. Разделять их на файлы с основной частью обязательно, если они не сохранены с ней единым документом в формате pdf.
-
Электронная цифровая подпись, требуемая для данного вида документа (ст. 22.3 ТК РФ). При этом для ПЭП файл не прикладыватся. В описании к КЭД указывается признак подписания простой электронной подписью. Приложения и основную часть можно подписать одной ЭЦП, если они сформированы единым pdf-документом. Если это отдельные файлы, то для каждого нужна своя подпись. ЭЦП относится к обязательному элементу КЭД.
-
Машиночитаемая доверенность (Приказ Минцифры России от 18.08.2021 № 858). Она требуется, если документ подписан не руководителем, а уполномоченным должностным лицом.
-
Описание в формате xml. Это обязательный элемент КЭД, который формируется по итогу подписания основной части и приложений (при их наличии).
Все файлы структуры электронного документа сохраняются в корневом каталоге.
Попробуйте Контур.КЭДО
Загружайте документы в форматах Word, PDF и из 1С, а сервис сам приведет их в нужный формат
Что такое описание документа в КЭДО
Описание в формате xml — это своеобразный «паспорт» кадрового электронного документа. Оно содержит сведения о каждом структурном элементе КЭД.
Так выглядит образец описания кадрового электронного документа, связанного с работой.
Для каждого структурного элемента КЭД приводятся сведения по перечню в Приказе Минтруда (п. 8, приложение к Единым требованиям). Все они по степени обязательности делятся на три группы:
-
Обязательные (О). Это, например, уникальный идентификатор описания; версия формата; данные о работодателе — наименование, ИНН, ОГРН/ОГРНИП; название и дата документа. Обязательные сведения должны содержаться в описании к любому КЭД.
-
Необязательные (Н). Это, например, справочная информация.
-
Условно-обязательные (У). Например, сведения о ПЭП, должность представителя работодателя. Наличие этих сведений определяется видом документа и условиями заполнения.
Минтруд России выпустил рекомендации по формированию описания КЭД. В них приведены примеры по каждому элементу.
Как получить описание КЭД
XML-схема описания кадрового электронного документа размещается на сайте Минтруда России. В марте 2023 года действует версия v.1.0. Если Минтруд обновляет XML-схему, то работодатель имеет право пользоваться предыдущей схемой 12 месяцев с месяца, следующего за датой выхода первого обновления (п. 5 Приказа № 578н). Например, если Минтруд в апреле 2023 года выпустит версию 2, а в июне — следующее обновление, то пользоваться старым описанием можно до мая 2024, а не до июля.
Время в 12 месяцев дается для того, чтобы разработчики программного обеспечения для КЭДО могли доработать свой продукт под новые требования.
Кадровику не нужно писать вручную описание к каждому кадровому документу. Оно должно формироваться автоматически в выбранной программе КЭДО. Например, Контур уже доработал свою систему под требования Приказа № 578н. Ее пользователи изменений не заметят.
Если работодатель работает с информационной системой КЭДО собственной разработки, то ему нужно выдать техническое задание своим программистам на доработку в соответствии с Приказом № 578н. Для этого пригодятся XML-схема и рекомендации Минтруда России.
Отчитывайтесь по сотрудникам через Экстерн. В сервисе всегда актуальные формы и встроенные проверки
Что будет, если не выполнять Единые требования к документам
Приказ № 578 действует только с 1 марта 2023 года, и правоприменительной практики по нему еще не сформировалось. К ответственности пока никого не привлекли, и разъяснений от Минтруда не поступало.
Теоретически государственные информационные системы, например, Госуслуги не будут принимать неформализованные КЭД. То же самое касается представления электронных документов, связанных с работой, в трудовую инспекцию или в суд. Государственные служащие или судьи могут просто не принять неформализованный КЭД в качестве юридически значимого доказательства.
Также работодателя могут привлечь к ответственности за нарушение трудового законодательства (ст. 5.27 КоАП РФ). Например, по ней штраф за ненадлежащее оформление трудового договора составляет для юрлица от 50 000 до 100 000 рублей.
В заключение отметим, что переход на КЭДО — право, а не обязанность работодателя. Но если компания решила перевести кадровое делопроизводство «в цифру», то лучше выбрать проверенного оператора программного обеспечения, который оперативно реагирует на изменения в нормативном регулировании. Например, Контур.