Как кадровику работать с Едиными требованиями к электронным документам

Для чего нужны единые форматы по Приказу № 578н

В ноябре 2021 года в Трудовой Кодекс были внесены поправки, разрешающие вести кадровое делопроизводство в электронном виде (Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ). С этого времени работодатель мог уже не дублировать на бумажном носителе, а оформлять в «цифре»:

• приказы о переводе, служебной командировке;
• трудовые и ученические договоры;
• расчетные листки по зарплате;
• уведомления работников;
• ознакомление сотрудников с локальными нормативными актами и другие кадровые документы.

Работодатель может вести КЭДО в собственной информационной системе, если та позволяет (ст. 22.1 ТК РФ):

• обеспечить подписание документа сторонами электронной цифровой подписью (ЭЦП), отвечающей требованиям Трудового кодекса (ст. 22.3 ТК РФ);
• зафиксировать его получение сторонами;
• хранить кадровый электронный документ (КЭД).

До 1 марта 2023 года требований к форматам КЭД не предъявлялось. Кадровик мог работать с файлами docx, pdf, jpg, xml и другими, которые поддерживала выбранная информационная система. 

При этом из-за использования разных версий программного обеспечения иногда было невозможно прочесть цифровой документ на другом компьютере. Дело в том, что при конвертации файла в поддерживаемый формат часть информации, в том числе связь с электронными таблицами и базами данных, может теряться. Например, такое возможно при переводе текстового документа в rtf. Это влияет не только на внешний вид КЭД, но и на полноту и достоверность содержащихся в нем сведений. То есть конвертированный файл потенциально может утратить юридическую значимость.

С 1 марта 2023 года вступили в силу требования о применении единых требований к составу и форматам кадровых электронных документов (абз. 13 п. 1 ст. 1 Закона № 377-ФЗ, Приказ Минтруда России от 20.09.2022 № 578н). С этой даты КЭД должен оформляться по формализованным правилам, чтобы иметь силу для суда или трудовой инспекции.

На какие документы распространяются Единые требования

Трудовой кодекс запрещает формировать в КЭДО только четыре категории записей (ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ):

• трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности;
• акты о расследовании несчастных случаев на производстве;
• приказы об увольнении;
• записи о проведении инструктажей по охране труда.

Для этих документов действуют свои правила, установленные соответствующими нормативными документами. Например, записи об инструктажах ведут в соответствии с Правилами обучения и проверки знания охраны труда (Постановление Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464).

Все остальные документы, связанные с работой, можно оформлять в электронном виде, без дублирования на бумажном носителе, с соблюдением требований к КЭД. Работодатель сам решает, какие кадровые записи он будет переводить в цифровой вид (ст. 22.2 ТК РФ).

В Приказе № 578н приведен список из 123 видов КЭД с кодами и указанием конкретной статьи ТК РФ, где упомянут этот документ (приложение к перечню структурных элементов). Записи в нем сгруппированы по ситуациям, например:

• прием на работу;
• оплата труда;
• материальная ответственность;
• персональные данные.

Работодателю не обязательно переводить в цифровой формат и применять все 123 документа из перечня в Приказе № 578н. Он использует только те виды записей, которые выбрал самостоятельно для ведения в КЭДО.

Из чего состоит кадровый электронный документ

Структурные элементы КЭД:

1. Основная часть — файл в формате PDF/A-1A. Обязательный элемент любого кадрового цифрового документа.

2. Приложения, если они есть, в форматах для текста, таблиц или изображений. Разделять их на файлы с основной частью обязательно, если они не сохранены с ней единым документом в формате pdf.

3. Электронная цифровая подпись, требуемая для данного вида документа (ст. 22.3 ТК РФ). При этом для ПЭП файл не прикладыватся. В описании к КЭД указывается признак подписания простой электронной подписью. Приложения и основную часть можно подписать одной ЭЦП, если они сформированы единым pdf-документом. Если это отдельные файлы, то для каждого нужна своя подпись. ЭЦП относится к обязательному элементу КЭД.

4. Машиночитаемая доверенность (Приказ Минцифры России от 18.08.2021 № 858). Она требуется, если документ подписан не руководителем, а уполномоченным должностным лицом.

5. Описание в формате xml. Это обязательный элемент КЭД, который формируется по итогу подписания основной части и приложений (при их наличии).

Все файлы структуры электронного документа сохраняются в корневом каталоге.

Что такое описание документа в КЭДО

Описание в формате xml — это своеобразный «паспорт» кадрового электронного документа. Оно содержит сведения о каждом структурном элементе КЭД.

Так выглядит образец описания кадрового электронного документа, связанного с работой.

Для каждого структурного элемента КЭД приводятся сведения по перечню в Приказе Минтруда (п. 8, приложение к Единым требованиям). Все они по степени обязательности делятся на три группы:

1. Обязательные (О). Это, например, уникальный идентификатор описания; версия формата; данные о работодателе — наименование, ИНН, ОГРН/ОГРНИП; название и дата документа. Обязательные сведения должны содержаться в описании к любому КЭД.

2. Необязательные (Н). Это, например, справочная информация.

3. Условно-обязательные (У). Например, сведения о ПЭП, должность представителя работодателя. Наличие этих сведений определяется видом документа и условиями заполнения.

Минтруд России выпустил рекомендации по формированию описания КЭД. В них приведены примеры по каждому элементу.

Как получить описание КЭД

XML-схема описания кадрового электронного документа размещается на сайте Минтруда России. В марте 2023 года действует версия v.1.0. Если Минтруд обновляет XML-схему, то работодатель имеет право пользоваться предыдущей схемой 12 месяцев с месяца, следующего за датой выхода первого обновления (п. 5 Приказа № 578н). Например, если Минтруд в апреле 2023 года выпустит версию 2, а в июне — следующее обновление, то пользоваться старым описанием можно до мая 2024, а не до июля.

Время в 12 месяцев дается для того, чтобы разработчики программного обеспечения для КЭДО могли доработать свой продукт под новые требования.

Если работодатель работает с информационной системой КЭДО собственной разработки, то ему нужно выдать техническое задание своим программистам на доработку в соответствии с Приказом № 578н. Для этого пригодятся XML-схема и рекомендации Минтруда России.

Что будет, если не выполнять Единые требования к документам

Приказ № 578 действует только с 1 марта 2023 года, и правоприменительной практики по нему еще не сформировалось. К ответственности пока никого не привлекли, и разъяснений от Минтруда не поступало.

Теоретически государственные информационные системы, например, Госуслуги не будут принимать неформализованные КЭД. То же самое касается представления электронных документов, связанных с работой, в трудовую инспекцию или в суд. Государственные служащие или судьи могут просто не принять неформализованный КЭД в качестве юридически значимого доказательства.

Также работодателя могут привлечь к ответственности за нарушение трудового законодательства (ст. 5.27 КоАП РФ). Например, по ней штраф за ненадлежащее оформление трудового договора составляет для юрлица от 50 000 до 100 000 рублей.

В заключение отметим, что переход на КЭДО — право, а не обязанность работодателя. Но если компания решила перевести кадровое делопроизводство «в цифру», то лучше выбрать проверенного оператора программного обеспечения, который оперативно реагирует на изменения в нормативном регулировании. Например, Контур.