Рассказываем, какие сервисы помогут обслуживающей бухгалтерии работать эффективнее 一 грамотно управлять сотрудниками и сдавать отчетность без ошибок и в срок.
Статья подготовлена по выступлению Игоря Гольдберга на конференции «Каждый бухгалтер желает знать»
- Проводник выбора файлов в сервисе адаптирован к работе с отчетностью —когда вы хотите добавить файл в Экстерн, сервис подсказывает, что это за отчет.
- Вы можете загрузить сразу много документов, проверить в один клик и моментально отправить.
- Когда документы загрузились, они попадают в черновики — вы можете взять отчеты в работу или сразу массово проверить и передать в контролирующие органы.
- Если в отчете есть ошибки, Экстерн покажет протокол контроля — в нем вы увидите, на что стоит обратить внимание, в чем ваш новый отчет расходится с предыдущими и с другими формами.
- Из протокола проверки можно быстро перейти к редактированию файла, отчет не нужно выгружать из системы, загружать в другой редактор.
В разделе есть система фильтров, работает поиск. Вы можете:
- найти человека по ФИО;
- добавить нового сотрудника, если вы его берете на работу;
- сделать запись в электронной трудовой книжке;
- отфильтровать сотрудников по статусу «работает» или «уволен».
Со списка сотрудников можно перейти в личную карточку сотрудника — там отображаются его персональные данные, статус «работает» или «уволен», адрес, банковские реквизиты. Все данные можно отредактировать.
В раздел сотрудников можно попасть прямо с главной страницы Экстерна. Пока он подключен не всем пользователям.
- если формат действует — вы увидите зеленую отметку и дату, с которой нужно сдавать форму;
- если формат не действует — сервис укажет причину и срок, когда в Экстерне появится новая форма.
Подробнее о возможности читайте в новости.
Если вам нужно больше возможностей для отчетности через 1С, выберите одну из платных версий модуля. Параллельно с модулем вы можете использовать и Экстерн — например, для заполнения части отчетов.
Обо всех возможностях модуля читайте на странице сервиса.
- В этом разделе собраны все требования по всем вашим организациям.
- Фильтры помогут увидеть нужные запросы — сделать выборку по разным организациям, по инспекциям, по сроку отправки квитанций.
- Распознавание имени файла поможет подготовить опись документов для ответа на требование — о том, как это работает, читайте в новости.
- Колонка со статусом ответа поможет понять, сколько документов из отправленных принято, а какие нужно отправить заново.
- Массовые действия помогут расшифровать все нужные требования в один клик или отправить квитанции сразу на много требований.
Также вы можете подключить автоматическую отправку квитанций — и Экстерн сам отправит квитанции в нужный срок. Настроить опцию поможет инструкция.
Часто бывает, что нужно отправить в ведомство много документов да еще и большого размера. Коннектор поможет и в этой ситуации: сервис разделит многостраничные документы на несколько частей и даст им порядковые номера — инспектору будет удобно смотреть файлы.
Смотрите видео — за три минуты показываем, что умеет сервис и как он работает.
- Выяснит информацию о юрлице или ИП в официальных источниках — ФНС, ФАС, Росстат, Верховный суд РФ и др.
- Подсветит факты, которые требуют внимания, даст их расшифровку и рекомендации о сотрудничестве.
Также недавно в Экстерне появилась проверка потенциальных клиентов по требованиям Федерального закона от 07.08.2011 № 115-ФЗ «О противодействии легализации доходов…».
Подробнее читайте в новости.
Чтобы решить эту проблему и вовремя сдать отчетность, используйте сервис дистанционного подписания. Вот как он работает:
- Вы подключаете сервис, оформляете лицензию руководителю организации.
- Бухгалтер заполняет отчет в Экстерне, выбирает «Отправить на подпись руководителю».
- Руководитель, которому вы сделали лицензию на дистанционное подписание, получает уведомление на почту. Перейдя по ссылке из письма, он попадает в ограниченную версию Экстерна и подписывает нужный отчет его своей электронной подписью.
- Вы увидите в Экстерне статус подписанного отчета, а также кто и когда его отправил.
В своей ограниченной версии Экстерна руководитель также может:
- отправить отчет себе на почту;
- оставить комментарий к отчету;
- посмотреть список отправленных отчетов.
Используя сервис, можно дистанционно передавать руководителю на подпись:
- отчеты в ФНС, Росстат и СФР;
- документы по проактивным выплатам;
- письма в ФНС и Росстат;
- запросы на сверку с ФНС (можно подключить АвтоИОН, и бухгалтер будет видеть результаты автоматической сверки);
- ответы на требования ФНС.
В многопользовательском режиме можно:
- наделять сотрудников правами доступа к отчетности разных организаций, в определенные контролирующие органы вплоть до конкретных форм и действий над ними;
- назначать администраторов с особыми правами;
- объединять сотрудников в группы для работы над общими задачами или конкретным видом отчетности;
- отслеживать, кто над чем работал, кто подписал и отправил каждый отчет.
Настроить многопользовательский режим поможет инструкция.
- Как только вы сдаете любой отчет, в таблице появляется отметка о следующей сдаче этой формы для этой организации.
- Ответьте на несколько вопросов — о системе налогообложения, собственности компании и так далее — и система Экстерна составит график отчетности и добавит нужные даты и формы в таблицу.
- Указать нужные формы и даты также можно вручную.
Этот раздел интегрирован с таблицей отчетности и Таблицей требований — сервис собирает данные о текущих делах и показывает в удобной форме плана работы на день. Читайте о новом инструменте в новости.
- отслеживать даты отчетности по всем организациям и сроки ответа на требования;
- смотреть ленту документов по всем организациям с указанием статусов и важных контрольных точек, в том числе с помощью фильтров;
- просматривать отчеты и передавать их через мессенджеры;
- просматривать документы по проактивным выплатам: уведомления об изменении ЭЛН; запросы недостающих сведений для назначения пособия ФСС и ответы на них; выплаты пособий и другие.
- получать консультации и помощь техподдержки.
Подробнее читайте в новости.
- о возможностях системы, которые уже есть в вашем тарифе;
- о сервисах, которые у вас подключены — сроки действия пакетов и лицензий, инструкции по настройке;
- о модификаторах, которые вы можете подключить — описания, стоимости.
Подключить сервисы вы также можете через техподдержку.