Экстерн обновил инструменты и сервисы для бухгалтерских фирм

Массовые действия с документами и особые сервисы для бухгалтерских фирм сокращают количество операций, которые нужно проделать с каждым отчетом:

• Проводник выбора файлов в сервисе адаптирован к работе с отчетностью —когда вы хотите добавить файл в Экстерн, сервис подсказывает, что это за отчет.
• Вы можете загрузить сразу много документов, проверить в один клик и моментально отправить.
• Когда документы загрузились, они попадают в черновики — вы можете взять отчеты в работу или сразу массово проверить и передать в контролирующие органы.
• Если в отчете есть ошибки, Экстерн покажет протокол контроля — в нем вы увидите, на что стоит обратить внимание, в чем ваш новый отчет расходится с предыдущими и с другими формами.
• Из протокола проверки можно быстро перейти к редактированию файла, отчет не нужно выгружать из системы, загружать в другой редактор.

В Экстерне появился раздел сотрудников, в который можно собрать персональные данные сотрудников всех организаций на обслуживании. При заполнении отчетов СЗВ-ТД, ЕФС-1 и СоЗЛ система будет предлагать выбрать сотрудников из этого раздела и подставлять в отчеты информацию о них. Справочник подключен во всех формах, где есть работа с сотрудниками — это упростит работу, ведь вам больше не придется вбивать сведения вручную.

В разделе есть система фильтров, работает поиск. Вы можете:

• найти человека по ФИО;
• добавить нового сотрудника, если вы его берете на работу;
• сделать запись в электронной трудовой книжке;
• отфильтровать сотрудников по статусу «работает» или «уволен».

Со списка сотрудников можно перейти в личную карточку сотрудника — там отображаются его персональные данные, статус «работает» или «уволен», адрес, банковские реквизиты. Все данные можно отредактировать.

В раздел сотрудников можно попасть прямо с главной страницы Экстерна. Пока он подключен не всем пользователям.

Экстерн проверяет все отчеты, которые вы отправляете через сервис. При этом система  показывает не только ошибки, но и результаты тех проверок, что прошли успешно, и обоснование — зачем нужна была каждая проверка. Возможность уже доступна в 6-НДФЛ, в дальнейшем она появится и в других формах.

Теперь Экстерн показывает актуальность форм отчетов в Росстат. Выберите любую статистическую форму, откройте ее в редакторе и посмотрите статус:

• если формат действует — вы увидите зеленую отметку и дату, с которой нужно сдавать форму;
• если формат не действует — сервис укажет причину и срок, когда в Экстерне появится новая форма.

Подробнее о возможности читайте в новости.

В Экстерне появился модуль «Бухгалтерский учет». Он помогает бухгалтерской фирме решать все задачи по клиентским организациям в одном окне — автоматизировать операции в части учета, а также рассчитывать зарплату, формировать больничные и отпускные. Они подходят организациям на ОСНО и УСН и ИП на УСН и патенте со штатом до 100 сотрудников, без тяжелых и вредных условий труда.  О том, как работает модуль, читайте в новости.

Если вы работаете в 1С, с интеграционным модулем Экстерна вы сможете сдавать  отчетность, не выходя из привычной учетной программы. Базовый бесплатный модуль поможет отправить отчеты во все основные контролирующие органы, получить требования и письма ФНС, покажет статусы по отправленным отчетам и отправит запросы на сверку с бюджетом.

Если вам нужно больше возможностей для отчетности через 1С, выберите одну из платных версий модуля. Параллельно с модулем вы можете использовать и Экстерн — например, для заполнения части отчетов.  

Обо всех возможностях модуля читайте на странице сервиса.

В 2022 году ФНС прислала через Экстерн 20 000 000 требований. Справиться с большим количеством требований поможет Таблица требований:

• В этом разделе собраны все требования по всем вашим организациям.
• Фильтры помогут увидеть нужные запросы — сделать выборку по разным организациям, по инспекциям, по сроку отправки квитанций.
• Распознавание имени файла поможет подготовить опись документов для ответа на требование — о том, как это работает, читайте в новости.
• Колонка со статусом ответа поможет понять, сколько документов из отправленных принято, а какие нужно отправить заново.
• Массовые действия помогут расшифровать все нужные требования в один клик или отправить квитанции сразу на много требований.

Также вы можете подключить автоматическую отправку квитанций — и Экстерн сам отправит квитанции в нужный срок. Настроить опцию поможет инструкция.

В Экстерне есть решение, которое поможет быстро отправить в ФНС сколько угодно документов в ответ на требования — хоть сотни, хоть тысячи —  это Коннектор. Кроме этого, с помощью этого сервиса можно отправить первичные документы к декларации и вложения для писем в ФНС.

Часто бывает, что нужно отправить в ведомство много документов да еще и большого размера. Коннектор поможет и в этой ситуации: сервис разделит многостраничные документы на несколько частей и даст им порядковые номера — инспектору будет удобно смотреть файлы.

Смотрите видео — за три минуты показываем, что умеет сервис и как он работает.

В системе Экстерна есть сервисы, которые помогут проверить благонадежность ваших клиентов. Например, Светофор — это экспресс-проверка контрагентов, результаты которой вы увидите в наглядном отчете. Сервис помогает проявить должную осмотрительность, убедиться в надежности поставщика или распознать недобросовестного контрагента:

• Выяснит информацию о юрлице или ИП в официальных источниках — ФНС, ФАС, Росстат, Верховный суд РФ и др.
• Подсветит факты, которые требуют внимания, даст их расшифровку и рекомендации о сотрудничестве.

Также недавно в Экстерне появилась проверка потенциальных клиентов по требованиям Федерального закона от 07.08.2011 № 115-ФЗ «О противодействии легализации доходов…».

В Экстерне есть особый режим отображения уведомлений: на отдельной вкладке на главной странице сервиса мы собрали самые важные уведомления, которые требуют особого внимания — об отказах, уточнениях, проблемах с отчетностью. 

Подробнее читайте в новости.

Список организаций — это раздел в Экстерне, который поможет держать под контролем всю важную информацию по клиентам. В этой онлайн-таблице собраны данные организаций на обслуживании, номера ИНН-КПП, актуальные сертификаты и доверенности. В карточке каждой компании можно указать контактных лиц, телефоны и адреса почты для связи, реквизиты, настроить доступ в Кабинет клиента.

До конца марта руководители и ИП должны получить некопируемые сертификаты электронной подписи в в удостоверяющем центре налоговой инспекции и доверенных УЦ, Федеральном казначействе или ЦБ РФ. Эти сертификаты нельзя копировать, при этом руководитель бизнеса может не иметь возможности прийти со своим сертификатом на подписание отчетности.

Чтобы решить эту проблему и вовремя сдать отчетность, используйте сервис дистанционного подписания. Вот как он работает:

• Вы подключаете сервис, оформляете лицензию руководителю организации.
• Бухгалтер заполняет отчет в Экстерне, выбирает «Отправить на подпись руководителю». 
• Руководитель, которому вы сделали лицензию на дистанционное подписание, получает уведомление на почту. Перейдя по ссылке из письма, он попадает в ограниченную версию Экстерна и подписывает нужный отчет его своей электронной подписью. 
• Вы увидите в Экстерне статус подписанного отчета, а также кто и когда его отправил. 

В своей ограниченной версии Экстерна руководитель также может:

• отправить отчет себе на почту;
• оставить комментарий к отчету;
• посмотреть список отправленных отчетов.

Используя сервис, можно дистанционно передавать руководителю на подпись: 

• отчеты в ФНС, Росстат и СФР;
• документы по проактивным выплатам;
• письма в ФНС и Росстат;
• запросы на сверку с ФНС (можно подключить АвтоИОН, и бухгалтер будет видеть результаты автоматической сверки);
• ответы на требования ФНС.

Подробнее о дистанционном подписании

Экстерн поможет создать единое пространство, в котором бухгалтерская фирма может организовать бесперебойную работу по подготовке, отправке, проверке отчетности. Подключите многопользовательский режим — все сотрудники смогут заходить в Экстерн под своим логином и паролем, работать в одной учетной записи, спокойно подменять друг друга на время отпуска или больничного.

В многопользовательском режиме можно:

• наделять сотрудников правами доступа к отчетности разных организаций, в определенные контролирующие органы вплоть до конкретных форм и действий над ними;
• назначать администраторов с особыми правами;
• объединять сотрудников в группы для работы над общими задачами или конкретным видом отчетности;
• отслеживать, кто над чем работал, кто подписал и отправил каждый отчет.

Настроить многопользовательский режим поможет инструкция.

Больше не нужно вручную отправлять запросы на сверку с бюджетом по всем вашим организациям — в Экстерне есть сервис, который раз в неделю автоматически отправляет ИОН-запросы в налоговую инспекцию, а результаты сверки показывает в удобной таблице. В этом же разделе можно сформировать платежное поручение на пополнение ЕНС. Подробности о сервисе читайте в новости.

Все формы, которые вам нужно сдать по всем организациям, Экстерн показывает с актуальными датами в общей Таблице отчетности. Вот как таблица пополняется данными:

• Как только вы сдаете любой отчет, в таблице появляется отметка о следующей сдаче этой формы для этой организации.
• Ответьте на несколько вопросов — о системе налогообложения, собственности компании и так далее — и система Экстерна составит график отчетности и добавит нужные даты и формы в таблицу.
• Указать нужные формы и даты также можно вручную.

Новый инструмент Экстерна поможет отслеживать сроки сдачи отчетов и ответов на требования из ФНС и спланировать работу с ними — на главной странице сервиса появилась вкладка «Задачи бухгалтера», которая содержит список ваших дел на каждый день.

Этот раздел интегрирован с таблицей отчетности и Таблицей требований — сервис собирает данные о текущих делах и показывает в удобной форме плана работы на день. Читайте о новом инструменте в новости.

Установите мобильное приложение Экстерна, чтобы прямо с телефона в любой момент контролировать отчеты и документы в системе. Новые возможности приложения:

• отслеживать даты отчетности по всем организациям и сроки ответа на требования;
• смотреть ленту документов по всем организациям с указанием статусов и важных контрольных точек, в том числе с помощью фильтров;
• просматривать отчеты и передавать их через мессенджеры;
• просматривать документы по проактивным выплатам: уведомления об изменении ЭЛН; запросы недостающих сведений для назначения пособия ФСС и ответы на них; выплаты пособий и другие.
• получать консультации и помощь техподдержки.

Инструкция по работе с приложением

Новости налогового и бухгалтерского учета, экспертные материалы по заполнению отчетов, а также обзоры новых возможностей сервиса теперь можно прочитать на главной странице Экстерна — самые обсуждаемые темы Инфоблока собраны в разделе «Новое».

Подробнее читайте в новости.

Раздел Экстерна «Управление тарифом» покажет, что входит в ваш тариф, и поможет выбрать и подключить дополнительные сервисы. Раздел содержит подробные данные:

• о возможностях системы, которые уже есть в вашем тарифе;
• о сервисах, которые у вас подключены — сроки действия пакетов и лицензий, инструкции по настройке;
• о модификаторах, которые вы можете подключить — описания, стоимости.

Подключить сервисы вы также можете через техподдержку.