Экстерн обновил инструменты и сервисы для бухгалтерских фирм

16 марта 2023 237

Рассказываем, какие сервисы помогут обслуживающей бухгалтерии работать эффективнее 一 грамотно управлять сотрудниками и сдавать отчетность без ошибок и в срок.

Статья подготовлена по выступлению Игоря Гольдберга на конференции «Каждый бухгалтер желает знать»

Смотреть выступление

Обрабатывайте большое количество документов
Массовые действия с документами и особые сервисы для бухгалтерских фирм сокращают количество операций, которые нужно проделать с каждым отчетом:

  • Проводник выбора файлов в сервисе адаптирован к работе с отчетностью —когда вы хотите добавить файл в Экстерн, сервис подсказывает, что это за отчет.
  • Вы можете загрузить сразу много документов, проверить в один клик и моментально отправить.
  • Когда документы загрузились, они попадают в черновики — вы можете взять отчеты в работу или сразу массово проверить и передать в контролирующие органы.
  • Если в отчете есть ошибки, Экстерн покажет протокол контроля — в нем вы увидите, на что стоит обратить внимание, в чем ваш новый отчет расходится с предыдущими и с другими формами.
  • Из протокола проверки можно быстро перейти к редактированию файла, отчет не нужно выгружать из системы, загружать в другой редактор.

Быстрее заполняйте отчеты о сотрудниках
В Экстерне появился раздел сотрудников, в который можно собрать персональные данные сотрудников всех организаций на обслуживании. При заполнении отчетов СЗВ-ТД, ЕФС-1 и СоЗЛ система будет предлагать выбрать сотрудников из этого раздела и подставлять в отчеты информацию о них. Справочник подключен во всех формах, где есть работа с сотрудниками — это упростит работу, ведь вам больше не придется вбивать сведения вручную.

В разделе есть система фильтров, работает поиск. Вы можете:

  • найти человека по ФИО;
  • добавить нового сотрудника, если вы его берете на работу;
  • сделать запись в электронной трудовой книжке;
  • отфильтровать сотрудников по статусу «работает» или «уволен».

Со списка сотрудников можно перейти в личную карточку сотрудника — там отображаются его персональные данные, статус «работает» или «уволен», адрес, банковские реквизиты. Все данные можно отредактировать.

В раздел сотрудников можно попасть прямо с главной страницы Экстерна. Пока он подключен не всем пользователям.

Контролируйте успешно пройденные проверки отчетов
Экстерн проверяет все отчеты, которые вы отправляете через сервис. При этом система  показывает не только ошибки, но и результаты тех проверок, что прошли успешно, и обоснование — зачем нужна была каждая проверка. Возможность уже доступна в 6-НДФЛ, в дальнейшем она появится и в других формах.

Используйте актуальные статистические формы
Теперь Экстерн показывает актуальность форм отчетов в Росстат. Выберите любую статистическую форму, откройте ее в редакторе и посмотрите статус:

  • если формат действует — вы увидите зеленую отметку и дату, с которой нужно сдавать форму;
  • если формат не действует — сервис укажет причину и срок, когда в Экстерне появится новая форма.

Подробнее о возможности читайте в новости.

Ведите бухучет прямо в Экстерне
В Экстерне появился модуль «Бухгалтерский учет». Он помогает бухгалтерской фирме решать все задачи по клиентским организациям в одном окне — автоматизировать операции в части учета, а также рассчитывать зарплату, формировать больничные и отпускные. Они подходят организациям на ОСНО и УСН и ИП на УСН и патенте со штатом до 100 сотрудников, без тяжелых и вредных условий труда.  О том, как работает модуль, читайте в новости.

Сдавайте отчетность из 1С
Если вы работаете в 1С, с интеграционным модулем Экстерна вы сможете сдавать  отчетность, не выходя из привычной учетной программы. Базовый бесплатный модуль поможет отправить отчеты во все основные контролирующие органы, получить требования и письма ФНС, покажет статусы по отправленным отчетам и отправит запросы на сверку с бюджетом.

Если вам нужно больше возможностей для отчетности через 1С, выберите одну из платных версий модуля. Параллельно с модулем вы можете использовать и Экстерн — например, для заполнения части отчетов.  

Обо всех возможностях модуля читайте на странице сервиса.

Настройте работу с требованиями
В 2022 году ФНС прислала через Экстерн 20 000 000 требований. Справиться с большим количеством требований поможет Таблица требований:

  • В этом разделе собраны все требования по всем вашим организациям.
  • Фильтры помогут увидеть нужные запросы — сделать выборку по разным организациям, по инспекциям, по сроку отправки квитанций.
  • Распознавание имени файла поможет подготовить опись документов для ответа на требование — о том, как это работает, читайте в новости.
  • Колонка со статусом ответа поможет понять, сколько документов из отправленных принято, а какие нужно отправить заново.
  • Массовые действия помогут расшифровать все нужные требования в один клик или отправить квитанции сразу на много требований.

Также вы можете подключить автоматическую отправку квитанций — и Экстерн сам отправит квитанции в нужный срок. Настроить опцию поможет инструкция.

Отправляйте в ответ на требование сразу много документов
В Экстерне есть решение, которое поможет быстро отправить в ФНС сколько угодно документов в ответ на требования — хоть сотни, хоть тысячи —  это Коннектор. Кроме этого, с помощью этого сервиса можно отправить первичные документы к декларации и вложения для писем в ФНС.

Часто бывает, что нужно отправить в ведомство много документов да еще и большого размера. Коннектор поможет и в этой ситуации: сервис разделит многостраничные документы на несколько частей и даст им порядковые номера — инспектору будет удобно смотреть файлы.

Смотрите видео — за три минуты показываем, что умеет сервис и как он работает.

Проверяйте клиентов до того, как подписать договор
В системе Экстерна есть сервисы, которые помогут проверить благонадежность ваших клиентов. Например, Светофор — это экспресс-проверка контрагентов, результаты которой вы увидите в наглядном отчете. Сервис помогает проявить должную осмотрительность, убедиться в надежности поставщика или распознать недобросовестного контрагента:

  • Выяснит информацию о юрлице или ИП в официальных источниках — ФНС, ФАС, Росстат, Верховный суд РФ и др.
  • Подсветит факты, которые требуют внимания, даст их расшифровку и рекомендации о сотрудничестве.

Также недавно в Экстерне появилась проверка потенциальных клиентов по требованиям Федерального закона от 07.08.2011 № 115-ФЗ «О противодействии легализации доходов…».

Уделяйте внимание самым важным уведомлениям
В Экстерне есть особый режим отображения уведомлений: на отдельной вкладке на главной странице сервиса мы собрали самые важные уведомления, которые требуют особого внимания — об отказах, уточнениях, проблемах с отчетностью. 

Подробнее читайте в новости.

Управляйте списком организаций и клиентов
Список организаций — это раздел в Экстерне, который поможет держать под контролем всю важную информацию по клиентам. В этой онлайн-таблице собраны данные организаций на обслуживании, номера ИНН-КПП, актуальные сертификаты и доверенности. В карточке каждой компании можно указать контактных лиц, телефоны и адреса почты для связи, реквизиты, настроить доступ в Кабинет клиента.

Сдавайте отчетность с сертификатом ФНС, даже если директора рядом нет
До конца марта руководители и ИП должны получить некопируемые сертификаты электронной подписи в в удостоверяющем центре налоговой инспекции и доверенных УЦ, Федеральном казначействе или ЦБ РФ. Эти сертификаты нельзя копировать, при этом руководитель бизнеса может не иметь возможности прийти со своим сертификатом на подписание отчетности.

Чтобы решить эту проблему и вовремя сдать отчетность, используйте сервис дистанционного подписания. Вот как он работает:

  • Вы подключаете сервис, оформляете лицензию руководителю организации.
  • Бухгалтер заполняет отчет в Экстерне, выбирает «Отправить на подпись руководителю». 
  • Руководитель, которому вы сделали лицензию на дистанционное подписание, получает уведомление на почту. Перейдя по ссылке из письма, он попадает в ограниченную версию Экстерна и подписывает нужный отчет его своей электронной подписью. 
  • Вы увидите в Экстерне статус подписанного отчета, а также кто и когда его отправил. 

В своей ограниченной версии Экстерна руководитель также может:

  • отправить отчет себе на почту;
  • оставить комментарий к отчету;
  • посмотреть список отправленных отчетов.

Используя сервис, можно дистанционно передавать руководителю на подпись: 

  • отчеты в ФНС, Росстат и СФР;
  • документы по проактивным выплатам;
  • письма в ФНС и Росстат;
  • запросы на сверку с ФНС (можно подключить АвтоИОН, и бухгалтер будет видеть результаты автоматической сверки);
  • ответы на требования ФНС.

Подробнее о дистанционном подписании

Настройте совместную работу коллектива в Экстерне
Экстерн поможет создать единое пространство, в котором бухгалтерская фирма может организовать бесперебойную работу по подготовке, отправке, проверке отчетности. Подключите многопользовательский режим — все сотрудники смогут заходить в Экстерн под своим логином и паролем, работать в одной учетной записи, спокойно подменять друг друга на время отпуска или больничного.

В многопользовательском режиме можно:

  • наделять сотрудников правами доступа к отчетности разных организаций, в определенные контролирующие органы вплоть до конкретных форм и действий над ними;
  • назначать администраторов с особыми правами;
  • объединять сотрудников в группы для работы над общими задачами или конкретным видом отчетности;
  • отслеживать, кто над чем работал, кто подписал и отправил каждый отчет.

Настроить многопользовательский режим поможет инструкция.

Держите под контролем сальдо ЕНС и все действия по единому счету
Больше не нужно вручную отправлять запросы на сверку с бюджетом по всем вашим организациям — в Экстерне есть сервис, который раз в неделю автоматически отправляет ИОН-запросы в налоговую инспекцию, а результаты сверки показывает в удобной таблице. В этом же разделе можно сформировать платежное поручение на пополнение ЕНС. Подробности о сервисе читайте в новости.

Сдавайте отчеты по всем организациям в срок
Все формы, которые вам нужно сдать по всем организациям, Экстерн показывает с актуальными датами в общей Таблице отчетности. Вот как таблица пополняется данными:

  • Как только вы сдаете любой отчет, в таблице появляется отметка о следующей сдаче этой формы для этой организации.
  • Ответьте на несколько вопросов — о системе налогообложения, собственности компании и так далее — и система Экстерна составит график отчетности и добавит нужные даты и формы в таблицу.
  • Указать нужные формы и даты также можно вручную.

Управляйте задачами бухгалтера и составляйте план работы
Новый инструмент Экстерна поможет отслеживать сроки сдачи отчетов и ответов на требования из ФНС и спланировать работу с ними — на главной странице сервиса появилась вкладка «Задачи бухгалтера», которая содержит список ваших дел на каждый день.

Этот раздел интегрирован с таблицей отчетности и Таблицей требований — сервис собирает данные о текущих делах и показывает в удобной форме плана работы на день. Читайте о новом инструменте в новости.

Контролируйте отчетность на своем смартфоне
Установите мобильное приложение Экстерна, чтобы прямо с телефона в любой момент контролировать отчеты и документы в системе. Новые возможности приложения:

  • отслеживать даты отчетности по всем организациям и сроки ответа на требования;
  • смотреть ленту документов по всем организациям с указанием статусов и важных контрольных точек, в том числе с помощью фильтров;
  • просматривать отчеты и передавать их через мессенджеры;
  • просматривать документы по проактивным выплатам: уведомления об изменении ЭЛН; запросы недостающих сведений для назначения пособия ФСС и ответы на них; выплаты пособий и другие.
  • получать консультации и помощь техподдержки.

Инструкция по работе с приложением

Быстро находите знания, которые нужны для работы
Новости налогового и бухгалтерского учета, экспертные материалы по заполнению отчетов, а также обзоры новых возможностей сервиса теперь можно прочитать на главной странице Экстерна — самые обсуждаемые темы Инфоблока собраны в разделе «Новое».

Подробнее читайте в новости.

Управляйте своим тарифом и подключайте нужные сервисы
Раздел Экстерна «Управление тарифом» покажет, что входит в ваш тариф, и поможет выбрать и подключить дополнительные сервисы. Раздел содержит подробные данные:

  • о возможностях системы, которые уже есть в вашем тарифе;
  • о сервисах, которые у вас подключены — сроки действия пакетов и лицензий, инструкции по настройке;
  • о модификаторах, которые вы можете подключить — описания, стоимости.

Подключить сервисы вы также можете через техподдержку.

Главное на почту — и памятка по расчету выплат, налогов и взносов в подарок
Подписаться
Подписываясь, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от группы компаний СКБ Контур.
Главное на почту — и памятка по расчету выплат, налогов и взносов в подарок
Подписаться
Подписываясь, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от группы компаний СКБ Контур.
Как сохранить доступ к отчетности в Экстерне во время смены сертификата

Если вы используете для входа в Контур.Экстерн только сертификат электронной подписи сотрудника, то рискуете потерять доступ к отчетности, когда эти сертификаты перестанут действовать. Избежать катастрофы просто — настройте дополнительный вход в сервис по логину и паролю или номеру телефона. Рассказываем, что нужно сделать, чтобы сохранить доступ в сервис.

Проверьте и обновите список людей, у которых есть доступ к вашему Экстерну

В сервисе есть возможности, которые позволяют забрать права доступа у одного пользователя и передать другому. Рассказываем, почему стоит воспользоваться ими прямо сейчас, и как это сделать.

Используйте новую выгрузку ответов на требования ФНС в Экстерне для отправки УоНПД

На странице документооборота по требованию в Экстерне есть возможность скачать информацию по ответам на требование в формате Excel. Мы добавили в выгрузку новые данные, теперь ее можно использовать при отправке уведомления о невозможности представить документы (УоНПД). Рассказываем, как это сделать.

Инструкция для бухгалтеров: что делать, когда вас много, а Экстерн один

В Экстерне есть многопользовательский режим — это несколько сервисов, которые помогают организовать работу всего коллектива в одной учетной записи. Рассказываем, как настроить совместную работу в системе в конкретных ситуациях.

Комментировать