Персонифицированные сведения на директора: когда надо сдавать

Кто должен представлять персонифицированные сведения

Форма, формат и порядок представления персонифицированных сведений (далее — Порядок) утверждены Приказом ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@.

Их представляют лица, производящие выплаты и иные вознаграждения физическим лицам (п. 1.1 Порядка): 

• организации;
• ИП;
• физические лица, не являющиеся ИП; 
• адвокаты, учредившие адвокатский кабинет;
• нотариусы и иные лица, занимающиеся частной практикой;
• главы крестьянских (фермерских) хозяйств.

Необходимость отчитываться зависит от того, были ли в отчетном месяце застрахованные лица (п. 3.1 Порядка). Если у организации (ИП) в отчетном месяце действовали трудовые или гражданско-правовые договора, в рамках которых физлица являются застрахованными по обязательному пенсионному, медицинскому, социальному страхованию — по таким физлицам нужно сдать персонифицированные сведения.

Таким образом, по нашему мнению, персонифицированные сведения нужно представлять в том числе на:

• работников, имеющих гражданство РФ, но работающих за рубежом, в том числе по гражданско-правовому договору, предметом которого является выполнение работ или оказание услуг (п. 2 Письма Минфина от 12.11.2021 № 03-04-06/91573; п. 2 Письма Минфина от 14.04.2021 № 03-04-06/27827);
• иностранных работников (за исключением ВКС), которые являются застрахованными хотя бы по одному виду обязательного страхования (например, по ОМС), в частности, на китайских работников, временно пребывающих на территории РФ и работающих по трудовым договорам, заключенным с российской организацией (Письмо Минфина от 30.01.2023 № 03-15-06/7040).

Соответственно, не нужно отчитываться по физлицам, которые не являются застрахованными в рамках договора с компанией (ИП), в частности (п. 1 ст. 7 Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ; п. 1 ст. 2 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ; п.п. 1, 1.1 ст. 10 Федерального закона от 29.11.2010 № 326-ФЗ):

• на иностранных работников — высококвалифицированных специалистов (ВКС);
• на самозанятых.

Какие выплаты отражаются в персонифицированных сведениях

Здесь все просто: в строке 070 персонифицированных сведений отражаются выплаты, являющиеся объектом обложения страховыми взносами, указанные в п. 1 ст. 420 НК РФ. Это значит, что в строку попадают и выплаты, освобожденные от взносов по ст. 422 НК РФ, например, суточные при командировках (п. 3.7 Порядка).

Не нужно отражать в персонифицированных сведениях выплаты, приведенные в пп. 4–8 ст. 420 НК РФ, не являющиеся объектом обложения взносами (Письмо УФНС России по г. Москве от 07.02.2023 № 27-16/013080@).

Особенности представления персонифицированных сведений на директоров

На практике возникает вопрос — нужно ли подавать ежемесячные персонифицированные сведения о физических лицах на:

• директора-единственного учредителя ООО;
• ИП, выполняющего функции руководителя компании по гражданско-правовому договору (управляющего);
• руководителя НКО.

Разберем каждый случай отдельно.

Персонифицированные сведения на директора-единственного учредителя

Безопаснее подавать персонифицированные сведения на руководителя -единственного участника ООО, независимо от того, как с ним оформлены отношения и выплачивается ли ему зарплата.

Обоснование. В состав застрахованных лиц, на которых представляются персонифицированные сведения, входят физлица, работающие по трудовому договору с организацией, в том числе руководители организаций, являющиеся единственными участниками (учредителями), членами организаций, собственниками их имущества, или по договору гражданско-правового характера, предметом которого являются выполнение работ или оказание услуг.

Согласно ст. 16 ТК РФ, трудовые отношения возникают в случаях и порядке, которые установлены трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, или уставом (положением) организации, в том числе в результате избрания на должность. На основании ст. 274 ТК РФ права и обязанности руководителя организации в области трудовых отношений определяются, в частности, учредительными документами организации, локальными нормативными актами или трудовым договором.

Таким образом, действующее законодательство предусматривает три варианта оформления отношений между организацией и ее руководителем: 

• трудовой договор; 
• договор гражданско-правового характера о выполнении работ или оказании услуг;
• протокол общего собрания или иной документ, в котором выражено решение учредителей организации (или уполномоченных в соответствии с уставом организации лиц).

Согласно мнению контролирующих органов и некоторых судов, до 2023 года нужно было представлять в ПФР на руководителей-единственных участников ООО ежемесячные сведения по форме СЗВ-М, которые с 2023 года заменены ежемесячными персонифицированными сведениями в ФНС.

Персонифицированные сведения на ИП-управляющего

Не нужно подавать персонифицированные сведения на ИП, выполняющего функции руководителя компании по гражданско-правовому договору (управляющего).

Обоснование. Компании обязаны сдавать персонифицированные сведения на застрахованных лиц, с которыми заключены договора ГПХ на выполнение работ, оказание услуг. 

ИП — застрахованное лицо с точки зрения обязательного страхования, однако застрахован он не в связи с заключением договора на функции управляющего, а в связи с наличием самого статуса ИП (третий абзац п. 1 ст. 7 Закона № 167-ФЗ; п. 3 ст. 2 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ; пп. 2 п. 1 Федерального закона от 29.11.2010 № 326-ФЗ). ИП платит за себя взносы самостоятельно, поэтому компания не исчисляет и не уплачивает страховые взносы с выплат управляющему-ИП (пп. 2 п. 1 ст. 419, ст. 432 НК РФ).

В отношении СЗВ-М, которые с 2023 года заменены персонифицированными сведениями в ФНС, суды также придерживались позиции, что отчитываться за ИП-управляющих не нужно (Постановлении Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 28.02.2017 № 17АП-259/2017-АКу по делу № А71-13367/2016).

Персонифицированные сведения на руководителя НКО

Безопаснее подавать персонифицированные сведения на руководителя НКО даже при условии, что трудовой или гражданско-правовой договор отсутствует и руководитель работает без вознаграждения.

Обоснование. По мнению налоговиков, руководители, председатели и/или члены НКО, безвозмездно выполняющие трудовые функции, в отношении которых не начисляются страховые взносы, относятся к неработающим лицам. Персонифицированные сведения на них сдавать не надо при условии, что в отношениях между руководителем и НКО нет признаков трудовых отношений или работы по гражданско-правовому договору. 

Если же в каком-то месяце страховые взносы за такое лицо будут начислены, его признают работающим. Персонифицированные сведения о нем за соответствующий месяц нужно будет представить в налоговую (письмо ФНС от 02.03.2023 № БС-4-11/2477@).

Однако вышеуказанное Письмо ФНС от 02.03.2023 № БС-4-11/2477@ было отменено Письмом ФНС от 28.03.2023 № БС-4-11/3699@ в связи с тем, что Минфин не согласовал позицию налоговой. По мнению Минфина, руководители (председатели) НКО являются застрахованными лицами, а значит НКО нужно подавать сведения на таких лиц даже при отсутствии выплат в их пользу (письмо Минфина от 24.03.2023 № 03-15-07/26016).