Как оформить сотрудника без трудовой книжки

Законна ли работа без трудовой книжки

Для трудоустройства кандидат должен представить кадровику обязательные документы по списку в ст. 65 ТК РФ. Один из них — трудовая книжка (далее — ТК). Она содержит сведения о предыдущих местах работы, а также поощрениях работника в ходе трудовой деятельности.

Бумажную ТК не предъявляют только те, кто оформляется впервые или уже перешел на электронную трудовую книжку (ЭТК) — сведения о трудовой деятельности (СТД). Новичкам, которые принимаются на работу с 2021 года, ЭТК заводит работодатель. Сотрудники, которые перешли на электронный формат в предыдущей организации, приносят кадровику СТД с прошлого места работы (ст. 66.1 ТК РФ).

Также Трудовой кодекс содержит еще несколько случаев, когда бумажная ТК может не предъявляться при трудоустройстве:

• работодатель — физическое лицо без статуса ИП (ст. 66 ТК РФ);
• работник устраивается на пять дней и меньше (ст. 66 ТК РФ);
• сотрудник оформляется по совместительству (ст. 283 ТК РФ);
• заключается дистанционный трудовой договор (ст. 312.2 ТК РФ);
• кандидат заявил об утере или порче бумажной трудовой книжки (ст. 65 ТК РФ);
• заключается договор гражданско-правового характера — ГПХ (ст. 11 ТК РФ).

Рассмотрим эти исключения подробнее.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

Кандидаты, которые до трудоустройства нигде раньше не работали, ТК не имеют. По правилам им ее заводит работодатель (ст. 65 ТК РФ).

С 2021 года бумажные ТК для новичков не оформляются (п. 8 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ). Работодатель сразу ведет на них сведения о трудовой деятельности в электронном формате.

Сотрудники, которые до 2021 года уже трудились, переходили на ЭТК добровольно, по письменному заявлению. Если они сделали это по предыдущему месту работы, то при трудоустройстве на новое место они предъявляют СТД.

Сведения можно получить у бывшего работодателя или в МФЦ. СТД в электронном виде должны быть подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации.

Трудовой договор с дистанционным работником

Работодатель может не вести ТК для «удаленщиков» (ч. 6 ст. 312.2 ТК РФ). В этом случае факт занятости будет подтверждаться трудовым договором (ТД) с дистанционным работником.

Условие о том, что трудовая книжка не ведется, включают в ТД или соглашение. Так кадровик избежит вопросов от ГИТ.

Потеря или порча трудовой книжки

Бывают ситуации, когда кандидат на трудоустройство заявлений о переходе на ЭТК у прошлого работодателя не писал, но и на новое место работы бумажный документ не принес. Он всегда может заявить, что трудовую книжку потерял, или она испорчена.

В этом случае кадровик оформляет новый документ по письменному заявлению работника (ст. 65 ТК РФ). Правила для дубликата ТК установлены Приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н (раздел V). Кадровик вносит в документ сведения о трудоустройстве. Данные о предыдущих местах работы указывается одной записью об общем стаже, без расшифровки должностей и организаций-работодателей.

Трудовой договор с совместителем

ТК ведется по основному месту работы. Совместители при трудоустройстве ее не предъявляют (ст. 283 ТК РФ).

Основной работодатель вносит записи о другом месте работы в ТК по желанию работника (п. 11 Порядка по Приказу Минтруда № 320н). Исключение — случай, когда сотрудник от него уже уволился. Тогда работник имеет право попросить внести запись о совместительстве в трудовую книжку в той организации, где он оформлен совместителем.

Что важно помнить кадровику:

• нельзя принимать на работу по совместительству лиц моложе 18-ти лет (ст. 282 ТК РФ);
• в те дни, когда работник занят по основному месту работы, продолжительность его рабочей смены не может превышать четыре часа (ст. 284 ТК РФ);
• если труд связан с опасными или вредными условиями труда, то от кандидата нужно попросить справку о характере и условиях труда в другой организации (ст. 283 ТК РФ).

Работодатель — физическое лицо без статуса ИП

Граждане без регистрации в качестве индивидуального предпринимателя имеют право принимать на работу по трудовому договору других граждан. Например, так оформляют помощников по хозяйству или нянь для ребенка.

Работодатель — физическое лицо без статуса ИП не имеет права заводить трудовые книжки и вносить записи в уже имеющиеся ТК (ч. 2 ст. 309 ТК РФ). Факт трудовых отношений подтверждается трудовым договором, зарегистрированным в уведомительном порядке в органах местного самоуправления (ст. 303 ТК РФ).

Но такой работодатель не освобожден от других обязанностей:

• оформить ТД в письменной форме;
• уплачивать за работника страховые взносы;
• направить в СФР сведения для СНИЛС, если сотрудник его не имеет.

Работодатели — ИП ведут трудовые книжки работников по найму в общем порядке (ч. 1 ст. 309 ТК РФ). То есть для них действуют те же правила, что и для организаций.

Работа по найму менее шести дней

Кадровик должен внести запись о трудоустройстве в ТК для всех работников, которые проработали больше пяти дней, и для них это место работы является основным (ст. 66 ТК РФ). То есть на сотрудников, которые заключили трудовой договор на меньший срок, это правило не распространяется.

ТК РФ не содержит ограничений по минимальной продолжительности работы. Но для заключения срочного трудового договора должны быть законные основания (ст. 59 ТК РФ). Например, сотрудника нанимают на выполнение работ, выходящих за рамки обычной деятельности работодателя: монтажа конструкций или пусконаладки оборудования.

Договор ГПХ

ИП или организация могут принять сотрудника по гражданско-правовому договору, без оформления трудовых отношений. В этом случае нормы ТК РФ не применяются, в том числе и в части ведения трудовой книжки (ст. 11 ТК РФ).

Договор ГПХ заключают для тех работ, которые не носят постоянного характера. Нельзя пытаться замаскировать под гражданско-правовые фактические трудовые отношения, чтобы не расширять штат или не страховать сотрудника «от травматизма».

Верховный Суд РФ насчитал 14 признаков, при которых договор ГПХ имеет признаки трудового:

• достижение сторонами соглашения о личном выполнении исполнителем определенной, заранее обусловленной трудовой функции в интересах, под контролем и управлением работодателя;
• подчинение сотрудника правилам внутреннего трудового распорядка, графику работы (сменности);
• обеспечение работодателем условий труда;
• выполнение работником трудовой функции за плату;
• устойчивый и стабильный характер договорных отношений;
• подчиненность и зависимость труда;
• выполнение работы только по определенной специальности, квалификации или должности;
• наличие дополнительных гарантий сотруднику, установленных законами, иными нормативными правовыми актами, регулирующими трудовые отношения;
• выполнение работы в соответствии с указаниями работодателя;
• интегрированность исполнителя в организационную структуру заказчика;
• признание таких прав работника, как еженедельные выходные дни и ежегодный отпуск;
• оплата работодателем расходов, связанных с поездками исполнителя в целях выполнения работы;
• осуществление периодических выплат работнику, которые являются для него единственным и (или) основным источником доходов;
• предоставление инструментов, материалов и механизмов работодателем.

Основание: п. 17 Постановления Пленума ВС РФ от 29.05.2018 № 15.

Ответственность

Мы перечислили случаи, когда работа без трудовой книжки является законной. Во всех остальных ситуациях работодателя могут привлечь к ответственности за нарушение трудового законодательства. Это предупреждение или штраф для ИП от 1 000 до 5 000 рублей; для юрлиц — от 30 000 до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).

При этом неоформление трудовой книжки не избавляет работодателя от выполнения обязанностей по ТК РФ: вовремя оплачивать труд работника и предоставлять ему установленные законом льготы, гарантии.

Что в итоге

ТК обязательно предъявляется при трудоустройстве.

В законодательстве есть ограниченный перечень случаев, когда бумажная трудовая не предоставляется:

• работник трудоустраивается впервые;
• сведения о трудовой деятельности ведутся в электронном виде;
• работодатель — физическое лицо без статуса индивидуального предпринимателя;
• заключается договор сроком менее шести дней;
• принимается совместитель;
• заключается договор с дистанционным работником;
• трудовая книжка утеряна или испорчена;
• исполнитель принимается по договору ГПХ.

Во всех остальных случаях наличие ТК обязательно. За ее неоформление работодателя могут привлечь к административной ответственности в виде предупреждения или штрафа.