Путевой лист в 2023 году: актуальная форма и правила заполнения

Содержание

• Что такое путевой лист и зачем он нужен
• Что поменялось в путевых листах с 2023 года
• Какая форма и реквизиты обязательны для путевых листов
• Как заполнять путевой лист
  • Шаг 1. Заполняем срок действия
  • Шаг 2. Заполняем сведения об оформителе
  • Шаг 3. Заполняем информацию по транспорту
  • Шаг 4. Заполняем сведения о водителе
  • Шаг 5. Заполняем сведения о виде перевозки
  • Шаг 6. Заполняем сведения о виде сообщения
  • Шаг 7. Подписываем «путевку»
• Ответственность за путевые листы
  • За отсутствие путевых листов
  • За ошибки при составлении путевого листа
  • Налоговая ответственность за отсутствие путевых листов

Что такое путевой лист и зачем он нужен

Если в собственности компании есть транспорт или же она занимается перевозками, ей приходится часто оформлять путевые листы. Это нужно для внутреннего учета транспорта, передвижения водителей, контроля за расходом ГСМ (п. 14 ч. 1 ст. 2 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ — Устава автомобильного транспорта).

Еще путевой лист нужен чтобы подтвердить цель поездки для полиции. Кроме того, путевой лист можно использовать как первичный документ, чтобы обосновать расходы в бухгалтерском и налоговом учете:

• на эксплуатацию авто;
• на оплату труда водителей;
• на компенсации сотрудникам, которые используют личный транспорт в работе. 

Путевой лист обязателен, если компания (ч. 1 ст. 6 Устава) сама занимается перевозками — перевозит пассажиров и багаж, грузы или предоставляет свой транспорт по договору аренды с экипажем. При аренде без экипажа автомобиль использует арендатор: именно он и составляет путевой лист (ч. 1 ст. 6 Устава).

Путевой лист лучше оформить, если:

• сотрудник периодически использует машину, чтобы перевозить грузы для нужд компании;
• в других целях, для перевозок по заданию компании.

Что поменялось в путевых листах с 2023 года

Порядок оформления путевых листов изменили с 1 марта 2023 года (Приказ Минтранса от 28.09.2022 № 390):

1. Название, номер путевого листа больше не относятся к обязательным реквизитам. Но если путевой лист используется как первичный документ для подтверждения расходов, нужно указывать его название (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
2. Вместо сведений о собственнике автомобиля теперь пишем сведения о компании или предпринимателе, которые выдали «путевку».
3. Виды перевозок и сообщения заполняем по новым правилам.
4. Медработники и технические специалисты могут подписывать электронную «путевку» своей усиленной КЭП/НЭП.
5. Журнал заполнения путевых листов больше необязателен. Компании ведут его по своему усмотрению. Если вы ведете такой журнал, распечатайте, прошнуруйте и пронумеруйте его страницы.

С 11 марта 2023 года появилось еще одно важное изменение — введен электронный формат путевого листа (Приказ ФНС от 17.02.2023 № ЕД-7-26/116@). Пока что применение электронного путевого листа — это право, а не обязанность: организации и ИП могут выбирать между бумажным и электронным документом.

Электронный путевой лист состоит из четырех файлов обмена:

• о рейсе и его особенностях;
• о результатах предсменного, предрейсового медосмотра;
• о показаниях одометра при выезде с парковки или при приеме машины от другого водителя;
• о показаниях одометра при заезде машины на парковку или при сдаче другому водителю.

Электронный лист оформляют через оператора ЭДО, который передает сведения в ГИС ЭПД — госсистему электронных перевозочных документов. Подписывают электронный лист УКЭП или УНЭП.

Если компания использует электронный вариант путевого листа, при приеме груза можно предъявить его или бумажную распечатку. Полиции тоже можно показать электронный путевой лист.

Какая форма и реквизиты обязательны для путевых листов 

Можно использовать унифицированную форму путевого листа из Постановления Госкомстата от 28.11.1997 № 78 или же разработать бланк самостоятельно с учетом отраслевых особенностей. Форму собственной разработки утвердите в учетной политике.

Но какой бы ни была форма путевого листа, в нем должны быть все обязательные реквизиты из Приказа Минтранса № 390 и ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ:

• название и дата документа (эти реквизиты не относятся к числу обязательных, но нужны, если путевой лист используется в бухгалтерских и налоговых целях);
• срок действия путевого листа;
• название компании или ФИО индивидуального предпринимателя;
• тип, марка, модель и регистрационный номер машины;
• ФИО водителя;
• дата и время выезда/возвращения на парковку;
• показания одометра;
• отметки о техническом контроле и медосмотре;
• вид перевозки;
• вид сообщения.

Путевой лист для легкового автомобиля обычно заполняют по типовой форме № 3 из Постановления Госкомстата № 78, включая в нее все обязательные реквизиты.

Для такси заполняют типовую форму № 4. Для грузоперевозок используют типовые формы № 4-С или № 4-П. Если у вас автобус, воспользуйтесь типовой формой № 6.

Как заполнять путевой лист

Вы сами выбираете, как оформить путевой лист — на бумаге или в электронном виде. Главное — включить в него все обязательные реквизиты. 

Приведем пошаговую инструкцию по заполнению путевого листа.

Шаг 1. Заполняем срок действия

«Путевку» можно оформить на день, неделю, месяц или другой срок:

• если оформляете на день, укажите дату использования в формате ЧЧ.ММ.ГГГГ;
• если оформляете больше чем на день, укажите даты начала и окончания «путевки». 

Шаг 2. Заполняем сведения об оформителе

Юрлица указывают свое полное наименование, адрес, телефон и ОГРН. Индивидуальные предприниматели — ФИО, адрес, телефон, ОГРНИП.  

Шаг 3. Заполняем информацию по транспорту

Укажите:

• тип, марку и модель, номер госрегистрации автомобиля;
• марку и модель, номер госрегистрации прицепа — если у машины есть прицеп;

• инвентарный номер — для троллейбусов и трамваев;
• предрейсовый технический контроль — дату, точное время и результат. Предрейсовый контроль не надо заполнять, если используйте легковое авто для собственных нужд и не перевозите в нем пассажиров и грузы (п. 2 ст. 20 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ);  
• выпуск/возвращение транспорта на линию — дату и точное время;

• показания одометра при въезде/выезде/передаче ТС следующему водителю — полные километры пробега. Если нужно сделать несколько «путевок» на одну машину, показания одометра сверяют и пишут на каждом листе при сдаче-приемке авто следующему водителю. Под показателями ставит подпись технический специалист или водитель, который принимает ТС.

А вот маршрут — необязательный реквизит путевого листа. Однако без подробного маршрута сложно доказать рабочий характер поездки. А это может привести к спорам с налоговой.

Причем суды становятся как на сторону налоговиков, так и на сторону плательщиков:

1. Решение в пользу ФНС — Постановление АС МО от 21.08.2018 № Ф05-12699/2018.
2. Решение в пользу налогоплательщика — Постановление АС ПО от 29.03.2016 № Ф06-6442/2016.

Поэтому если вы используете путевой лист для подтверждения расходов, маршрут заполнять очень желательно.

Шаг 4. Заполняем сведения о водителе

Пишем ФИО водителя, а также дату, точное время и результаты предсменного и послесменного медосмотра.

Если водитель прошел медосмотр — у него нет заболеваний и признаков опьянения — медработник пишет в «путевке»: прошел предсменный медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен. После рейса водители тоже проходят медосмотр, и если он пройден, в «путевке» указывают: прошел послерейсовый медицинский осмотр. 

Шаг 5. Заполняем сведения о виде перевозки

Есть несколько вариантов:

1. Коммерческая — перевозка пассажиров и багажа регулярными рейсами и по заказу, перевозки на такси, перевозка грузов по договору. К коммерческим относят и организованные перевозки детей на автобусе по договору фрахтования (Постановление Правительства от 23.09.2020 № 1527). Если перевозите детей, укажите «организованная перевозка группы детей» автобусом. Перевозки по заказу или для собственных нужд здесь не подойдут (Письмо Минтранса от 03.03.2021 № Д3-468-ПГ).
2. Для собственных нужд — перевозка пассажиров и багажа, грузоперевозки собственным транспортом. Договоры перевозок, фрахтования по ним не заключают.
3. Работа специального транспорта. Это перевозки специальными автомобилями, автобусами необщего пользования.

Шаг 6. Заполняем сведения о виде сообщения

Указываем:

• городское — если запланирована поездка в границах одного населенного пункта;
• пригородное — если поездка между пунктами на расстоянии не больше 50 километров;
• междугородное — если поездка между пунктами на расстоянии больше 50 километров;
• международное — если поездка пройдет за пределами российских границ или в России, но с пересечением границ или транзитом. 

Если запланировано несколько видов сообщения, указываем все через запятую.

Шаг 7. Подписываем «путевку»

Путевой лист подписывают:

• водитель;
• врач;
• технический специалист.

Врач и техспециалист ставят отметку о предрейсовом и послерейсовом осмторах водителя и транспорта. Если «путевку» заполняют на бумаге, специалисты расписываются собственноручно. Если же оформляют электронный путевой лист,  нужны УКЭП или УНЭП ответственных сотрудников. Когда ведете электронный журнал путевых листов, подписывайте его электронной подписью.

Образец заполнения путевого листа

Ответственность за путевые листы

Если путевой лист необходим по Уставу автомобильного транспорта, то за его отсутствие или ошибки в нем грозит ответственность. Наказание зависит от вида нарушения.

За отсутствие путевых листов

Положена административная ответственность:

• для водителя — предупреждение или штраф в 500 рублей (ч. 2 ст. 12.3 КоАП РФ);
• для должностного лица — штраф от 5 000 до 10 000 рублей (ч. 1 ст. 15.11 КоАП РФ). За повторное нарушение наказание строже.

За ошибки при составлении путевого листа

За эти нарушения штрафуют разные ведомства:

1. Если нет отметок о технических и медицинских осмотрах. ГИБДД или транспортный надзор штрафуют водителей на 3 000 рублей, должностных лиц — на 5 000 рублей, а организацию — на 30 000 рублей (ч. 2, 3 ст. 12.31.1, ст. 23.3, ст. 23.36 КоАП РФ, Письмо Минтранса от 02.02.2021 № Д3-194-ПГ).
2. Если нет отметок об обязательном медосмотре в начале смены, Роструд оштрафует должностных лиц или ИП на 15 000 — 25 000 рублей, организацию — на 110 000 — 130 000 рублей (ч. 3 ст. 5.27.1, ст. 23.12 КоАП РФ, п. 21 Постановления Пленума ВС от 23.12.2021 № 45).
3. Если нет отметок об обязательном медосмотре, Росздравнадзор оштрафует должностное лицо на 2 000 — 3 000 рублей, организацию или ИП — на 30 000 — 50 000 рублей (ст. 11.32, п. 18 ч. 2 ст. 28.3 КоАП РФ).

Налоговая ответственность за отсутствие путевых листов

Когда путевой лист используют как первичный документ для подтверждения расходов (на ГСМ, зарплату водителей и т.д.), но не все «перевозочные» расходы подтверждены путевыми листами или в них есть ошибки, могут быть штрафы по ст. 120 НК РФ.

Отсутствие первички — грубое нарушение правил учета доходов и расходов (ст. 120 НК РФ). Штраф — от 10 000 до 30 000 рублей. А если в результате отсутствия первичных документов оказалась заниженной налоговая база, штраф составит 20% от недоимки, но не меньше 40 000 рублей. 

Но вы можете оспорить требование инспекции об уплате налога и отправить все подтверждающие документы через Контур Экстерн.