Как отправить сотрудника на военные сборы

16 января 2025 года вступил в силу Указ Президента от 16.01.2025 № 18 о призыве граждан на военные сборы. Сроков в нем нет, поэтому работники, пребывающие в запасе, могут получить повестку в любой момент в течение года. Военные сборы — это ежегодное мероприятие, на которое работодатель обязан отпустить сотрудника. Рассказываем в статье, как это правильно оформить.

Наталья Пискарева Эксперт по трудовому законодательству и кадровому делопроизводству

Подготовить, проверить и сдать отчетность через интернет.

Попробовать

Сколько длятся сборы

Проведение военных сборов регулируется одноименным Положением (Постановление Правительства РФ от 29.05.2006 № 333). В этом же документе утверждена форма повестки из военкомата (приложение 1).

Военные сборы не могут длиться больше двух месяцев (п. 5 Положения № 333). При этом для каждого гражданина в запасе установлен свой лимит суммарного пребывания на сборах:

• 12 месяцев при пребывании в запасе (п. 5 Положения № 333)
• 24 месяца при нахождении в резерве (п. 42 Положения о порядке пребывания граждан в мобилизационном людском резерве, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 03.09.2015 № 933).

Конкретная продолжительность определяется теми структурами, где призывник будет находиться на сборах. Это могут быть и две недели, и полных два месяца.

Началом военных сборов считается день зачисления в списки личного состава воинской части, если он совпадает с днем отправки из пункта сбора. Если же призывнику надо добираться дольше, то — дата убытия из военкомата. Дорога включается в период службы. И, соответственно, днем окончания считается или дата исключения из списков воинской части, или дата прибытия в военкомат.

Точный период нахождения на сборах указывается в справке о прохождении военных сборов (приложение 2 к Положению № 333). Ее гражданину выдадут в военкомате, и он должен передать ее работодателю.

Кого могут призвать

Военные сборы бывают:

Учебные — сборы приписного состава; для обслуживания материальных средств неприкасаемого запаса; подготовка граждан по военно-учетным специальностям (ВУС); тренировочные занятия (для резервистов). 

Проверочные — сборы по проверке боевой и мобилизационной готовности воинских частей и военных комиссариатов. Во время них оценивается способность выполнять задачи в военное время.

На военные сборы призывают граждан мужского пола, пребывающих в запасе, годных к воинской службе по состоянию здоровья и не имеющих оснований для освобождения от службы.

Таблица. Состав запаса (ст. 53 Федерального закона от 28.03.98 № 53-ФЗ)

* До 1 января 2028 года будет длиться переходный период, в течение которого возраст нахождения в запасе солдат, матросов, сержантов, старшин, прапорщиков и мичманов по третьему разряду составит:

• 51 год — для тех, кому исполнится 50 лет в 2024 году;

• 52 года — для граждан, которые достигнут возраста 50 лет в 2025 году;

• 53 года — для тех, кому исполняется 50 лет в 2026 году;

• 54 года — для граждан, которые достигнут возраста 50 лет в 2027 году.

С 1 января 2028 года предельный возраст будет 55 лет. Основание: п. 5 ст. 4 Федерального закона от 24.07.2023 № 326-ФЗ.

Призвать на военные сборы могут всех мужчин, кто подпадает под указанные в таблице категории.

Кроме разрядов, запас делится на две группы: мобрезерв и мобресурс. Первая группа — это резервисты. Они заключили добровольный контракт с Минобороны о пребывании в резерве (ст. 57.2 Закона № 53-ФЗ). К мобресурсу относятся все прочие граждане, числящиеся в запасе. Призвать могут лиц из обеих категорий, если нет законных ограничений, но с особенностями по каждой.

Кого не отправят на военные сборы:

• женщин;
• работников, имеющих бронь;
• тех, кто исчерпал лимит по участию в сборах;
• отцов трех и более несовершеннолетних детей;
• студентов очного или очно-заочного отделения, а также заочников в период сессии, подготовки дипломной работы;
• педагогических работников;
• уволенных с военной службы менее двух лет назад, если они не относятся к резервистам;
• иных граждан, указанных в ст. 55 Закона № 53-ФЗ.

Также не отправят на учебные сборы в 2025 году тех, кто участвовал в них в 2023 или 2024 году. В законе установлена периодичность не чаще одного раза в три года (п. 4 ст. 54 Закона № 53-ФЗ). Данное правило не распространяется на резервистов. Также участие в проверочных сборах не зависит от прохождения учебных.

Какие выплаты и гарантии положены по месту работы

На время военных сборов за работником сохраняется должность и средний заработок (п. 2 ст. 6 Закона № 53-ФЗ, ст. 170 ТК РФ). Если военкомат находится в другом населенном пункте, то работодатель возмещает призывнику проезд до военкомата и обратно, суточные и оплату найма жилья (п. 25 «а» Положения № 333).

Все эти расходы нужно компенсировать не только во время самих сборов, но и при подготовке к ним:

• при вызове в военкомат для сверки учетных данных;
• при прохождении медосвидетельствования.

Все затраты работодателя, связанные с военными сборами, потом возместит военкомат.

Важно. Средний заработок при выполнении государственных обязанностей подлежит обложению НДФЛ и страховыми взносами. Это не компенсационная выплата, а гарантия по ТК РФ. Она не указана в списке сумм, освобожденных от налогообложения в ст. 217 НК РФ и ст. 422 НК РФ.

Как оформить отсутствие работника

Все документы кадровик оформляет только на основании повестки от военкомата. Его либо пришлют работодателю, либо принесет сам работник. Об отправке на учебные сборы гражданина оповещают за 10 дней (п. 12 Положения № 333).

Что делать, если оповещение пришло на работодателя:

1. Вручить работнику повестку под личную подпись. 
2. Если работник отказывается от ее получения, то заактировать это в присутствии свидетелей. Копию акта с сопроводительным письмом направить в военкомат.
3. Если сотрудник находится в командировке, то приказом прекратить командировку. При возвращении работника на рабочее место вручить ему повестку.

Если сотрудник находится в отпуске или на больничном, то вызывать его на работу для уведомления нет законных оснований. В этом случае повестку возвращают в военкомат с письмом, в котором указывают уважительные причины неоповещения работника.

При призыве сотрудника на военные сборы у кадровика должны остаться копия повестки и оригинал извещения для работодателя (часть повестки по форме приложения 1 к Положению № 333). Эти документы понадобятся для компенсации расходов от военкомата.

На основании повестки работодатель издает приказ в свободной форме о направлении работника на военные сборы, либо на медосвидетельствование, на сверку данных — в соответствии с тем, что написано в причине вызова. В тексте лучше сразу указать, что за работником сохраняется средний заработок.

Если военкомат находится в другом городе, то в приказе дают поручение бухгалтерии оплатить работнику расходы по проезду, найму жилья и суточные на время посещения военкомата. В период самих сборов питанием и жильем призывника обеспечит воинская часть.

Скачать образец приказа.

Отсутствие на работе отмечается в табеле учета рабочего времени как исполнение государственных или общественных обязанностей — литерой Г или кодом 23, либо другим принятым у работодателя обозначением. 

Время нахождения на военных сборах включается в стаж для ежегодного основного отпуска и не входит в стаж для дополнительного отпуска за работу во вредных или опасных условиях труда (ст. 121 ТК РФ). «Вредникам» добавочные дни считаются за фактически отработанное время.

Если военные сборы приходятся на время отпуска работника, то отпуск можно продлить по заявлению работника или перенести на другой срок (ст. 124 ТК РФ).

Если сотрудник работает в условиях Крайнего Севера, то кадровик перед отъездом должен выдать ему справку о стаже работы (приложение 3 к Положению № 333). Она нужна воинской части, чтобы правильно назначить выплаты призывнику в период прохождения военных сборов.

Как компенсировать затраты работодателя

После возвращения из воинской части сотрудник должен выйти на рабочее место и передать работодателю справку от военкомата о прохождении военных сборов (приложение 2 к Положению № 333). На основании указанных в ней данных бухгалтерия делает окончательный расчет по среднему заработку работника.

Работодатель направляет в военкомат письмо на фирменном бланке организации о компенсации затрат на военные сборы. В нем он приводит сумму фактических расходов с разбивкой по статьям: средний заработок работника; страховые взносы с него; оплату проезда, жилья и суточных, если они были. Также в письме нужно указать банковские реквизиты для перечисления компенсации.

Дополнительно прикладываются:

• справка о расчете среднего заработка;
• расчет страховых взносов;
• иные документы, подтверждающие расходы;
• копии извещения работодателя и справки о прохождении военных сборов.

Такой порядок установлен Правилами, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 01.12.2004 № 704.

Можно ли не отпускать работника на сборы

Нельзя. Руководитель компании несет административную ответственность, как должностное лицо, за неоповещение работника о вызове в военкомат и необеспечение ему условий для явки по вызову. Если он не оформит призывнику освобождение от работы, то получит штраф на должностное лицо — от 40 000 до 50 000 рублей; на компанию — от 350 000 до 400 000 рублей (ст. 21.2 КоАП РФ).

Главное о том, как отправить сотрудника на военные сборы

Военные сборы — ежегодное мероприятие, которое проводится по Указам Президента РФ. В 2025 году действует Указ Президента от 16.01.2025 № 18.

На военные сборы призывают граждан мужского пола, состоящих в запасе и годных к военной службе. От них освободят тех забронированных; работников определенных профессий; многодетных отцов несовершеннолетних детей и других лиц, указанных в ст. 55 Закона № 53-ФЗ. Также не призовут тех, кто участвовал в сборах в предыдущие два года, если они не относятся к резервистам.

Сотрудника отправят в воинскую часть на период до двух месяцев. На это время работодатель должен освободить его от работы по ст. 170 ТК РФ с сохранением среднего заработка. Если военкомат находится в другом городе, то работнику нужно также компенсировать проезд, оплату жилья и суточные до начала сборов.

Все затраты работодателя возмещаются за счет бюджетных средств. Для этого после возвращения работника нужно направить официальное письмо в военкомат с расчетом фактических расходов. К заявлению прикладывается справка о прохождении военных сборов, которую работодателю предоставит призывник.