Как оформить отпуск по уходу за ребенком и получить пособие в 2025 году

С 2025 года в законодательстве о пособиях по уходу за ребенком произошли некоторые изменения: существенно увеличены размеры детских выплат, а лимиты для расчетов выросли. Разберемся, как теперь считать такие пособия.

Кто может уйти в отпуск по уходу за ребенком и получать пособие

В отпуск по уходу за новорожденным могут уйти мать, отец, другие родственники или опекун, то есть человек, который фактически будет заботиться о ребенке. В отпуске можно находиться до достижения ребенком трех лет, причем брать его можно как полностью, так и частями (ст. 256 ТК РФ). Но пособие работнику можно предоставить только при условии, что второй родитель или оба родителя такое пособие не получают (ч. 1, 4 ст. 11.1 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ).

Оформить отпуск можно сразу после больничного по беременности и родам, а можно позже. При этом мать ребенка (родственник, опекун) может быть в отпуске по уходу за ребенком и работать неполный рабочий день или на дому с сохранением пособия.

С 1 января 2024 года право на пособие до 1,5 лет сохранятся, если мать, отец или другой родственник (Федеральный закон от 19.12.2023 № 614-ФЗ, Федеральный закон от 19.12.2023 № 620-ФЗ):

• вышли из отпуска по уходу за ребенком до 1,5 лет досрочно, в том числе  на неполный день, надомную или дистанционную работу;

• трудятся у другого работодателя во время отпуска по уходу до 1,5 лет.

Пособие на ребенка выплачивают до полутора лет. Основные правила выплаты:

1. Получает пособие тот же человек, который оформил отпуск по уходу, на порядок оплаты это не влияет. Если за ребенком ухаживают сразу несколько человек, пособие назначат одному из них по выбору.

2. Назначает и выплачивает пособие СФР (ч. 1 ст. 13 255-ФЗ). 

3. Обратиться за пособием можно в любое время с момента рождения ребенка, но не позднее шести месяцев со дня исполнения 1,5 лет. Сроки могут быть продлены при чрезвычайных ситуациях: землетрясение, пожар, болезнь, переезд и ряд других (Приказ Минздравсоцразвития от 31.01.2007 № 74). Независимо от срока обращения, деньги выплатят за весь положенный период (ст. 17.2 Федерального закона от 19.05.1995 № 81-ФЗ).

4. С заявлениями на выплату ежемесячного пособия до полутора лет мать ребенка (родственник, опекун) обращаются к своему работодателю (п. 34 Постановления Правительства РФ от 23.11.2021 № 2010). Заявку подают одновременно с заявлением об отпуске по уходу за ребенком до 3 лет. Если требуется, нужно написать заявление о замене лет для расчета выплат. Когда нужно такое заявление, расскажем ниже.

Если отец ребенка работает, а мать — безработная, и семья приняла решение, что отец будет продолжать работать, правом на пособие сможет воспользоваться мать (ч. 2 ст. 3, ч. 1 ст. 4.1 81-ФЗ). В таком случае женщина обращается за пособием в МФЦ. Но выплату назначат только при условии, что мать не получает пособие по безработице и подтвердит это справкой (п. 43, пп. «н» п. 56 Порядка из Приказа Минтруда от 29.09.2020 № 668н). Если мать ребенка (родственник, опекун) ребенка получает пособие по безработице и имеет право на пособие по уходу за ребенком, она может выбрать только одно из этих пособий (ст. 13 81-ФЗ).

Сотрудники, работающее по договору ГПХ, могут получить ежемесячное пособие по уходу за ребенком при определенных условиях. Застрахованный должен подать заявление на пособие страхователю, с которым заключен гражданско-правовой договор. Причем в законе нет ограничений на получение пособия, которые были бы связаны со временем выполнения работ, услуг или со временем, затраченным на уход за ребенком (письмо СФР от 23.10.2023 № 14-02/110522л).

Но в составе сведений для назначения и выплаты пособия страхователю нужно указать один из периодов:

• период действия ГПД — если срок действия договора заканчивается до того, как ребенку исполнится 1,5 года;

• период, за который застрахованному положена выплата пособия и до 1,5 лет ребенка — если договор продолжает действовать после исполнения ребенку 1,5 лет.

Автоматизируйте работу с сотрудниками: рассчитывайте зарплату, больничные, отпускные, оформляйте кадровые документы прямо в Экстерне

Попробовать

Как оформить отпуск

Заявление на отпуск напишите в свободной форме. Укажите:

• фамилию, имя, отчество ребенка;

• серию, номер свидетельства о рождения, кем и когда оно выдано;

• срок отпуска.

Работодатель издает приказ с указанием:

• типа отпуска (по уходу за ребенком);

• данных ребенка;

• сроков отпуска, указанных сотрудником в заявлении;

• основания для предоставления отпуска.

Можно оформить приказ в свободной форме или на готовом бланке Т-6.

Как оформить пособие

Заявление о назначении пособия до полутора лет оформляется по установленной форме (Приказ СФР от 22.04.2024 № 643, приложение 4). В нем указывают фамилию, имя и отчество ребенка, паспортные данные и СНИЛС человека, которому назначаются выплаты.

Деньги можно получать на карту МИР, на банковский счет, к которому не привязана ни одна карточка, или почтовым переводом.

Назначение пособия по уходу за ребенком не является беззаявительным. Работодатель инициирует назначение выплаты при получении заявления от работника (ч. 10 ст. 13 255-ФЗ). После получения заявления работодатель в течение трех рабочих дней передает в СФР необходимые для выплаты пособия документы, в которых указывает сведения (п. 35 Постановления Правительства от 23.11.2021 № 2010):

• о датах начала и окончания отпуска по уходу за ребенком;

• о замене лет;

• о продолжительности рабочего времени сотрудника, если тот работает неполный рабочий день (неделю).

Советуем посмотреть запись вебинара — эксперт разбирает, что учесть при назначении пособий по беременности и родам и по уходу за ребенком, а также отвечает на другие горячие вопросы о проактивных выплатах.

Как написать заявление о замене лет

Заявление о замене лет для расчета пособия подается, если сотрудник в последние два календарных года был в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребенком. Годы меняются на предыдущие, чтобы показать в документах более высокий средний заработок, исходя из которого рассчитывают выплаты (ч. 1 ст. 14 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ).

Если заявление о замене лет подано после назначения пособия, выплаты пересчитают за весь прошедший период, но не больше, чем за три года до подачи заявления.

Если СФР запросил новые документы при инициации пособия работодателем

Если работодатель инициировал назначение пособия и отправил документы для выплаты в СФР, а этой информации фонду оказалось недостаточно, то Соцфонд пришлет запрос на предоставление недостающих  данных, например о (п. 36 Постановления Правительства от 23.11.2021 № 2010):

• применении районного коэффициента;

• количестве дней, которые приходились на больничный сотрудника (отпуск по беременности и родам, уходу за ребенком);

• днях освобождения от работы с сохранением зарплаты или днях, в которые сотрудник работал в другом месте.

Вопросы может вызвать и способ получения выплат (карта МИР, счет в банке, почтовый перевод): если сотрудник выбрал один способ, а в сведениях о застрахованных лицах, поданных ранее работодателем, указан другой.

На запрос необходимо ответить в течении трех рабочих дней. Если в ответе на запрос окажется недостаточно данных, то СФР направит извещение с требованием предоставить другие сведения.

Отправить новые данные в СФР необходимо в срок, указанный в извещении (Приказ СФР от 22.04.2024 № 643, приложение 2). Обычно на это отводят пять рабочих дней. Если страхователь не передаст запрошенные сведения в срок, СФР в течение одного рабочего дня направит электронную информацию об этом и уведомление о необходимости подать сведения для выплаты пособия. Если работодатель так и не предоставит данные в течение трех рабочих дней после получения уведомления, СФР направит заказное письмо и сообщит, что нужные сведения так и не передали. В письме также будет уведомление о необходимости передачи данных. Такая же информация поступит и в личный кабинет работника на сайте СФР (п. 36(1) Постановления Правительства от 23.11.2021 № 2010).

Работодатели на АУСН направляют в СФР электронные сведения о заявлении на пособие — не позднее одного рабочего дня со дня его подачи работником (ч. 11.1 ст. 13 255-ФЗ). Соцфонд также в электронной форме направляет страхователю данные, необходимые для назначения пособия, — для подтверждения, уточнения или дополнения. Эти сведения надо подтвердить, уточнить или дополнить не позднее трех рабочих дней со дня получения, а затем направить в электронном виде в СФР (ч. 29 ст. 13 255-ФЗ).

Все остальные сведения, которые нужны для назначения и выплаты пособия, Соцфонд получит от других органов через систему межведомственного электронного взаимодействия (п. п. 37, 42 Постановления Правительства от 23.11.2021 № 2010).

Как автоматически получать входящие документы по проактивным выплатам, читайте в статье

Когда придет пособие

СФР назначит и выплатит пособие в течение 10 рабочих дней с момента получения полного пакета документов (ч. 1 ст. 15 255-ФЗ). С марта 2023 года фонд перечисляет деньги 8 числа месяца, следующего за расчетным. Например, выплата за март 2025 года поступит 8 апреля. 

Если дата выпадает на праздник или выходной, деньги переведут заранее — в предыдущий рабочий день. Например, в марте 2025 года пособие выплатят не 8-го числа, а 7-го, так как 8-е — это государственный праздник (ст. 112 ТК РФ). Деньги за май 2025 года также перечислят 6 июня, поскольку 8 июня 2024 — воскресенье, выходной.

Назначенное, но по какой-либо причине неполученное пособие можно получить позже за прошедшее время, но не более чем за три года, предшествующих обращению за ним. Если мать ребенка (родственники, опекун) не смогли получить пособие вовремя по вине работодателя или СФР, деньги будут выплачены в любом случае, без ограничения по срокам (п. 3 ст. 15 255-ФЗ).

Контур.Экстерн с тарифом «Учетный» поможет правильно классифицировать траты и подскажет, когда и какую сумму можно учесть в расходах.

Попробовать бесплатно

Как рассчитывают пособие до 1,5 лет — пример

Размер пособия составляет 40% среднего заработка сотрудника за два предыдущих календарных года. Оно не может быть меньше 10 103,83 рублей, минимального размера, установленного законодательством на 2025 год (ст. 15 81-ФЗ).  

Пособие также не может превышать максимальный размер. Он зависит от предельных величин баз для взносов на ВНиМ, установленных на каждый из двух лет, предшествующих отпуску по уходу. Максимальное пособие в 2025 году — 68 995,48 рублей.

Если детей двое и больше, выплаты суммируются. Однако общая сумма не может превышать 100 % среднего заработка сотрудника.

Чтобы рассчитать сумму пособия, вычислите средний дневной заработок сотрудника за предыдущие два года.

Представим, что Мария Васильева собирается в отпуск по уходу за ребенком до полутора лет с 15 мая 2025 года. Для расчета выплаты берем ее доходы за предыдущие 2023 и 2024 годы (660 000 рублей и 720 000 рублей соответственно).

Ее доход за два года: 660 000 + 720 000 = 1 380 000 рублей.

Шаг 1. Определяем дневной заработок

Доход сотрудницы за два года поделим на 731 — количество дней в двух годах, т.к. 2024 — високосный год:

1 380 000 / 731 = 1 887,82 рубля. Это сумма ее среднего дохода за день.

Если в 2023-2024 годах Мария брала больничные, была в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребенком, эти дни исключаются из расчетного периода. То же касается дней, когда она была освобождена от работы с полным или частичным сохранением зарплаты, если на нее на начислялись страховые взносы (ч. 3.1 ст. 14 255-ФЗ).

Шаг 2. Определяем максимум и минимум

Размер пособия имеет не только нижнюю, но и верхнюю границу: оно не может превышать предельную сумму, то есть базу, с которой работодатели платят страховые взносы за сотрудников. Предельную сумму пересматривают каждый год.

Для отпусков по уходу, начавшихся в 2025 году, берут базы за 2024 и 2023 годы:

• в 2024 году — 2 225 000 рублей (Постановление Правительства от 10.11.2023 № 1883).
• в 2023 году — 1 917 000 рублей (Постановление Правительства от 25.11.2022 № 2143);

Максимальный среднедневной заработок в 2025 году: (1 917 000 + 2 225 000) / 731 = 5 666,2 руб. Тогда максимальное пособие в 2025 году: 5 666,2 × 30,4 × 40 % = 68 900,99 руб.

Напомним, что минимальная сумма пособия определена на уровне 9 227,24 рублей. Но в регионах, где применяются районный коэффициенты, эта сумма умножается на установленный РК.

Шаг 3. Сравниваем пособие из заработка с максимальным и минимальным

Теперь нужно сравнить средний дневной заработок Марии Васильевой (1 887,82 рубля) с минимальной и максимальной суммами пособий (ч. 1.1 ст. 14 255-ФЗ).

Фактический среднедневной заработок Марии (1 887,82 рубля) меньше максимально возможного в в 2025 году (4 034,2 рублей), значит, для расчета берем фактический. Умножаем его на 30,4 (среднее количество дней в месяце):

1 887,82 х 30,4 = 57 389,73 рубля. Это средний доход за месяц. Посчитаем 40 % от него:

57 389,73 х 40 % = 22 956 рубля. Сумма больше минимальной (9 227,24 рублей) и меньше максимальной (68 900,99 руб.), поэтому она и будет величиной ежемесячной выплаты.

А за 17 дней мая (с 15 по 31 число) Мария получит 22 956 / 31 х 17 = 12 588,77 рубля.

Как рассчитать пособие с заменой лет

В примере выше мы брали в расчетный период 2024 и 2023 годы, но так бывает не всегда. Для увеличения суммы пособия может потребоваться замена лет.

Для примера представим, что в 2023 и 2024 годах Ирина Мишина была в декрете, поэтому для получения большего пособия она написала в бухгалтерию заявление о замене лет. Теперь в расчет берутся 2021 и 2022 годы. За 2021 год она заработала 540 000 рублей, за 2022 — 600 000 рублей.

Фактический среднедневной заработок: (540 000 + 600 000) / 730 = 1 561,64 рубля. Это меньше максимального значения, так что для расчета берем фактический.

1 561,64 × 30,4 × 40 % = 18 989,54 рубля в месяц.

Получившаяся сумма больше минимального пособия и меньше максимального, поэтому Ирина будет получать выплаты от фактического заработка.

Расчет пособия из «минималки»

Если доход сотрудницы или сотрудника за расчетный период был ниже МРОТ или дохода вовсе не было, пособие будет минимальным.

Допустим, что Сергей Иванов решил пойти в отпуск по уходу за ребенком и получать пособие с 1 мая 2025 года. В 2023 году он заработал 144 000 рублей, в 2024 — 165 000 рублей.

Среднедневной заработок составил: (144 000 + 165 000) / 731 = 422,7 рубля.
Размер ежемесячного пособия: 422,7 × 30,4 × 40 % = 5 140,03 рубля.

Это меньше, чем минимальный размер пособия в 2025 году. Значит, Сергей будет ежемесячно получать минимально возможную сумму — 9 227,24 рублей.

Пособие с учетом районного коэффициента

Если сотрудник живет в местности, где действует РК, сумма минимального пособия увеличится на этот коэффициент.

Например, в Свердловской области районный коэффициент в 2025 году составляет 1,15. Применяем коэффициент к минимальной сумме пособия:

9 227,24 х 1,15 = 10 611,33 рублей. Это минимальный размер пособия, которое будет получать человек, работающий в Свердловской области.

Районный коэффициент применяется в зависимости от того, где живет и трудится человек. Например, если компания находится в местности, где действует РК, а удаленный сотрудник выполняет работу в местности без РК, коэффициент не применяется. И наоборот: если работник трудится в регионе с установленным РК, а работодатель находится в регионе без РК, коэффициент должен быть начислен (Письмо Роструда от 15.01.2016 № ТЗ/23333-6-1, письмо Минтруда от 27.04.2022 № 14-4/ООГ-2815).

Автоматизируйте работу с сотрудниками: рассчитывайте зарплату, НДФЛ, взносы, оформляйте кадровые документы прямо в Экстерне

Попробовать

Пособие по уходу за двумя и более детьми

Если пособие назначается для ухода за двумя и более детьми, выплаты суммируются: пособие на одного ребенка составит 40 %, на двух — 80 %, на трех, четырех и так далее — 100 % (ч. 2 ст. 11.2 255-ФЗ).

При этом пособие на детей из одной семьи могут оформить разные люди: например, на одного — мать, на другого — отец, на третьего — бабушка. Каждый из них пишет своему работодателю заявление на отпуск по уходу за ребенком до трех лет и на пособие до полутора лет.                                                                                        

Расчет пособия для внешних совместителей

Если мать (родственник, опекун) ребенка два года перед начислением пособия работала у тех же нанимателей, что и на дату начала отпуска по уходу, выплаты назначаются в одной из компаний по ее выбору, для расчета берется доход из этой же организации (ч. 2-3 ст. 13 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ).

Ирина Кольцова третий год работает в ООО «Аида» и ООО «Голиаф». Для получения пособия она написала заявление в ООО «Голиаф». Выплаты будут сделаны исходя из ее дохода в «Голиафе», зарплата в ООО «Аида» не учитывается.

А вот если человек, ухаживающий за малышом, два предыдущих года работал у других работодателей, порядок будет иным.

В 2025 году Ирина устроилась в «Аиду» и «Голиаф», а в 2024 и 2023 году она работала в ООО «Спутник» и ООО «Комета». Для расчета пособия будут учитываться ее доходы в «Спутнике» и «Комете», а с заявлением о начислении пособия необходимо обратиться к одному из действующих работодателей. Раньше для таких расчетов Ирина должна была бы принести работодателю справку 182н, подтверждающую доход в «Спутнике» и «Комете». Но с 2023 года справка отменена, пособие назначает СФР — на основании сведений персонифицированного учета.

При этом СФР не усматривает нарушения в использовании сведений из справки 182н, выданной до 1 января 2023 года (письмо СФР от 21.02.2023 № 19-20/26411).

Как совмещать отпуск по уходу и работу

С 2024 года законодательство разрешает матери (родственникам, опекуну), получающей пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет, выйти на работу досрочно, в том числе на неполный рабочий день, на надомную или дистанционную работу (ст. 256 ТК РФ). А если сотрудница решила находиться в отпуске все 1,5 года, ее должность остается за ней на весь период ухода за ребенком.

Прекращение выплаты пособия

Об окончании отпуска по уходу за ребенком или об утрате сотрудником прав на пособие работодатель должен сообщить в СФР в течение трех рабочих дней (п. 43 Постановления Правительства от 23.11.2021 № 2010). Данные подаются по установленной форме (Приказ СФР от 22.04.2024 № 643, приложение 6). 

Основанием для потери прав на выплаты может быть:

• прекращение трудовых отношений;

• смерть ребенка;

• прекращении обстоятельств, по которым назначено пособие.

Если информация не будет передана своевременно, фонд взыщет с работодателя излишне выданные деньги. Кроме того, назначат штраф в размере 20 % от суммы переплаты (ч. 2 ст. 15.2 255-ФЗ). Минимальная сумма штрафа — 1 000 рублей, максимальная — 5 000 рублей.

Больше полезных экспертных материалов читайте в рубрике «Пособия».