Предприниматели-упрощенцы могут учесть расходы на зарплату, основные средства и нематериальные активы, материалы и товары для перепродажи. И это далеко не все. Но для этого нужно выполнить некоторые условия. Разбираемся, как признавать и как вести учет расходов ИП на УСН.
Правила учета расходов ИП на УСН
Предприниматели на УСН с объектом налогообложения «доходы минус расходы» могут учитывать свои расходы при определении базы для расчета налога.
Чтобы расходы были приняты к учету на УСН «доходы минус расходы», они должны соответствовать ряду требований:
- Входить в закрытый перечень расходов, приведенный в ст. 346.16 НК РФ.
- Быть экономически обоснованными, то есть направленными на получение дохода от бизнеса.
- Быть подтверждены документами, оформленными в соответствии с нормативно-правовыми актами: чеками, счетами-фактурами, накладными, бланками строгой отчетности и т.д.
Важно, что учет расходов на УСН ведется кассовым методом. Это значит, что признавать их нужно по мере оплаты или погашения задолженности. Подробнее расскажем далее.
Если выбран объект УСН «доходы», расходы не учитываются (п. 1 ст. 346.18 НК РФ). Однако на доходном УСН предусмотрен налоговый вычет — рассчитанный налог или аванс уменьшается на следующие расходы:
страховые взносы ИП за сотрудников и за себя;
- больничные за счет работодателя;
- взносы по договорам добровольного личного страхования работников на случай их болезни.
В этой статье мы будем говорить об учете расходов на УСН «доходы минус расходы», а про уменьшение налога для доходной УСН читайте в статье «Как уменьшить УСН на фиксированные взносы в 2023 году».
Какие особенности учета расходов на УСН есть для ИП
Итак, учет расходов предприниматели ведут только для упрощенки с объектом «доходы минус расходы». Порядок признания отличается от вида затрат.
Какие расходы учитывают ИП на УСН
Налоговики утвердили список расходов, на которые предприниматель-упрощенец сможет уменьшить налоговую базу. Перечень приведен в п. 1 ст. 346.16 НК РФ. Покажем в таблице, какие расходы учитывают ИП на УСН.
| Расходы | Расшифровка | Налоговые нормы |
|---|---|---|
| Основные средства |
|
пп. 1, 3 п. 1, п. 4 ст. 346.16 НК РФ |
| Нематериальные активы | Приобретение и создание НМА | пп. 2 п. 1 ст. 346.16 НК РФ |
| Объекты интеллектуальной собственности |
|
пп. 2.1 п. 1 ст. 346.16 НК РФ пп. 19 п. 1 ст. 346.16 НК РФ, письма Минфина от 15.07.2019 № 03-11-11/52099, № 03-11-11/52121 пп. 2.2 п. 1 ст. 346.16 НК РФ пп. 32 п. 1 ст. 346.16 НК РФ |
| НИОКР | Все затраты ИП на научно-исследовательские разработки | пп. 2.3 п. 1 ст. 346.16 НК РФ |
| Аренда | Арендная плата и лизинговые платежи | пп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК РФ |
| Материальные расходы | Покупка сырья и материалов | пп. 5 п. 1, п. 2 ст. 346.16 НК РФ |
| Персонал |
|
|
| Налоги и сборы |
|
|
| Проценты по обязательствам ИП | Начисленные проценты по займам и кредитам | пп. 9 п. 1 ст. 346.16 НК РФ |
| Стоимость товаров для перепродажи | Стоимость таких товаров и расходы на хранение, обслуживание, транспортировку и перепродажу | пп. 23 п. 1 ст. 346.16 НК РФ |
| Вознаграждение посредникам | Оплата комиссионерам, агентам, поверенным | пп. 24 п. 1 ст. 346.16 НК РФ |
| Командировочные | Суточные, проезд работника, аренда жилья и другие командировочные расходы | пп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ |
| Содержание имущества |
|
пп. 10, 12, 40 п. 1 ст. 346.16 НК РФ |
| Производство и реализация продукции |
|
пп. 20, 21, 25, 26, 30, 32.1, 35 п. 1 ст. 346.16 НК РФ |
| Услуги для бизнеса |
|
|
| Другие расходы |
|
ИП может учесть в расходах убытки прошлых лет и разницу между уплаченным минимальным и обычным налогом по УСН за предыдущие периоды (п. 6, 7 ст. 346.18 НК РФ).
При каких условиях признают расходы ИП на УСН
ИП может признать расходы, которые произвел из своих денег или за счет заемных средств (Письма Минфина от 06.08.2019 № 03-11-11/59075, от 28.08.2018 № 03-11-06/2/61172).
Предприниматель может признать затраты по УСН, если выполняются три условия (п. 1 ст. 252, п. 2 ст. 346.16 НК РФ). Расходы должны быть:
- направлены на получение дохода;
- документально подтверждены;
- экономически обоснованы.
Если ИП уменьшит базу по УСН на расходы, которые не связаны с реальной деятельностью и не оправданы экономически, налоговики посчитают это необоснованной налоговой выгодой.
Подтвердить расходы можно накладными, актами приема-передачи, платежными поручениями.
Как признать расходы ИП на УСН
Упрощенцы признают расходы кассовым методом — после фактической оплаты. Авансы не учитываются в расходах (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).
В некоторых случаях для признания расходов на УСН действуют дополнительные требования:
- Расходы на покупку, создание, достройку, дооборудование, модернизацию, реконструкцию, техперевооружение ОС списывают после ввода объекта в эксплуатацию — в течение года равными долями. Списание производят на последнее число каждого месяца и на 31 декабря (пп. 1 п. 3 ст. 346.16, пп. 4 п. 2 ст. 346.17 НК РФ).
- Расходы на приобретение и создание нематериальных активов признают после принятия НМА к бухучету — так же, как и расходы на ОС (пп. 2 п. 3 ст. 346.16 НК РФ).
- Расходы на ОС и НМА, которые приобрели до перехода на упрощенку с других режимов, учитывают только по их остаточной стоимости. Влияет и срок полезного использования — затраты признают в течение 1, 3 или 10 лет после перехода на УСН (пп. 3 п. 3 ст. 346.16 НК РФ).
- Стоимость товаров для перепродажи учитывают в расходах только после реализации покупателям (пп. 2 п. 2 ст. 346.17 НК РФ).
- Нормируемые расходы учитывают в пределах лимитов (пп. 6, 9, 12, 20 п. 1, п. 2 ст. 346.16 НК РФ). Например, ограничения ввели для расходов по добровольному страхованию работников, некоторых расходов на рекламу, процентов по займам, кредитам и контролируемым займам, компенсации работникам за использование личного транспорта.
А вот как учитывают расходы, оплаченные векселем (пп. 5 п. 2 ст. 346.17 НК РФ):
- если оплатили собственным векселем, признают затраты после оплаты;
- если оплатили векселем третьего лица, признают затраты на дату передачи векселя.
Такие расходы учитывают по договорной цене. Но эта цена не может превышать сумму долгового обязательства по векселю.
Важно! Если оплатили расходы в валюте, сумму надо перевести в рубли. Сделайте перевод по курсу Центробанка на дату, когда фактически произвели расходы (п. 3 ст. 346.18 НК РФ).
А убытки можно учесть в расходах в течение 10 лет — при расчете годового налога по упрощенной системе налогообложения (ст. 346.18 НК РФ, письмо Минфина от 26.05.2014 № 03-11-11/24968). К примеру, убыток за 2022 год предприниматель может списывать до 2032 года.
Какие расходы нельзя признать
ИП не сможет учесть расходы, которых нет в перечне из п. 1 ст. 346.16 НК РФ (Письмо Минфина от 23.03.2017 № 03-11-11/16982). К примеру, представительские расходы. Не получится учесть и ряд других затрат:
- из ст. 270 НК РФ (п. 1 ст. 252, п. 2 ст. 346.16 НК РФ);
- расходы по видам деятельности, которую перевели на патент (п. 8 ст. 346.18 НК РФ);
- отрицательные курсовые разницы от переоценки валюты и обязательств при изменении курса валюты, поскольку на УСН не проводят такую переоценку (п. 5 ст. 346.17 НК РФ).
А если затраты из перечня не соответствуют хотя бы одному из условий признания, ИП не сможет уменьшить на них облагаемую базу. Так происходит, когда расходы не направлены на получение дохода, не подтверждены документально или не обоснованы экономически.
Ведите бухгалтерию прямо в Экстерне, а система заполнит отчеты по сведениям из учета и проверит перед отправкой
Как вести учет расходов ИП на УСН
Предприниматели отражают затраты в КУДиР — книге учета доходов и расходов (п. 1 ст. 346.19 НК РФ). Это унифицированный бланк, он закреплен в Приложении № 1 к приказу Минфина от 22.10.2012 № 135н.
Книгу заводят в начале каждого года. Операции записывают на основе первичных документов в хронологическом порядке.
КУДиР можно вести и на бумаге, и в электронном виде. После того как закончится бумажная книга, ее нужно прошнуровать и пронумеровать. На последней странице надо указать количество листов и заверить подписью ИП. Если пользуйтесь печатью, поставьте оттиск.
Электронную книгу заполняют в специализированных программах. По итогам года ее распечатывают, прошнуровывают и пронумеровывают. На последней странице ставят количество листов, подпись и печать, если есть.
Если инспектор запросил КУДиР, ее придется предоставить. Часто книгу требуют при выездной проверке (п. 12 ст. 89, ст. 93 НК РФ). Отправить книгу учета можно через Контур Экстерн. В остальных случаях ИП не обязан представлять КУДиР налоговикам.
Если не ведете учет расходов, не регистрируете затраты в КУДиР или же допускаете ошибки при заполнении книги, вам грозит налоговая ответственность. В таких случаях штрафуют за грубое нарушение правил учета и за неуплату налога, если это привело к занижению базы и недоимкам.
За грубое нарушение правил учета придется заплатить минимум 10 000 рублей, а за занижение налоговой базы — до 20% от недоимки, но не меньше 40 000 рублей (п. 1, 3 ст. 120 НК РФ). А в статье 122 НК РФ прописаны штрафы за неуплату налогов: если не заплатили или не полностью заплатили налог на УСН, оштрафуют на 20% от недоимки. За умышленное нарушение взыскание выше — 40% от неуплаченного налога.
Подробно об этом читайте в статье «Как вести книгу расходов и доходов при УСН».
