Процедура увольнения предполагает не только оформление кадровой документации, но и расчеты с уходящим работником. Расскажем, какие выплаты организация должна перечислить сотруднику при его увольнении и как правильно все это оформить.
При расторжении трудового договора сотрудник должен получить заработную плату за уже отработанное время. Также увольняемому могут выплачиваться дополнительные суммы: компенсация за неиспользованный отпуск; премии; выходное пособие. Далее мы подробно расскажем о каждой выплате. Но сначала — о сроках их перечисления и порядке оформления.
Сроки выплаты
Все суммы, причитающиеся сотруднику в связи с увольнением, положено выплатить в день увольнения. Если в этот день увольняемый за выплатами не явился, то деньги необходимо перечислить не позднее следующего дня после того, как он предъявит требование о расчете (ст. 140 ТК РФ).
Порядок оформления
Законодательно специальный порядок документального оформления выплат, которые производятся при расторжении трудового договора, не установлен. Статья 136 ТК РФ требует при выплате заработной платы в обязательном порядке выдавать сотруднику расчетный листок. В нем должны быть указаны сведения о всех произведенных при этом начислениях и удержаниях. Исключений для зарплаты, которая выдается при увольнении, не сделано. Значит, расчетный листок должен получить и такой сотрудник.
Также на практике принято составлять Записку-расчет по форме № Т-61. Этот документ внутренний и выдавать его работнику по собственной инициативе работодатель не обязан. В записку-расчет включаются сведения об использованных и неиспользованных за время работы отпусках, а также расчет всех других выплат, полагающихся при увольнении.
В некоторых случаях может потребоваться оформление дополнительных документов. Например, если уволенному работнику будет выплачиваться премия, то понадобится документ (приказ, распоряжение) о ее назначении и выплате. А если достигнута договоренность о выплате выходного пособия, не предусмотренного ТК РФ, то помимо приказа или распоряжения нужен будет также соответствующий пункт в локальном акте, трудовом договоре или соглашении о его расторжении.
Подключите тариф «Кадровая отчётность» в Экстерне
Если вы пользователь Экстерна, то возможности тарифа уже входят в вашу поставку
Заработная плата
Заработная плата за отработанное до увольнения время выплачивается независимо от основания расторжения договора. Расчет причитающейся суммы производится по данным табеля учета рабочего времени — за фактически отработанный период, включая и сам день увольнения. При этом в состав заработной платы входят все компенсационные и стимулирующие выплаты, на которые имеет право сотрудник.
Сам табель на увольняемого сотрудника составляется в том же порядке, что и обычно, с той лишь разницей, что делается это не по итогам месяца, а на дату увольнения.
Премии
Если в соответствии с принятой в организации системой оплата труда зарплата включает в себя премии, то их также нужно учесть при расчете причитающихся увольняемому сумм. При этом непосредственно в день увольнения выплачиваются те премии, расчет которых — согласно локальным актам организации — возможен на дату прекращения отношений. Это может быть как ежемесячная премия за месяц, в котором расторгается договор, так и квартальная, полугодовая или годовая за прошедшие периоды, если на дату увольнения уже известны показатели для их расчета.
В ситуации, когда соответствующие показатели могут быть определены только после увольнения сотрудника, порядок выплаты зависит от формулировок локального акта. Если в нем премирование работников, выполнивших условия, является обязанностью работодателя, то премию придется выплатить даже после увольнения. Если же локальным актом установлено право компании премировать работников при достижении тех или иных показателей, то вопрос о выплате премии уволившимся остается на усмотрение работодателя (при условии, конечно, что этот вопрос прямо не урегулирован положением о премировании, трудовым или коллективным договором).
Выходное пособие
Выплата выходного пособия может быть предусмотрена как законом, так и соглашением сторон или локальным актом организации. В частности, выходное пособие в обязательном порядке выплачивается при увольнении в связи с сокращением численности или штата, призывом на военную службу, отказом от перевода на другую работу по мед. заключению или в связи с «переездом» работодателя.
По соглашению сторон или в силу принятых в организации локальных актов выходные пособия могут назначаться и в других случаях. Например, при увольнении по собственному желанию или по соглашению сторон. При этом нужно помнить, что ст. 181.1 ТК РФ прямо запрещает выплату выходных пособий, если работник увольняется «по статье», т.е. в связи с совершением дисциплинарных проступков или иных виновных действий (бездействия).
Оплата отгулов
Если на день увольнения у работника остались неиспользованные отгулы, то необходимость их денежной компенсации зависит от оснований появления права на дополнительные дни отдыха. Так, если речь идет об отгуле за работу в выходной или праздник, то его нужно компенсировать деньгами. Аналогичным образом замене на деньги подлежит неиспользованный отгул за сверхурочную работу. Размер компенсации в обоих случаях определяется по правилам ст. 153 ТК РФ так, как если бы работник в соответствующей ситуации изначально выбрал денежную компенсацию, а не отгул.
А вот дни отдыха, полагающиеся работнику за то, что он сдавал кровь, компенсации деньгами при увольнении не подлежат. Такая возможность законом не предусмотрена (ч. 4 ст. 186 ТК РФ, п. 9 письма Роструда от 19.03.2012 № 395-6-1).
Отчитывайтесь по сотрудникам через Экстерн. В сервисе всегда актуальные формы и встроенные проверки
Материальная помощь к отпуску
Во многих организациях предусмотрена материальная помощь к отпуску. Такая выплата законом не регламентирована. Поэтому вопрос о необходимости ее начисления в случае увольнения сотрудника, имеющего неиспользованные отпуска, должен решаться на уровне локального акта организации. Если он предусматривает право увольняющегося получить матпомощь за неиспользованный отпуск (или отпуска), то работодатель должен включить соответствующие суммы в окончательный расчет.
Компенсация за неиспользованный отпуск
Наконец, остановимся на самой сложной части расчета с увольняемым: денежной компенсации за неиспользованные в период работы отпуска. Замене деньгами подлежат все «неотгулянные» дни отпуска, независимо от того, сколько лет прошло с момента появления права на соответствующий отдых (ст. 127 ТК РФ, постановление Конституционного Суда РФ от 25.10.2018 № 38-П).
Компенсация производится в размере среднего заработка. Соответственно для расчета причитающейся увольняемому суммы нужно определить количество неиспользованных за все время работы дней отпуска и средний дневной заработок, а затем перемножить эти две величины.
Средний заработок
Средний дневной заработок рассчитывается в том же порядке, что и при оплате стандартного отпуска: на основании фактически начисленной заработной платы за 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу увольнения (п. 4 Положения об особенностях порядка исчисления заработной платы, утв. постановлением правительства РФ от 24.12.2007 № 922; далее — Положение № 922).
Расчет ведется по формуле:
ЗП/(29,3 × М + Д), где:
ЗП — заработная плата за расчетный период;
М — количество полных месяцев, отработанных за расчетный период;
Д — количество дней в неполностью отработанных месяцах расчетного периода.
Отработанные дни
Как видно, для расчета среднего заработка необходим показатель отработанного времени. Он состоит их двух величин: количества полностью отработанных месяцев и количества дней работы в неполностью отработанных месяцах. Для определения второй величины используется специальный коэффициент 29,3 (ч. 4 ст. 193 ТК РФ), который нужно сначала разделить на количество календарных дней в соответствующем месяце. А затем уже полученное частное умножить на количество отработанных в этом месяце дней (абз. 3 п. 10 Положения № 922).
Есть нюанс и при определении тех месяцев, за которые нужно считать отработанное время (и зарплату). Так, если увольнение происходит в течение месяца, то его в расчет не принимают. Но если работник уволен в последний день месяца, то его нужно учесть при определении компенсации за неиспользованный отпуск (письмо Роструда от 22.07.2010 № 2184-6-1).
Сдавайте ЕФС-1 через Экстерн. В сервисе всегда актуальные формы и встроенные проверки
Дни неиспользованного отпуска
После того, как средний заработок определен, нужно найти вторую составляющую для расчета компенсации: количество неиспользованных отпускных дней за все время работы сотрудника в компании. Это делается в три этапа:
Определяется количество дней отпуска, приходящихся на каждый полный месяц работы. Для этого надо разделить продолжительность причитающегося сотруднику ежегодного отпуска (обычно 28 календарных дней) на 12. Результат будет в виде бесконечного (периодического) десятичного числа. Его можно округлить, но только в большую сторону. Отсекать «хвост» до 2,33 не рекомендуется, т.к. это может привести к занижению выплаты. Так что для расчета нужно брать или бесконечное число с тем количеством знаков, которое выдает калькулятор, или неправильную дробь 28/12 (7/3).
Определяется отпускной стаж — количество полных месяцев работы сотрудника в организации, которые дают право на отпуск. Подсчет ведется по правилам ст. 121 ТК РФ: включаются периоды фактической работы и иные, названные в ч. 1, и исключаются те, что поименованы в ч. 2 этой статьи. Результат подсчета округляют. Правило следующее: 14 и менее дней отбрасывается, а 15 и более — округляются до полного месяца (п. 35 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утв. НКТ СССР 30.04.1930 № 169; далее — Правила).
По данным кадровых документов определяется количество дней отпуска, которые сотрудник фактически использовал за время своей работы.
После того, как все три этапа пройдены, определяется количество дней, за которые выплачивается компенсация. Формула будет такой:
К × С - И, где:
К — количество дней отпуска, приходящихся на каждый полный месяц работы;
С — отпускной стаж в полных месяцах;
И — количество фактически использованных за время работы дней отпуска.
Округлять получившийся результат можно также только в большую сторону (письма Минтруда от 02.11.2018 № 14-2/ООГ-8717 и Минздравсоцразвития от 07.12.2005 № 4334-17).
Для расчета компенсации тем, кто проработал в организации менее года, установлены специальные правила. Если на дату увольнения стаж больше или равен 11 месяцам (с учетом округления по приведенным выше правилам), то компенсация выплачивается за полный отпуск (п. 28 Правил, письмо Роструда от 22.06.2022 № ПГ/15718-6-1).
Когда стаж работы до 11 месяцев не дотягивает, то правила будут такие. Если между приемом и увольнением прошло меньше половины месяца, то компенсация не платится. А проработавшему половину месяца и более оплачивается за каждый полный (с учетом округления) месяц работы (п. 28 и 35 Правил, письмо Роструда от 31.10.2008 № 5921-ТЗ).
Из этого порядка есть исключения в зависимости от причины увольнения. Например, если оно связано с поступлением на военную службу, ликвидацией компании или сокращением численности/штата, то право на компенсацию за полный отпуск получают все сотрудники, проработавшие более 5,5 месяцев (абз. 3 п. 28 Правил).
На сегодняшний день у контролирующих органов не сложилось единого подхода к вопросу о применении «правила 11 месяцев» к сотрудникам, проработавшим в организации более года. Так, в Роструде считают, что оно на таких работников не распространяется. Поэтому если на дату увольнения отработано, к примеру, 1 год и 11 месяцев, то компенсация за два полных отпуска выплачиваться не должна (письмо от 04.03.2013 № 164-6-1). Минтруд же придерживается иного подхода и предоставляет право на полную компенсацию всем сотрудникам, которые отработали 11 месяцев в любом из рабочих годов (письмо от 02.11.2018 № 14-2/ООГ-8717). Соответственно в такой ситуации каждому работодателю предстоит взвесить риски и принять решение о том, как считать компенсацию: пропорционально (за 11 месяцев) или в полном размере.
Формула компенсации
Наконец, когда определены все составляющие, остается лишь перемножить их и установить причитающуюся увольняемому сумму. Таким образом, формула расчета компенсации получается следующей:
Ко = (ЗП/(29,3 × М + Д)) × (К × С - И), где:
Ко — сумма компенсации;
(ЗП/(29,3 × М + Д)) — это средний дневной заработок;
(К × С - И) — количество дней неиспользованного отпуска.
Пример расчета компенсации за неиспользованный отпуск
Перейдем от теории к практике и рассчитаем компенсацию, которую должен получить сотрудник, проработавший в организации с 5 декабря 2021 года по 31 мая 2023 года включительно. За период работы он был в основном отпуске в мае 2022 года (28 календарных дней). Также два раза брал отпуск за свой счет: с 7 по 10 ноября 2022 года (4 дня) и с 13 по 27 марта 2023 года (15 дней). Других периодов отсутствия на работе не было.
Поскольку трудовой договор прекращается в последний день мая, этот месяц войдет в расчетный период. Таким образом, для расчета учитывается время с 1 июня 2022 года по 31 мая 2023 года. За это время сотруднику начислены выплаты, включаемые в расчет среднего заработка, в сумме 1,440 млн руб.
Приступим к расчету компенсации.
Сначала определим средний дневной заработок, исходя из которого будет выплачиваться компенсация. В расчетном периоде сотрудник полностью отработал 10 месяцев из 12, так как в ноябре 2022 года и марте 2023 года брал отпуска за свой счет (4 и 15 дней соответственно). Следовательно, нужно подсчитать количество дней в неполностью отработанных месяцах:
- ноябрь 2022 года: 29,3/30 × (30 — 4) ≈ 25,39 дня;
- март 2023 года: 29,3/31 × (31 — 15) ≈ 15,12 дня.
Определим средний дневной заработок: 1 440 000/(29,3 × 10 + 25,39 + 15,12) ≈ 4 317,71 руб.
Далее нужно узнать количество дней, за которые надо выплатить компенсацию. А для этого определить количество дней отпуска, приходящихся на каждый полный месяц работы, отпускной стаж в полных месяцах и количество фактически использованных за время работы дней отпуска.
Поскольку у работника стандартный отпуск продолжительностью 28 календарных дней, то количество дней отпуска, приходящихся на каждый полный месяц работы, определяется путем деления 28 на 12.
Отпускной стаж считается с даты поступления на работу и по день увольнения. При этом по правилам ст. 121 ТК РФ время обычного отпуска из подсчета не исключается. А период отпуска за свой счет исключаются в части, превышающей 14 календарных дней за каждый рабочий год. В нашем случае рабочий год составляет промежуток времени с 05 декабря одного года по 04 декабря следующего года включительно. Поэтому отпуска за свой счет суммироваться не будут, т.к. брались в разных годах. Соответственно, исключить нужно только 1 день отпуска, который работник брал в марте 2023 года (в рабочем году, который начался 05.12.2022).
Итого: за время работы с 05.12.2021 по 31.05.2023 включительно стаж составил 17 месяцев и 27 дней. Отсюда исключаем 1 день отпуска за свой счет. И получаем, что стаж равен 17 мес. и 26 дней. Это значение нужно округлить до полных месяцев — 18 месяцев. Или 1 год и 6 месяцев. Поскольку «хвостик» составляет менее 11 месяцев, то оплата производится пропорционально отработанному времени.
Количество фактически использованных дней отпуска в нашем случае равно 28.
Все показатели определены, можно подсчитать количество дней неиспользованного отпуска, за которые полагается компенсация: 28/12 × 18 — 28 = 14 дней.
И теперь можно вычислить сумму компенсации. Умножаем средний дневной заработок на количество дней неиспользованного отпуска: 4 317,71 × 14 = 60 447,94 руб.
не полагается, какая компенсация?