С 1 сентября 2023 года личные медицинские книжки будут выдаваться в электронном виде. Бумажные бланки с голографическими марками продолжат действовать, пока в них не закончатся страницы. Рассказываем в статье, что нужно учесть работодателю при работе с электронными личными медкнижками (ЭЛМК).
Кому и зачем нужны личные медицинские книжки
Для допуска к отдельным профессиям и видам деятельности работник должен проходить предварительные и периодические медосмотры (ст. 220 ТК РФ; п. 1 Порядка проведения обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров, утвержденного Приказом Минздрава от 28 января 2021 года № 29н — далее Порядка № 29н). По их результатам врачи выдают ему заключение о готовности или неготовности к работе.
Некоторым работникам дополнительно нужна личная медицинская книжка (п. 2 Порядка учета и выдачи медкнижек, утвержденного Приказом Минздрава от 18 февраля 2022 года № 90н, — далее Порядка № 90н). Она подтверждает прохождение медосмотров, вакцинации и сдачи санминимума — профессиональной гигиенической подготовки и аттестации сотрудника.
Личная медкнижка нужна там, где от деятельности работника зависят здоровье и безопасность других людей:
- при контакте с пищевыми продуктами — для работников пищевой и перерабатывающей промышленности; сельского хозяйства; пунктов, баз, складов хранения и реализации; транспортных организаций; предприятий торговли и общественного питания; на пищеблоках;
- при работе на водопроводных сооружениях, где есть непосредственное отношение к подготовке воды, обслуживанию водопроводных сетей;
- в организациях по воспитанию и обучению детей — детсадах, школах, оздоровительных лагерях;
- на предприятиях коммунального и бытового обслуживания населения — в салонах красоты, парикмахерских, массажных салонах и других.
Без медкнижки сотрудника нельзя допускать до трудовой деятельности. А если сведения в ней будут просрочены, то работника нужно отстранить от работы (ст. 76 ТК РФ, ст. 23 Федерального закона от 2 января 2000 года № 29-ФЗ «О качестве и безопасности пищевых продуктов»).
Гражданин получает медкнижку при первичном трудоустройстве — после прохождения предварительного медосмотра и сдачи санминимума. Ее выдает местный Центр гигиены и эпидемиологии (бывший СЭС). В дальнейшем документ «путешествует» со специалистом по всем местам работы.
Что содержит электронная медкнижка работника
С 1 сентября 2023 года действует сразу два новшества: медкнижки стали электронными, и изменилась их форма (приложение 1 к Приказу № 90н). Новый бланк содержит:
- уникальный идентификатор личной медкнижки из ФГИС СЭС — подсистемы ЭЛМК;
- двухмерный штрих-код;
- дату формирования ЭЛМК;
- сведения о владельце медкнижки: ФИО, дата рождения, место регистрации;
- данные о работодателе — при переходе на другое место работы вносятся соответствующие записи;
- отметки о прививках, о перенесенных инфекционных заболеваниях;
- результаты прохождения медосмотров и дату проведения очередного периодического медосмотра из ЕГИСЗ;
- сведения о сдаче санминимума;
- дату очередной аттестации работника.
ЭЛМК подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) ответственного работника местного филиала Центра гигиены и эпидемиологии.
Автоматизируйте работу с сотрудниками: рассчитывайте зарплату, НДФЛ, взносы, оформляйте кадровые документы прямо в Экстерне
В каком порядке оформляют медкнижку работнику
Кадровик должен проверить наличие личной медицинской книжки (ЛМК) у кандидата и ее достоверность, если она нужна для работы по вакансии. Это можно сделать через Единый реестр ЛМК Роспотребнадзора. В нем есть данные о всех выданных бумажных медкнижках и датах очередной аттестации работника по санминимуму.
Если ЛМК у кандидата нет, то ему нужно оформить ее впервые. С 1 сентября 2023 года по умолчанию выдают личные медкнижки в форме электронного документа. Порядок действий будет следующий.
Шаг 1 — пройти предварительный медосмотр
Работодатель направляет соискателя на прохождение предварительного медицинского осмотра (раздел II Порядка № 29н). В медицинской организации гражданин:
- оформляет согласие на обработку персональных данных и передачу сведений в подсистему ЭЛМК;
- проходит осмотры у врачей и другие обследования состояния здоровья.
Медучреждение формирует в виде электронных документов заключения врачей, результаты лабораторных, инструментальных исследований соискателя и передает их в ЕГИСЗ. Уже оттуда данные поступают в подсистему ЭЛМК.
Шаг 2 — подать заявление на медкнижку
После получения итогового заключения о результатах медосмотра работодатель направляет соискателя в местный Центр гигиены и эпидемиологии (далее — центр санэпиднадзора) за медкнижкой. Гражданин также может обратиться туда сам: лично или через Госуслуги (п. 7 Порядка № 90н в ред. Приказа Минздрава от 15 августа 2023 года № 429н). Для подписания электронного заявления на медкнижку соискателю нужна подтвержденная учетная запись на ЕГПУ.
Работнику лучше завести свой личный кабинет на Госуслугах. Туда ему будут приходить уведомления о готовности ЭЛМК, внесении в нее изменений. Другие способы связи с центром санэпиднадзора: через почту, по телефону или email, могут занять больше времени.
Шаг 3 — получить уведомление о готовности ЭЛМК
Центр гигиены и эпидемиологии заводит на соискателя личную медкнижку. Он вносит туда сведения из ЕГИСЗ о результатах проведенного медосмотра. Гражданину сообщают о готовности ЭЛМК в течение одного рабочего дня после ее заполнения: по телефону, на email или через уведомление на Госуслугах.
Шаг 4 — сдать санминимум
После готовности ЭЛМК соискатель должен сдать санминимум — компьютерное тестирование или собеседование (п. 13 Порядка № 90н). Аттестация проходит в центре санэпиднадзора после обучения по программам профессиональной гигиенической подготовки в объеме до 12 часов (п. 1 Инструкции, утвержденной Приказом Минздрава РФ от 29 июня 2000 года № 229).
Работники сдают санминимум при поступлении на работу и далее с периодичностью:
- ежегодно — для тех, кто занят производством, хранением, транспортировкой и реализацией мясо — молочной и кремово — кондитерской продукции, детского питания, питания дошкольников;
- раз в два года — для прочих работников.
Результаты аттестации заносятся в ЭЛМК.
Сдача санминимума — платная. В каждом регионе действуют свои тарифы. Работодатель оплачивает его за свой счет или компенсирует работнику затраты.
Шаг 5 — получить уведомление об успешной аттестации
Центр санэпиднадзора вносит сведения об успешной аттестации соискателя в ЭЛМК и уведомляет его об этом.
После этого работника можно допускать до работы, связанной с безопасностью здоровья других людей.
Автоматизируйте работу с сотрудниками: рассчитывайте зарплату, НДФЛ, взносы, оформляйте кадровые документы прямо в Экстерне
Можно ли продолжать использовать бумажную медкнижку
До 1 сентября 2024 года будет длиться переходный период (п. 1.1 Приказа № 90н в ред. Приказа Минздрава от 15.08.2023 № 429н). В это время центры санэпиднадзора могут выдавать ЛМК на старых бумажных бланках, с голографическими марками, и вносить сведения о них в Единый реестр ЛМК.
С 1 сентября 2024 года получить медкнижку на бумажном носителе можно только по личному заявлению в центры (п. 14 Порядка № 90н). Это будет уже не защищенный бланк с голограммами, а обычная распечатка, подтверждающая содержание ЭЛМК и заверенная подписями и печатью центра санэпиднадзора.
Что в итоге
Личные медицинские книжки (ЛМК) нужны работникам, деятельность которых может повлиять на здоровье других людей: воспитателей, специалистов пищевой и перерабатывающей промышленности, косметологов, медиков, профессий других сфер по п. 2 Порядка учета и выдачи медкнижек, утвержденного Приказом Минздрава от 18 февраля 2022 года № 90н. До 1 сентября 2023 года их оформляли в центрах санэпиднадзора на защищенных бланках с голографическими марками. Сведения о выданных ЛМК вносили в Единый реестр.
С 1 сентября 2023 года появляются электронные медкнижки (ЭЛМК), которые должны постепенно заменить бумажные бланки. Форма ЭЛМК приведена в приложении 1 к Приказу № 90н. Электронная медкнижка содержит сведения о работнике, в том числе должности и переходах с одного места работы на другое; результатах предварительного и периодических медосмотров; аттестации на санминимум. Она имеет уникальный идентификатор в подсистеме ЭЛМК и двухмерный штрих-код.
Работник получает электронную книжку при первичном трудоустройстве в Центре гигиены и эпидемиологии — центре санэпиднадзора. Заявление на ЭЛМК можно подать через Госуслуги. Для оформления книжки нужно сначала пройти предварительный медосмотр по направлению от работодателя. Его результаты в электронном виде поступают из ЕГИСЗ в подсистему ЭЛМК, поэтому в бумажном виде получать их не нужно.
Работодатель может попросить электронную личную медкнижку в бумажном виде, «по старинке». В этом случае по заявлению работника центр санэпиднадзора выдает заверенную печатью распечатку ЭЛМК.
До 1 сентября 2024 года разрешается выдавать вместо ЭЛМК медкнижки старого образца, на защищенных бланках. Они будут действительны до тех пор, пока в них не закончатся страницы.
