Как оформить возврат денег, если работник потратил свои деньги на нужды работодателя?

Работник потратил свои средства на приобретение канцтоваров для нужд организации. Какой документ нужно оформить, чтобы возместить расходы сотруднику?

Илья Антоненко Аттестованный налоговый консультант ИПБ России

Ответ эксперта

По нашему мнению, для возмещения расходов, которые работник понес за счет своих средств в интересах работодателя, необходимо закрепить в локальном нормативном акте:

1. порядок возмещения указанных расходов;
2. форму документа, оформляющего указанные расходы — авансового отчета или иного документа, например, служебной записки работника.

Работодатель обязан возместить работнику расходы, понесенные в интересах работодателя, если такие расходы понесены по указанию или с согласия работодателя. Оформление указанных расходов авансовым отчетом напрямую не предусмотрено законодательством (Определение Верховного суда Республики Башкортостан от 14.03.2019 по делу № 33-5422/2019).

Соответственно, для компенсации расходов работника, понесенных в интересах работодателя, по нашему мнению, необходимо зафиксировать в локальном нормативном акте (приказе, положении) порядок компенсации рассматриваемых расходов, а также форму документа, оформляющего понесенные работником расходы. Таким документом может быть авансовый отчет или служебная записка работника с приложением первичных документов, подтверждающих факт осуществления расходов в интересах работодателя (п. 1 и 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).
 

Заполнить, проверить и сдать бухгалтерскую отчетность через интернет.

Попробовать