Как оформить прогулы сотрудников

Что такое прогул

Прогул — грубое нарушение трудовых обязанностей. Согласно пп. «а» п. 6 ст. 81 ТК РФ, прогулом считается отсутствие на рабочем месте более четырех часов подряд или в течение рабочего дня (смены) без уважительной причины.

Согласно п. 39 Постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 № 2, работодатель, в частности, может засчитать прогул, если работник:

Если срочный договор заключен на сезонные работы или на срок до двух месяцев, предупредить работодателя нужно за 3 календарных дня. В иных случаях — за 2 недели.

• Без уважительной причины оставил работу, не предупредив об увольнении. Или предупредил, но не явился на работу раньше, чем истекли две недели после предупреждения.

• Заключил срочный трудовой договор, но перестал ходить на работу раньше срока его окончания. И при этом своевременно не предупредил, что собирается расторгнуть договор досрочно. Или же предупредил, но не явился на работу до истечения срока предупреждения.

• Самовольно ушел в отпуск или в отгул. Однако учтите, что работник может уйти в отпуск по утвержденному графику отпусков, не предупреждая об этом. Еще одна ситуация: пропуск в день сдачи крови. Право на отдых в этот день прописано в ст. 186 ТК РФ, поэтому согласовывать свое отсутствие с работодателем не требуется.

Даже однократный прогул считается достаточным основанием для увольнения. В этом смысле он ставится в один ряд с хищением, растратой, нарушением коммерческой или иной охраняемой тайны, несоблюдением правил охраны труда с тяжкими последствиями, появлением на работе в состоянии опьянения.

А теперь более подробно расскажем о том, как определить, прогул это или нет.

Как определить продолжительность отсутствия

У работодателя появляется основание считать, что работник прогуливает, в таких случаях:

• Если он отсутствует подряд более четырех часов. Отсутствие ровно четыре часа — это не прогул. Причем часы, пропущенные до перерыва на обед и после него, не суммируются. Это следует из судебной практики. Так, если человек ушел с работы за 1,5 часа до обеденного перерыва и вернулся ровно через четыре часа после его окончания, прогулом это не считается, хотя фактически он отсутствовал 5,5 часов (Апелляционное определение Хабаровского краевого суда от 24.04.2020 по делу № 33-2181/2020).

• Если работник отсутствует в течение целого рабочего дня или смены. Например, при работе в режиме сокращенного рабочего времени или по сменам сотрудник в какой-то день должен отработать лишь четыре часа или менее. Если в этот день он на работу не пришел, это может быть прогулом несмотря на то, что он пропустил не более четырех часов.

Если работника не было без уважительной причины четыре часа или меньше, он не прогулял, а опоздал. За это можно объявить замечание или выговор, но нельзя уволить. Во всяком случае, на первый раз. А вот повторное опоздание в течение года после этого может быть расценено как неоднократное нарушение трудовых обязанностей. Это уже основание для увольнения (п. 5 ст. 81 ТК РФ).

Что считать рабочим местом

Согласно ст. 209 ТК РФ, рабочим считается место, где работник должен находиться или куда ему необходимо прибыть в связи с работой, прямо или косвенно находящееся под контролем работодателя. Рабочим местом может быть часть общего пространства, в котором один или несколько сотрудников выполняют свои трудовые функции (п. 15 разъяснений Минтруда по наиболее часто встречающимся вопросам о СОУТ).

Не путайте рабочее место с местом работы. В Трудовом кодексе определение места работы не дается, но суды считают, что это расположенная в определенном населенном пункте конкретная компания. Место работы обязательно должно быть прописано в трудовом договоре. Описания же рабочего места в нем может не быть.

Как оценить уважительность причины прогула

Ни в одном законе нет перечня причин, из-за которых можно пропустить работу. В каждом конкретном случае работодателю приходится решать этот вопрос по ситуации.

Опираясь на судебную практику и нормы Трудового кодекса РФ, можно выделить некоторые распространенные причины:

В таблице выше приведены лишь некоторые примеры. Они помогут понять, чем руководствуются суды, определяя уважительность той или иной причины отсутствия работника.

Как оформить пропуск работы

Пока человек не сообщит, почему пропустил работу, или не откажется давать объяснения, работодатель не имеет законного основания признать прогул. Ведь если причина неизвестна, нельзя считать ее неуважительной. А вот фиксировать отсутствие работника нужно сразу.

Шаг 1. Докладные (служебные) записки о неявке

Если человека нет на рабочем месте, в первую очередь это заметит его непосредственный начальник. Чтобы зафиксировать факт отсутствия подчиненного, он оформляет на имя руководителя компании служебную записку. Подать такие же могут и коллеги отсутствующего работника.

Записка составляется в свободной форме. В ней указывается, что сегодня (дата) работника (ФИО, должность) нет на рабочем месте.

Шаг 2. Акт о неявке

На следующем этапе создается комиссия минимум из трех человек, включая представителя отдела кадров. Комиссия должна составить акт о неявке работника. В нем нужно зафиксировать, что в такой-то день он отсутствует на рабочем месте. Акт подписывают все члены комиссии.

Если работник на следующий день снова не пришел, составляется новый акт. Если его отсутствие продолжилось и дальше, со временем можно составлять акты реже, например, раз в неделю.

С актом о неявке нужно ознакомить и самого сотрудника под подпись, когда он выйдет на работу. Если он откажется его подписать, нужно зачитать акт о неявке вслух и составить акт об отказе работника от ознакомления с актом о неявке.

Шаг 3. Отметка в табеле

Если работник не пришел, а причина его отсутствия неизвестна, это нужно отметить в табеле учета рабочего времени. Обычно он ведется по унифицированной форме Т-13, и в нем проставляется код «НН» — неявка по невыясненной причине.

Пока отсутствие длится, код «НН» проставляется ежедневно. За эти дни зарплата работнику не начисляется.

Шаг 4. Уведомление о необходимости дать пояснения

Чтобы к нарушителю дисциплины можно было применить меры наказания, сначала нужно дать ему возможность объясниться. Объяснение должно быть представлено в письменной форме не позднее чем в течение двух рабочих дней (ст. 193 ТК РФ).

Работнику следует разъяснить, что и зачем от него требуется. Для этого работодатель составляет уведомление, в котором указывает следующее:

• работник должен письменно в свободной форме изложить причины своего отсутствия в определенный день или период;

• пояснения нужно дать не позднее двух рабочих дней с даты уведомления;

• если пояснений не будет, работодатель имеет право применить меры дисциплинарного взыскания вплоть до увольнения.

Если сотрудник так и не явился, уведомление можно направить ему по почте заказным письмом. Когда он на него ответит и даст пояснение, можно переходить к следующему шагу. Если же ответа нет, увольнять его рискованно. Надежнее оставить пропавшего работника в штате, включать его в табель с кодом «НН» и периодически составлять акты о неявке.

Шаг 5. Пояснения

Вернемся к ситуации, когда работник все же нашелся и представил объяснительную. Работодатель решает, считать ли причину пропуска работы уважительной. Если да, то прогул не фиксируется. Человек просто продолжает трудиться дальше, как будто ничего не произошло.

Если работодатель признал причину неуважительной, делается вывод о том, что имел место прогул. Можно переходить к следующему шагу.

Но бывает, что сотрудник вышел, а объяснительную не пишет. В таком случае через два рабочих дня после вручения ему уведомления можно составлять акт об отказе от дачи письменного пояснения (акт о непредставлении пояснений). В нем указывают:

• дату и факт уведомления работника о необходимости дать пояснения;

• факт непредставления пояснений на дату составления акта об отказе.

Акт составляет и подписывает комиссия из трех человек.

Шаг 6. Фиксация прогула

Издавать какое-то особое распоряжение о признании отсутствия работника прогулом не требуется. Но нужно переоформить в его отношении табель учета рабочего времени: заменить в нем первоначально проставленные коды «НН» на «ПР», что означает прогул.

Меры взыскания: замечание, выговор, увольнение

Итак, за прогул работника разрешено уволить. Но это лишь право работодателя. Можно ограничиться другими мерами дисциплинарного взыскания — замечанием или выговором (ст. 192 ТК РФ).

В любом случае согласно ст. 193 ТК РФ, наказать работника за прогул можно в течение:

• шесть месяцев со дня, когда нарушение было совершено;

• одного месяца со дня, когда нарушение было выявлено (исключая время болезни и отпуска).

Какой день считать днем выявления нарушения?

Приказ о взыскании

Какая бы мера наказания ни была выбрана, нужно издать приказ о дисциплинарном взыскании. В нем обычно указывают:

• суть нарушения — что работник отсутствовал на работе в определенный день или период;

• норму, которую он нарушил, например, конкретный пункт правил трудового распорядка;

• меру взыскания;

• основания, то есть перечисляют все ранее составленные документы — докладные, акты о неявке, объяснительную или акт о непредставлении объяснений и другое.

Сотрудник должен поставить на приказе свою подпись. Если он отказывается, то снова составляется акт об отказе от ознакомления, с пометкой, что документ зачитан вслух.

Например, в приказ о дисциплинарном взыскании в виде замечания можно включить такой текст:

«В связи с совершением менеджером Петровым Иваном Ивановичем дисциплинарного проступка — прогула, заключающегося в отсутствии на рабочем месте 15 августа 2023 года с 13:00 до 18:00 без уважительной причины, на основании служебных записок (указать реквизиты), акта об отсутствии на рабочем месте, письменного объяснения Петрова И. И., графика рабочего времени на 2023 год, приказываю объявить Петрову И. И. замечание».

Приказ о дисциплинарном взыскании составляется и в том случае, если с работником решено расстаться.

Увольнение

На последнем этапе издается финальный приказ — об увольнении. Для этого подходит обычная форма Т-8 или же бланк, который разработан компанией. Основанием для увольнения выступает приказ о дисциплинарном взыскании. В графе формы Т-8 «основание прекращения трудового договора» можно указать примерно следующее:

«За однократное грубое нарушение работником трудовых обязанностей (прогул) на основании приказа о дисциплинарном взыскании № _____, в соответствии с пп. «а» п. 6 ст. 81 ТК РФ».

Запись об увольнении вносится в Трудовую книжку работника в такой формулировке:

«Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя в связи с прогулом, подпункт «а» пункта 6 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».

Кратко о главном

• Чтобы пропуск работы считался прогулом, сотрудник должен отсутствовать на рабочем месте более четырех часов подряд, причем без уважительной причины.

• Признавать причину уважительной или нет, решает работодатель. Никаких рекомендаций в Трудовом кодексе нет, но лучше опираться на известную судебную практику.

• Чтобы признать пропуск работы прогулом, работодателю придется оформить множество бумаг. В том числе взять объяснение с работника.

• Прогул может быть основанием для увольнения. Но есть и другие меры наказания — замечание или выговор.

• Если человек не появляется на рабочем месте и не выходит на связь, увольнять его рискованно. Ведь неизвестно, какие причины заставили его пропустить работу. Надежнее оставить его в штате и отмечать неявку.

• Если нарушить процедуру оформления прогула и уволить сотрудника, он может восстановиться через суд и взыскать с компании деньги за все время после увольнения.