Иногда бизнесмены ведут управленческий учет, ограничиваясь только одной отчетной формой. Но такой подход может привести к ошибкам в управлении бизнесом. Расскажем, как вести учет по начислению и по оплате, а также почему нужно использовать оба метода.
Чем отличается учет по начислению от учета по оплате
При учете по начислению доходы и расходы признаются в том периоде, когда они фактически произведены, вне зависимости от движения денег. Учет по оплате, напротив, привязан к платежам: доходы и расходы следует признавать при поступлении или выплате денежных средств. На практике учет по оплате еще называют кассовым методом — этот термин взят из Налогового кодекса, но применяется и в управленческом учете.
Пример 1
Торговая компания в июне 2023 года закупила 100 единиц товара по цене 5000 рублей. Общая сумма закупки (З) равна:
З = 100 ед. х 5000 рублей = 500 000 рублей.
Компания оплатила всю сумму в день получения товара. Отгрузок этого товара в июне не было.
Расходы компании за июнь по оплате составили 500 000 рублей. Расходов по начислению не было, так как весь товар остался в распоряжении организации.
В июле 2023 года компания отгрузила 50 единиц товара по цене 8000 рублей за единицу. Общая сумма поставки (П) равна:
П = 50 ед. х 8000 рублей = 400 000 рублей.
По условиям договора поставщик оплатил 50% суммы в день поставки и еще 50% — через месяц после нее, то есть в августе 2023 года.
Доход по начислению в июле равен всей сумме поставки — 400 000 рублей, а по оплате — сумме, поступившей от покупателя, то есть 200 000 рублей. Одновременно компания списала расход по начислению в сумме закупочной цены (Зп) проданных товаров:
Зп = 50 ед. х 5000 рублей = 250 000 рублей.
Расхода по оплате в июле не было, так как вся партия товара оплачена в июне.
В августе покупатель оплатил остаток суммы 200 000 рублей. Это выручка по оплате за август. Доходов и расходов по начислению в августе не было.
Сравним доходы и расходы по двум методам учета в таблице:
| Месяц | По начислению | По оплате | ||
|---|---|---|---|---|
| Доходы | Расходы | Доходы | Расходы | |
| Июнь | 0 | 0 | 0 | 500 |
| Июль | 400 | 250 | 200 | 0 |
| Август | 0 | 0 | 200 | 0 |
| Итого | 400 | 250 | 400 | 500 |
Из таблицы видно, что в целом за три месяца доходы по начислению и по оплате равны. А вот расходы по начислению в два раза меньше, чем по оплате. Это связано с тем, что компания оплатила весь купленный товар, а продала пока только половину.
Ведите бухгалтерию прямо в Экстерне, а система заполнит отчеты по сведениям из учета и проверит перед отправкой
Что будет, если вести учет только по начислению или только по оплате
Если вести учет только по начислению, можно столкнуться с дефицитом денег. И тогда руководитель компании задает бухгалтеру вопрос: «Почему прибыль в отчете есть, а денег нет?».
Например, организация получила прибыль по начислению, но большую часть оплаты по условиям контрактов покупатели перечислят только через два месяца. Тогда в текущем и следующем месяцах, несмотря на положительный финансовый результат, организации может не хватить денег на необходимые расходы: расчеты с поставщиками, зарплату, налоги. Отчет по начислению не даст возможности заметить эту проблему.
Если же вести учет только по оплате, руководитель не сможет понять, каковы реальные финансовые результаты в текущем периоде, и объективно принять решение по управлению ресурсами.
Пример 2
Производственная компания в июле 2023 года получила аванс 10 млн рублей на изготовление крупного заказа. Заказ рассчитан на 5 месяцев. В том числе в июле изготовлена и отгружена продукция на 2 млн рублей. Затраты по начислению на изготовление этой партии составили 1,5 млн рублей. Вся сумма расходов оплачена также в июле.
Прибыль от заказа за июль по начислению (Пн):
Пн = 2 млн рублей — 1,5 млн рублей = 0,5 млн рублей.
Положительное сальдо на конец июля по оплате (С):
С = 10 млн рублей — 1,5 млн рублей = 8,5 млн рублей.
Получается, что из 8,5 млн рублей свободных средств компания по состоянию на конце июля реально заработала всего 0,5 млн рублей прибыли. Только эту сумму бизнесмен может тратить по своему усмотрению — вкладывать в развитие, выплачивать дивиденды и т. п.
За счет оставшихся 8 млн рублей нужно в первую очередь профинансировать выполнение заказа: купить материалы, выплатить зарплату, перечислить налоги. И только после того как продукцию отгрузят, можно распоряжаться начисленной прибылью.
Как составить основные формы управленческой отчетности
Порядок ведения управленческого учета и составления управленческой отчетности не регламентированы законом. Рекомендуемые формы, приведенные ниже, позволяют комплексно оценить финансовые результаты работы компании. Вы их можете корректировать их исходя из специфики деятельности.
Отчет о финансовых результатах
Отчет о финансовых результатах (ОФР) формируется по начислению и показывает прибыль или убыток компании за период. Лучше не ограничиваться только чистой прибылью, а разбить доходы и расходы на виды и рассчитать несколько видов прибыли, как показано в примере ниже. Все показатели отражаются в ОФР без НДС и акцизов.
Отчет о финансовых результатах ООО «ПромДеталь» за 1 полугодие 2023 года
| Показатели | Сумма тыс. руб. без НДС |
| Выручка | 136 000 |
| Площадка 1 | 80 000 |
| Площадка 2 | 56 000 |
| Всего прямые расходы | 106 200 |
| Стоимость материалов | 75 000 |
| Зарплата рабочих со взносами | 25 800 |
| Амортизация | 1500 |
| Электроэнергия | 3900 |
| Маржинальная прибыль | 29 800 |
| Рентабельность по МП | 21,9% |
| Всего косвенные расходы | 17 400 |
| Зарплата управленческого персонала со взносами | 14 500 |
| Аренда офиса | 1700 |
| Прочие услуги | 1200 |
| Операционная прибыль | 12 400 |
| Рентабельность по ОП | 9,1% |
| Прочие доходы | 150 |
| Прочие расходы | 200 |
| Налогооблагаемая прибыль | 12 350 |
| Налог на прибыль | 2470 |
| Чистая прибыль | 9880 |
| Рентабельность по ЧП | 7,3% |
Выручка
Первая строка отчета — выручка (В) от основной деятельности. При необходимости ее можно расшифровать по торговым точкам, производственным площадкам, группам товаров или продукции и т. п.
Прямые расходы
Далее идут прямые расходы (ПРЯМ), которые непосредственно связаны с получением выручки. Например, для производственной компании прямые расходы: стоимость материалов, сдельная зарплата рабочих, амортизация оборудования и затраченная на производство электроэнергия.
Прямые расходы в управленческом учете также называют переменными, потому что они меняются вместе с оборотами компании: растут при увеличении выручки и падают — при снижении.
Маржинальная прибыль
Разность между выручкой и прямыми расходами — это маржинальная, или предельная, прибыль (МП):
МП = В – ПРЯМ
В нашем примере МП = 136 000 тыс. рублей — 106 200 тыс. рублей = 29 800 тыс. рублей.
Маржинальная прибыль позволяет оценить эффективность работы линейных руководителей. Например, на производстве начальник цеха отвечает за оптимальный расход материалов, а также контролирует соблюдение норм выработки и начисление сдельной зарплаты.
Поэтому на основании маржинальной прибыли можно сделать вывод о качестве его работы.
Косвенные расходы
После маржинальной прибыли идут косвенные расходы (КОСВ). Они не связаны непосредственно с основными бизнес-процессами, а относятся к управлению компанией в целом. Например, зарплата управленческого персонала, аренда офиса, консультационные услуги.
Косвенные расходы в управленческом учете еще называют условно-постоянными. Назвать их постоянными некорректно, так как нельзя сказать, что эта категория расходов вообще не меняется. Например, может увеличиться арендная плата либо бизнесмен расширит (сократит) штат офисных сотрудников. Но в отличие от прямых, изменение косвенных расходов не зависит непосредственно от выручки.
Операционная прибыль
Если из маржинальной прибыли вычесть косвенные расходы, получится операционная прибыль (ОП):
ОП = МП — КОСВ
В нашем примере ОП = 29 800 тыс. рублей — 17 400 тыс. рублей = 12 400 тыс. рублей.
Операционная прибыль показывает эффективность управления бизнесом в целом.
Прочие доходы и расходы
После операционной прибыли в отчет нужно включить прочие доходы (ПД) и расходы (ПР), не связанные с основной деятельностью.
Какие именно доходы и расходы относятся к прочим — зависит от специфики бизнеса. На производстве к прочим можно отнести доходы от продажи излишков сырья. Прочие расходы — это также пени и штрафы за нарушения условий договоров или налогового законодательства.
Налогооблагаемая прибыль
Если скорректировать операционную прибыль на прочие доходы и расходы, получим налогооблагаемую прибыль (НП):
НП = ОП + ПД — ПР
В нашем примере НП = 12 400 тыс. рублей + 150 тыс. рублей — 200 тыс. рублей = 12 350 тыс. рублей.
Компании на общей налоговой системе при расчете налогооблагаемой прибыли должны еще учесть разницы, возникающие из-за разных правил отражения отдельных видов доходов и расходов в бухгалтерском и налоговом учете. Здесь мы не будем подробно рассматривать этот вопрос. При необходимости налоговые разницы следует включить в отчет отдельной строкой после прочих расходов.
Налог
Далее нужно отразить налог, который компания платит в соответствии с применяемой системой налогообложения. Это может быть налог на прибыль, налог при УСН или единый сельхозналог.
В нашем примере рассчитан налог на прибыль (НПР) по ставке 20 %:
НПР = 12 350 тыс. рублей х 20 % = 2 470 тыс. рублей.
Чистая прибыль
Зная сумму налога, можно определить чистую прибыль (ЧП):
ЧП = ОП + ПД — ПР — НПР
или
ЧП = В – ПРЯМ — КОСВ + ПД — ПР — НПР
В нашем примере:
ЧП = 12 400 тыс. рублей + 150 тыс. рублей — 200 тыс. рублей — 2 470 тыс. рублей = 9 880 тыс. рублей.
ЧП = 136 000 тыс. рублей — 106 200 тыс. рублей — 17 400 тыс. рублей + 150 тыс. рублей — 200 тыс. рублей — 2 470 тыс. рублей = 9 880 тыс. рублей.
Чистая прибыль — итоговый финансовый результат деятельности организации. Сумму чистой прибыли собственники бизнеса могут использовать по своему усмотрению: вложить в развитие компании или распределить в виде дивидендов.
Рентабельность
Желательно рассчитать не только абсолютные финансовые результаты, но и рентабельность по основным видам прибыли, то есть их отношение к выручке. Рентабельность поможет объективно сравнить результаты деятельности компании за разные периоды, а также сопоставить план с фактом.
По налогооблагаемой прибыли рентабельность считать необязательно. Ее величина зависит не от эффективности работы бизнеса, а от применяемого налогового режима и особенностей законодательства.
В нашем примере рентабельность по чистой прибыли равна:
Рчп = 9 880 тыс. рублей / 136 000 тыс. рублей х 100 % = 7,3 %.
Отчет о движении денежных средств
Отчет о движении денежных средств (ОДДС) формируется по оплате. Данные в нем следует указывать с учетом всех налогов, которые платит организация. Лучше разбить ОДДС на три части — в соответствии с разными сферами деятельности компании:
Текущая деятельность — все доходы и расходы, связанные с основными бизнес-процессами: выручка от реализации продукции или товаров, материальные затраты, зарплата, налоги, услуги и т. п.
Инвестиционная деятельность — операции по покупке и продаже основных средств, а также обороты, связанные с вложениями в другие компании.
Финансовая деятельность — операции по получению и возврату кредитов и займов, а также по расчетам с инвесторами. Проценты по кредитам сюда не входят, их следует учитывать в разделе «Текущая деятельность».
Отчет о движении денежных средств ООО «ПромДеталь» за 1 полугодие 2023 года
| Показатели | Сумма тыс. руб. без НДС |
| Остаток на начало периода | 800 |
| Текущая деятельность | |
| Поступления по текущей деятельности | 163 380 |
| Площадка 1 | 96 000 |
| Площадка 2 | 67 200 |
| Прочие | 180 |
| Расходы по текущей деятельности | 152 000 |
| Материалы | 90 000 |
| Зарплата со взносами | 40 300 |
| Электроэнергия | 4 680 |
| Аренда офиса | 2 040 |
| Прочие услуги | 1 440 |
| НДС | 10 870 |
| Налог на прибыль | 2 470 |
| Прочие | 200 |
| Сальдо по текущей деятельности | 11 380 |
| Инвестиционная деятельность | |
| Поступления по инвестиционной деятельности | 1150 |
| Продажа основных средств | 850 |
| Дивиденды от участия в других организациях | 300 |
| Расходы по инвестиционной деятельности | 1950 |
| Покупка и модернизация основных средств | 1 200 |
| Вложения в уставные капиталы и акции других организаций | 750 |
| Сальдо по инвестиционной деятельности | -800 |
| Финансовая деятельность | |
| Поступления по финансовой деятельности | 0 |
| Получение кредитов | 0 |
| Вклады учредителей | 0 |
| Расходы по финансовой деятельности | 2 800 |
| Возврат кредитов | 300 |
| Выплата дивидендов | 2 500 |
| Сальдо по финансовой деятельности | -2 800 |
| Сальдо по компании в целом | 7 780 |
| Остаток на конец периода | 8 580 |
По каждому направлению нужно рассчитать сальдо, то есть разность между поступлениям и расходами за период. Например, сальдо по текущей деятельности (Ст):
Ст = 163 380 тыс. рублей — 152 000 тыс. рублей = 11 380 тыс. рублей.
Сальдо по текущей деятельности (Ст), скорректированное на амортизацию (А), нужно сопоставить с чистой прибылью по начислению. В нашем примере эти значения равны:
Ст — А = 11 380 тыс. рублей — 1 500 тыс. рублей = 9 880 тыс. рублей = ЧП.
На практике такое равенство встречается редко. У компании почти всегда есть переходящая дебиторская и кредиторская задолженность, поэтому финансовые результаты по начислению и по оплате будут разными.
Однако если эти показатели отличаются существенно, например, в несколько раз, необходимо объяснить причину. Выше мы рассматривали пример, когда компания получила крупный аванс под партию продукции, которую нужно было изготовить в течение нескольких месяцев. В такой ситуации значительное превышение сальдо по ОДДС над прибылью по ОФР в месяце поступления аванса обосновано.
Но если ничего подобного нет, и все расчеты с контрагентами идут в текущем режиме, то, скорее всего, крупное отклонение между двумя отчетами говорит об ошибке при их подготовке. В этом случае еще раз проверьте все данные.
