Приведенная ниже инструкция описывает процесс формирования персонифицированных данных СЗВ и АДВ за период с 2010 года по 4 квартал 2013 года. С 1 квартала 2014 года в ПФР подается объединенная форма РСВ-1, формирование которой описано в следующей инструкции.
В соответствии с постановлением Правления ПФР от 28 января 2013 г. № 17п с 1 по 4 кварталы 2013 года действовали следующие формы персонифицированного учета:
- СЗВ-6-4 — «Сведения о сумме выплат и иных вознаграждений, о начисленных и уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и страховом стаже застрахованного лица»;
- АДВ-6-5 — «Опись документов сведений о сумме выплат и иных вознаграждений, о начисленных и уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и страховом стаже застрахованного лица».
Форма СЗВ-6-4 содержит сведения о выплатах и вознаграждениях за последние 3 месяца (что освобождает от представления СЗВ-6-3 по окончании года) и о начисленных и уплаченных страховых взносах и стаже. Помимо этого в СЗВ-6-4 появилась специальная таблица для сведений о сумме выплат застрахованного лица, на которого начислены дополнительные страховые взносы. Если суммы в этой таблице отсутствуют, то коды особых условий труда, дающих право на досрочное назначение пенсии, в сведениях о стаже не указываются.
Для формирования персонифицированных данных необходимо:
1. На главной странице Контур.Экстерн открыть меню «ПФР» > «Заполнить отчет или корректировку» и выбрать отчет «СЗВ-6».
2. В открывшемся окне необходимо выбрать тип отчета, отчетный период и нажать на кнопку «Создать отчет».
Если необходимо сформировать корректирующие или отменяющие сведения СЗВ, то необходимо указать два периода: корректируемый и текущий.
Корректируемый отчётный период должен быть меньше периода, в котором формируются сведения. Подробная информация о принципах отправки корректирующих сведений в ПФР содержится в следующей инструкции.
3. Заполнить данные по организации и нажать «Далее»
4. Выбрать способ заполнения данных:
4.1. Если сведения формируются непосредственно в «Контур-Отчет ПФ», следует перейти к пункту 5.
4.2. Для загрузки готовых файлов отчета следует воспользоваться ссылкой «Принять из Файла».
В открывшемся окне требуется перейти по ссылке «Выбрать файл с данными», выбрать нужный файл и нажать «Продолжить». В систему принимаются только те данные, которые нужны для формирования выбранного отчета. При подготовке сведений о страховых взносах и стаже файл с АДВ-6-2 принимать не требуется – он будет сформирован автоматически.
Если необходимо принять данные сразу из нескольких пачек, то следует поочередно загрузить их, воспользовавшись ссылкой «Выбрать ещё файл». После загрузки всех необходимых данных в систему следует нажать кнопку «Продолжить».
5. На экране отобразится список всех имеющихся сотрудников в системе.
5.1. Чтобы вручную добавить данные о сотруднике, необходимо нажать на ссылку «Новый сотрудник». Если нужный сотрудник уже присутствует в списке, то для редактирования его данных следует нажать ссылку с ФИО.
5.2. В открывшемся окне требуется внести данные о выбранном сотруднике:
- с помощью ссылки «Редактировать» можно изменить ФИО и рег. номер (с 2013 года адрес проживания сотрудника не заполняется);
- проставить дату приема или увольнения можно с помощью ссылки «Действия с сотрудником»;
- выбрать, откуда брать данные за предыдущий период — из первичного или из корректирующего отчета. В зависимости от этого в строке ниже отобразятся выплаты, на которые начислены взносы за предыдущий период;
- при необходимости можно добавить еще одну вкладку для заполнения информации по дополнительному коду категории, нажав на ссылку «Добавить код категории»;
- в новой форме СЗВ-6-4, которая подается с 1 квартала 2013 года, следует заполнить суммы выплат, начисленных в пользу физического лица за последние 3 месяца. При превышении предельной величины базы для начисления взносов необходимо воспользоваться следующими рекомендациями;
- также в новой СЗВ-6-4 появилась возможность отобразить дополнительные страховые взносы — нажатием на ссылку «Добавить выплаты по доп. тарифу».
С 1 января 2013 года работодатели, у которых имеются рабочие места с определенными видами вредных и опасных работ, занятость в которых дает право на досрочное назначение пенсии в соответствии с подпунктами 1-18 пункта 1 статьи 27 ФЗ от 17.12.2001 № 173-ФЗ «О трудовых пенсиях», должны начислять и уплачивать дополнительные страховые взносы:
• 4 % в отношении выплат работникам, соответствующим подпункту 1 пункта 1 ст. 27 ФЗ №173-ФЗ;
• 2% в отношении выплат работникам, соответствующим подпунктам 2 — 18 пункта 1 ст. 27 ФЗ №173-ФЗ.
5.3 Необходимо заполнить сумму выплат, при необходимости, добавить периоды стажа и отредактировать особенности их учета (например, декрет, оплачиваемый отпуск, территориальные условия, условия для досрочного назначения пенсии и пр.).
Уплаченную сумму рекомендуется не вносить вручную по каждому сотруднику. Эти суммы можно разнести автоматически, исходя из общей суммы уплаты по всей организации (данный способ описан в пункте 6).
Данные о задолженности и начисленных суммах можно отредактировать вручную, для этого следует дважды кликнуть по соответствующей ячейке, ее цвет поменяется на желтый.
6. После того как данные по каждому сотруднику будут заполнены, необходимо в окне со списком отметить тех сотрудников, данные о которых должны попасть в отчет. Чтобы автоматически рассчитать уплаченные взносы сотрудников, исходя из общей суммы организации, необходимо нажать на ссылку «Рассчитать уплаченные взносы».
В открывшемся окне необходимо проверить правильность заполнения общей суммы начисленных взносов, после чего внести суммы, уплаченные за всю организацию по страховой и накопительной части, и нажать кнопку «Рассчитать». Необходимо помнить, что значение уплаченных взносов не должно превышать сумму задолженности и начислений.
Суммы уплаченных взносов будут внесены автоматически в соответствующие поля у выбранных сотрудников. При расчете учитывается, есть ли у организации уволенные сотрудники, а также задолженность/переплата по взносам. Прежде всего погашаются задолженности и начисления по уволенным сотрудникам, далее – задолженности по работающим сотрудникам, оставшиеся суммы распределяются с учетом коэффициента пропорционально начисленным взносам.
7. В следующем окне следует указать «Дату заполнения» и «Номер первой пачки», после чего нажать кнопку «Далее».
Номера пачек, начиная с отчетности за 1 квартал 2011 года, должны начинаться с первой и далее в порядке возрастания (нумеровать необходимо каждую пачку, включая АДВ). Для удобства работы в сервисе рекомендуется настроить автоматическую сквозную нумерацию пачек.
8. На следующем этапе происходит формирование пачки АДВ-6-2. Необходимо проверить корректность всех данных и нажать кнопку «Далее».
Если совместно с исходными сведениями планируется отправка корректирующих, то в пакет отчетности должна входить единая пачка АДВ. Она будет сформирована автоматически на этапе объединения пачек в пакет.
9. В открывшемся окне отобразится сформированный отчет, а также результаты проверки сведений программой CheckXML. При необходимости можно сохранить или распечатать любую пачку, нажав на соответствующую ссылку.
Если ошибок нет, можно нажать на кнопку «Перейти в пакет документов»
10. Расчеты по страховым взносам (формы РСВ) и сведения по персонифицированному учету (формы СЗВ и АДВ) необходимо отправлять в ПФР одним пакетом. После формирования индивидуальных сведений следует подготовить форму РСВ, после чего можно выбрать заполненный отчет РСВ-1 и нажать на кнопку «Далее».
11. Можно сверить суммы между файлами СЗВ-6 и РСВ-1, нажав на кнопку «Сверить СЗВ-6-4 и РСВ-1»
Суммы в файлах должны совпадать, все не совпадающие значения будут выделены красным цветом.
12. Если все суммы верные, необходимо нажать на кнопку далее.
Все пачки отчета пройдут проверку. При необходимости можно сохранить или распечатать любую пачку, нажав на соответствующую ссылку.
Если ошибок нет, для отправки отчета нужно нажать на кнопку «Отправить в ПФР».
