Для отправки отчетности необходим квалифицированный сертификат (КЭП) на юридическое лицо с указанием физического лица. Согласно статье 18 63-ФЗ «Об электронной подписи» для получения КЭП с указанием физического лица в Удостоверяющий центр необходимо предоставить:
- Основной документ, удостоверяющий личность владельца сертификата (паспорт);
- Страховое свидетельство (СНИЛС) владельца сертификата.
Лица, которые могут не иметь СНИЛС:
- Государственные гражданские служащие.
- Военнослужащие в период прохождения ими действительной военной службы.
- Судьи.
- Прокуроры.
- Следователи.
- Высококвалифицированные иностранные специалисты, временно пребывающие на территории РФ.
- Иностранные граждане, работающие по трудовому договору с иностранным работодателем
- Дипломаты.
При этом органы ПФР не отказывают никому из перечисленных категорий лиц в регистрации в системе обязательного пенсионного страхования и в выдаче страхового свидетельства.
Если физическое лицо принадлежит к этому списку и не имеет СНИЛС
Если физ. лицо не является застрахованным лицом, то при оформлении заявки на КЭП вместо скан-копии СНИЛС необходимо загрузить скан официального письма от организации с указанием принадлежности к категории граждан, которые могут не иметь СНИЛС. Письмо должно быть составлено на официальном бланке организации, позволяющем точно идентифицировать автора письма: название, ИНН, ОГРН, адрес и иные реквизиты. При отсутствии официального бланка такие данные должны содержаться в тексте письма. Письмо должно быть зарегистрировано, на нем проставлена дата, должно быть подписано уполномоченным лицом организации.
Для высококвалифицированного иностранного специалиста, временно пребывающего на территории РФ, письмо можно заменить документом ФМС, подтверждающим указанный статус. В поле СНИЛС в заявке на сертификат указать 11 нулей.
Если физическое лицо не принадлежит к списку, приведенному выше, и не имеет СНИЛС
Если физ. лицо только проходит регистрацию в ПФР, то следует дождаться завершения регистрации (срок регистрации в ПФР — 3 недели с момента подачи заявления) и представления страхового свидетельства. Если сертификат требуется срочно, то его можно оформить на иное лицо, имеющее СНИЛС.
Если страховое свидетельство утеряно или у застрахованного лица изменились данные, и при этом в ПФР подано заявление о выдаче дубликата страхового свидетельства или о замене страхового свидетельства, то необходимо загрузить скан-копию официального письма с указанием СНИЛС, на который представляются в ПФР индивидуальные сведения о страховом стаже и страховых взносах указанного лица. При смене фамилии можно загрузить скан старого СНИЛС и Свидетельство о браке.
Если застрахованное лицо не желает проходить регистрацию в системе ПФР и получать страховое свидетельство по религиозным или иным причинам, то сертификат на такое лицо получить невозможно. В этом случае сертификат КЭП можно оформить на иное лицо, имеющее СНИЛС.
Требования к оформлению официального письма об отсутствии/утере СНИЛС
1. Письмо от имени юридического лица (ЮЛ)
- Должно быть составлено на официальном бланке организации, позволяющем точно идентифицировать автора письма: название(для ЮЛ), ИНН, ОГРН, адрес и иные реквизиты. При отсутствии официального бланка такие данные должны содержаться в тексте письма.
- Должно быть зарегистрировано, на нём должна быть проставлена дата составления (не допускается указание даты из будущего), должно быть подписано уполномоченным лицом организации.
- Должно быть адресовано в тот Удостоверяющий Центр: АО «ПФ «СКБ Контур» или ООО «Сертум-Про», − который будет выпускать сертификат, и, соответственно. В качестве адресата может быть указано — «Удостоверяющий центр», а также данные сведения могут отсутствовать.
- В поле «дата документа» нужно указывать дату составления этого информационного письма, в поле «номер документа» нужно указывать номер этого письма в документообороте самой компании-составителя письма.
2. Письмо от имени индивидуального предпринимателя (ИП) / физического лица (ФЛ)
- Должно быть написано лично физическим лицом, данные о котором вносятся в сертификат, в присутствии менеджера/сотрудника сервисного центра (СЦ). Письма от представителей не принимаются.
- Должно быть адресовано в тот удостоверяющий центр (АО «ПФ «СКБ Контур» или ООО «Сертум-Про»), который будет выпускать сертификат. В качестве адресата может быть указано — «Удостоверяющий центр», а также данные сведения могут отсутствовать.
- Текст письма* должен быть написан собственноручно, должен содержать дату написания письма, ФИО (полностью), ИНН ФЛ, СНИЛС, подпись клиента.
- Под текстом клиента должна быть размещена собственноручно дописанная менеджером/сотрудником СЦ фраза**, подтверждающая, что настоящее письмо написано собственноручно ФЛ (клиентом), личность и полномочия данного лица установлены. Фраза должна сопровождаться должностью, подписью и её расшифровкой (фамилия и инициалы) менеджера/сотрудника СЦ, датой.
Примерный текст информационного письма от ФЛ:
* «Сообщаю, что я, _________________________ (ФИО полностью) ИНН ______________________, не имею возможности представить Страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования, в связи с чем подтверждаю, что мне присвоен СНИЛС _____________________».
** «Подтверждаю, что настоящее письмо написано в моем присутствии собственноручно ______________________ (ФИО в творительном падеже) ИНН____________________. Личность и полномочия данного лица установлены».