- Как обеспечить прием писем из ИФНС и Росстат;
- Как отправить письмо в ИФНС и Росстат;
- Требования к вложенным файлам;
- Требования к размеру письма;
- Как найти отправленные письма, входящие письма и рассылки?
Как обеспечить прием писем из ИФНС и Росстат
Чтобы обеспечить прием писем необходимо отправить от каждой организации тестовое письмо в каждый ФНС, с которыми планируется работать и получать входящие письма.
Как отправить письмо в ИФНС и Росстат
В Контур.Экстерн перейти в меню «ФНС» (либо «Росстат») и в меню «Письма» выбрать пункт «Написать письмо».
На экране отобразится форма подготовки письма.
Выбрать «Отправителя» и заполнить поле «Получатель». Чтобы сменить получателя, достаточно начать вводить название контролирующего органа или его номер в соответствующей строке.
Если вы не нашли в справочнике нужный вам код ИФНС, то обратите, пожалуйста, внимание, что в ИФНС 0280; 1690; 2375; 2468; 2651; 3256; 3850; 3926; 5476; 5543; 5958; 6196; 7031; 7154; 7232; 7746; 7847; 5658 нельзя направлять письма по причине, что они являются центрами регистрации налогоплательщиков. Данные инспекции к ТКС (телекоммуникационным каналам связи) не подключаются. Отчетность /письма/сверки в них не предоставляются.
Коды 3100, 6600, 7700, 7800 и т.п. - подобные коды используются для УФНС, они к ТКС не подключаются. Отправить письмо в электронном виде в адрес УФНС можно через nalog.ru, в разделе Электронные сервисы/Обратиться в ФНС России.
Для отправки одинакового письма сразу в несколько инспекций в поле «Получатель» последовательно вводите код или название КО и выбирайте нужный из справочника.
Можно посмотреть открытый ключ сертификата, с которым будет отправлено письмо. Для этого нажмите на название подписи в строке «Подпись».
Далее заполнить поле «Тема» и внести «текст письма».
- Если поле «Тема» не заполнить вручную, то оно будет заполнено автоматически и письмо отправится с темой «Письмо от <день месяц>».
- Если прикрепить к письму вложение и отправить его в налоговую, не заполняя текст письма, то текст письма сформируется автоматически в виде строк «Прикреплен файл <имя файла>» (для каждого прикрепленного файла).
- Если к письму не добавлялись вложения, то поле с текстом письма обязательно должно быть заполнено вручную. Иначе письмо не будет передано в контролирующий орган.
Требования к вложенным файлам
Чтобы добавить вложение к письму, следует кликнуть по ссылке «Прикрепить файл». Вложение следует подгружать из локального каталога или с внешнего носителя (не из сетевого каталога). Нужно помнить, что папки Рабочий стол и Мои документы также могут быть расположены на сетевом ресурсе.
Если необходимо удалить все вложения разом, нажмите на кнопку «Удалить все».
Если в качестве вложения необходимо передать отсканированный документ, то следует проверить, соответствует ли он требованиям ФНС:
- Формат файла должен быть JPEG, TIFF, PDF, RTF, Microsoft Word, Microsoft Excel, Open Document Text, Document Spreadsheet, Open XML Word и Open XML Spreadsheet. Есть возможность загружать файлы в архиве.
- черно-белое изображение;
- разрешение не менее 150 и не более 300 точек на дюйм;
- использование 256 градаций серого цвета.
ФНС контролирует качество отсканированных документов. Если документ им не удовлетворяет, то формируется отказ на письмо с текстом «Содержимое файла не удовлетворяет требованиям, предъявляемым к изображениям (разрешение, цветность)».
Подробная инструкция по отправке письма в Управление ПФР доступна в разделе Как отправить письмо в ПФР через систему Контур.Экстерн?
После заполнения формы нажать на кнопку «Подписать и отправить».
Если после нажатия на данную кнопку отправка письма не происходит, а поле «Текст письма» выделено красным цветом, то следует заполнить данное поле и повторить отправку.
Далее на экране отобразится окно, в котором необходимо выбрать следующее действие после успешной отправки письма.
Отправка писем и запросов «ИОН» осуществляется в соответствии с Приказом ФНС от 13 июня 2013 г. N ММВ-7-6/196@. Согласно данному приказу при отправке в налоговую инспекцию запросов «ИОН» и писем, подписанных уполномоченным представителем налогоплательщика, обязательна одновременная отправка информационного сообщения о представительстве.
Порядок документооборота с налоговыми инспекциями по письмам описан в следующей инструкции.
Требования к размеру письма
Согласно требованиям ФНС, объем транспортного контейнера письма не должен превышать 5 Мб.
В контейнере содержатся следующие зашифрованные и сжатые (заархивированные) документы:
- Письмо и вложенные файлы — формируются пользователем;
- Подписи и служебные документы — формируются оператором. Пользователь на данный объем повлиять не может.
Рекомендуем ограничить суммарный размер вложенных файлов до 5 Мб. В этом случае файлы и подписи в зашифрованном и сжатом виде не превысят 5 Мб.
Если ваши вложенные файлы превышают установленный лимит в 5 Мб, то вы можете уменьшить их размер, изменив формат или качество картинки.
- Если отправляете через письма документы в ответ на требование, напоминаем, что согласно приказу ФНС России от 16.07.2020 N ЕД-7-2/448@ документы на требование нужно отправлять с описью;
- Если важно сохранить качество картинки и отправить несколько файлов, которые превышают лимит, разбейте их на несколько писем.
Как найти отправленные письма, входящие письма и рассылки?
Для того чтобы просмотреть отправленные ранее письма, а также входящие письма и рассылки от контролирующих органов и службы технической поддержки «СКБ Контур», необходимо на основной странице системы выбрать меню «ФНС» (либо «Росстат»), далее пункт меню «Все письма».
Для того чтобы просмотреть рассылку или входящее письмо, достаточно кликнуть по ссылке с его названием.
Также входящие письма и рассылки отображаются в списке новых документов на главной странице системы Контур.Экстерн.
Подробная информация по настройке рассылок от контролирующих органов и технической поддержки доступна на странице Настройки рассылок в системе «Контур.Экстерн»