Работа с организациями на обслуживании

Общая информация

Система Контур.Экстерн позволяет представлять отчетность за несколько организаций в режиме «Обслуживающей бухгалтерии». Организация приобретает тарифный план, который включает возможность добавлять организации на обслуживании и отправлять за них отчетность. Такой режим подключается в случае:

  • Сдачи отчетности централизованной бухгалтерии за свои обособленные подразделения;
  • Сдачи отчетности уполномоченным налоговым представителем, действующим на основании договора со своим клиентом и доверенности.

Организация, представляющая отчетность, называется «головной». Организации, за которые сдается отчетность, называются «организациями на обслуживании», либо «дочерними организациями». Налоговая и статистическая отчетность всех организаций (головной и дочерних) подписывается сертификатом КЭП, полученным на имя уполномоченного лица головной организации.

Доверенность

В соответствии с приказом ФНС N ММВ-7-6/398@ для отправки отчетности головная организация должна предоставить в ИФНС копию доверенности, подтверждающую полномочия уполномоченного представителя, и вместе с каждым отчетом передавать информационное сообщение о представительстве (см. Каковы особенности представления налоговой отчетности через уполномоченного представителя?).

Для отправки отчетности в ПФР и ФСС за дочерние организации удобнее получить отдельные сертификаты на имя руководителя каждой организации на обслуживании.

Отчетность в ФСС через уполномоченного представителя

Страхователи имеют право представлять отчетность по форме 4-ФСС, подписывая их сертификатом КЭП организации-уполномоченного представителя (Приказ ФСС №613). Для этого страхователю следует: 

  1. Зарегистрироваться на сайте ФСС. 
  2. Войти в свой профиль и указать в нем, отчетность каких организаций он уполномочен подписывать. Прикрепить там же доверенности в электронном виде и открытый ключ электронной подписи. 
  3. Передать бумажный оригинал доверенностей в ФСС. 
  4. Дождаться, когда в профиле появится статус «Утвержден». Он проставляется сотрудником ФСС после проверки документов. 

Подробно процесс оформления отчетности через уполномоченного представителя описан в инструкции ФСС (пункт «Для уполномоченных представителей»).

Добавление организации на обслуживании

Чтобы сдавать отчетность за организации на обслуживании, необходимо предварительно зарегистрировать их в системе Контур.Экстерн. Для этого следует:

1. Зайти в Контур.Экстерн с сертификатом головной организации.

2. Выбрать меню «Организации».

Пункт «Организации» будет отсутствовать, если подключен тарифный план для одиночной организации, не предусматривающий возможность отправлять отчетность за другие организации. По вопросу смены тарифного плана следует обратиться в свой сервисный центр. 

3. На странице «Организации» нажать на кнопку «Добавить организацию». Рядом с этой кнопкой указано, сколько еще организаций можно добавить. Если необходимо увеличить количество организаций на обслуживании, то следует обратиться в свой сервисный центр. 

 4. Откроется страница «Добавление организации». В ней необходимо заполнить данные о новой организации:

  • ИНН-КПП. Для индивидуального предпринимателя необходимо заполнить только ИНН.
  • Название организации.
  • Тип организации. По умолчанию выбрано значение ««Российская».

Если реквизиты головной и добавляемой организаций во многом совпадают, то можно отметить пункт «Скопировать реквизиты» (типы организаций должны быть одинаковыми). При этом в качестве остальных реквизитов добавляемой организации будут взяты соответствующие реквизиты головной организации.

5. Нажать на кнопку «Добавить организацию». Организация добавлена. 

Редактирование данных и удаление организаций на обслуживании

Для организаций на обслуживании могут быть изменены название организации, КПП и тип организации. Чтобы отредактировать данные или удалить организацию, необходимо выполнить следующие действия:

1. Выбрать меню «Организации».

2. В открывшемся окне выбрать нужную организацию, кликнув по ее названию. Откроется страница с настройками. Чтобы изменить название или тип нажмите на кнопку «Изменить». После изменения данных нажмите на кнопку «Сохранить».

Изменить КПП организации на обслуживании можно только 1 раз в год. Если ссылка «Изменить КПП» отсутствует, значит такая возможность уже была использована в текущем году.    

3. Для удаления необходимо нажать на кнопку «Удалить организацию». Удалить организацию можно в четырех случаях:

  • Если за данную организацию не было отправлено ни одного документа.
  • Если был отправлен хотя бы один документ или перенесен от другого спецоператора связи, то возможность удаления появляется по истечении 12-ти месяцев с момента регистрации нужной организации (дата регистрации указана в списке дочерних организаций в меню «Реквизиты и настройки» > «Организации»).
  • Если организация ликвидирована по данным ЕГРЮЛ.
  • Если за данную организацию не было отправлено ни одного документа в текущем отчетном периоде.

    Если отчет отправлен с 3 февраля по 4 мая, то организацию можно будет удалить после 5 мая. 
    Если отчет отправлен с 5 мая по 2 августа, то организацию можно будет удалить после 3 августа.
    Если отчет отправлен с 3 августа по 2 ноября, то организацию можно будет удалить после 3 ноября.
    Если отчет отправлен с 3 ноября по 2 февраля, то организацию можно будет удалить после 3 февраля. 

Работа в режиме обслуживающая бухгалтерия

После добавления организации на обслуживании необходимо:

1. Зайти в Контур.Экстерн и выбрать нужную организацию в верхней части страницы. Работа в системе (заполнение, контроль форм, отправка) будут осуществляться от имени данной организации.

 

2. Заполнить реквизиты организации. Для этого открыть меню «Реквизиты и настройки» > «Реквизиты плательщика» и заполнить необходимые данные.

3. Заполнить информационное сообщение о представительстве. Для этого выбрать меню «Реквизиты и настройки» > «Сообщение о представительстве» и внести данные.  Если у вас новый интерфейс, то в системе будет кнопка «Доверенность» («Реквизиты и настройки» > «Доверенность» и внести данные). 

Когда реквизиты и сообщение о представительстве (или доверенность) будут заполнены по каждой из организаций на обслуживании, можно приступать к отправке отчетности в ИФНС и Росстат.

  • Отправка отчетности в ПФР в режиме обслуживающей бухгалтерии рассмотрена в инструкции.
  • Отчетность в ФСС через уполномоченного представителя описана в инструкции.

Отправка отчетности с сертификатом дочерней организации

Организации отправляют отчетность в ФНС и Росстат, подписывая ее сертификатами организаций на обслуживании. 

Если отчетность подписывает руководитель организации на обслуживании, тогда в ФНС не нужна доверенность, и отчеты будут отправляться без сообщения о представительстве. Таже раздел «Уполномоченный представитель» в «Реквизитах плательщика» заполнять не нужно.

Для выбора сертификата нажмите «Реквизиты и настройки» > «Реквизиты плательщика».

Перейдите в раздел «Настройки ФНС и Росстат» и кликните по ссылке «Сменить сертификат». 
В поле «Кто подписывает отчеты в ФНС» необходимо выбирать значение «Руководитель».

Выберите нужный сертификат и кликните по нему.

Если отчетность подписывает сотрудник организации (не руководитель), тогда в ФНС нужна доверенность, и отчеты будут отправляться с сообщением о представительстве — Как заполнить доверенность в Контур.Экстерн

В случае если у вас данной возможности нет, но вы хотите ее подключить, пожалуйста, обратитесь в службу технической поддержки по адресу help@kontur.ru или по телефону бесплатной горячей линии 8-800-500-70-75.

Работа с отправленными документами

Чтобы просмотреть список отправленных отчетов, следует перейти в меню «ФНС > «Отправленные отчеты» на основной странице системы.

  • Если требуется просмотреть отчеты всех организаций — следует нажать на кнопку «Все организации».
  • Если требуется просмотреть отчеты одной из организаций, нажать на ссылку «Сменить» и выбрать нужную организацию.
  • Если требуется просмотреть подробную информацию по отправленным отчетам, следует нажать на кнопку «Кратко» и выбрать «Подробно».

Была ли полезна информация?