Групповая работа — это механизм в Контур.Экстерн, который позволяет объединить нескольких пользователей в группу и задать ей понятное название (например, «Налог на имущество по Московской области», «Новосибирский филиал» или «Зарплатная группа»).
Использование групповой работы будет полезно в случаях, когда:
- пользователи работают в одном отделе и замещают друг друга на время болезней и отпусков;
- несколько пользователей по очереди работают с одним и тем же отчетом: например, один заполняет, а другой проверяет и отправляет.
Каждый пользователь сможет открыть отчет, который начал заполнять другой пользователь группы, продолжить работать с ним и/или проверить и отправить. В списке отправленных отчетов отображаются отчеты, отправленные всеми пользователями группы. Для каждого отчета будет указано, кто из пользователей группы отправил этот отчет.
При добавлении нового пользователя можно добавить его в уже существующую группу или создать для него новую.
На следующем шаге можно настроить права доступа пользователя к огранизациям.
Настроить формы отчетности, которые будут доступны пользователю.
Изменять права пользователя на действия с отчетностью.
В списке пользователей слева будут отображаться группы.
Внутри группы можно настроить разные права доступа для пользователей.
По желанию вы можете подключить дополнительные возможности для пользователей группы:
- Подписывать документы каждый своим сертификатом;
- Шифровать на все сертификаты группы, чтобы иметь доступ к зашифрованным документам друг друга;
- Работать в Экстерне без сертификата, только заполняя отчетность, если сотрудник уполномочен только заполнять или загружать отчетность. Отправлять ее будет другой сотрудник.
После создания группы ранее отправленные отчеты не будут доступны. Доступ появляется только к вновь создаваемым и отправленным отчетам.