Работа с подразделениями и многопользовательский режим

Диадок позволяет повторить организационную структуру компании: в системе можно создавать подразделения и распределять по ним сотрудников.

Создание подразделений

1. Чтобы добавить подразделение, необходимо войти в меню Реквизиты и настройки и выбрать пункт Подразделения.

2. Нажать кнопку Добавить подразделение.

3. На странице добавления нужно ввести название структурной единицы, будь то филиал, обособленное подразделение или просто отдел.

Если подразделение имеет свой КПП или адрес, то следует указать их в соответствующих полях и поставить галочки в разделе Перенаправлять документы в это подразделение. Данные настройки обеспечат автоматическое распределение входящих формализованных документов по подразделениям.

После заполнения всех полей нажать кнопку Добавить.

4. Подразделение появится в списке.

5. Диадок позволяет описать структуру организации как систему вложенных подразделений. Контрагенты смогут направлять документы непосредственно в нужные отделы или филиалы, выбрав их в списке получателей документов.

6. В карточке документа указано его нынешнее положение и предусмотрена возможность перемещения документа в любое другое подразделение организации.

7. Определить, в каком подразделении находится тот или иной документ, можно с помощью удобных кратких обозначений напротив каждого документа в общем списке документов.

8. Есть возможность изменять тип маршрутизации документов по подразделениям. Есть два типа маршрутизации: по документам (направляется только документ, отвечающий заданным условия) и по пакетам (направляется документ, отвечающий заданным условиям, и все связанные с ним документы, отправленные вместе). Чтобы изменить тип маршрутизации, нужно нажать Изменить и выбератье подходящий тип. Маршрутизация документов выполняется только в случае, если в данных подразделения настроены условия маршрутизации. 

Добавление сотрудников

Автоматическая регистрация нового пользователя

Если у организации уже есть ящик в системе Диадок и к нему привязан минимум 1 пользователь, то при входе в Диадок новый пользователь увидит сообщение:

«Отправлен запрос на доступ в организацию. Организация уже работает в Диадоке и уже обменивается юридически значимыми документами. Администратору организации отправлен запрос на доступ».

На странице с сообщением будет указано ФИО администратора, к которому необходимо обратиться пользователю по вопросу предоставления доступа в ящик организации.

Если связаться с администратором ящика невозможно, то следует обратиться в техническую поддержку по номеру 8 800 500 10 18 или электронной почте diadoc@kontur.ru.

Администратор может добавить нового пользователя вручную, для этого следует:

1. Перейти в раздел Сотрудники.

2. Для добавления сотрудника необходимо нажать кнопку Добавить сотрудника.

Значок  рядом с ФИО сотрудника означает, что этот сотрудник является администратором.

3. При добавлении сотрудника требуется выбрать как сотрудник будет работать в ящике. По сертификату КЭП или по электронной почте и паролю.

Далее указать электронную почту пользователя, его должность и выбрать подразделение. В разделе Действия можно наделить пользователя правами администратора (в этом случае пoльзователь сможет администрировать подразделения и сотрудников), а также правом подписания и согласования документов.

При необходимости сотруднику можно открыть доступ к документам не только своего подразделения, но и ко всем документам организации.