Обмениваться документами можно с организациями, которые добавлены в список контрагентов и приняли приглашение на обмен (см. Настройка Диадока перед началом работы).
Массовая проверка контрагентов
Диадок позволяет проверить сразу несколько организаций, подключены ли они к сервису, а также отправить им приглашения. Для проверки необходимо подготовить файл Microsoft Excel со списком ИНН организаций (файл с расширением *.xls или *. xlsx).
Чтобы проверить список контрагентов на подключение, необходимо:
- На странице Контрагенты перейти в разделе Поиск и приглашение нажать на ссылку Загрузить файл со списком ИНН (рис. 1).
Рис. 1. Поиск и приглашение
- Выбрать заранее подготовленный файл со списком контрагентов и нажать кнопку Открыть.
- На открывшейся странице все организации могут отображаться в 3 группах (рис. 2):
- Работают в Диадоке. Организации, которые уже работают в Диадоке и увидят приглашение напрямую в сервисе.
- Имеют доступ в Диадок. Организации являются абонентами Контур.Экстерна и имеют доступ в Диадок, но еще не обменивались электронными документами. При отправке им приглашения организации увидят уведомления с приглашением в Контур.Экстерне.
- Не подключенные. Организации не подключены к Диадоку, не являются абонентами Контур.Экстерна.
Рис. 2. Группы контрагентов
Для отправки приглашений всем организациям в одной группе следует нажать на ссылку Пригласить всю группу (рис. 3).
Рис. 3. Приглашение всей группы
Группы контрагентов
Для организаций, у которых есть подразделения, Диадок позволяет разделить своих контрагентов по группам и указать, какой группе контрагентов в какие подразделения можно отправлять документы.
- Для создания группы контрагентов необходимо перейти на вкладку Контрагенты в раздел Ваши контрагенты, нажать Настроить группы (рис. 4).
Рис. 4. Настройка групп
- В открывшемся окне нажать Создать новую группу (рис. 5).
Рис. 5. Создание новой группы
- Далее необходимо ввести название группы и выбрать подразделения, в которые будут отправлять документы контрагенты этой группы, нажать кнопку Сохранить (рис. 6).
Рис. 6. Сохранение новой группы
- Для добавления контрагентов в группу необходимо выбрать тех контрагентов, которые будут относиться к данной группе, затем нажать Назначить группу и выбрать название группы (рис. 7).
Рис. 7. Добавление контрагентов в группу