Корпоративная таблица требований

Общая информация

Таблица требований — это сервис для учёта и контроля требований, поступающих от ФНС. С помощью таблицы вы сможете:

  • отслеживать сроки квитанции и ответа;
  • контролировать требования, которые получены письмами в Экстерне;
  • назначать ответственного сотрудника и контролировать выполнение его работы;
  • размечать и группировать требования с помощью меток и комментариев;
  • передавать и забирать доступ к требованию у пользователей.

Как начать пользоваться

Для входа в Таблицу требований вам нужно:

  • на главной странице выбрать вкладку «Требования» → «Таблица требований».

  • в разделе ФНС выбрать «Таблица требований».

  • или в разделе ФНС выбрать соответствующий раздел Таблицы требований. Например, «Требования» → «В работе».

Отображение требований

В Таблице требований отображаются все входящие требования. 1 строка — это 1 требование.

Если несколько требований пришли одним пакетом, то они будут соединены скобочкой.

Номер и срок ответа появятся автоматически после просмотра или скачивания требования.

Требования в работе и выполненные

Чтобы вам было проще контролировать требования, Экстерн разделил их на «В работе» и «Выполненные». Разделение поможет сконцентрироваться на действительно важных требованиях, а обработанные требования не будут мешать.

При первом входе в таблицу на вкладке «В работе» будут отображаться требования, полученные за последнюю неделю, все остальные — будут в «Выполненные». Не переживайте, на вкладке «Все требования» вы найдёте все требования и ничего не потеряете. Проверьте, нужно ли что-то переносить из одной вкладки в другую.

Если работа с требованием завершена, например, вы отправили ответ или уплатили налог, то перенесите требование в «Выполненные». Для этого нужно выбрать требование на вкладке «В работе», нажать троеточие и «пометить как выполненное».

Или перейти на страницу требования и нажать у требования на галочку.

Если работа с требованием ещё не завершена, но требование оказалось во вкладке «Выполненные», то вы можете вернуть требование «в работу». Для этого выберете требование на вкладке «Выполненные», нажмите троеточие и «Вернуть в работу».

Или перейдите на страницу требования и нажмите у требования на стрелочку.

Кроме этого вернуть требование «В работу» или перенести в «Выполненные» вы можете во время просмотра требования. Если вам не включена эта функциональность, то обратитесь в техническую поддержку.

Сроки квитанции и ответа

Для контроля и отслеживания сроков квитанции и ответа есть соответствующие колонки.

Колонка «Квитанция» поможет вам вовремя отправить квитанцию о приёме и увидеть просрочки, если таковые будут. Срок квитанции рассчитывается автоматически, вам ничего не нужно делать.

В Таблице требований вы увидите дату срока отправки квитанции. Желтая индикация говорит о том, что срок приближается к конечной дате.

Если вы не отправите квитанцию в срок, то в таблице увидите красный статус «Срок истек».

Если квитанция отправлена в срок, то вы увидите зелёную галочку и дату отправленной квитанции. Если квитанция отправлена, но не в срок, то увидите желтую галочку и дату отправленной квитанции.

Колонка «Ответ» по аналогии с квитанцией поможет вам вовремя отправить ответ на требование и увидеть просрочки, если таковые будут. Если срок ответа указан в виде рабочего периода, например 5 рабочих дней, то срок ответа автоматически рассчитается после отправки квитанции.

Аналогично квитанции сначала вы увидите дату срока отправки ответа. По мере приближения к конечной дате срок станет желтым. 

Если вы не отправите ответ в срок, то в таблице увидите красный статус «Срок истек».

Если ответ отправлен, то вы увидите серую галочку. При переносе требования в «Выполненные» серая галочка станет зеленой, если ответ отправлен в срок, или станет желтой, если ответ не отправлен в срок.

Можете указать свою дату срока ответа. Для этого выберете требование, нажмите «Изменить срок», выберете нужный срок или проставьте дату вручную, нажав «Настроить срок ответа».

Аналогично вы можете изменить срок ответа на странице требования или при просмотре требования.

Чтобы ничего не пропустить, воспользуйтесь фильтрами. Для фильтрации нужно нажать на название колонки, выбрать по какому значению отфильтровать.

Статус и история ответов

Вам не обязательно переходить в требование, чтобы узнать, что происходит с отправленным ответом.

В колонке «Статус ответа» отображается текущий статус ответа на требование:

  • Белый кружок — Нет ответа. Говорит о том, что формализованный ответ (опись документов, ответ на НДС) не отправлен.
  • Серый — Ответ отправлен. Ждём результат приёма от ФНС.
  • Зелёный — Ответ принят. Все ответы приняты.
  • Красный — Ответ частично не принят. Означает, что хоть один ответ не принят.
  • Прочерк — Не требует ответа. Говорит о том, что на требование не нужно отвечать формализовано.

При нажатии на кругляшок у требования вы увидите историю отправленных ответов. Подробнее о колонке «Статус ответа» в инструкции →

Добавление требования из письма

Добавляйте входящие письма от ФНС в Таблицу требований и работайте с ними как с требованиями.

Для этого найдите нужное письмо, перейдите в него. Нажмите «Добавить в требования».

Отобразится окно с вводом информации. Укажите номер и вид письма-требования, нажмите «Добавить».

Письмо добавится в Таблицу требований. В колонке «Квитанция» будет стоять прочерк. Теперь вы можете работать с письмом как с требованием — оставляйте комментарий, указываете срок ответа и ответственного.

Назначение ответственного

Назначайте и контролируйте работу ответственного сотрудника.

В Таблице требований вы можете указать список ответственных за работу с требованиями. Для создания сотрудника нужно нажать на поле в колонке «Ответственный», выбрать «Настроить список ответственных».

В открывшемся окне введите ФИО.

Включите функцию автоматической отправки письма ответственному и укажите почтовый адрес сотрудников.

При назначении ответственному уйдёт письмо с необходимой информацией и файлом требования. Функциональность отправки действует для формализованных требований, для требований, добавленных из писем, уведомления не отправятся. Для просмотра истории отправок перейдите на страницу требования, выберете «Отправить на эл. почту».

Для назначения выберете требование, нажмите на поле с ответственным, выберите ответственного. 

Выбранный сотрудник отобразится у требования и ему отправится письмо с информацией по требованию.

Также вы можете указать ответственного сразу при просмотре. Если вам не включена эта функциональность, то обратитесь в техническую поддержку.

Можете воспользоваться фильтром по ответственным, чтобы просмотреть, сколько требований в работе у ответственного, или найти все требования, которые назначены на вас. Для этого нажмите на колонку Ответственный, выберите сотрудников, нажмите «Применить».


Данная возможность доступна на корпоративных тарифах.

Массовые действия с требованиями

При работе с требованиями используйте массовые действия — это значит, что одно действие можно применить сразу ко многим документам. Таким образом вы можете:

  • расшифровать требования;
  • назначить ответственного;
  • отправить квитанцию;
  • отправить ответ;
  • переместить требование в выполненные или вернуть в работу.

Массовые действия

Массовая отправка ответов

Если в вашей компании процессы устроены таким образом, что один сотрудник готовит ответы на требования, а другой их подписывает и отправляет, воспользуйтесь массовой отправкой ответов 一 вы сможете отправить заранее подготовленные ответы в один клик.

Важный момент: сотрудники, которые готовят ответы, и которые их подписывают, должны находиться в одной группе многопользовательского режима.

Если сотрудники уже в одной группе, зайдите в нужное требование и выберите вариант «Отправить истребуемые документы» 一 опция массовой отправки работает только для ответов, подготовленных через этот пункт меню.

Требования

Когда все нужные документы загружены, нажмите «Перейти к отправке», система проверит документы на отсутствие ошибок.

Подготовка документов

Если есть ошибки, их нужно исправить и нажать «Передать на подпись». 

Универсальная опись

Теперь можно закрыть окно и перейти к обработке следующего документа.

Требования с подготовленным ответом отмечены желтым статусом. Чтобы посмотреть все подготовленные к отправке ответы, также можно воспользоваться фильтром по статусу «Есть ответ, который нужно подписать».

Требования

Чтобы запустить массовую отправку ответов, сотруднику с правом подписания нужно зайти в Таблицу требований, выбрать в списке нужные документы или сразу все и нажать «Отправить ответ».

Требования

После отправки ответов статус каждого документа изменится на серый, а после получения ответа от контролирующего органа — на зеленый или красный в зависимости от результата приема.

Ответ

Массовая отправка доступна клиентам на всех корпоративных тарифах. Если вам не доступна эта возможность, обратитесь к менеджеру или в техническую поддержку.

Группировка требований с помощью меток

Метки — это ключевые слова, используйте их для группировки и быстрого поиска требований. Например, отмечайте контрагента, по которому пришло требование.

В Таблице требований можно создать свою метку или выбрать перенастроенную метку по виду налоговой проверки и налога. Для ввода меток выберите пункт «Добавить комментарий и метки» у требования.

Откроется окно с полями для меток и комментариев. При нажатии на поле «Метки» будет отображаться список перенастроенных и созданных меток. Сначала идут метки:

  1. По видам налоговой проверки
  2. По виду налога. Отсортированные на основе популярности налогов.
  3. Созданные пользовательские метки, отсортированные по алфавиту.

Для создания своей метки введите название, нажмите «Добавить» → «Сохранить».

Метка добавится в список и будет отображаться под требованием.

Для проставления метки начните вводить её название, Экстерн найдёт метку и предложит выбрать её из списка. Для проставления нескольких меток можете использовать горячие клавиши на клавиатуре: клавиши вверх и вниз, запятую или точку с запятой. Введите название первой метки, выберете её из списка, нажмите запятую, введите название второй метки.

Для удаления — нажмите на крестик у метки и на «Сохранить». Метка перестанет отображаться у требования. Также вы можете указать комментарий.

Метки и комментарий можно указать сразу при просмотре требования. Если вам не включена эта функциональность, то обратитесь в техническую поддержку.

Для фильтрации по меткам — нажмите на саму метку у требования, либо введите её в строке поиска.


В строке поиска можно искать по меткам и комментариям:

  • Для поиска по меткам начните вводить название и выберете метку из списка.
  • Поиск по тексту ищет как по меткам, так и по комментариям. Для поиска по тексту введите текст и нажмите на Enter. По умолчанию, если вы введёте текст и нажмёте на Enter, будет работать поиск по тексту.


Данная возможность доступна на корпоративных тарифах.

Фильтрация и сортировка

Вы можете фильтровать и искать требования по всем колонкам таблицы. Для этого нужно кликнуть на колонку, выбрать нужное значение, нажать «Применить».

Можете искать по нескольким значениями или применять фильтр по нескольким колонкам. Например, можно применить фильтр по двум организациям и выбрать требования, по которым срок отправки ответа истекает сегодня.

Для поиска требований по меткам и комментариям используйте строку поиска. Как с ней работать, описано выше в пункте «Группировка требований с помощью меток». Можете применять вместе фильтры по колонкам, меткам и комментариям.

Передача доступа

Контролируйте доступ к требованию в многопользовательском режиме. Вы можете передать и забирать доступ к требованию. Для этого в Таблице требований выберете требование, нажмите на троеточие, нажмите «Доступ пользователей».

Откроется окно, в котором вы можете управлять доступом к требованию. Подробнее в инструкции →


Данная возможность доступна на корпоративных тарифах.

Выгрузка в формате Excel

Вы можете выгрузить Таблицу требований в Excel и работать с информацией по требованиями в нём. Для этого внизу нажмите «Скачать в формате Excel».

Была ли полезна информация?