В Контур.Экстерн можно отправить пакет документооборота на e-mail. Это доступно для форм ФНС, запросов ИОН, форм Росстат, требований и входящих писем от ФНС.
Перед отправкой Контур.Экстерн расшифровывает весь пакет документооборота. Для этого на компьютере должны быть установлены нужные сертификаты организации или документы должны храниться в расшифрованном виде.
Для того, чтобы отправить документооборот на почту, нужно зайти в отправленные отчеты, выбрать необходимый отчет и нажать на ссылку «Отправить на эл. почту».
После нажатия на ссылку откроется окно, где можно указать необходимую информацию:
– e-mail получателя (адрес, на который отправятся документы);
– e-mail отправителя (адрес, на который получатель письма сможет отправить ответ);
– отправить копию (если проставить галку, то документы будут отправлены в том числе на почту отправителя);
– текст письма (опционально);
– документы, которые необходимо отправить.
Письмо без документов отправить нельзя. Если не выбрать ни одного документа, будет ошибка “Выберите документы для отправки”.
После отправки получателю придет вот такое письмо. Отправленные файлы будут во вложении к письму.
Существует ограничение на размер отправляемого файла. Если документ более 10, но менее 50 мегабайт, то вместо файла будет отправлена ссылка на его скачивание. Отправить на почту документы размером более 50 мегабайт нет возможности.
В Контур.Экстерн после отправки документов на почту сохранится история отправки документов. Для того, чтобы ее посмотреть, нужно также нажать в документообороте по отчету на ссылку «Отправить на эл. почту».
В истории отправок можно посмотреть, на какие электронные адреса отправлялись документы, дату отправки и какие документы были отправлены (чтобы развернуть список отправленных документов, нажмите на количество документов под электронным адресом).
Чтобы отправить документы еще раз нажмите “Новая отправка”.
История пересылок не гарантирует, что письмо дошло до получателя, но гарантирует, что письмо было отправлено на указанную почту из Контур.Экстерн.