Расходный кассовый ордер (форма КО‑2)

Выдаете наличные из кассы? Тогда обязательно заполните расходный кассовый ордер. Организациям работать без РКО нельзя — это нарушение кассовой дисциплины. Рассказываем, какую форму использовать, как заполнить и подписать расходный ордер.

Скачать бланк

Постановление Госкомстата РФ N 88

Заполняйте, проверяйте и отправляйте отчеты бесплатно

14 дней в подарок

Для чего нужен расходный кассовый ордер

Если организация работает с наличкой, она обязана оформлять кассовые документы — приходные и расходные кассовые ордера, кассовую книгу. Кроме того, компаниям нужно устанавливать лимит кассы и сдавать наличные в банк. Все это — требования кассовой дисциплины (Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).

Практически все операции по кассе оформляются кассовыми документами. Исключение — размен банкнот и монет, по ним нужны только произвольные заявление и квитанция кассира. Чтобы провести расход по кассе, заполняют расходный кассовый ордер (пп. 4.1 п. 4 Указания № 3210-У). РКО — это первичный учетный документ, по которому кассовую операцию проводят в бухучете.

К примеру, РКО составляют, когда надо выдать сумму под отчет, сдать наличку в банк или выплатить деньги физлицу. А если выдаете аванс и зарплату наличными, расходный ордер нужно заполнить на каждого работника.

Важно! Кассовая документация обязательна только для организаций. Индивидуальные предприниматели не обязаны оформлять ПКО, РКО и вести кассовую книгу. Более того, ИП могут расходовать наличную выручку как им угодно — платить зарплату персоналу, рассчитываться с поставщиками, тратить на собственные нужды (п. 2, 4.1 Указания № 3210-У). 

По какой форме составить расходный кассовый ордер

РКО заполняют по унифицированной форме № КО-2. Бланк утвержден Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88. Код формы по ОКУД — 0310002.

Форма КО-2 обязательна к применению: убирать и добавлять сведения, менять основные реквизиты в РКО нельзя (ст. 34 Федерального закона от 10.07.2002 № 86-ФЗ, пп. 4.1 п. 4, п. 5, 6 Указания № 3210-У).

Как оформить расходный кассовый ордер

Расходный кассовый ордер можно составить как на бумаге, так и в электронном виде. Бумажный ордер заполняют от руки. Но можно составить РКО на компьютере, распечатать и передать на подпись уполномоченным сотрудникам. Электронные РКО оформляют с помощью технических средств, подписывают электронными подписями и хранят в учетной системе. Распечатывать их не надо (п. 4.7 Указания № 3210-У).

Бумажный РКО заполняют в одном экземпляре — при выдаче наличных из кассы организации. Обычно расходный ордер делает главный бухгалтер, кассир или бухгалтер по кассовым операциям. Если в компании нет бухгалтера и кассира, РКО заполняет руководитель. А если организация передала заключила договор с обслуживающей организацией и передала бухгалтерию на аутсорс, РКО оформляют ответственные лица исполнителя. К примеру, если вести бухучет через Контур.Экстерн, обслуживающая бухгалтерия заполнит РКО в рабочей системе и оперативно передаст электронную форму на подпись руководителю.

Расходный кассовый ордер оформляют исключительно по форме КО-2. Вот как заполнить РКО построчно:

1. Укажите название организации. Если РКО оформили структурном подразделении, напишите название отдела. Например, центральный офис или производственный отдел.
2. Заполните кодовую таблицу. Укажите ОКПО вашей организации. А если у структурного подразделения есть сокращение, также отразите его в таблице.
3. Впишите реквизиты РКО — его номер и дату. Нумерацию ведите по порядку, начиная с начала года. Дата — фактический день выдачи налички из кассы.
4. Заполните таблицу с суммой по РКО и корреспонденцией счетов. Снова укажите код структурного подразделения. Затем приведите корреспонденцию по дебету и кредиту. Например, если выдали сотруднику подотчетную сумму, проводка будет такой: Дт 71 Кт 50, субсчет 1 «Касса организации». И обязательно укажите сумму к выдаче из кассы цифрами.
5. Укажите, кому выдаете деньги. ФИО получателя напишите полностью.
6. Определите основание кассовой операции. Например, выдача под отчет на командировочные расходы или на хозяйственные нужды. Или заработная плата за вторую половину июля 2024 года. Ниже напишите сумму к выдаче из кассы прописью.
7. Укажите приложения к РКО. Перечислите в этой строке все прилагаемые к расходному ордеру документы с номерами и датами составления.

Обратите внимание, что исправления в расходном ордере № КО-2 не допускаются (пп. 4.7 п. 4 Указания № 3210-У). Если ошиблись при заполнении кассового документа, аннулируйте его и выдайте новый РКО.

Важно! Если сдаете наличные в банк, кроме РКО оформите объявление на взнос наличными. Если же деньги из организации забирают инкассаторы, для сдачи налички в банк нужны РКО и препроводительная ведомость.

Кто подписывает расходный кассовый ордер

Право подписи РКО имеет руководитель, главбух / бухгалтер по кассовым операциям и кассир. При этом директор может не подписывать ордер, если его заверили в бухгалтерии. А если компания небольшая, и руководитель сам ведет все кассовые операции и оформляет РКО, он же и подписывает документы по кассе (пп. 4.3 п. 4 Указания № 3210-У). 

Кроме должностных лиц расходный ордер должен подписать получатель денег — сотрудник компании или другое физлицо (пп. 6.2 п. 6 Указания № 3210-У). Получатель пишет (хотя на практике это делает бухгалтер):

• полученную сумму — прописью;
• дату получения денег;
• название и реквизиты документа, удостоверяющего личность — если это паспорт, нужно указать серию, номер, кем и когда выдан.

Дальше получатель ставит свою подпись, тем самым подтверждая факт выдачи денег. Затем в РКО расписывается кассир, если он есть в организации, — это означает, что кассовая операция завершена.

Важно! Руководство должно передать кассиру образцы подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы. Например, карточку с подписями директора, главного бухгалтера или бухгалтера по кассовым операциям. Каждый раз при оформлении бумажных РКО кассир должен сверять подписи уполномоченных лиц с карточкой-образцом. Если кассовый документооборот организации ведут в электронном виде, РКО нужно подписывать КЭП уполномоченных лиц.

Печать в расходном ордере ставить не обязательно. Но если в организации есть печать, и она использует ее в бумажном документообороте, можно поставить оттиск и в РКО.

Как выдать наличные по расходному кассовому ордеру

Любую выдачу наличных из кассы нужно подтверждать расходным ордером. Чтобы выдать деньги по РКО, кассир должен внимательно просмотреть ордер (п. 6.1, 6.2 п. 6 Указания № 3210-У). Рекомендуем проверить в РКО: 

1. Подписи главбуха или бухгалтера по кассе. Если в компании нет бухгалтерии — подпись руководителя. Сверяйте подписи в кассовом ордере с образцами в карточке. И обязательно попросите получателя денег расписаться в РКО и поставить дату выдачи.
2. Суммы наличных к выдаче. Посмотрите сумму цифрами в таблице, сумму прописью в ордере и сумму, которую указал получатели. Все они должны совпадать.
3. Основание для выдачи. Уточните у получателя, с какой целью ему выдают наличку. Это должно подтверждаться документами-приложениями к РКО.
4. Подтверждающие документы. Проверьте, все ли указанные документы прилагаются к расходному ордеру и совпадают ли их реквизиты.
5. Удостоверение личности получателя. Сверьте реквизиты паспорта или другого документа с данными, указанными в РКО. Так вы удостоверитесь, что деньги действительно получит нужное физлицо.

Если все данные совпадают, передайте ордер на подпись получателю, а затем выдайте деньги из кассы по РКО. Поставьте свою подпись в подтверждение выдачи и сделайте запись в кассовой книге.

Сколько хранить расходный кассовый ордер

Кассовые документы, в том числе расходный ордер КО-2, хранятся минимум 5 лет после окончания отчетного года. А если по документу возникнут споры и разногласия, храните РКО, пока не примут решение по делу (ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, ст. 277 Перечня из приказа Росархива от 20.12.2019 № 236). Сокращать эти сроки нельзя, а вот продлевать — можно, если у организации возникла такая необходимость.