Товарная накладная ТОРГ-12: что это и как заполнить

Накладную оформляют при передаче товарно-материальных ценностей от поставщика стороннему получателю. Это могут быть товары, продукты, лекарства и другие ТМЦ.

Заполняйте, проверяйте и отправляйте отчеты бесплатно

14 дней в подарок

Как заполнить форму ТОРГ-12

Когда поставщики отгружают товар, они оформляют и передают покупателю товарную накладную — для подтверждения сдачи и приемки товарно-материальных ценностей (ТМЦ). Чаще всего используют форму ТОРГ-12: она удобна для заполнения и отражает основные параметры сделки. Рассказываем, в каких случаях оформляют накладную, как ее заполнить и подписать.

Когда оформляют товарную накладную ТОРГ-12

ТОРГ-12 — это унифицированная форма товарной накладной (постановление Госкомстата от 25.12.1998 № 132). Как и другие унифицированные бланки, ТОРГ-12 применять не обязательно. Поставщик может использовать накладную собственной разработки, если учтет в ней ключевые реквизиты первичного документа (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Выбранную форму накладной нужно закрепить в учетной политике.

На практике, поставщики используют именно ТОРГ-12, поскольку в унифицированной форме есть все необходимые сведения для подтверждения приема-передачи товара:

о грузоотправителе и грузополучателе;
о поставщике и плательщике;
об основании сделки;
о самом товаре — его количестве, единице измерения, упаковке, массе;
о цене и налоге на товар.

Обратите внимание, что под отгрузкой ТМЦ понимается не только их продажа покупателю. ТОРГ-12 оформляют и в других случаях:

Передача товаров комиссионеру — для их последующей реализации.
Безвозмездная передача товарно-материальных ценностей.
Сделка по товарообмену и проч.

А вот при продаже / передаче объектов недвижимости, основных средств, финансовых вложений товарную накладную не используют. Такие сделки оформляют актами приема-передачи.

Важно! Товарную накладную ТОРГ-12 часто путают с товарно-транспортной накладной 1-Т. Обе накладные используют при отгрузке товаров. Но если ТОРГ-12 оформляют при отгрузке любых товаров, то ТТН — только для этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции (пп. 1 п. 1 ст. 10.2 Федерального закона от 22.11.1995 № 171-ФЗ). ТТН подтверждает легальность производства и оборота алкоголя и потребуется в любом случае, даже если для поставки уже оформили ТОРГ-12. Чтобы не дублировать данные, при поставках алкоголя можно применять только ТТН. Но тогда в учетной политике нужно закрепить форму 1-Т как основной первичный документ для таких сделок.

Как заполнить товарную накладную ТОРГ-12

Товарную накладную заполняют продавцы и поставщики. Они указывают в ТОРГ-12 свои реквизиты и реквизиты контрагентов, а также сведения о товаре. Для заполнения накладной ТОРГ-12 используют унифицированный бланк из постановления ГКС № 132.

Заполняем вводную часть ТОРГ-12

В введении указывают данные о грузоотправителе, грузополучателе и плательщике. Грузоотправитель — это непосредственно продавец или сторонняя организация, если товары хранятся у нее. К примеру, если товар отгружается покупателю напрямую со склада производителя, минуя склад продавца.

По грузоотправителю нужно указать:

название организации или индивидуального предпринимателя;
ИНН, а для организацией — еще и КПП;
почтовый адрес (чтобы не было расхождений со счетом-фактурой);
телефон;
банковские реквизиты;
код по ОКПО;
код вида деятельности (код ОКВЭД).

Иногда при формировании данных о грузоотправителе нужно заполнить строку «Структурное подразделение». Ее заполняют, если ваша организация выступает поставщиком, но продает товары через обособленное подразделение. В таком случае в этой строке нужно указать название обособки, а в строке «Грузоотправитель» — наименование головной организации, адрес, телефон и реквизиты ОП. Если у обособленного подразделения нет своего расчетного счета, укажите банковские реквизиты «головы».

Рассчитывайте налоги и взносы прямо в Экстерне. Сервис сам заполнит платежки, книги учета и отчеты для отправки онлайн

Попробовать

Грузополучатель — это покупатель. Уточните у него данные и заполните в ТОРГ-12:

название организации или индивидуального предпринимателя;
ИНН, а для организацией — еще и КПП;
почтовый адрес (как в строке 4 счета-фактуры);
телефон;
банковские реквизиты;
код по ОКПО организации или ИП, которые фактически получили товар.

Если отгружаете товар по адресу филиала или другого ОП покупателя, укажите в строке «Грузополучатель» название, адрес, телефон и реквизиты обособки. Если у ОП нет расчетного счета, впишите банковские реквизиты головной организации-покупателя.

Важно! Если покупатель просит привезти товар не по своему почтовому адресу, а, например, в порт или на ж/д станцию, дополните форму ТОРГ-12 строкой «Адрес доставки».

Остальные строки вводной части накладной ТОРГ-12 заполняют так:

Поставщик — здесь укажите ваши реквизиты. Если в строке «Грузоотправитель» также указали свои реквизиты, продублируйте их полностью.

Плательщик — это реквизиты покупателя. Также продублируйте данные из строки «Грузополучатель».

Основание — это номер и дата договора купли-продажи или реквизиты заказа-наряда в рамках этого договора. Когда договора с покупателем нет, указывают реквизиты счета на оплату (если по сути он является договором).

Транспортная накладная — здесь надо проставить номер и дату документа транспортировки. Эту накладную составляют, если поставщик доставляет товар покупателю, и стоимость доставки не включается в цену.

Товарная накладная — а это номер и дата непосредственно ТОРГ-12. Обычно дата составления совпадает с датой отгрузки, которую пишут внизу накладной под строкой «Отпуск груза произвел». По правилам, поставщик должен оформить товарную накладную непосредственно при совершении хозяйственной операции — при отгрузке ТМЦ. Если это невозможно сделать в момент передачи, то ТОРГ-12 формируют сразу же после ее окончания (ч. 3 ст. 9 402-ФЗ).

Но если дата составления первичного документы и дата хозоперации не совпадают, это не будет ошибкой (пп. «б» п. 8 ФСБУ 27/2021, п. 2 Информационного сообщения Минфина от 10.06.2021 № ИС-учет-33). К примеру, если товар отгрузили на следующий день после оформления накладной, даты в ТОРГ-12 будут отличаться.

Заполняем табличную часть ТОРГ-12

В таблице накладной ТОРГ-12 приводят данные об отгруженных товарно-материальных ценностях. Вот что нужно указать:

Наименование товара. Напишите точно так же, как указано в договоре купли-продажи или спецификации к нему. Если название товара будет некорректным, покупатель может отказаться от поставки и потребовать возврат аванса (п. 1 ст. 468 ГК РФ). Еще одно важное правило: название товара в ТОРГ-12 должно быть на русском языке, а вот фирменное наименование можно указать на иностранном (п. 5 ФСБУ 27/2021). То есть, комбинированное наименование — не нарушение: можно указать электрический чайник Philips D123 и проч. Главное, чтобы название в ТОРГ-12 однозначно идентифицировало поставляемый товар.

Код товара. Это необязательный реквизит. Но в ТОРГ-12 можно указывать артикул, внутренний номер по номенклатуре или же код из перечней товаров, которые облагаются НДС по пониженным ставкам. К примеру, если отгружаете медизделия, необлагаемые НДС, укажите код ОКПД2 из Перечня, утв. ПП РФ от 30.09.2015 № 1042 (пп. 1 п. 2 ст. 149 НК РФ).

Единицу измерения. Сначала напишите ее наименование (штуки, пары и проч.), затем код по ОКЕИ.

Вид упаковки. Укажите, как упакован отгруженный товар.

Количество товара. Определите количество ТМЦ в соответствии с единицей измерения. Нужно указать общее количество мест и количество в одном месте. Также нужно определить массу нетто и, если есть возможность, брутто.

Цену, НДС и итоговую стоимость товара. Цену отражают в рублях и копейках, налог — в процентах. Сначала укажите цену за единицу товара, затем посчитайте стоимость с учетом количества — без налога. Укажите ставку и сумму НДС. В последней колонке рассчитайте стоимость товара с НДС.

Важно! В ТОРГ-12 можно включить не только ТМЦ, но и услуги, которые поставщик оказал покупателю. К примеру, погрузку-разгрузку товара. Когда покупатель подпишет накладную, он подтвердит факт оказания услуг. Отдельный акт не понадобится.

Подписываем ТОРГ-12

Товарную накладную заверяют работники, которые имеют право на подписание первичных учетных документов на отгрузку ТМЦ. Подписи с указанием фамилий и инициалов — обязательный реквизит ТОРГ-12. А вот печать в накладной не обязательна: стороны ставят ее по желанию.

Бумажную накладную заверяют собственноручными подписями ответственных лиц. Факсимиле не подойдет: если вместо «живой» подписи будет стоять штамп, налоговики не примут учетный документ для подтверждения расходов по налогу на прибыль и УСН (письмо Минфина от 10.06.2021 № 03-11-11/45946).

Если стороны обмениваются документами в электронном виде, они подписывают ТОРГ-12 электронными подписями ответственных лиц. Сначала свои ЭП ставят сотрудники поставщика, затем направляют подписанную накладную по системе ЭДО. Покупатель проверяет ТОРГ-12, и если в ней все в порядке, подписывает у своих ответственных лиц. Оперативно обмениваться первичкой с контрагентами можно и через Контур.Экстерн.

Отчитайтесь легко и без ошибок

Удобный сервис для подготовки и сдачи отчетов через интернет.

Сдать отчеты бесплатно

Подписание ТОРГ-12 у продавца. Со стороны продавца накладную подписывают:

в строке «Отпуск груза разрешил» — руководитель организации, ИП или уполномоченный сотрудник;
в строке «Главный (старший) бухгалтер» — главбух или уполномоченный сотрудник бухгалтерии;
в строке «Отпуск груза произвел» — сотрудник, который фактически отгрузил ТМЦ со склада.

Если продавец и грузоотправитель — разные организации, отгрузку подтверждает работник продавца, который отвечает за оформлении операции. А он, в свою очередь, подписывает ТОРГ-12 на основании накладной от грузоотправителя — в ней должна быть подпись ответственного сотрудника, подтверждающая фактическую отгрузки товара.

Важно! Когда накладную со стороны продавца подписывает доверенный представитель, указывать реквизиты доверенности не нужно. Такой строки нет в ТОРГ-12.

Дата подписания ТОРГ-12 со стороны продавца — это дата отгрузки товара. Но, как мы уже говорили, эти даты могут различаться.

Подписание ТОРГ-12 у покупателя. Со стороны покупателя накладную утверждают ответственные сотрудники с правом подписи:

В строке «Груз принял» — тот, кто непосредственно принимал груз. Это может быть работник покупателя или представитель транспортной компании. Если груз получают по доверенности, нужно указать ее реквизиты в специальной строке ТОРГ-12.
В строке «Груз получил грузополучатель» — сотрудник, который принял груз на складе покупателя. Если же ТМЦ поступают на склад другой организации, минуя покупателя, то ТОРГ-12 подписывает работник покупателя, ответственный за эту операцию. Основание — накладная с подписью фактического грузополучателя.

Подпись в строке «Груз принял» ставят в момент получения товара представителем покупателя. В строке «Груз получил грузополучатель» — после приемки ТМЦ на складе покупателя или грузополучателя. Дата подписания ТОРГ-12 покупателем — дата приемки товара на его складе.

Накладную нужно хранить минимум 5 лет после окончания отчетного года (ч. 1 ст. 29 402-ФЗ). Но организация может продлить срок хранения ТОРГ-12 по своей инициативе.

Скачать бланк товарной накладной ТОРГ-12