Приходный кассовый ордер по форме № КО-1

Если в кассу организации поступают наличные деньги, это нужно подтвердить документально. Для этого оформляют приходный кассовый ордер и специальную квитанцию. Документы нужно составить по унифицированной форме № КО-1. Разбираемся, что это за форма и как ее заполнить.

Заполняйте, проверяйте и отправляйте отчеты бесплатно

14 дней в подарок

Как и любые хозяйственные операции, движения по кассе требуют документального оформления (Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Приходный кассовый ордер подтверждает, что в кассу организации внесли деньги (п. 4.1 п. 4 Указания № 3210-У). ПКО нужно заполнить именно в момент внесения наличных — откладывать проведение операции на следующий день нельзя.

В каких случаях заполняют приходный кассовый ордер

Каждое поступление наличных в кассу нужно сопровождать приходным ордером (п. 5 Указания № 3210-У). Исключение — расчеты по ККТ. Если в кассу поступает наличка от покупателя, оформляют не приходный ордер, а кассовый чек. Но при закрытии смены нужно посчитать итоговый приход по кассе и внести выручку по ПКО.

Заполнять приходные кассовые ордера должны и организации, и индивидуальные предприниматели. Даже если наличку в кассу вносит работник компании / ИП или исполнитель по гражданско-правовому договору, все равно нужно составить ПКО.

Например, приходный ордер заполняют при внесении:

наличных из банка в кассу, к примеру, для выплаты зарплаты;
денег от подотчетного лица — если у него осталась неиспользованная сумма;
аванса от исполнителя по ГПД — если он не выполнил условия договора;
торговой выручки за смену;
наличных в централизованную кассу организации — при изъятии денег из терминала торговой точки.

Если обособленное подразделение организации передает наличку в центральный офис, прием денег также нужно оформить ПКО. Также приходный ордер составляют, когда учредители вносят свою часть уставного капитала или материальную помощь для компании в наличной форме.

Для каждого внесения наличных нужно заполнять отдельный ПКО. Объединять несколько кассовых операций в одном приходном ордере нельзя. Например, в течение одного рабочего дня подотчетник внес неиспользованный остаток, контрагент-физлицо вернул часть аванса по договору ГПД и директор одной из торговых точек передал в «головную» кассу выручку по итогам смены. Все это — отдельные приходные операции, и для каждой нужно оформить свой ПКО.

По какой форме заполняют приходный кассовый ордер

Бланк ПКО унифицирован. Ордер заполняют по форме № КО-1 (номер по ОКУД 0310001): она обязательна к применению, дорабатывать и менять ее нельзя (постановление ГКС от 18.08.1998 № 88). Использовать ПКО собственной разработки тоже запрещено (ст. 34 Федерального закона от 10.07.2002 № 86-ФЗ).

Кто заполняет приходный кассовый ордер

По правилам, приходный ордер заполняет главный бухгалтер или бухгалтер, который отвечает за кассовые операции (пп. 4.2 п. 4 Указания № 3210-У). Сделать ПКО может и кассир — сформировать ордер в момент приемки денег. Если же организация или ИП заключили заключили передали бухучет на аутсорс, то приходный ордер оформляет непосредственный исполнитель — должностное лицо обслуживающей организации или бухгалтер-фрилансер.

Если в компании нет главного бухгалтера, бухгалтера или кассира, приходный ордер заполняет ее директор. Именно руководитель отвечает за организацию бухучета и, при необходимости, ведет всю документацию. ИП без бухгалтера также может сам заполнить ПКО.

Важно! Поскольку ИП ведут налоговый учет — регистрируют все поступления и выбытия денег в книге учета доходов и расходов (КУДиР) — им не обязательно составлять кассовые документы, в том числе и ПКО (п. 4.1 Указания № 3210-У). Но они могут заполнять кассовый ордер на свое усмотрение. К примеру, чтобы у вносителя денег тоже было подтверждение такой операции.

Как заполнить приходный кассовый ордер № КО-1

Приходный ордер — одностраничный документ, в котором нужно заполнит вводную, основную части и квитанцию к ПКО. Ордер КО-1 можно оформить как на бумажном носителе, так и в электронном виде (п. 4.7 Указаний № 3210-У).

Если заполняете на бумаге. Оформите ордер КО-1 и квитанцию к нему на компьютере, распечатайте в одном экземпляре. Также можно заполнить ПКО от руки. Документ заверьте собственноручными подписями.

Если заполняете в электронном виде. Оформите приходный ордер в рабочей бухгалтерской программе, подпишите электронными подписями ответственных лиц. Распечатывать электронный ПКО не надо.

Заполняем вводную часть формы № КО-1

В заголовочной части приходного ордера нужно указать:

название организации и ее код ОКПО;
название структурного подразделения (если кассовую операцию проводит подразделение) и его код;
номер ПКО по порядку (нумерация ведется с начала года) и дату его составления.

Заполняем основную часть формы № КО-1

Сначала в ПКО нужно заполнить таблицу — указать, по каким счетам и в какой сумме проводится приход по кассе. К примеру, внесение торговой выручки за день в центральную кассу организации отражают проводкой Дт 50.1 Кт 50.2.

Дальше нужно заполнить текстовую часть ПКО — построчно:

Строка «Принято от». Показываем, кто вносит деньги в кассу. Полностью пишем ФИО вносителя, а вот должность не нужна.
Строка «Основание». Это содержание хозяйственной операции, т. е. фактическая причина внесения денег в кассу. К примеру, торговая выручка за смену, возврат подотчетной суммы или материальная помощь от учредителя ООО.
Строка «Сумма». Указываем внесенную сумму прописью.
Строка «В том числе». Пишем сумму НДС цифрами. Если операция не облагается НДС, указываем — «Без налога (НДС)».
Строка «Приложение». Отражаем номера и даты документов, которые составили для подтверждения кассовой операции. Например, реквизиты отчета о закрытии смены и авансового отчета подотчетного лица.

Важно! Исправления в приходном кассовом ордере не допускаются. Если допустили ошибку, аннулируйте ПКО (можно проставить специальный штамп) и сделайте новый ордер КО-1.

Заполняем квитанцию к форме № КО-1

Квитанция — неотъемлемая часть приходного ордера. В квитанцию вносят те же данные, что и в основной ПКО, затем заверяют у ответственных лиц, отрезают по линии отреза и передают вносителю денег. Квитанция подтверждает факт кассовой операции: если возникнет спорная ситуация, вноситель сможет документально подтвердить сумму и дату внесения налички.

В квитанции к приходному ордеру указывают:

название организации;
реквизиты ПКО — его номер и дату;
от кого приняты деньги;
основание для внесения налички;
внесенную сумму;
НДС по внесенной сумме или отметку об отсутствии налога.

Ниже нужно поставить дату заполнения квитанции к ПКО, подписать и поставить печать.

Квитанция к приходному кассовому ордеру на заменяет бланк строгой отчетности. Выдавать квитанцию к ПКО вместе БСО при наличных расчетах с физлицами за оказанные услуги нельзя. Дело в том, что бланки строгой отчетности, которые сформировали через ККТ, должны содержать ряд обязательных реквизитов (п. 1 ст. 4.7 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ). А в квитанции к приходному ордеру № КО-1 некоторые из этих реквизитов отсутствуют, поэтому она не может заменить БСО.

Кто подписывает приходный кассовый ордер № КО-1

Право подписи ПКО есть у:

главного бухгалтера или бухгалтера;
кассира.

Если в организации нет бухгалтера или же руководитель сам ведет кассовые операции, он и будет подписывать приходный ордер № КО-1 (пп. 4.3 п. 4 Указания № 3210-У).

Важно! Обязательно предоставьте образцы подписей главбуха / бухгалтера / руководителя кассиру. При выдаче денег он будет сверять подписи в ПКО с образцами — если подписи не совпадут, он выдаст деньги. Если же кассовые документы подписывает только руководитель, образцы подписей оформлять не надо (пп. 4.4 п. 4 Указания № 3210-У).

Печать в основной части приходного ордера № КО-1 не нужна. А вот в квитанции к ПКО обязательно ставят печать или штамп (пп. 5.1 п. 5 Указания № 3210-У). Это может быть официальная печать компании или штамп с названием, ИНН организации и словом «Получено».

Как принять наличные деньги в кассу по приходному ордеру № КО-1

Приходный ордер № КО-1 оформляют для любого принятия наличных денег в кассу, за исключением операций размена монет и банкнот. Чтобы принять деньги по ПКО, кассир должен (п. 5, пп. 5.1 п. 5 Указания № 3210-У):

Проверить подписи в приходном ордере и квитанции. Нужно посмотреть, кто заверил ПКО и сверить с образцом подписей. Если руководитель сам проводит кассовые операции и составляет подтверждающие документы, такая проверка не требуется.
Посмотреть сумму в ордере и пересчитать фактически внесенные деньги. Также нужно перепроверить НДС (если он есть). Кроме того, нужно посмотреть состояние вносимых денег. В кассу принимают только платежеспособные купюры и монеты ЦБ РФ.
Проконтролировать подтверждающие документы, перечисленные в приходном ордере. Сверить их наличие и реквизиты.
Если все совпадает, принять наличку.
Подписать приходный ордер № КО-1 и квитанцию к нему.
Отрезать квитанцию к ПКО. Поставить в квитанции штамп и передать вносителю денег.
Сделать запись о внесении наличных денег в кассовой книге.

Если оформляете кассовые документы в электронном виде, заранее договоритесь с вносителем об электронном документообороте. В таком случае подтверждением внесения денег станет подписание ордера № КО-1 электронными подписями ответственных сотрудников и передача вносителю по ЭДО. К примеру, можно подписать и отправить ПКО через Контур.Экстерн.

Сколько хранить приходный кассовый ордер № КО-1

Все документы по кассе, в том числе ордер № КО-1, нужно хранить не менее 5 лет после окончания отчетного года. Если вдруг по операции возникнут разногласие, сохраняйте ПКО до того, пока по делу не примут решение (ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, ст. 277 Перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236). Хранить ПКО меньше нельзя, а вот продлевать установленные сроки никто не запрещает. Так что если возникнет необходимость, можно хранить приходный ордер № КО-1 больше минимальных 5 лет.