Личная карточка работника Форма Т-2: что это и как заполнить

Работодатели заполняют форму Т-2, чтобы систематизировать сведения о работнике. В карточку Т-2 вносят личные данные, сведения о воинском учете, отпусках, кадровых перемещениях. Разбираемся, обязательно ли вести личную карточку на работника и как ее заполнить.

Заполняйте, проверяйте и отправляйте отчеты бесплатно

14 дней в подарок

Форма Т-2: что это такое

Форма Т-2 — это личная карточка работника. Работодатели ведут такие карточки для кадрового учета. Личную карточку оформляют, когда принимают нового работника. В форме Т-2 указывают основную информацию о сотруднике:

общие сведения — ФИО, возраст, гражданство, адрес, образование и т.д.;
данные воинского учета — звание, категория запаса, годность к службе;
кадровые мероприятия — прием на работу, переводы;
прохождение аттестации — даты, решение комиссии, документы;
повышение квалификации — даты, вид, документы;
проф.переподготовка — даты, специальность, документы;
получение наград — название, документы;
отпуск — вид, период, количество дней;
социальные льготы — все, на что имеет право работник по закону.

Если какие-либо сведения меняются, в Т-2 вносят необходимые коррективы. А когда сотрудник увольняется, личную карточку закрывают. В форме Т-2 пишут дату прекращения работы и реквизиты приказа об увольнении.

По какой форме ведут личные карточки работников

Обычно для кадрового учета сотрудников используют унифицированную форму Т-2 (Постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1). Но поскольку унифицированные формы для коммерции не обязательны, работодатели могут использовать карточки собственной разработки. К примеру, если специфика компании требует внесения особых данных о работнике (текущий уровень квалификации, состояние здоровья и проч.).

Важно! Если самостоятельно разработали форму личной карточки для своей компании, закрепите ее в локальном нормативном акте (ЛНА). И обязательно включите все базовые реквизиты первичного учетного документа (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

В отличие от коммерции, госсектор обязан использовать только унифицированные бланки. К примеру, бюджетники заполняют личные карточки по форме Т-2. Для кадрового учета государственных служащих используют другую унифицированную форму — Т-2ГС(МС). А для научных и научно-педагогических работников дополнительно к форме Т-2 заполняют учетную карточку Т-4.

Обязательно ли вести личные карточки работников

Нет, не обязательно. Требования о ведении личных карточек нет ни в ТК РФ, ни в других законах и НПА. Более того, с 1 сентября 2021 года изменили Порядок ведения и хранения трудовых книжек, исключив из него обязанность работодателей знакомить работников с кадровыми данными — под подпись в личной карточке (приказ Минтруда от 19.05.2021 № 320н). То есть требования о личных карточках нет даже в контексте ведения трудовых книжек. Но вы можете вести карточки по собственной инициативе, чтобы упростить и систематизировать кадровый учет персонала.

Важно! Вести личную карточку или нет, по какой форме ее заполнять — это выбор каждого работодателя. Если они вам не нужны, просто издайте приказ об отмене ведения личных карточек. Но не забудьте скорректировать все локальные нормативные акты, в которых упоминаются такие карточки.

Если же вам удобно вести кадровый учет с помощью персональных карточек, продолжайте заполнять форму Т-2 или документы собственной разработки. Вносить исправления в ЛНА не требуется. Также не надо знакомить работников с записями в личных карточках.

Как заполнить форму Т-2

Форму Т-2 можно заполнять как в бумажном, так и в электронном виде. Ведение первичных электронных документов кадрового учета не запрещено (Письмо Минтруда от 24.12.2021 № 14-6/В-1487). Порядок работы с электронными документами по кадрам определяет работодатель и закрепляет его в ЛНА.

Сдавайте отчетность за сотрудников. Экстерн дарит вам 14 дней бесплатно!

Попробовать бесплатно

Кто заполняет Т-2

Личную карточку на работника заполняет кадровик или тот сотрудник, на которого возложено ведение кадрового учета. Данные в Т-2 вносят на основании:

приказов о приеме на работу, отпусках, увольнении;
паспорта или другого удостоверения личности;
бумажной трудовой книжки (если ее ведут для работника), сведений о трудовой деятельности;
документов индивидуального (персонифицированного) учета;
для военнообязанных и тех, кого надо поставить на воинский учет — документов ВУ;
документов об образовании, квалификации, присвоении специальных званий, наград и проч.

Для специфической работы могут понадобится и другие документы. К примеру, если принимаете совместителя на должность с вредными и опасными условиями, понадобится справка о характере и условиях труда по его основной работе.

Какие классификаторы используют для заполнения Т-2

В личной карточке Т-2 отражают коды из различных общероссийских классификаторов:

ОКАТО — код объекта административно-территориального деления. Нужно поставить код территории напротив пункта «Место рождения» работника. Внесите данные о месте рождения на основании паспорта сотрудника.

ОКИН — код информации о населении. При заполнении гражданства, знания иностранного языка, образования, состояния в браке нужно указать соответствующий код ОКИН. К примеру, код для гражданина России — 1, для иностранца — 3. Если работник никогда не состоял в браке, укажите 1, если его брак зарегистрирован, проставьте 2, если не зарегистрирован — 3.

ОКУД — код управленческой документации. На первой странице карточки Т-2 указан код 0301002. Менять или удалять его нельзя.

ОКПО — код предприятий и организаций. Это код для работодателя. Укажите, к какому типу относится ваша организация. Если не знаете код, можете проверить код в специальном сервисе Контур.Экстерн.

ОКСО — код специальностей по образованию. Это код профессии, специальности, направления подготовки, на которую отучился работник. К примеру, для юриста с дипломом бакалавра нужно поставить код 5.40.03.01.

ОКПДТР — код профессий, должностей и тарифных разрядов. Здесь нужно указать кодировку профессии по ЕТКС или должность служащего по Единой номенклатуре, Квалификационному справочнику должностей. Например, если нанимаете сторожа или вахтера, укажите код 18883.

Как заполнить вводную часть формы Т-2

Сначала нужно указать название организации и ее код по ОКПО. Затем пишут дату составления личной карточке. Дальше указывают:

ИНН и СНИЛС работника;
букву, с которой начинается его фамилия — для кадрового учета в алфавитном порядке;
характер работы — постоянная или временная;
вид работы — основная или по совместительству;
пол работника.

Как заполнить раздел I формы Т-2

В этом разделе указывают основные сведения о работнике:

Номер и дату трудового договора;
ФИО, дату рождения.
Место рождения с кодом по ОКАТО.
Гражданство с кодом по ОКИН.
Знание иностранного языка с кодом по ОКИН. Рядом нужно написать степень знания: владеет свободно, читает и может объясняться, читает и переводит со словарем.
Образование с кодом по ОКИН. А дальше нужно заполнить таблицу и указать, где учился работник, какой диплом и по какой специальности (по ОКСО) получил. Здесь указывают послевузовское профессиональное образование — аспирантуру, адъюнктуру, докторантуру.
Профессия с кодом по ОКПДТР. Надо указать основную и, если есть, дополнительную профессию.
Стаж работы по состоянию на дату приема. Стаж рассчитывают по трудовой книжке или на основании СТД-Р / СТД-СФР, предоставленных работником.
Состояние в браке с кодом по ОКИН.
Состав семьи. Здесь указывают ближайших родственников работника — супругов, детей, родителей. Данные можно внести со слов работника, без документального подтверждения.
Реквизиты паспорта.
Адрес — по прописке и фактический. Фактическое место жительство можно заполнить со слов работника, а вот адрес по прописке — проверить в паспорте. Также указывают дату регистрации по прописке. Кроме того, в карточке Т-2 указывают актуальный номер телефона сотрудника.

Отчитайтесь легко и без ошибок

Удобный сервис для подготовки и сдачи отчетов через интернет.

Сдать отчеты бесплатно

Как заполнить раздел II формы Т-2

В этом разделе отражают сведения воинского учета. Данные заполняют на основании военного билета (временных документов вместо билета) или удостоверения призывника.

По запасникам указывают:

Категорию запаса. Для офицеров запаса строку не заполняют.
Состав / профиль — без сокращений. К примеру, «командный» или «солдат».
Код ВУС. Нужно вписать полное кодовое обозначение и, если есть, буквенный знак. Например — 113194А.
Категорию годности. Указывают буквами:
- А — годен;
- Б — годен с незначительными ограничениями;
- В — ограниченно годен;
- Г — временно не годен.

Если в военном билете нет никаких указаний о годности, в карточке Т-2 надо поставить категорию А.

Строку «Состоит на воинском учете» нужно заполнить простым карандашом. Если в военном билете работника есть мобилизационное предписание или штамп о его выдаче / изъятии, заполняют строку «а». Если работник находится на специальном учете (на него есть бронь) — строку «б».

По призывникам категорию запаса, состав / профиль, код ВУС и тип воинского учета не заполняют. В строке «Воинское звание» нужно указать «подлежит призыву». Категорию годности заполняют по удостоверению призывника.

Важно! Если военнообязанный сотрудник достиг предельного возраста запаса или признан не годным к службе, в пункте 8 раздела II надо указать, что он снят с воинского учета:

по возрасту;
по состоянию здоровья.

Как заполнить раздел III формы Т-2

В этом разделе показывают, когда работника приняли или перевели на другую работу. Для этого заполняется таблица, в которой по порядку пишут:

дату кадрового события;
структурное подразделение, куда принимают / переводят сотрудника;
тарифную ставку / оклад;
основание — приказ или распоряжение.

Поскольку работники больше не обязаны расписываться в форме Т-2, последнюю строку таблицы можно не заполнять. Но если хотите, чтобы сотрудник ознакомился с информацией, передайте ему карточку на подписание.

Как заполнить раздел IV — VI формы Т-2

В этих разделах указывают сведения об аттестации, повышении квалификации, профессиональной подготовке работника. Если сотрудник проходил аттестацию, указывают:

дату аттестации;
решение комиссии;
реквизиты протокола аттестационной комиссии;
реквизиты документа-основание для аттестации, например, приказ руководителя.

Если работник повышал квалификацию, нужно указать:

дату начала и окончания обучения;
вид повышения квалификации;
название и адрес образовательной организации;
реквизиты удостоверения / свидетельства о повышении квалификации;
реквизиты документа-основания.

Если же сотрудник прошел профпереподготовку, в карточке Т-2 отражают:

дату начала и окончания переподготовки;
специальность, направление или профессию;
реквизиты диплома / свидетельства о переподготовке;
реквизиты документа-основания.

Сдавайте отчетность за сотрудников. Экстерн дарит вам 14 дней бесплатно!

Попробовать бесплатно

Как заполнить раздел VII формы Т-2

В этом разделе показывают все награды, поощрения и почетные звания сотрудника. В таблице нужно написать название поощрения и реквизиты документа-основания.

Как заполнить раздел VIII формы Т-2

В этом разделе отражают сведения обо всех отпусках работника — ежегодных, за свой счет, учебных и других. Указывают:

вид отпуска;
период работы, за который предоставляется отпуск;
количество дней;
дату начала и окончания;
приказ, которым сотрудника отправили в отпуск.

Как заполнить раздел IX формы Т-2

Если у сотрудника есть какие-либо социальные льготы, их показывают в девятом разделе карточки Т-2. К примеру, ему платят социальную пенсию или же предоставили льготу на санаторно-курортное лечение. В таком случае нужно указать название льготы, реквизиты подтверждающего документа и основание.

Как заполнить дополнительные сведения в разделе X формы Т-2

Это необязательный раздел, его заполняют для полноты кадрового учета. Например, если в компании работает студент или инвалид, эти данные о сотруднике отражают в разделе «Дополнительные сведения». Сюда же можно вносить записи о простоях или отстранениях от работы, чтобы кадровику было проще рассчитывать отпускные периоды.

Как заполнить раздел XI и подписать форму Т-2

Личную карточку подписывает кадровик — в самом конце, после сведений об увольнении. По правилам, когда работник прекращает работу в компании, в разделе XI формы Т-2 пишут дату увольнения и ссылаются на приказ-основание. Затем в карточке расписывается кадровик и сам работник. Но напоминаем, что подпись сотрудника в карточке теперь не обязательна.

Как заполнить личную карточку Т-2 на совместителя

Форму Т-2 на совместителей заполняют по тем же правилам, что и на основных работников. Есть лишь одно исключение — в водной части карточки нужно указать вид работы «по совместительству».

Как исправить записи в личной карточке Т-2

Если допустили ошибку в бумажной карточке, аккуратно зачеркните неверную запись одной чертой. Сверху или рядом укажите корректные данные. Исправления заверьте подписью кадровика.

Если ведете электронную карточку, исправьте ошибки в своей учетной программе, сохраните и проведите документ заново. История изменений сохранится: руководитель может в любой момент может проверить все корректировки.

Личная карточка по форме Т-2: бланк для скачивания, печати, заполнения

Скачать личную карточку для государственных и муниципальных служащих по форме Т-2ГС(МС)

Скачать учетную карточку для научных и научно-педагогических работников по форме Т-4