Товарно-транспортная накладная (форма 1‑Т)

Если вы продаете алкогольную продукцию, для подтверждения отгрузки и сопровождения поставки нужно оформлять товарно-транспортную накладную. ТТН заполняют по типовой форме 1-Т. Разбираемся в правилах заполнения накладной.

Скачать бланк

Постановление Госкомстата № 78

Эта форма устарела. Действующие формы вы можете найти, заполнить, проверить на ошибки и отправить бесплатно в нашем сервисе.

Cдать через Экстерн

Когда заполняют товарно-транспортную накладную

Товарно-транспортная накладная — документ, который заполняют для подтверждения отгрузки и сопровождения алкоголя. ТТН заполняют только при перевозке:

• этилового спирта;

• алкогольной продукции;

• спиртосодержащей продукции.

ТТН — обязательный товаросопроводительный документ, который подтверждает легальность производства и оборота алкогольной продукции (пп. 1 п. 1 ст. 10.2 Федерального закона от 22.11.1995 № 171-ФЗ). Накладная позволяет контролировать движение спиртного от поставщика до покупателя (письмо Минфина от 07.09.2021 № 27-05-16/72440). Для поставки других товаров, работ и услуг товарно-транспортная накладная не требуется.

Кроме того, товарно-транспортную накладную используют как первичный учетный документ. Так продавец подтверждает отгрузку алкогольной продукции со своего склада и поставку товара покупателю.  

ТТН составляет грузоотправитель — тот, кто отгружает спиртное со склада. Товарно-транспортную накладную формируют при любой перевозке алкоголя, даже если при перемещении между обособленными подразделениями одной компании (письмо Минфина от 03.05.2018 № 03-14-07/29684). При этом не важно, как доставляют товар — собственным транспортом поставщика, силами покупателя или привлекают компанию-перевозчика. В составе документов отгрузки алкогольной и спиртосодержащей продукции всегда должны быть ТТН от поставщика.

Важно! Обязательно заполняйте ТТН, если договором транспортной экспедиции предусмотрена перевозка алкоголя. Но при этом наличие ТТН не освобождает от оформления транспортной накладной, если заключили договор на перевозку спиртного автомобильным транспортом.

По какой форме заполняют товарно-транспортную накладную

Товарно-транспортную накладную заполняют по унифицированной межотраслевой форме 1-Т (Постановление Госкомстата от 28.11.1997 № 78). Раньше типовую накладную 1-Т использовали как первичный документ для учета движения товарно-материальных ценностей при перевозке автомобильным транспортом. Сейчас для расчетов при перевозке грузов в общем случае применяют транспортную накладную, при реализации — товарную накладную или УПД. А вот при перевозке алкоголя любыми видами транспорта составляют товарно-транспортную накладную 1-Т.

Как заполнить товарно-транспортную накладную 1-Т

Товарно-транспортная накладная состоит из заголовочной части и двух разделов — товарного и транспортного. Порядок заполнения формы 1-Т зависит от того, как ее используют. Если ТТН применяют только как товаросопроводительный документ, нужно заполнить в ней все реквизиты по Указаниям № 78. Если накладная используется как первичный учетный документ для подтверждения отгрузки, в ней должны быть все обязательные реквизиты для первички — дата, стороны сделки, список товаров, подписи ответственных лиц (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). 

Товарно-транспортную накладную оформляют в двух экземплярах: по одному для каждой из сторон. Форму 1-Т можно составить на бумаге или в электронном виде. Если договорились с покупателем об электронном документообороте, распечатывать ТТН не обязательно. Можно подписать накладную квалифицированной электронной подписью (УКЭП) ответственного сотрудника и отправить контрагенту через оператора ЭДО, например, через Контур.Экстерн. 

Заполняем заголовочную часть формы 1-Т

В вводной части нужно указать серию (если есть), номер и дату составления ТТН. Затем по порядку заполнить строки:

• грузоотправитель – полное название и адрес вашей компании по учредительным документам, номер телефона и код ОКПО в табличке напротив;

• грузополучатель — полное название, адрес, номер телефона, код ОКПО того, кто получает товар (напоминаем, это может быть и ваше подразделение);

• плательщик — полное название, юридический адрес, банковские реквизиты, код ОКПО покупателя. 

При транзитной поставке — когда алкоголь привозят на склад покупателя минуя склад поставщика — ТТН заполняют по особым правилам. В строке «Грузоотправитель» надо указать реквизиты компании, которая фактически отгрузила товар. Грузополучатель — тот, кто фактически принимает товар. А плательщик — непосредственный покупатель.

Заполняем товарный раздел формы 1-Т

Если используете ТТН как отгрузочный документ, товарный раздел накладной будет основанием для списания товара у вас и его приемки — у покупателя (Указания № 78). Сначала заполните таблицу и укажите:

1. В графе 1 — номенклатурный номер или код товара, если он есть.

2. В графах 2, 3 — номер прейскуранта и артикул по нему, если они утверждены в вашей компании.

3. В графах 4, 5 — количество и цена за единицу по каждому наименованию товара. Цену можно указать с НДС и акцизом, но тогда надо приписать — в т. ч. НДС, акциз.

4. В графе 6 — название товара. В графе 7 — единицу его измерения по ОКЕИ. Например, м3, л, шт., бут. и проч.

5. В графе 8 — тарную или транспортную упаковку. Это может быть коробка, ящик, бочка, пакет. А если товар не упакован, напишите «н/у».

6. В графе 9 — количество грузовых мест. Если перевозите груз навалом, наливом, насыпью, не заполняйте эту графу. 

7. Графа 10 — общий вес по каждой позиции в тоннах.

8. Графа 11 — общая стоимость каждой товарной позиции. Можно указывать с НДС и акцизом, но делать оговорку.

9. Графа 12 — порядковый номер записи операции отгрузки в складской картотеке.

После заполнения всех граф нужно посчитать итог по таблице. Укажите процент наценки, складские и транспортные расходы — если есть. Затем в строке «Всего к оплате» напишите общую стоимость поставки с учетом НДС и акцизов. В скобках напишите размеры акцизов и НДС. Если не выделяли НДС и акцизы в графах 5 и 11 и в строке «Всего к оплате», можете указать общую сумму обязательных платежей в пустой строке перед итоговой.

Обратите внимание: Если оформляете внутреннее перемещение алкоголя (между своими складами), указывать НДС в ТТН не надо. Если реализуете подакцизные товары, освобожденные от налогообложения, делайте пометку «Без акциза». А если не будете использовать ТТН в качестве первички, указывать в накладной НДС и акцизы не обязательно (п. 4 ст. 168, п. 2, 3 ст. 198 НК РФ).

Если поставка большая, и данные о товарах не помещаются на одной странице, заполните несколько листов товарного раздела. Под таблицей напишите количество листов, которые продолжают первый лист раздела.

Итоги по товарном разделу подведите после таблицы. Укажите:

• количество порядковых номеров записей на всех листах накладной — прописью;

• количество наименований товара — прописью;

• количество мест — прописью;

• общую массу груза (нетто и брутто) в тоннах, с точностью до 0,01 т — прописью и цифрами;

• итоговую стоимость поставки — прописью.

Заполняем транспортный раздел формы 1-Т

Сейчас заполнение транспортного раздела ТТН не имеет практического смысла. Дело в том, что по Указаниям № 78 транспортный раздел формы 1-Т нужен для расчетов за автомобильные перевозки. Но теперь для таких расчетов используют бумажную или электронную транспортную накладную. А при отгрузке алкоголя перевозчика может и не быть — если поставщик доставляет товар своим транспортом или покупатель сам забирает поставку со склада. В таких случаях расчеты за перевозку вообще не производятся.

Но многие до сих пор заполняют транспортный раздел формы 1-Т. Часть данных вносит грузоотправитель, часть — получатель груза и перевозчик. 

Часть грузоотправителя. Компания, отгружающая алкоголь, построчно заполняет:

• срок доставки груза;

• название, адрес, телефон и банковские реквизиты организации-перевозчика;

• название, адрес, телефон и банковские реквизиты организации, которая заказала услуги перевозчика;

• номер ТТН;

• марку и госномер автомобиля, который доставит груз;

• ФИО водителя;

• номер его водительского удостоверения;

• лицензионную карточку — слова «стандартная, ограниченная» просто зачеркните, такие карточки сейчас не выдают;

• регистрационный номер, серию и номер карточки допуска — требуется только для международных перевозок;

• пункт погрузки и пункт разгрузки — фактические адреса и номера телефонов этих пунктов;

• переадресовку — название и адрес нового грузополучателя, если в процессе поставки поменялся адрес покупателя;

• прицеп — его марку и госномер.

Затем грузоотправитель заполняет таблицу «Сведения о грузе». Нужно указать:

• в графе 1 — краткое название товара;

• в графе 2 — название и реквизиты документов, которые прилагаются к грузу, например, паспорта качества, сертификаты;

• в графе 3 — вид упаковки, к примеру, ящик, коробка, бочка или сокращение «н/у» для неупакованных товаров;

• в графе 4 — количество мест (при перевозках навалом, насыпью или наливом не заполняйте);

• в графе 5 — способ определения массы груза: если определяется на весах, укажите тип весов (товарные, автоматические и проч.), а если по стандартам, замерам или расчетам — сделайте нужную отметку;

• в графе 6 — код товара, если есть;

• в графе 7 — номера контейнеров, если перевозите товар таким способом;

• в графе 8 — класс опасного груза, если перевозите такой товар;

• в графе 9 — брутто массу груза в тоннах с точностью до 0,01 т по каждой позиции и общую массу груза.

Под таблицей подведите итоги. Укажите прописью общее количество грузовых мест и брутто массу в тоннах. Если есть другие сведения по транспортным услугам и погрузочным операциям, также отразите их в ТТН. К примеру, кто выполнял погрузку, какие механизмы использовал, когда прибыло и убыло транспортное средство.

Часть получателя груза. Покупатель оформляет свою часть ТТН после доставки и приемки товара. В разделе «Погрузочно-разгрузочные работы» он заполняет строку «Разгрузка». Получатель указывает, кто разгрузил товар, какие механизмы использовал, проводил ли дополнительные операции для разгрузки и проч.

Часть перевозчика. В форме 1-Т предусмотрены «Прочие сведения» — это часть для перевозчика. Здесь указывают:

• расстояние перевозки по группам дорог, в километрах;

• стоимость транспортных услуг;

• штрафы за неправильное оформление документов;

• время простоя, в часах;

• расчёт стоимости услуг по перевозке.

Но на практике транспортные компании не заполняют ТТН, поскольку не обязаны это делать. Расчеты по перевозкам проводятся на основании транспортной накладной.

Как подписать товарно-транспортную накладную 1-Т

ТТН подписывают:

1. Работник грузоотправителя, который дал разрешение на отгрузку. К примеру, начальник склада или сам директор компании. Подпись ставится в строке «Отпуск разрешил» товарного раздела формы 1-Т.

2. Главный бухгалтер / старший бухгалтер грузоотправителя. Также подписывает товарный раздел ТТН.

3. Работник грузоотправителя, который отгрузил товары со склада. Он ставит свою подпись в строке «Отпуск груза произвел» товарного раздела.

4. Представитель покупателя, который принял груз. Если он получил товар на складе грузоотправителя (самовывоз), то ставит подпись в строке «Груз получил грузополучатель» товарного раздела. В таком случае рядом нужно написать о наличии или отсутствии претензий по количеству и ассортименту поставки. Если же товар приняли на складе покупателя, представитель расписывается в строке «Принял» транспортного раздела ТТН.

Если покупатель оформил самовывоз, и товары со склада забирает его представитель, нужно указать реквизиты доверенности.

Если используете бумажную форму 1-Т, все подписи в ней должны быть собственноручными. Факсимиле для первичных документов бухгалтерского и налогового учета не допускается. Рядом с каждой подписью нужно указать должность и ФИО подписавшего (п. 6, 7 ч. 2 ст. 9 402-ФЗ, письмо Минфина от 10.06.2021 № 03-11-11/45946). Если же работаете с электронными ТТН, ответственные лица подписывают их своими УКЭП.

На ТТН нужно поставить печать — это предусмотрено самой формой 1-Т. Но если вы не используете печать в работе, можете не ставить штамп в накладной. Это не повлечет никаких налоговых рисков, поскольку печати нет в перечне обязательных реквизитов первички.

Как исправить товарно-транспортную накладную 

Если допустили ошибку при заполнении формы 1-Т, исправьте ее так (ч. 7 ст. 9 402-ФЗ, п. 19, 21 ФСБУ 27/2021):

1. Зачеркните ошибку одной тонкой линией — чтобы можно было увидеть запись.

2. Вверху напишите правильные данные. Рядом укажите «Исправлено» и дату корректировки.

3. Заверьте исправление у ответственных лиц грузоотправителя и получателя. Они должны расписаться, указать свои должности и ФИО.

Сколько хранить товарно-транспортную накладную

Как и любой первичный документ, форму 1-Т хранят минимум 5 лет после окончания года составления ТТН (ч. 1 ст. 29, п. 277 Перечня из приказа Росархива от 20.12.2019 № 236). Но если требуется, компания может продлить срок хранения. 

Как накажут за отсутствие товарно-транспортной накладной

Поставка алкогольной и спиртосодержащей продукции без ТТН может привести к крупным штрафам (ч. 2 ст. 14.16 КоАП РФ):

• для должностных лиц — от 10 000 до 15 000 рублей;

• для организаций — от 200 000 до 300 000 рублей.

Кроме того, могут конфисковать партию алкоголя, отгруженного без товарно-транспортной накладной. И вернуть ее обратно не получится.