Как сохранить доступ к отчетам в Экстерне, если ответственный сотрудник уходит в отпуск

В нашей системе есть инструменты, которые позволяют вести непрерывную работу над отчетами, даже если сотрудники отдыхают или болеют. Рассказываем, что нужно сделать, чтобы бухгалтеры могли подменять друг друга.

В Экстерне есть многопользовательский режим — это система сервисов для совместной работы пользователей в одной учетной записи одного абонента. Эти сервисы помогают настроить комфортную работу коллектива в Экстерне. Например, чтобы работа шла без перерыва, можно объединить сотрудников в группы с помощью модификатора «Групповая работа». Бухгалтеры одной группы получат доступ к общим черновикам отчетов и смогут совместно работать над ними, подхватывать дела уволенных работников и подменять друг друга в любой ситуации. 

Вот как это сделать:

Определите, кто является администратором вашей учетной записи

Пользователь, чью учетную запись при подключении к Экстерну зарегистрировали  первой, является администратором. Это пользователь с расширенными правами: у администратора есть доступ ко всем отчетам и документам, он может управлять списком пользователей — например, добавлять новых и удалять тех, кто уволился.

Подключите модификатор «Групповая работа»

Оплатить модификатор вы можете самостоятельно в разделе «Управление тарифом» — система мгновенно сформирует счет, вы сможете пользоваться новым сервисом сразу после оплаты. Если модификатор у вас уже подключен, система покажет, до какого числа он действует.

Добавьте пользователей в учетную запись

Добавить пользователей администратор учетной записи может по инструкции. Порядок действий следующий:

• зайти в Экстерн → Реквизиты и настройки → Многопользовательский режим;
• нажать «Добавить пользователей» и ввести данные сотрудников. 

Рядом с кнопкой «Добавить пользователей» сервис показывает, сколько свободных мест у вас осталось. Если вы исчерпали лимит своего тарифа, докупите онлайн нужное число мест. Вы сразу можете добавлять пользователей в группы для сдачи отчетности в разные контролирующие органы, за разные организации.

Подробнее о работе в многопользовательском режиме читайте в Справке.

Практику работы в многопользовательском режиме мы также разобрали в статье.