Чек-лист: что делать, если сменился сертификат или подписант отчетности

22 августа 2023 13 964

Рассказываем, как продолжить работу в Экстерне с новым сертификатом или при смене подписанта. Следуйте инструкциям ниже, чтобы привязать сертификат для входа в сервис и настроить подписание отчетности. 

Если вы хотите выпустить сертификат директора, воспользуйтесь инструкциями: 

Если вам надо выпустить сертификат физлица, действуйте по этой инструкции.

Шаг 1. Если сменился сертификат для входа

Чтобы  заходить в сервис с новым сертификатом (в том числе с сертификатом руководителя), нужно проделать следующие действия:

  1. Авторизуйтесь в Экстерне по логину, номеру телефона или по старому сертификату.
  2. Перейдите в личный кабинет
  3. В разделе «Личные данные» в окне «Сертификаты для входа» нажмите «+ Добавить».
  4. Подтвердите доступ к учетной записи, если это потребуется.
  5. Выберите нужный сертификат из появившегося списка и нажмите «Привязать».

После привязки сертификат появится в списке сертификатов для входа, и с этим сертификатом можно будет заходить в Экстерн. Если с новым сертификатом потребуется ещё и отправлять отчетность, то переходите к следующему шагу.

Шаг 2. Если сменился подписант отчетности

В этом случае нужно изменить данные подписанта в отчете, для этого:

  1. Зайдите в раздел «Реквизиты и настройки» → «Реквизиты плательщика».
  2. В подразделе «Настройки ФНС и Росстат» в поле «Кто подписывает отчеты ФНС» выберите, кто будет подписывать отчетность:
    1. Руководитель.
    2. Сотрудник организации (не руководитель).
    3. Сотрудник обслуживающей бухгалтерии или головного филиала — этот вариант доступен только для организаций на обслуживании в обслуживающей бухгалтерии.
  3. Выберите нужного сотрудника, нажав кнопку «Выбрать сотрудника». Если нужного сотрудника нет в списке, то нажмите «Добавить». В карточке сотрудника заполните его данные. После нажмите «Сохранить и закрыть». Новый сотрудник появится в списке.
  4. Выберите сертификат для подписи. Здесь же Экстерн предложит оформить доверенность для работника, если сертификат принадлежит не руководителю организации. Если новый сертификат на физическое лицо или сотрудника, то для сдачи отчетности нужно оформить машиночитаемую доверенность: для ФНС; для СЭДО с СФР. Чтобы сдавать с сертификатом физлица отчетность в СФР, нужно оформить УПУП — уведомление о предоставлении полномочий представителю. 
  5. Если подписант и сертификат сменились из-за смены директора, то также перейдите в «Реквизиты плательщика» в подраздел «Основные реквизиты». В поле Руководитель нажмите «Выбрать другого сотрудника» и добавьте его в качестве руководителя. Если сотрудника нет в списке, нажмите «Добавить». В карточке сотрудника заполните его данные. После нажмите «Сохранить и закрыть». Новый руководитель появится в списке.

Если вы хотите подписывать новым сертификатом отчетность во все контролирующие органы, добавить его нужно в каждом блоке «Кто подписывает отчеты» — для ФНС и СФР. В блоке «СФР» нужно указать сертификат в двух разделах — для бывшего ФСС и бывшего ПФР. Если вы поменяете сертификат только для одного контролирующего органа, данные в остальных останутся прежними.

Шаг 3. Проверьте, что у подписанта есть доступ в Экстерн

Важно проверить, что у нового подписанта есть доступ в Экстерн, иначе у него не получится войти в сервис и отправить отчетность.

Если вы администратор в многопользовательском режиме:

  • перейдите в «Реквизиты плательщика» → «Многопользовательский режим»;
  • в разделе проверьте, есть ли такой пользователь. При необходимости добавьте нужного пользователя. 

В остальных случаях попросите пользователя проверить, есть ли у него доступ. Для этого ему нужно:

  • перейти в личный кабинет по адресу cabinet.kontur.ru
  • убедиться, что на вкладке «Сервисы» отражен нужный продукт для нужной организации. Например, Экстерн для ООО «Ромашка», ИНН ХХХХХХХХХХ;
  • если сервис есть, достаточно кликнуть на него для входа, если нет — обратитесь в техподдержку.

Шаг 4. Отправьте регистрационную информацию в СФР с новым сертификатом

Если работник будет использовать новый сертификат для работы с СФР (ПФР), нужно заново отправить в фонд регистрационную информацию. Если этого не сделать, сотрудник не сможет работать в Экстерне с отчетностью бывшего ПФР, а также отправлять и получать письма из ведомства, требования и документы для назначения пенсии. Сделать все правильно поможет пошаговая инструкция.

Шаг 5. Настройте прием требований ФНС с новым сертификатом

Это необходимо сделать, если сотрудник с новым сертификатом будет работать в Экстерне с требованиями налоговой инспекции — например, отправлять квитанции или ответы. Если не обеспечить прием требований, ФНС имеет право заблокировать счета компании. Подробный алгоритм действий найдете в инструкции.

Подпишитесь на рассылку и получите в подарок календарь бухгалтера на 1 квартал
Подписаться
Подписываясь, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от группы компаний СКБ Контур.
Подпишитесь на рассылку и получите в подарок календарь бухгалтера на 1 квартал
Подписаться
Подписываясь, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от группы компаний СКБ Контур.

Другие новости

Модуль Экстерна для 1С: новые документы для отправки в СФР и больше возможностей для печати

Через Модуль 1С теперь можно отправлять больше документов по проактивным выплатам и подтверждение вида деятельности в СФР. Для 1С: Документооборот появилась возможность распечатать все документы по отправленному отчету.

Как оформить МЧД СФР с правом передоверия

Чтобы выпустить МЧД на работника, надо передать её на подпись руководителю организации или представителю, которому руководитель передоверил свои полномочия. Оформить МЧД СФР с передоверием теперь можно через Экстерн — как заполнить доверенность в этом случае, рассказываем в новости.

Налог  на имущество за 2023 год: отправлять уведомление или декларацию?

С 2024 года декларацию по налогу на имущество за год нужно будет сдавать не позднее 26 февраля, а не 25 марта, как было раньше. Отсюда следует еще одно изменение: не придется подавать уведомления по налогу на имущество за недвижимость, облагаемую по среднегодовой стоимости.

Комментировать