Чек-лист: что делать, если сменился сертификат или подписант отчетности

Шаг 0. Выпустить новый сертификат 

Если вы хотите выпустить сертификат директора, воспользуйтесь инструкциями: 

• Как выпустить сертификат директора
• Как перевыпустить сертификат КЭП в ФНС 

Если вам надо выпустить сертификат физлица, действуйте по этой инструкции.

Шаг 1. Если сменился сертификат для входа

Чтобы  заходить в сервис с новым сертификатом (в том числе с сертификатом руководителя), нужно проделать следующие действия:

1. Авторизуйтесь в Экстерне по логину, номеру телефона или по старому сертификату.
2. Перейдите в личный кабинет. 
3. В разделе «Личные данные» в окне «Сертификаты для входа» нажмите «+ Добавить».
4. Подтвердите доступ к учетной записи, если это потребуется.
5. Выберите нужный сертификат из появившегося списка и нажмите «Привязать».

После привязки сертификат появится в списке сертификатов для входа, и с этим сертификатом можно будет заходить в Экстерн. Если с новым сертификатом потребуется ещё и отправлять отчетность, то переходите к следующему шагу.

Шаг 2. Если сменился подписант отчетности

В этом случае нужно изменить данные подписанта в отчете, для этого:

1. Зайдите в раздел «Реквизиты и настройки» → «Реквизиты плательщика».
2. В подразделе «Настройки ФНС и Росстат» в поле «Кто подписывает отчеты ФНС» выберите, кто будет подписывать отчетность:
   1. Руководитель.
   2. Сотрудник организации (не руководитель).
   3. Сотрудник обслуживающей бухгалтерии или головного филиала — этот вариант доступен только для организаций на обслуживании в обслуживающей бухгалтерии.
3. Выберите нужного сотрудника, нажав кнопку «Выбрать сотрудника». Если нужного сотрудника нет в списке, то нажмите «Добавить». В карточке сотрудника заполните его данные. После нажмите «Сохранить и закрыть». Новый сотрудник появится в списке.
4. Выберите сертификат для подписи. Здесь же Экстерн предложит оформить доверенность для работника, если сертификат принадлежит не руководителю организации. Если новый сертификат на физическое лицо или сотрудника, то для сдачи отчетности нужно оформить машиночитаемую доверенность: для ФНС; для СЭДО с СФР. Чтобы сдавать с сертификатом физлица отчетность в СФР, нужно оформить УПУП — уведомление о предоставлении полномочий представителю. 
5. Если подписант и сертификат сменились из-за смены директора, то также перейдите в «Реквизиты плательщика» в подраздел «Основные реквизиты». В поле Руководитель нажмите «Выбрать другого сотрудника» и добавьте его в качестве руководителя. Если сотрудника нет в списке, нажмите «Добавить». В карточке сотрудника заполните его данные. После нажмите «Сохранить и закрыть». Новый руководитель появится в списке.

Если вы хотите подписывать новым сертификатом отчетность во все контролирующие органы, добавить его нужно в каждом блоке «Кто подписывает отчеты» — для ФНС, ФСС, СФР и ПФР. Если вы поменяете сертификат только для одного контролирующего органа, данные в остальных останутся прежними.

Шаг 3. Как проверить, что у подписанта есть доступ в Экстерн

Важно проверить, что у нового подписанта есть доступ в Экстерн, иначе у него не получится войти в сервис и отправить отчетность.

Если вы администратор в многопользовательском режиме:

• перейдите в «Реквизиты плательщика» → «Многопользовательский режим»;
• в разделе проверьте, есть ли такой пользователь. При необходимости добавьте нужного пользователя. 

В остальных случаях попросите пользователя проверить, есть ли у него доступ. Для этого ему нужно:

• перейти в личный кабинет по адресу cabinet.kontur.ru; 
• убедиться, что на вкладке «Сервисы» отражен нужный продукт для нужной организации. Например, Экстерн для ООО «Ромашка», ИНН ХХХХХХХХХХ;
• если сервис есть, достаточно кликнуть на него для входа, если нет — обратитесь в техподдержку.