Чек-лист: что делать, если сменился сертификат или подписант отчетности

Рассказываем, как продолжить работу в Экстерне с новым сертификатом или при смене подписанта. Следуйте инструкциям ниже, чтобы привязать сертификат для входа в сервис и настроить подписание отчетности. 

Александра Цой Эксперт отдела обработки клиентских запросов

Если вы хотите выпустить сертификат директора, воспользуйтесь инструкциями: 

• Как выпустить сертификат директора
• Как перевыпустить сертификат КЭП в ФНС 

Если вам надо обновить сертификат физлица, действуйте по этой инструкции.

Если сменился сертификат для входа

Чтобы  заходить в сервис с новым сертификатом (в том числе с сертификатом руководителя), нужно проделать следующие действия:

1. Авторизуйтесь в Экстерне по логину, номеру телефона или по старому сертификату.
2. Перейдите в личный кабинет. 
3. В разделе «Личные данные» в окне «Сертификаты для входа» нажмите «+ Добавить».
4. Подтвердите доступ к учетной записи, если это потребуется.
5. Выберите нужный сертификат из появившегося списка и нажмите «Добавить».

После привязки сертификат появится в списке сертификатов для входа, и с этим сертификатом можно будет заходить в Экстерн. Если с новым сертификатом потребуется ещё и отправлять отчетность, то переходите к следующему шагу.

У нас есть полезное короткое видео по теме — за 2 минуты рассказываем и показываем, как работает раздел «Доверенности» в Экстерне.

Если сменился подписант отчетности

В этом случае нужно изменить данные подписанта в отчете, для этого:

1. Зайдите в раздел «Реквизиты и настройки» → «Реквизиты плательщика».

2. В подразделе «Подписание документов» в поле «Кто подписывает отчеты» поставьте галочку напротив пункта «Один подписант для ФНС, Росстата и СФР», если отчетность будет подписывать один человек. Если подписанты разные, выберите их на вкладках «ФНС», «Росстат» и «СФР».

   В поле «Кто подписывает отчеты» выберите:

   1. Руководитель.
   2. Сотрудник организации (не руководитель).
   3. Сотрудник обслуживающей бухгалтерии или головного филиала — этот вариант доступен только для организаций на обслуживании в обслуживающей бухгалтерии.
3. Выберите нужного сотрудника, нажав кнопку «Выбрать сотрудника». Если нужного сотрудника нет в списке, то нажмите «Добавить». В карточке сотрудника заполните его данные. После нажмите «Сохранить и закрыть». Новый сотрудник появится в списке.
4. Выберите сертификат для подписи. Здесь же Экстерн предложит оформить доверенность для работника, если сертификат принадлежит не руководителю организации. Если новый сертификат на физическое лицо, то для сдачи отчетности нужно оформить машиночитаемую доверенность: для ФНС; для СФР. Чтобы сдавать с сертификатом физлица отчетность по сотрудникам в СФР, нужно оформить УПУП — уведомление о предоставлении полномочий представителю. 
5. Если подписант и сертификат сменились из-за смены директора, то также перейдите в «Реквизиты плательщика» в подраздел «Основные реквизиты». В поле Руководитель нажмите «Выбрать другого сотрудника» и добавьте его в качестве руководителя. Если сотрудника нет в списке, нажмите «Добавить». В карточке сотрудника заполните его данные. После нажмите «Сохранить и закрыть». Новый руководитель появится в списке.

Проверьте, что у подписанта есть доступ в Экстерн

Важно проверить, что у нового подписанта есть доступ в Экстерн, иначе у него не получится войти в сервис и отправить отчетность.

Если вы администратор в многопользовательском режиме:

• перейдите в «Реквизиты плательщика» → «Многопользовательский режим»;
• в разделе проверьте, есть ли такой пользователь. При необходимости добавьте нужного пользователя. 

В остальных случаях попросите пользователя проверить, есть ли у него доступ. Для этого ему нужно:

• перейти в личный кабинет по адресу cabinet.kontur.ru; 
• убедиться, что на вкладке «Сервисы» отражен нужный продукт для нужной организации. Например, Экстерн для ООО «Ромашка», ИНН ХХХХХХХХХХ;
• если сервис есть, достаточно кликнуть на него для входа, если нет — обратитесь в техподдержку.

Отправьте регистрационную информацию в СФР с новым сертификатом

Если работник будет использовать новый сертификат для работы с СФР, нужно заново отправить в фонд регистрационную информацию. Если этого не сделать, сотрудник не сможет работать в Экстерне с отчетностью СФР и бывшего ПФР, а также отправлять и получать письма из ведомства, требования и документы для назначения пенсии. Сделать все правильно поможет пошаговая инструкция.

Настройте прием требований ФНС с новым сертификатом

Это необходимо сделать, если сотрудник с новым сертификатом будет работать в Экстерне с требованиями налоговой инспекции — например, отправлять квитанции или ответы. Если не обеспечить прием требований, ФНС имеет право заблокировать счета компании. Подробный алгоритм действий найдете в инструкции.