В Экстерне появилась автоматическая загрузка документов по проактивным выплатам

Благодаря соглашению Контура с СФР теперь в Экстерне входящие документы по проактивным выплатам загружаются автоматически без участия пользователя. Это колоссально упрощает работу бухгалтера — больше не нужно каждый раз предъявлять сертификат или вводить пароль или многократно загружать документы вручную.

Автоматическая загрузка документов по проактивным выплатам включается в тестовом режиме. Если вы хотите подключить возможность, обратитесь в техподдержку.

Как работала прежняя схема

Привычная схема получения входящих документов выглядит так: СФР отправляет документы, бухгалтер получает уведомление, заходит в Экстерн, для загрузки документов предъявляет сертификат или вводит пароль.

Такой порядок работы не всегда удобен. Когда в организации много сотрудников, то входящие документы приходят часто, и каждый раз система запрашивает сертификат или пароль. Если бухгалтер ведет несколько компаний и подписывает отчеты сертификатами директоров, то для загрузки документов необходимо менять носители.

Даже если в Экстерне включена фоновая загрузка входящих, нужно каждый раз предъявлять сертификат, отвлекаясь от других задач, например от работы с отчетом или ответа на требование.

Почему так важно сразу загрузить входящие

Ответить на запрос сведений необходимо не позднее 3 рабочих дней начиная со дня его направления от СФР, что совпадает с моментом закрытия ЭЛН (п. 22 Постановления Правительства РФ от 23.11.2021 № 2010). Поэтому важно как можно быстрее загрузить документ и узнать, что в нем содержится. За нарушение сроков предусмотрены штрафы.

Как работает автоматическая схема загрузки

Контур заключил соглашение с СФР, согласно которому в Экстерне появилась возможность автоматически получать входящие документы по сертификату оператора электронного документооборота, и пользователю больше не нужно каждый раз предъявлять свой сертификат.

Как это работает:

СФР отправляет документы;
для каждой организации Экстерн единоразово просит предъявить сертификат для подписи входящих документов СФР и МЧД, если бухгалтер подписывает документы по доверенности;
когда входящие документы успешно загрузятся по этому сертификату, все последующие документы из СФР будут загружаться автоматически — независимо от дня недели и времени суток;
о поступлении документов Экстерн будет сообщать — покажет уведомление на главной странице на вкладке «Новое» в подразделе «Отчетность». Такое уведомление будет помечено как требующее внимания. Также пришлет смс, email, если заранее настроить их получение, или push-уведомление в мобильном приложении.

Автоматическая загрузка будет доступна для организации, пока действительны или не отозваны сертификат и МЧД, которые были предъявлены перед включением возможности.

Подробнее читайте в Контур.Помощи.

Какие преимущества дает новая схема получения документов

Благодаря автоматической загрузке:

Не нужно каждый раз предъявлять сертификат или вводить пароль, чтобы загрузить документы.
Не нужно переключаться с текущих задач в системе отчетности на предъявление сертификата.
Не нужно вручную или фоново загружать документы. Экстерн сам запрашивает документы до тех пор, пока не получит их. Бухгалтеру не требуется самому отправлять запрос на получение документов через каждые 10 минут — напомним, что СФР ограничил частоту запросов на получение входящих документов и теперь присылает ответ на запрос информации только раз в 10 минут.